加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新性研究

文/謝馨慧

行政事業(yè)單位發(fā)展過程中，干部人事檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，干部人事檔案記錄著與干部相關(guān)的信息資料，是每名干部成長(zhǎng)的記錄、是干部德才的反映、是歷史的見證，干部檔案管理中心作為干部人事檔案管理的重要支撐力量，做好干部人事檔案管理工作尤為關(guān)鍵。基于此，本文以陜西咸陽(yáng)彬州市為例，概述了干部人事檔案信息化管理的重要性，分析了干部人事檔案管理現(xiàn)狀，探討了加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的措施與對(duì)策

干部人事檔案，是記錄干部工作表現(xiàn)、履歷及個(gè)人信息的重要資料，是了解干部綜合素質(zhì)情況的關(guān)鍵憑證。干部人事檔案管理工作中，干部檔案管理中心發(fā)揮著重要的作用。信息時(shí)代，干部人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方式方法易于造成檔案數(shù)據(jù)丟失、破損、泄露等現(xiàn)象，影響干部人事檔案資料查詢和提取，因此，加快干部人事檔案信息化建設(shè)與管理工作創(chuàng)新性研究，對(duì)于提升干部人事檔案管理水平無不具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性概述

1.提高檔案管理效率

傳統(tǒng)干部人事檔案管理主要采用的是紙質(zhì)管理模式，需要人員進(jìn)行費(fèi)時(shí)費(fèi)力的整理、管理，管理工作中有著較高的失誤幾率，影響干部人事檔案資料的應(yīng)用。采用信息化管理模式，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備和信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)管理干部人事檔案資料，極大地彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理模式的缺陷，干部人事檔案管理效率和質(zhì)量顯著提升，同時(shí)也為干部人事檔案的查閱和利用提供了巨大便捷。

2.保證檔案資源完整性

傳統(tǒng)干部人事檔案資料大多以紙質(zhì)檔案為主，受到環(huán)境因素、人為因素的影響，極易出現(xiàn)檔案丟失、破損等現(xiàn)象，影響干部人事檔案資料的安全完整性。干部人事檔案信息化管理背景下，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理海量的干部人事檔案資料，登陸檔案管理系統(tǒng)輸入干部姓名等關(guān)鍵詞，即可一鍵查詢，并且借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理干部人事檔案，能夠減少檔案翻閱頻率，降低檔案丟失、破損等問題的發(fā)生，進(jìn)而保證干部人事檔案資料的安全性和完整性[1]。

3.提高干部檔案信息化水平

干部人事檔案資料，具備極高的利用價(jià)值。加快干部人事檔案管理信息化建設(shè)，發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而共享檔案資源，為干部管理、人員調(diào)動(dòng)、績(jī)效考核等工作的進(jìn)行提供參考依據(jù)，促進(jìn)了干部人事檔案信息化管理水平的提升，助推事業(yè)單位轉(zhuǎn)型升級(jí)發(fā)展。

二、干部人事檔案管理現(xiàn)狀分析

在過去的一段時(shí)間里，彬州市聚焦干部檔案管理工作力量分散、設(shè)施設(shè)備落后、理念手段陳舊等問題，影響干部人事檔案管理工作效率和質(zhì)量及后期利用，不利于彬州市干部檔案管理。為進(jìn)一步加快彬州市干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化水平，更好地服務(wù)于黨員、干部、人才及群眾。近年來，彬州市高度重視干部人事檔案管理與創(chuàng)新工作，構(gòu)建了彬州市檔案管理中心，統(tǒng)一化管理不同類別、身份人員的檔案資料，并將管理工作責(zé)任和任務(wù)落實(shí)到每一個(gè)人，避免了相互推卸責(zé)任問題的出現(xiàn)，管理人員具備了更高的工作積極性。與此同時(shí)，彬州市檔案管理中心，通過構(gòu)建干部人事檔案資料收集制度、保管保護(hù)制度、查閱借閱制度、檢查核對(duì)制度，為后續(xù)各項(xiàng)管理工作的開展提供了重要保障，使得干部人事檔案管理工作更加規(guī)范化，彬州市檔案管理工作水平顯著提升。除此之外，彬州市積極推行檔案查閱借閱預(yù)約制度并進(jìn)行集中化審批和辦理，并對(duì)檔案查閱和借閱流程進(jìn)行了規(guī)定，服務(wù)意識(shí)和水平進(jìn)一步提升。彬州市在干部人事檔案管理工作中，通過建立干部職工檔案管理信息服務(wù)群，極大地便利了干部檔案資料信息查詢、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、職稱晉升等工作，保障了干部人事檔案管理工作的規(guī)范化、有序化運(yùn)行，提升了干部檔案管理工作效率和質(zhì)量，為政府部門及各個(gè)崗位選人、用人決策提供了重要的信息支撐[2]。

三、加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的措施與對(duì)策探討

1.完善信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

建立并完善信息化管理標(biāo)準(zhǔn)及信息化管理系統(tǒng)，能夠?yàn)楦刹咳耸聶n案管理工作的開展提供重要的支撐。當(dāng)前受到PS等技術(shù)的影響，干部人事檔案信息內(nèi)容會(huì)被以假亂真，降低檔案真實(shí)性，因此更要重視對(duì)信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的完善，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一錄入，并制定了鑒別電子檔案憑證真實(shí)性標(biāo)準(zhǔn)，使得干部人事檔案資料更加真實(shí)有效。以彬州市為例，在結(jié)合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，將檔案盒進(jìn)行更換，同時(shí)印刷了專用檔案袋和檔案封簽，機(jī)關(guān)事業(yè)單位工勤人員履歷表，搭建了干部人事檔案資料查閱借閱系統(tǒng)，使得干部檔案資料的進(jìn)出庫(kù)有跡可循，避免造成丟失。同時(shí)，干部人事檔案應(yīng)用RFID檔案標(biāo)簽，實(shí)行一人一碼管理，彬州市數(shù)字、紙質(zhì)檔案一體化管理水平顯著提升。由于方法對(duì)頭，管理創(chuàng)新，科學(xué)有序，圍繞機(jī)構(gòu)改革對(duì)移交公務(wù)員及劃轉(zhuǎn)845人檔案開展專項(xiàng)審核工作，目前彬州市委組織部被評(píng)為檔案目標(biāo)管理AAA級(jí)單位。

2.創(chuàng)新信息化管理模式

過去，傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式存在的弊端日益突出，如今信息化時(shí)代，要充分結(jié)合干部人事檔案管理工作特點(diǎn)和實(shí)際需求，創(chuàng)新信息化管理模式，使得干部人事檔案管理工作更加高效化。如：彬州市在檔案集中管理的基礎(chǔ)上，對(duì)管理方式方法予以創(chuàng)新，分類管理干部檔案資料。在實(shí)際管理工作當(dāng)中，設(shè)置了多個(gè)崗位，并由專人負(fù)責(zé)管理不同的檔案崗位，避免出現(xiàn)差錯(cuò)，檔案管理與服務(wù)水平得到了顯著提升。不僅如此，干部人事檔案管理期間，應(yīng)積極做好安全管理工作，將防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、防病毒技術(shù)積極應(yīng)用于檔案管理中，提升檔案安全防護(hù)水平，保障干部人事檔案信息安全，如發(fā)生干部檔案泄密事件，應(yīng)嚴(yán)懲相關(guān)責(zé)任人。

3.完善信息化管理制度

干部人事檔案信息化管理工作的開展，離不開完善的管理制度的支撐。基于此，事業(yè)單位要在現(xiàn)有管理制度的基礎(chǔ)之上，積極借鑒優(yōu)秀單位經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合實(shí)際管理工作需求，制定符合需求的干部人事檔案信息化管理制度、監(jiān)督管理制度，為檔案管理工作開展提供制度保障，避免管理工作流于形式，針對(duì)工作中違反規(guī)章制度的行為，應(yīng)嚴(yán)格追究相關(guān)責(zé)任。如：彬州市在干部人事檔案管理工作中，積極制定并貫徹落實(shí)《彬州市國(guó)家機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案查(借)閱制度》等，并成立微信群、檔案管理臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)流程管理。中心建成以來，先后辦理檔案查借閱8200人次，極大地提升了干部人事檔案管理規(guī)范化水平[3]。

4.優(yōu)化信息化設(shè)施設(shè)備

干部人事檔案信息化管理中，應(yīng)用信息化設(shè)施設(shè)備，能夠極大地提升管理工作效率及質(zhì)量。過去的傳統(tǒng)落后的設(shè)施設(shè)備早已無法滿足信息化管理工作需求，所以相關(guān)部門應(yīng)重視對(duì)資金的投入，將資金價(jià)值最大化，依靠充足的資金配置新型設(shè)施設(shè)備，為后續(xù)干部人事檔案管理工作的開展提供幫助。例如：彬州市高度重視干部人事檔案管理信息化建設(shè)工作，將信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，搭建了彬州市智慧檔案室，實(shí)現(xiàn)了對(duì)干部人事檔案資料的實(shí)時(shí)化監(jiān)控，并且能夠自動(dòng)化檢測(cè)檔案室的溫濕度，結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案室溫濕度予以調(diào)整，避免干部人事檔案資料受損。同時(shí)，20列100組智能密集架，能夠隨時(shí)操控和定位，檔案室和門禁系統(tǒng)互聯(lián)互通，防止閑雜人員進(jìn)入檔案室及系統(tǒng)對(duì)檔案資料造成破壞。

5.配置信息化硬件

硬件配置是否齊全，會(huì)對(duì)干部人事檔案管理工作效率和質(zhì)量造成極大的影響。信息化時(shí)代，必須重視對(duì)硬件的配置與更新，配置標(biāo)準(zhǔn)化硬件，方可更好地滿足干部人事檔案管理工作需求。例如：彬州市為滿足干部人事檔案管理工作需求，搭建了干部檔案管理中心，該中心面積300m2，由檔案室、閱覽室、整理室等多個(gè)部門組成，可實(shí)現(xiàn)對(duì)全室干部人事檔案資料的統(tǒng)一化管理，并且能夠滿足彬州市30年干部職工檔案管理需求，并且配置了完善的硬件設(shè)施設(shè)備，有力保障了干部人事檔案的安全性與完整性。

綜上所述，近年來彬州市為進(jìn)一步提高干部職工檔案管理工作信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化水平，加快了干部人事檔案信息化建設(shè)與管理工作，實(shí)現(xiàn)了檔案集中化管理。但是，在干部人事檔案信息化管理工作實(shí)踐中，也暴露出了諸多的問題，因此要高度重視，深入剖析問題根源所在，結(jié)合實(shí)際情況，制定有效的解決對(duì)策，借以提升彬州市干部人事檔案信息化管理水平，助推彬州市干部人事檔案管理事業(yè)良好發(fā)展，為彬州市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力的支撐。