如何編寫“專題檔案介紹”

文/張 蓉

為應對新挑戰，推動基層檔案館（室）檔案工作實現新進展，為檔案管理工作者從事機關檔案工作提供操作指引，如何在較高層次上開發館藏檔案信息資源，更好地服務基層檔案工作，是每個檔案業務工作者面臨的重要課題。為適應檔案業務工作宣傳報道，開發檔案館（室）歷史檔案的需要，正確編寫好館藏“專題檔案介紹”資料，成為基層檔案館編研部門的一項重要工作任務

如何編寫館藏“專題檔案介紹”是一個重要的課題。本文對此專項工作進行了研究與探索，愿與大家進行切磋與交流。

一、做好館藏“專題檔案介紹”的現實意義

什么是館藏“專題檔案介紹”呢？是指依據本檔案館館藏實際檔案各個全宗專題檔案內容、類型，綜合分析確定的館藏某立檔單位某一專題檔案內容情況的一種檔案檢索工具，是為館藏檔案業務管理、提供利用、宣傳報道作參考的一種史料。編寫好該史料的主要目的是向廣大從事研究歷史檔案的利用者指引有關本專題內容檔案材料在本館藏中的文件數量、主要內容性質及館藏分布情況，以便使來館查閱的利用者快速順利查閱利用，故又可稱為“館藏專題檔案指南”。但“專題檔案介紹”“館藏全宗指南”“專題檔案概要”“專題檔案目錄”等參考資料和館藏檔案檢索工具，各自有其相似之處，但也有不同點。“專題檔案介紹”同“專題檔案概要”共同點都是以“專題”內容檔案為介紹對象，區別之處是“專題檔案概要”主要編輯記述的是本專題檔案的全部內容，涵概本館藏中所沒有的檔案史料內容的介紹；而“專題檔案介紹”則重點記述本館藏內所反映該“專題檔案”的歷史材料。“專題檔案介紹”與“館藏全宗指南”二者間的共同點都是以介紹檔案實際內容為記述對象，不同點是，“專題檔案介紹”是指一個館藏內容的“專題檔案”，突破了館藏內容的一個全宗的范圍，主要范圍指本館藏所有全宗，所涉及到本“專題檔案”的全部檔案內容都應當介紹；“館藏全宗指南”，則對應的是館藏檔案的某一個全宗內容，必須按立檔單位的組織機構沿革來介紹所在館藏的檔案內容。

二、“專題檔案介紹”的具體構成和類型

對于檔案業務工作而言，按檔案專題介紹門類選題劃分類型。“專題檔案介紹”與“專題檔案概要”在類型上是一致的，涵概了記述具體人的事跡類型的內容、記述事件的形成、爆發、到整個過程的結束的內容、記述物和記述自然現象的內容共四種類型。比如“記述某人事跡專題檔案”史料的編寫，就是根據館藏所保存的本地區名人檔案里某一行業人物類型中，人物個體突出事跡特征進行記述的專題人物檔案史料記述內容；“記述事件專題檔案介紹”，就是以館藏檔案全宗里某一類典型事件的形成、爆發、結束整個活動內容為題材，全面詳細展開事件內容的介紹；“記述物檔案專題介紹”，是以館藏全宗檔案里某一地區的名、優、土特產品、歷史文物等為記述檔案內容展開介紹；“記述自然現象專題檔案介紹”，就是依據館藏全宗檔案里有關自然現象、地理特征、自然災害等內容進行記述的專題史料。館藏全宗“專題檔案介紹”編寫內容、類型、特色多樣，檔案工作者應充分依據這一多樣性顯著特色，在編寫方式、方法上，要因編寫題目中心內容而定，突出各自主題介紹的特色重點內容展開介紹，絕不能理解為相同內容專題檔案介紹。“專題檔案介紹”“專題檔案概述”，前者是以專題檔案概述的檔案史料內容分別介紹館藏重點檔案具體內容的情況，后者則是簡要地說明該館藏檔案專題方面的內容即可，兩者間既有共同點也有質的區別。

三、編寫“專題檔案介紹”的具體步驟和方法要求

編寫“專題檔案介紹”具體步驟：首先是依據館藏全宗檔案內容專題檔案介紹制定總標題，這是中心步驟。一般總標題擬寫方法應為專題名稱加檔案介紹字樣即可。例“館藏XXX事件檔案介紹”資料；“館藏XXX產品檔案指南”等資料。第一序言部分：應簡述本檔案專題介紹的性質、編寫主要目的是什么、該專題分布在館藏檔案哪幾個全宗里、檔案具體數量有多少、具體到館藏檔案的哪幾個類型檔案內容。第二目錄部分：具體可分為唯一專題檔案內容的目錄和多專題檔案內容目錄兩種形式。唯一專題檔案目錄，一個專題檔案裝訂一冊，其目次分章、節層次，章中包含“專題檔案概述”“專題檔案介紹”等。第三說明和附錄：在專題內容介紹時，如果一個“專題介紹”篇幅較小，還可以若干個專題內容合訂一冊。特別要說明的是正文部分，主要有“專題檔案概述”和“專題檔案介紹”兩部分，其一“專題檔案概述”主要敘述本專題的主要檔案內容和意義；“專題檔案介紹”則依據概述所列舉專題檔案在本館藏檔案內的實際分布情況，按全宗、類別兩個層次進行具體說明。在一個類別里，對所涉及到的全宗檔案內容，按全宗順序逐一介紹各個全宗的具體內容、有關檔案在館藏檔案里的情況，即全宗號、全宗檔案名稱、組織機構概況、本全宗內館藏檔案文件數量、有關重要文件標題、文件所屬的門類、該文件所在卷、冊、盒情況、文件版本形式、完整程度、文件價值、反映本專題檔案的意義作用、文件開放情況等。如果某一個專題、類型檔案在館藏檔案中所涉及文件數量較多，可按主要件和次要件步驟分別介紹。主要件即直接反映本專題檔案內容的文件材料情況，次要件為反映本專題檔案內起輔助作用的文件材料內容。“專題檔案介紹”說明與附錄內容：說明即簡要說明本“專題檔案介紹”需要說明的主要問題；附錄主要是對需要注釋的重要文件用語進一步說明。

四、編寫館藏“專題檔案介紹”應遵循的原則及標準要求

1.編寫“專題檔案介紹”的目的

“專題檔案介紹”是為提供利用和宣傳報道服務，以發揮館藏檔案的現實作用，因此，編寫好館藏“檔案專題介紹”是做好本職工作的積累，在此，編寫者在編寫選題上要選擇館藏檔案中有現實意義和歷史意義、具有一定代表性的專題檔案作為介紹對象。

2.編寫“專題檔案介紹”呈現的局限性

館藏專題檔案介紹局限館藏重點檔案介紹，所以介紹的對象只限定在本館藏檔案所能反映的專題檔案內容。只有遵循這一局限性的原則，才能充分顯示出本館藏檔案特色。

3.編寫“專題檔案介紹”的條理性

即介紹的館藏檔案專題內容必須條理清晰、層次分明，內容、類目間不能重疊、交叉，以免利用者產生誤解，難以查找，應努力做到及時、準確、方便為利用者提供該館藏檔案之目的。

4.編寫“專題檔案介紹”應掌握標準的規范性

即介紹所引用館藏檔案的檔號、術語、全宗、目錄號、案卷號等應符合國家檔案局規范的標準和本館藏檔案的實際編號要求，不能隨意改變，以免使利用者及管理檔案工作者誤判。

5.編寫“專題檔案介紹”應掌握內容、類型、術語的配套性

方法是先把選出的有關館藏檔案內容的專題按標題重要程度先后順序填制成卡片，隨后把卡片上的內容按類別進行系統分晰、判斷、排列，按照排列內容先后順序編輯出所需要的“專題檔案介紹”史料，而卡片則成為編輯的專題卡片，這時可直接用于檢索編制“專題目錄”，所以編寫“專題檔案介紹”可與編制卡片目錄實施配套進行。