遠程異地評標(biāo)及異地談判實務(wù)操作要點分析

蔣斌泉

【摘要】與傳統(tǒng)招投標(biāo)對比，電子招投標(biāo)交易平臺具有操作便捷、降低成本等突出優(yōu)勢，因而得到廣泛應(yīng)用。2020年以來，隨著抗擊新冠肺炎疫情的需求不斷強化，電子招投標(biāo)交易平臺的應(yīng)用有了創(chuàng)新，即遠程異地評標(biāo)和遠程談判。筆者對此作初步分析，以期推動電子招投標(biāo)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】遠程異地評標(biāo)；異地談判

近年來，電子招投標(biāo)活動發(fā)展迅速。除了招標(biāo)信息發(fā)布與專家抽取功能之外，一部分電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺（以下簡稱“電子交易平臺”）實現(xiàn)了招標(biāo)方案審批、招標(biāo)文件發(fā)售與澄清、投標(biāo)文件遞交、開標(biāo)、評標(biāo)、發(fā)放中標(biāo)通知書、歸檔等功能，降低了成本，提高了效率。為解決人員遠途差旅問題，各地開始嘗試遠程異地評標(biāo)。2020年新冠肺炎疫情的客觀環(huán)境像是一劑催化劑，迅速促進了遠程異地評標(biāo)應(yīng)用的深入。一些企業(yè)在不增加開發(fā)成本的情況下，利用現(xiàn)有電子交易平臺嘗試組織遠程談判，取到良好效果。

電子交易平臺的創(chuàng)新應(yīng)用之一：異地評標(biāo)

遠程異地評標(biāo)的第一種模式

通常，評標(biāo)委員會的全體成員集中到評標(biāo)地點評標(biāo)，當(dāng)評委之間需要就評標(biāo)項目討論時，可以面對面無障礙交流。無論是評標(biāo)專家還是招標(biāo)人代表，如果有評委工作生活的城市與評標(biāo)地點所在城市不同，則會發(fā)生差旅費。于是，有的代理機構(gòu)通過避免抽取外地評標(biāo)專家的方式，即將專家的抽取范圍限定為評標(biāo)地點所在城市，來控制評標(biāo)成本。大型企業(yè)由于業(yè)務(wù)范圍廣泛或者附屬機構(gòu)較多，還要面對招標(biāo)人代表差旅頻繁的問題。尤其是2019年，石油天然氣等行業(yè)面臨復(fù)雜的市場環(huán)境，對企業(yè)的降本增效提出更高要求。為進一步控制成本，這些企業(yè)嚴(yán)控差旅，招標(biāo)人/代理機構(gòu)開始嘗試遠程異地評標(biāo)。即招標(biāo)人代表在一個地點，評標(biāo)專家集中在另一個地點，通過視頻通訊軟件溝通，雙方都使用經(jīng)國家認證的手寫板完成全流程電子招標(biāo)投標(biāo)項目的評標(biāo)報告簽署。這種模式有一個無形的約束：簽字的媒介——手寫板。

遠程異地評標(biāo)的第二種模式

2020年春節(jié)正是國內(nèi)新冠疫情嚴(yán)峻的時期，原計劃春節(jié)后開標(biāo)的一大批項目不得不延期開標(biāo)，招標(biāo)工作出現(xiàn)兩種截然不同的情況。一種是完全停滯。因為投標(biāo)人無法到現(xiàn)場遞交投標(biāo)文件，部分投標(biāo)人甚至存在裝訂投標(biāo)文件的困難；或者因為招標(biāo)人/招標(biāo)代理機構(gòu)沒有足夠多的場地，無法使評標(biāo)專家分散在不同的評標(biāo)室，保持安全距離，降低人員聚集的風(fēng)險。另一種是企業(yè)的招標(biāo)工作雖然較之前有所減少，但一直有序進行。因為這些企業(yè)的招標(biāo)項目多采用了“全流程電子招標(biāo)投標(biāo)+遠程異地評標(biāo)”的組合方式，還打破了手寫板的約束。后來，該模式發(fā)展到更新、更高的形式：招標(biāo)人代表與評標(biāo)專家都分散在不同的點，可能是家中或者辦公室中，通過視頻通訊軟件溝通，各方通過手機應(yīng)用軟件完成全流程電子招標(biāo)投標(biāo)項目的評標(biāo)報告簽署，簽字同樣是經(jīng)國家認證的有效數(shù)據(jù)電文。

遠程異地評標(biāo)的三個關(guān)鍵點

第一是全流程電子招投標(biāo)。因為采用了全流程電子招投標(biāo)的形式，投標(biāo)人可以足不出戶在電子交易平臺上投標(biāo)，解決了投標(biāo)人無法裝訂投標(biāo)文件或者無法到現(xiàn)場遞交投標(biāo)文件的問題。工作人員在電子交易平臺完成開標(biāo)、專家抽取、組織評標(biāo)、結(jié)果公示和定標(biāo)工作，只要給評委開放權(quán)限就能夠評標(biāo)，解決了招標(biāo)人/招標(biāo)代理機構(gòu)場地不足的問題。

第二是電子交易平臺支持電子簽名。遠程異地評標(biāo)使得專家能夠分散評標(biāo)，解決了人員差旅成本控制和聚集風(fēng)險的問題。但如何讓所有評委的簽字都簽署在評標(biāo)報告中，并且保證簽字的有效性？利用經(jīng)國家認證的手寫板簽署電子簽名是解決方案之一。沒有手寫板的情況下又該怎么辦？一些電子交易平臺的技術(shù)人員利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，找到了解決這一難題的辦法，即通過手機應(yīng)用軟件遠程掃碼簽字。

第三是評標(biāo)時的通訊軟件。盡管每位評委都是獨立評審的，但由于評委分散在不同的地方，有時仍然需要溝通討論。如何實現(xiàn)異地評委之間的溝通？可借助網(wǎng)絡(luò)通訊軟件。

電子交易平臺的創(chuàng)新應(yīng)用之二：遠程談判

在新冠疫情的背景下，非招標(biāo)采購項目的組織同樣受到挑戰(zhàn)。外地的供應(yīng)商怎么參加談判？談判小組的成員不在同一個地點時怎么組織談判？談判報告怎么簽署？得益于遠程掃碼簽字的實現(xiàn)，一些企業(yè)受到啟發(fā)，嘗試?yán)秒娮咏灰灼脚_組織遠程談判。具體操作為：相關(guān)方通過視頻通訊軟件溝通和談判，在電子交易平臺內(nèi)記錄談判過程和結(jié)果，包括談判供應(yīng)商在內(nèi)各方通過手機應(yīng)用軟件遠程掃碼簽字確認談判結(jié)果。

實踐中，注意事項有以下方面。

首先是談判供應(yīng)商代表身份的核實。可要求談判供應(yīng)商將不涉及核心競爭（例如報價、折扣方案）的響應(yīng)文件在談判前發(fā)給工作人員，談判之初由工作人員通過談判供應(yīng)商代表實時出示的身份證和響應(yīng)文件中的授權(quán)文件或身份證明文件進行對比，確認對方的身份。

其次是原件與掃描件的效力層級。對于多家供應(yīng)商參加談判的項目，如果要求談判供應(yīng)商提前發(fā)送的談判文件里包含報價等涉及核心競爭的內(nèi)容，對方難免會有報價提前泄露造成被動競爭的擔(dān)憂。為了打消這個擔(dān)憂，可以在涉及核心競爭內(nèi)容的溝通時，再要求對方對該部分做出響應(yīng)。另外，因為是視頻形式的遠程談判，工作人員收到的中間報價單只是掃描件，原件在談判供應(yīng)商手中。一旦談判供應(yīng)商反悔，新制作一份不同的報價單原件，發(fā)生糾紛時，需要提供證據(jù)，原件的效力高于掃描件，這對采購人是不利的。怎么才能規(guī)避這種風(fēng)險？可以要求談判供應(yīng)商在報價單中增加一條聲明：本報價及承諾函的掃描件與原件具有同等法律效力。聲明的內(nèi)容根據(jù)需要調(diào)整，但本質(zhì)是確保掃描件與原件相同的法律效力。

再次是視頻通訊軟件的選用。可選的通訊軟件類別較多，應(yīng)綜合考慮使用便利性、穩(wěn)定性、安全性、成本等因素。此外，還應(yīng)考慮備用通訊軟件。如果主選的通訊軟件使用效果不佳時，應(yīng)有備選的通訊軟件。

再其次是培訓(xùn)。由于通過手機應(yīng)用軟件遠程掃碼簽字，一些較少使用電子交易平臺的人員可能不會操作。這就要求工作人員對談判小組和談判供應(yīng)商組織開展必要的培訓(xùn)。

最后也是非常重要的一點，保密問題。當(dāng)需要同談判供應(yīng)商逐一溝通談判時，應(yīng)確保其他談判供應(yīng)商不會在不被人注意的情況下進入正在談判的網(wǎng)絡(luò)空間，不會借此竊取對方的秘密。應(yīng)實現(xiàn)工作人員對談判空間的進入權(quán)限可控。由于電子交易平臺主要是為了實現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)活動，支持投標(biāo)文件的提交，但不一定支持談判響應(yīng)文件的提交。因此，談判小組談判時需依據(jù)工作人員提供的談判資料，這些資料在傳輸時應(yīng)進行加密。

結(jié)語

電子交易平臺為企業(yè)采購發(fā)揮了重要作用，但仍需不斷優(yōu)化提升，拓展應(yīng)用的范圍和深度。筆者提出兩條建議，一是開發(fā)視頻通訊功能。受限于電子交易平臺的現(xiàn)有條件，遠程異地評標(biāo)和遠程談判尚需借助第三方的視頻通訊軟件來開展。如果電子交易平臺增加視頻通訊的功能，遠程異地評標(biāo)和遠程談判的組織便利性將大大提高。二是開發(fā)非招標(biāo)模塊。雖然需要投入一定成本，但是非招標(biāo)模塊的使用，將為相關(guān)方帶來遠超成本的綜合收益。

（作者單位：中國石油集團長城鉆探工程有限公司）

參考文獻：

[1]劉新新，吳亞楠.多維度建立電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)應(yīng)急體制[J].招標(biāo)采購管理，2020，（05）：27-28.

（責(zé)編：梁晉）