從院史館建設(shè)淺談醫(yī)院檔案的規(guī)范管理

文/桂 莉

醫(yī)院院史館是利用醫(yī)院檔案展示各個(gè)時(shí)期醫(yī)療、科研和文化建設(shè)成果的一種方式。本文以安康市中醫(yī)醫(yī)院院史館為例，對(duì)院史館建立的意義以及醫(yī)院檔案的規(guī)范管理進(jìn)行思考

院史館是醫(yī)院回顧其創(chuàng)建歷史、展示其發(fā)展成果的重要平臺(tái)，通過(guò)文字、圖片、視聽、實(shí)物等形式的陳列展覽，集中展示了醫(yī)院從建立到發(fā)展壯大的歷史進(jìn)程。

一、醫(yī)院建設(shè)院史館的意義

1.院史館是醫(yī)院歷史積淀的載體

院史館記載了醫(yī)院創(chuàng)立、變遷、發(fā)展、壯大的全過(guò)程，是一部指引醫(yī)院前進(jìn)的羅盤，以醫(yī)院幾十年風(fēng)雨奮斗歷程為脈絡(luò)，再現(xiàn)醫(yī)院從小到大、由弱到強(qiáng)、躋身國(guó)家百?gòu)?qiáng)重點(diǎn)中醫(yī)院行列奮斗場(chǎng)景，通過(guò)歷史文件、圖片、實(shí)物、證書獎(jiǎng)牌以及聲像技術(shù)，展示了醫(yī)院管理者和員工用智慧和汗水凝練出的發(fā)展理念、戰(zhàn)略思想和文化內(nèi)涵。可以說(shuō)，醫(yī)院院史館是醫(yī)院精神傳承和輝煌成就的文化歷史積淀，見證了醫(yī)院的歷史變遷與演進(jìn)。

2.院史館是醫(yī)院開放交流的窗口

對(duì)外交流是醫(yī)院一項(xiàng)重要的事務(wù)性工作，院史館現(xiàn)已成為醫(yī)院宣傳的窗口，既是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)訪學(xué)者來(lái)院考察、參觀的場(chǎng)所，又是業(yè)內(nèi)同行開展學(xué)術(shù)交流、研討的載體。我院每年接待近600余人次參觀，通過(guò)院史館，展示了醫(yī)院發(fā)展全貌，讓社會(huì)大眾了解醫(yī)院歷史的同時(shí)，感受到醫(yī)院的優(yōu)秀文化和醫(yī)務(wù)人員的精神文化風(fēng)貌，提升醫(yī)院的品牌影響力。

3.院史館承擔(dān)文化教育的功能

院史館是弘揚(yáng)醫(yī)院傳統(tǒng)文化的陣地，是開展紀(jì)念活動(dòng)和職工教育的基地。我院院史館對(duì)外開放，是全市中小學(xué)中醫(yī)文化學(xué)習(xí)基地，也是對(duì)醫(yī)院新員工進(jìn)行年度崗前培訓(xùn)的第一站，通過(guò)院史館的學(xué)習(xí)參觀，了解醫(yī)院的歷史沿革、杏林人物、醫(yī)院文化、醫(yī)學(xué)發(fā)展、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)，增強(qiáng)對(duì)醫(yī)院文化的認(rèn)同和對(duì)職業(yè)的使命感，提升職業(yè)自豪感，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文化的傳承。

二、建設(shè)院史館是對(duì)檔案資料的全面梳理、編研、利用的過(guò)程

1.院史館具有保存實(shí)物檔案的功能

醫(yī)院院史館是醫(yī)院檔案保存的重要平臺(tái)，實(shí)物檔案是其中的重要組成部分。我院院史館設(shè)有中央展柜，分批分類展示自己醫(yī)院在各類競(jìng)賽活動(dòng)中的獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)題詞、賀信，各種重要標(biāo)志印章、照片書籍、儀器設(shè)備等實(shí)物管理檔案，這些實(shí)物檔案真實(shí)地記錄了各級(jí)組織領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心與支持、醫(yī)院七十年發(fā)展的歷程、一代代中醫(yī)人心血與汗水的智慧結(jié)晶。院史館的建立很好地解決了實(shí)物檔案存儲(chǔ)無(wú)序、利用率低等問(wèn)題。

2.院史館的建立是對(duì)醫(yī)院檔案工作的一次全面梳理

院史材料涉及人物、建筑、文書、科技、設(shè)備、醫(yī)學(xué)、教學(xué)、科研成果檔案等多種檔案，這些檔案在收集、整理、分類的過(guò)程中，是一次全面梳理和整理的過(guò)程。如：歷史發(fā)展沿革的材料從檔案管理文件和報(bào)刊資料中收集，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和名稱除了需要查閱歷史檔案，還能夠通過(guò)走訪當(dāng)事人、知情者獲取，工作人員懷著強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，對(duì)收集的資料和檔案都進(jìn)行了細(xì)心考證，做到不遺漏任何方面的歷史數(shù)據(jù)資料，全面收集各類檔案。

3.院史館建設(shè)增強(qiáng)了職工的檔案意識(shí)

院史館陳列資料的收集是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，在建設(shè)階段，工作人員不僅要查閱大量史料，還要走訪健在的行業(yè)前賢，探訪名醫(yī)名家、醫(yī)院職工，提供各類歷史資料和信息，比如照片、記錄、報(bào)紙等老物件，也可借助口述史研究，如實(shí)記載醫(yī)院不同時(shí)期發(fā)展?fàn)顩r，共同見證醫(yī)院及中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展的不同階段，從而讓更多職工參與到院史館的建設(shè)中來(lái)。可以說(shuō)，院史館活化了檔案信息，是對(duì)檔案工作的無(wú)形宣傳，增強(qiáng)了工作人員的檔案意識(shí)。

4.院史館是檔案開發(fā)利用的一種方式

當(dāng)前，檔案開發(fā)利用的方式和手段越加多樣，院史館作為醫(yī)院檔案展示的一種形式，能夠不斷擴(kuò)大宣傳和利用面。我院利用70年院慶之際，編制了關(guān)于院史館建設(shè)檔案的畫冊(cè)和圖書，集中展示了醫(yī)院70年崢嶸歲月中一些珍貴的史實(shí)及圖片資料，在了解醫(yī)院歷史和發(fā)展成就的同時(shí)普及檔案管理知識(shí)。

三、規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.擴(kuò)大綜合檔案的收集范圍。當(dāng)前，各部門人員檔案收集意識(shí)淡薄，僅重視傳統(tǒng)文書檔案、部分榮譽(yù)證書和圖片資料的收集，一些重大事件、活動(dòng)、人物信息及醫(yī)療技術(shù)類的錄音、錄像、PPT等反映醫(yī)院發(fā)展特色的檔案資料沒(méi)有收集，不能及時(shí)移交醫(yī)院檔案室，導(dǎo)致檔案資源利用率低。為此，應(yīng)提高職工檔案意識(shí)，推行部門制度，把各類資料的整理歸檔列入各科室的目標(biāo)任務(wù)中，增強(qiáng)人員責(zé)任意識(shí)，不斷擴(kuò)大檔案的收集范圍，如各種證件檔案、特色人物檔案、醫(yī)療糾紛檔案、突發(fā)事件檔案、院務(wù)公開檔案等等，這些特色檔案對(duì)豐富醫(yī)院館藏具有重要價(jià)值。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案的修復(fù)和保護(hù)。由于檔案的性質(zhì)，大部分檔案都是長(zhǎng)期永久保存的，年代較為久遠(yuǎn)，加之借閱的磨損和自然災(zāi)害等影響，檔案會(huì)受到不同程度損害，很多建院初期的文書檔案都開始出現(xiàn)變色、發(fā)黃、老化、變脆，聲像檔案出現(xiàn)褪色、失音等現(xiàn)象，加上借閱頻繁，有的紙張甚至出現(xiàn)破損，極大地減少了檔案的壽命，因此要盡早進(jìn)行修復(fù)，否則將造成極大的損失。可以將受損的檔案資料進(jìn)行掃描、拍照等數(shù)字化處理形成電子文件，同時(shí)，需要做到恒濕、恒溫、防磁等保管工作要求，定期做好除蟲、除塵、除霉等工作，以延長(zhǎng)檔案的壽命。

3.重視檔案管理的信息化建設(shè)。雖然我國(guó)檔案信息工作還處于初級(jí)應(yīng)用階段，但信息化時(shí)代的到來(lái)和醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，使檔案數(shù)字化管理成為必然趨勢(shì)，能夠大大減少檔案存放空間，節(jié)省人力和物力，有效提高檔案管理、查詢和利用的效率，推動(dòng)檔案管理的深刻變革。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)階段，應(yīng)不斷加大對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，除日常工作所需的計(jì)算機(jī)、內(nèi)存、掃描儀、打印機(jī)等硬件設(shè)施外，還應(yīng)購(gòu)買相關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)軟件等，以確保檔案文件數(shù)據(jù)的采集、錄入、掃描、檢索、安全等工作能正常進(jìn)行。及早完成建院以來(lái)各類檔案的數(shù)字化處理，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，確保所有數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，還應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全管理工作，嚴(yán)防失泄密，保證檔案安全。

4.加強(qiáng)檔案的編研、開發(fā)和利用。豐富的檔案室藏資源為檔案編研工作提供了良好的基礎(chǔ)，對(duì)歷史檔案的編制和研究能夠積極助推醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展。院史館的建設(shè)是檔案編研和利用工作的最佳體現(xiàn)，通過(guò)編研工作，既展示了醫(yī)院發(fā)展成果，又進(jìn)一步發(fā)揮了檔案的作用和價(jià)值，還能適度降低對(duì)檔案原件的重復(fù)利用。醫(yī)院還可以根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)，編研醫(yī)院院志、學(xué)科教研病例、名醫(yī)病案、專家人物傳、院報(bào)院刊等作品，對(duì)擴(kuò)大醫(yī)院宣傳也能夠發(fā)揮非常積極的作用。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作在院史館的建設(shè)中具有重要的作用，因此檔案室日常應(yīng)做好院史等各類檔案的收集，并進(jìn)行科學(xué)管理，合理開發(fā)利用檔案，以確保檔案工作發(fā)揮更大的價(jià)值和作用。