加強企業電子文件歸檔及管理初探

文/安文韜

在當今大數據爆炸的時代，信息化和數字化已經成為企業生產經營的重要手段和工具，電子文件作為信息化的一大重要產物應運而生，成為企業新型重要財富。如何加強企業電子文件歸檔和管理成了擺在人們面前的又一問題。為此，本文提出一些見解，借以對企業檔案的電子文件管理有所參考和幫助

當前，互聯網、信息化的普及推動了電子文件在企業各項經營和管理工作中的大規模產生。電子文件的大量產生，對企業管理產生了深刻影響，對檔案管理產生了積極推動作用，一方面是它便捷容易整理，另一方面是容易保存管理，能夠發揮出傳統紙質文件不能比擬的優勢和功能。因此，重視和強化企業產生的各門類電子文件的收集和歸檔工作，是時代進步的需要，是企業發展的必然，更是提高企業檔案管理水平和工作效率的重要保障。

一、企業電子文件歸檔面臨的主要問題

雖然企業電子文件歸檔和管理是社會發展的必須，但是電子文件管理中存在的問題也有很多，比如雖然好管理但是網絡環境下很有可能存在著安全問題，再有就是文件的保存有很多需要注意的地方，稍有不慎就會出現文件丟失，或者病毒入侵的問題，總之電子文件如果想在企業運行中發揮出應有的作用，就必須搞懂弄通電子文件管理的重點和難點，直面問題，從制度建設、夯實基礎、加強管理等多方面提出解決方案。

1.電子文件歸檔范圍的確定

當前，企業傳統載體管理類文件材料的歸檔范圍主要是根據國家檔案局令第10號相關要求進行收集，但隨著自動化辦公系統的廣泛應用，電子公文、電子發票等各門類電子文件逐步取代了傳統載體檔案，但相應的電子文件歸檔范圍尚未及時更新。目前，絕大多數企業仍然參照傳統載體文件材料歸檔范圍確定電子文件的歸檔范圍，這并不符合電子文件形成和積累的客觀事實。一是電子文件除單一文件外，還產生很多元數據，如果不對元數據的收集范圍進行確定甚至只存電子文件忽略元數據的收集歸檔，電子文件的完整性就無從談起，沒有元數據的電子文件也就不能稱之為電子檔案，不能發揮相應的檔案作用；二是部分單位在電子文件歸檔時，為了不遺漏必要的電子文件，采用“眉毛胡子一把抓”“寧可錯歸一千，絕不漏過一件”的原則，對電子文件不做有效鑒別，這樣做既浪費了存儲空間資源，增加了運營成本，又會在電子文件使用時造成很大的困擾，降低檔案利用效率。

2.電子文件原始性、有效性的保證

新修訂的《檔案法》明確提出電子檔案與傳統載體檔案具有相同的法律效力，為電子文件在法律上授予了憑證作用，這就要求檔案保管部門必須對接收的電子文件進行四性校驗，確保電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性。對于傳統紙質檔案，原始性的校驗更多的可以體現在形式上，通過簽名、印章的原始性判斷出文件是復印件還是經過了修改。但電子文件原始性的校驗完全不能依靠肉眼判斷，必須借助于特定的技術手段加以鑒別，這就給檔案部門鑒定工作帶來了很多困難，也給傳統檔案管理手段帶來了沖擊。

二、加強企業電子文件歸檔及管理的措施

1.企業電子文件組織管理

從電子文檔和紙質文檔的特點來看，如果在引入電子文件之后還沿用傳統文件組織管理體制對文件進行鑒定和歸檔等工作，很明顯會出現不匹配、不適用的問題，嚴重時會出現電子文件丟失、安全性不能保證的情況。因此要想加強企業電子文件歸檔及管理首先要做的就是制定出一套合理、完整的制度和管理體系，讓工作人員在進行工作時井然有序，在保證工作效率的同時能夠保證文件的安全性。常見的企業電子文檔管理體系一般包括對企業電子文件進行集中統一的管理模式，一方面方便管理，另一方面方便檢查和預估風險，由科技信息中心、文件形成部門、檔案管理部門負責，集中組合成電子文件管理小組，文件形成部門負責整理文件信息，檔案管理部門負責歸檔工作，最后部門管理者統一查對，企業電子文件一般遵循集中控制原則進行鑒定歸檔工作從而達到組織管理的目的。

2.企業電子文件鑒定

企業電子文件的鑒定主要包括兩個部分，分別是信息價值鑒定和技術鑒定。信息價值鑒定是用于鑒定歸檔電子文件的內容和保管期限等基本信息，企業電子文件內容的價值主要取決于能否對企業的發展起到促進作用，確定電子文件的信息價值之后就可以更加高效地為企業創造更多的財富，或者為企業未來的發展指明道路。在確定了電子文件的價值之后，最重要的就是確保信息和載體的安全。具體的方法就是首先檢查電子文件記錄載體質量是否有利于長久保存，檢查載體上是否有病毒，劃痕等，然后確保載體與文件的信息價值相匹配，保證歸檔文件的嚴謹性、精確性和安全性。

3.企業電子文件的歸檔

企業電子文件的歸檔與傳統紙質文件歸檔有很大的不同，企業職員在歸檔過程中要認真研究和執行。對于企業電子歸檔工作有以下幾點工作建議：（1）歸檔的文件內容以企業內部需求為主，歸檔范圍的確定可以以傳統載體檔案的規范范圍為參照，綜合考慮生成電子文件的業務系統工作流程，結合企業業務管理現狀綜合制定。（2）電子文件的歸檔時間和歸檔方式要結合企業的辦公特點，從實際出發選擇。（3）歸檔工作要與電子文件鑒定工作相互配合，綜合考慮企業現狀以及未來發展需求，與企業評估管理部門相配合共同維護企業的持續發展。總之企業電子文件的歸檔工作從來都不是獨立的工作，它與企業運行的每個環節、每個部門都有密切的聯系，因此企業在電子文件歸檔工作中堅持前端控制原則，將電子文件鑒定歸檔注入企業運行的各個部門、每個階段，方便及時總結企業運行動向，為企業管理提供有價值的參考。

4.企業電子文件的安全保障

企業電子文件的信息安全在一定程度上決定著企業電子文件管理成效的優劣，因此檔案管理部門在執行電子文件歸檔管理工作的時候應該投入足夠的成本，配置高技術高水準的管理人才，設置足夠的安全管理容量和安全檢測的系統設備，對電子文件進行定期的安全檢查，按照企業制定的文件管理標準，嚴格執行管理制度，確保電子文件信息絕對安全。對于電子文件的安全管理也有以下幾點要求：（1）檔案管理部門對電子文件要做好分類統計，根據門類或內容的不同分區整理，并做好分類目錄，方便檢索和利用。（2）存儲電子文件的光盤、U盤等要放入盒中保存，保存環境要符合國家對磁性載體的保管要求。條件具備的單位要做好異地異質備份，確保數據的完整和安全。（3）要注意對電子文件保管場所定期檢查，確保保存文件的環境溫度為14℃到24℃，相對濕度為45%到60%，遠離強酸、強堿、有害氣體、強磁場等環境。

5.企業電子文件的開發利用

信息發揮其價值的地方都是對數據資源的使用，而不是單純地保存起來。因此企業電子文件管理部門也要考慮文件的開發利用問題，比如將對企業有參考價值的文件進行整理和編研，形成專題電子檔案，為企業發展提供決策支持和數據參考。對于電子文件的開發利用也有一些小建議：

一是歸檔后的文件信息母盤不能外借，可以拷貝或者傳送，當然在拷貝之前要先做登記，并且根據信息的內容限制使用者的使用權限，要求內容使用者不能私自復制、拷貝、轉送他人等。

二是電子文件信息要提前制定使用權限保護，嚴格執行電子文件的使用權限和密匙管理規定，嚴禁對電子文件進行修改。

毋庸置疑，電子文件對于一個企業的運行和發展來說十分重要，它的價值不僅僅限于對企業發展的促進作用，也在于它的信息價值和便利性。因此企業要想管理好電子文件，發揮出電子文件的數據參考作用，就必須強化電子文件管理機制建設，夯實對電子文件的收集、鑒定和保管等基礎工作，探索電子文件的開發利用新模式，在絕對安全的環境下發揮出最大的服務與應用價值。