招標代理機構做好項目質量管理的幾點建議

尚瑋

【摘要】當下，招標代理機構大多已基本建立完善的招標采購內部管理體系，在質量管理方面也建立了行之有效的制度舉措。本文以招標代理機構項目質量管理為立足點，從采購與招標工作切入，通過分析招標代理機構內部對招標項目質量管理措施及其價值意義，進而思考招標代理機構對招標采購項目質量管理措施不斷完善的路徑。

【關鍵詞】招標代理機構；質量管理

招標代理機構因受到內部和外部環(huán)境的影響，必須不斷提高其項目質量管理水平、完善管理制度與措施。按照招投標地域范圍分類，可分為國際競爭性招標和國內競爭性招標；按照行業(yè)分類，可分為能源、汽車、交通、冶金、有色金屬、輕工、石油化工、醫(yī)療及制藥、金融、電子信息及通訊、環(huán)保及市政基礎設施等；按照資金來源，包括政府采購項目、世行亞行及外貸等；按照招投標三大類別，可分為工程、貨物、服務。因此，招標采購項目質量管理工作具有政策性強、專業(yè)度高、涉及內容廣等特點。

招標采購項目質量管理的含義及意義

目前國際上廣為流行的項目管理知識體系主要是PMBOK，其描述的“項目質量管理”包括把組織的質量政策應用于規(guī)劃、管理、控制項目和產品質量要求，以滿足相關方的期望。代理機構項目質量管理主要是指招標代理機構為了實現自身戰(zhàn)略性發(fā)展目標而在企業(yè)內部制定并執(zhí)行的項目質量管理措施及方法。項目質量管理廣泛應用于各行各業(yè)，企業(yè)的穩(wěn)定離不開質量管理與控制，需建立與企業(yè)業(yè)務特點相符合的內部質量管理制度。

在異常激烈的市場競爭中，質量是企業(yè)的生命，企業(yè)不重視質量，就沒有市場，無法生存，更談不上發(fā)展。招標工作是一項政策性、專業(yè)性極強的工作，需嚴格按照程序做好每一步工作。項目質量管理具體體現在每一步招標程序過程中，需認真對待每一個流程，任何一個環(huán)節(jié)出現錯誤，都有可能導致招標失敗，給業(yè)主或代理機構自身帶來損失和被質疑、投訴的風險，影響代理機構在行業(yè)內的信譽，失去業(yè)主的信任，影響口碑和品牌。

因此，對任何一個項目的招標過程和項目質量管理過程都應給予足夠的重視。在項目質量管理過程中，要認真對待每個項目，保證質量，維護企業(yè)品牌，以質量管理的亮點提高品牌影響力，促進整個招標行業(yè)的發(fā)展。

采用PDCA管理模式，實現不同階段的項目質量管理目標

ISO9001是業(yè)務質量管理的直接依據。在招標代理相關資質被相繼取消的市場環(huán)境下，招代理機構若想繼續(xù)保持其在行業(yè)內領跑者的地位，質量管理認證的范圍不應局限于招標這一單一領域，應考慮多元化發(fā)展，拓展項目管理、造價、監(jiān)理、外貿等全過程咨詢服務范圍的質量管理認證。

如，招標代理機構項目質量管理工作可實行PDCA管理模式，將日常項目質量管理中發(fā)現的問題，進行收集、整理、歸納、總結，分析找出存在質量問題的原因，擬定在某一期限內（如一個月內），對其中一項質量問題加強質量管理，制定有針對性管理手段的質量管理計劃（P，plan）。在實施（D，do）過程中，安排執(zhí)行質量管理人員按照計劃的管理措施認真執(zhí)行，按周記錄該項質量問題的審批情況，每周進行一次上周審批記錄匯總。安排專人負責復核質量管理人員的審批操作是否嚴格執(zhí)行了擬定的質量管理計劃，是否有誤批的情況。若存在上述問題，應及時提醒、糾偏。經過一個月的加強管理，進入檢查與驗證（C，check）階段。質量管理人員根據每周記錄的審批情況，通過審批退回率進行數據分析，檢驗質量管理的實施效果是否達到計劃的滿意度。最后，分析總結此次質量管理取得的成果和存在的不足，進行處置或處理（A，act），提出改善意見，為完成下一個加強質量管理的目標積累經驗。不難發(fā)現，在項目質量管理過程中，要不止一次地循環(huán)應用PDCA法則，以實現不同階段的項目質量管理目標。PDCA每經過一次循環(huán)，一些質量問題就會得到解決，經過一段時間內對存在質量問題的環(huán)節(jié)加強管理，項目質量水平和項目質量管理水平都會不斷地改進和提高。

設立適合代理機構規(guī)模的質量專管部門

人員較少、多崗合一、一人多職或處于創(chuàng)業(yè)階段、規(guī)模較小的代理機構，企業(yè)人數在10人左右的，項目質量管理僅由項目負責人自行把控或經過幾人的團隊協商或由企業(yè)副總一人就可完成質量把關工作，相比大型企業(yè)，管理手段比較簡單、快捷。

以50人到100人的中小型代理機構為例，市場部作為營銷團隊開發(fā)項目并作為其主營業(yè)務，具體項目由項目組實施，且項目進度與執(zhí)行仍受市場部監(jiān)管。項目組提交審批流，通過市場部的項目總監(jiān)或負責人完成質量把控，每個項目有其完整的一套手續(xù)。

員工人數達二三百人或擁有人員數量更多的代理機構，其組織內部已經歷一定時期的發(fā)展和演變，逐漸形成一套成熟完善的項目質量管理體系，隨著企業(yè)人數的增多，集權管理的重要性開始凸顯。招標代理機構意識到項目質量管理的重要性，應專門設立質量管理部門，安排專職人員對整個招投標全程進行質量監(jiān)控，進行嚴格的質量把關。此時比起中小型代理機構，大型企業(yè)尤為需要考慮更多層級的審批，保障在如此龐大的人員數量及背后承載的龐大業(yè)務量下，項目仍有條不紊地開展和實施。質量管理部門應對業(yè)務部門提出按照層級進行審批的管理辦法。

實行三級審批，層層把關降低風險

對于上述第三類情形，即員工人數達二三百人或擁有人員數量更多的代理機構，可采用三級審核模式。具體如下。

招標項目應實行項目負責人制，成立項目組，專人負責招標文件的編寫、校核，最終由項目負責人對招標文件進行第一層級的審批。編制文件，項目負責人是第一責任人，其經過溝通，最了解業(yè)主需求。收到采購需求時，應關注技術指標的符合性。經常從事同一領域、同一行業(yè)招標項目的業(yè)務人員，對頻繁招標的貨物或服務的技術指標是非常熟悉的。有經驗的業(yè)務人員能夠通過某一技術指標，快速洞察業(yè)主的采購需求。項目負責人應對技術參數重點把關，關注表達方式否規(guī)范、指標是否有排他性、是否存在獨有描述、前后多次出現的內容意思表示是否一致等，必要時，接受業(yè)主委托對采購需求進行重點審查。正如《質量管理體系基礎和術語》（GB/T 19000-2016）所提出的首個質量管理原則“以客戶為關注點”，其意在滿足顧客要求并且努力超越顧客期望，結合實踐，根據業(yè)主需求設定對應的評審因素、編制匹配的評審辦法。項目負責人還應重點注意采購文件與法律法規(guī)的符合性，避免因注重業(yè)主采購需求，忽視法律規(guī)章的要求和限制。

第二層級的審批是質量管理部門代表企業(yè)總部進行全過程審批。審批重點是采購過程文件是否存在歧視性條款、是否符合法律法規(guī)、是否全面落實并體現了國家有關采購領域政策法規(guī)等。或出于對法律法規(guī)理解的偏差，或考慮業(yè)主的需求，有的業(yè)務人員在采購文件中設置不夠客觀、合理的條款，并對此抱有僥幸心理，希望在審批這道“門檻”前能夠“過關”。從做業(yè)務到項目管理，從項目管理到質量管理，從編制文件到審核文件，質量管理人員考慮問題應更加全面，從法律法規(guī)、主管部門、審計風險、優(yōu)化營商環(huán)境等角度考慮審批事項是否合規(guī)，作出分析判斷；不僅能找到對應法律依據，也能給出合理化修改建議。只要發(fā)現有不符合法規(guī)的條款、行為，立即退回當前審批事項并說明拒絕理由，要求改正，否則不能進入下一環(huán)節(jié)的審批。質量管理人員應嚴格執(zhí)行國家有關法規(guī)，重視法律的紅線，將企業(yè)質量管理落實到位。

第三層級的審批是企業(yè)領導對委托協議、招標文件、評標報告、中標通知書、公章用印等重要環(huán)節(jié)進行審批。站在領導班子的角度，對重點環(huán)節(jié)進行把關，除處理例行問題的審批外，還應認真考慮如何回復項目在審計中發(fā)現的問題、質疑投訴的答復、因特殊原因不能承接項目的回函等例外問題，了解事件經過，把握問題關鍵點，保證審批流不虛設。

只有經過三級審批、由行政部門審核用印內容與審批內容一致并蓋章后，業(yè)務部門的重點過程文件才能對外正式發(fā)布或發(fā)售，才算是正式文件。因此，負責質量管理人員的知識結構、專業(yè)經驗以及組織觀念、大局意識、職業(yè)精神就顯得非常重要。不同層級的審批重點不同，每個層級都應對本級審批行為負責，只有每個層級都認真執(zhí)行質量要求，企業(yè)才能健康、有序的發(fā)展。

建設良好的內部審批環(huán)境

審批分工應隨著企業(yè)業(yè)務的發(fā)展而不斷調整，促使其探究新的管理模式，以適應現有業(yè)務規(guī)模的審批需要。質量管理部門按照國際招標、政府采購、工程招標等特定領域、分類進行專項審批，審批人員對所審批領域有豐富的實戰(zhàn)經驗和資深的管理經驗，可以成為代理機構內部在該領域的專家。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，隊伍的不斷壯大，業(yè)績的翻倍增長，有數據顯示，審批工作量逐年增加。這種環(huán)境下，出現工作日的某個時間段內業(yè)務人員集中提交大量審批事項的情形，導致專項審批人員工作易堆積。或由于業(yè)務人員著急尋求審批，找到其他專項領域審批的質量管理人員代批，出現缺乏集中管理、人員責任分配不明確、遇到問題找不到第一責任人等問題。

在業(yè)務量呈斷崖式增長時，審批管理方式可由專項審批轉為專責審批，由質量管理人員每人承擔若干個業(yè)務部及旗下十幾個業(yè)務處室或幾十個分公司的審批工作，作為專管專責人員全面負責職責內業(yè)務處室或分支機構的各流程、環(huán)節(jié)審批以及日常咨詢等所有事項，明確工作責任和權限，有效解決管理人員逃避責任、業(yè)務處室遇到問題找不到第一責任人等問題。質量管理部門還應要求各業(yè)務處室委派質量管理員，與專責人員保持業(yè)務聯系，及時溝通。構建相對專責、針對性強的審批環(huán)境是完善項目質量管理的良好路徑。專責審批方式將責任劃分清楚，落實到個人，責任被“壓緊壓實”，使內部環(huán)境不斷優(yōu)化。按部門分工審批，審批人員應不斷加強專業(yè)技術能力、熟悉業(yè)務、防止知識漏洞與短板、具備質量管理水平和風險識別能力。

除上述建議外，招標代理機構做好項目質量管理的方法還包括制定嚴謹高效的招標業(yè)務審批操作規(guī)程。即使在有多名審批人員同時審批不同業(yè)務處室提交的審批事項時，執(zhí)行已設定的工作原則，確保標準一致、尺度統一。此外，還要根據法律法規(guī)和新出臺的政策制度，實現審批操作規(guī)程動態(tài)更新。編制標準化文本，審批操作規(guī)程與其相互輔助、相互補充，供業(yè)務處室在采購活動中推廣使用。規(guī)范開評標程序、定期安排內部培訓、加強宣貫。建立人員評價系統，設置重點關注人員名單；注重職業(yè)精神，杜絕“人情審批”，對損害企業(yè)形象的事情毫不退讓，不折不扣執(zhí)行企業(yè)的管理制度；有組織觀念、大局意識。在審批過程中，強調三個紅線意識，時時處處遵守法律法規(guī)的紅線、企業(yè)的紅線、招標采購職業(yè)道德的紅線。

結語

綜上所述，質量是企業(yè)生存發(fā)展的保障，是開拓市場的生命線，是所有工作的重中之重。只有把項目質量管理工作做好，才能有效控制招標采購項目風險，給企業(yè)帶來較高的利潤回報，推動企業(yè)的長足發(fā)展。

（作者單位：中招國際招標有限公司）

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（責編：彭淑榮）