國有企業(yè)會計關于庫房材料管理的幾點看法

晉津 國網(wǎng)山西省電力公司洪洞縣供電公司

引言

隨著公司財務集約化管理的不斷深入，庫房管理在公司財務日常工作中的重要性越來越凸顯。公司財務集約化管理的細化實施，使得公司所屬各縣公司的很多賬務都集中到分公司乃至省公司的賬務上記賬，其中包括工程和材料的財務賬。所屬各縣公司沒有工程和材料的財務賬，但是需要有實物賬，因為實物還是需要所屬各縣公司自己管理的。對于所屬各縣公司來說，材料財務賬的集約化使得實物管理尤為重要。現(xiàn)在我就所屬各縣公司庫房材料管理提出以下幾點看法。

一、有關庫房材料管理的看法

（一）要更好地管理好庫房材料，需要領導的大力支持

在公司管理中，單位領導主抓哪方面工作，哪方面工作就能得到更多的資金支持。我們的庫房管理也不例外。

（1）資金投入：在庫房管理中，我們需要資金去整理庫房。定期整理庫房，可以使我們的庫房保持干凈整潔，使我們材料不會因為污垢而銹蝕、損壞，減少了材料的損失，節(jié)約了公司的運營成本。

（2）設備投入：在庫房管理中，我們需要資金給庫房配備叉車、電子秤、掃碼槍等工具。庫房配備了相應的工具，我們在歸置材料時就會變得更方便。庫房配備了相應的工具，我們的庫房在材料出入庫方面就能做到快捷、準確，不耽誤領料人員的時間，為現(xiàn)場搶修節(jié)省更多的時間，減少公司因為長時間停電造成的投訴。

（3）材料科學歸類管理：在庫房管理中，我們需要資金給庫房增加貨架。有了貨架，就可以把鐵件、金具等小件的材料整齊擺放，掛牌標識，使得材料擺放一目了然，整齊劃一，更方便材料出入庫。

（4）人力資源投入：在國有企業(yè)招聘會計材料管理人員時，需要設定高準入門檻，例如會計專業(yè)畢業(yè)人員、輔修學位為檔案管理者；具備不少于三年工作經(jīng)驗者；能夠通過企業(yè)會計材料庫房管理人員培訓的；具備多方組織協(xié)調(diào)能力的；具備一定計算機操作水平的；能正確運用會計操作處理軟件的等。

（5）教育投入：經(jīng)數(shù)據(jù)研究表明，引發(fā)會計材料管理質(zhì)量不佳的關鍵性原因為相關從業(yè)人員專業(yè)水平不佳，難以適應新時代下會計材料管理數(shù)字化發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)手工式工作模式極大地影響了開展材料管理工作的質(zhì)量水平。因此，上級部門應多開展有關會計材料管理相關培訓工作，旨在提升材料管理人員專業(yè)水平，以便日后材料管理人員能以更專業(yè)的水準和更飽滿的精神狀態(tài)投入到工作中去。

（6）庫房管理方面：要科學合理的利用會計材料儲存庫房，并對其進行合理的空間規(guī)劃。盡量減少庫房閑置現(xiàn)象的發(fā)生，避免發(fā)生庫房空置成本現(xiàn)象。

（7）檢查制度方面：對現(xiàn)有的庫房管理工作模式做優(yōu)化，定期針對長期未清點，易損壞的材料做巡查與防護，并對使用率低的材料放置位置做合理規(guī)劃，以防出現(xiàn)空間利用率低的現(xiàn)象。

（二）要更好地管理好庫房，需要借助相關的材料庫存管理軟件

材料管理軟件的應用，可以很好地解放人力，而且方便統(tǒng)計。材料管理軟件的應用，讓材料員擺脫了手工開具材料出入庫單的煩惱。材料員以前用Excel表格進行數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計，費時費力，不能很快的給領導提供需要的數(shù)據(jù)，用了財務管理軟件，就可以一鍵生成匯總統(tǒng)計表，領導隨時都可以得到所需要的數(shù)據(jù)，省時省力，節(jié)省了領導寶貴的時間。時間就是金錢，時間就是效益，數(shù)據(jù)的及時提供，能為領導的決策提供很好的保障。

現(xiàn)在的材料管理軟件不只有電腦端應用系統(tǒng)，而且還開發(fā)了手機端的應用系統(tǒng)。尤其是手機端應用系統(tǒng)的引入，不僅大大方便了材料領用人員，更方便了審批人員。手機端應用系統(tǒng)不受時間和地點的限制，隨時隨地都可以開單領料，隨時隨地都可以審批。手機端應用系統(tǒng)的應用，使得領料人員擺脫了拿著紙質(zhì)單子到處找領導簽字的煩惱。手機端應用系統(tǒng)的應用，逐步脫離了紙質(zhì)的單據(jù)，與公司財務會計憑證逐步實現(xiàn)無紙化的發(fā)展目標高度融合。具體實踐方式如下：

1.擁抱數(shù)字化材料管理新趨勢，實現(xiàn)智能化材料管理新常態(tài)

目前，信息化技術可為材料管理工作提供高度可行性的實踐路徑，并為庫房管理工作提供一條可提升工作效率的方式。可行性高的實踐方式如下：①材料入庫信息錄入數(shù)字化：條形碼掃描后，編碼擺放入庫，為現(xiàn)階段最常用的材料入庫方式，但存在著受限于材料體積大小不一、擺放入庫存在空間浪費的現(xiàn)象。因此，可通過多級分類的方式，例如一級分類為時間，二級分類為材料體積，三級分類為使用頻率等的材料歸類方式；②材料入庫信息集體化共享：各級網(wǎng)點間，對于部分材料信息的了解應該是互通的，為確保公司間材料的相互流轉(zhuǎn)，提升材料利用效率，可應用此方式，從全局角度降低材料資源分配不均帶來的資源浪費。

2.最大限度控制材料管理花費成本，推進材料管理數(shù)字化

隨著數(shù)字化時代的到來，材料管理電子化的發(fā)展趨勢愈發(fā)顯著。如何利用數(shù)字化技術，減少人力資源成本與管理資源成本投入，將成為降低企業(yè)管理成本，實現(xiàn)績效提升的關鍵路徑。針對長時間未使用的材料，放置位置應盡量靠近內(nèi)部，并利用數(shù)字化歸檔設備，將材料的保存日期、入庫登記人員予以記錄，從而提升庫房材料管理利用水平。在尋找材料之前，將材料信息首先錄入至系統(tǒng)中，由系統(tǒng)指出材料所在位點，做到材料的存取，一步到位。

3.創(chuàng)新化材料管理工作模式

不僅僅包括領導，材料管理人員更應該認識到材料管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要價值。材料管理人員應擴寬自身工作思路，以更加開放的理念，接納材料管理工作，旨在創(chuàng)造出一套效益性、安全性與規(guī)范性兼具的材料管理新型工作模式。例如在能利用數(shù)字化檢索工具的基礎上，盡量減少手工工作方式。同時，多接納有關提升空間利用率的相關理論，將企業(yè)材料在有限的空間內(nèi)合理擺放，促進空間合理利用。

4.數(shù)字化管理模式界面設置

數(shù)字化管理界面設置內(nèi)容包含兩大方面（見表1）：

表1 數(shù)字化管理模式界面設置

一級內(nèi)容為基本信息、材料管理、出入賬管理、工具設備管理、統(tǒng)計查詢、員工考勤。例如在錄入材料前，需要對商品的基本信息、材料管理狀況、出入賬管理情況、工具設備管理情況、材料入庫統(tǒng)計情況及員工考勤工作予以關注。

二級內(nèi)容為材料管理的核心環(huán)節(jié)，其中涉及四維度內(nèi)容，包括入庫登記、出庫登記、材料計劃與材料庫存四大維度內(nèi)容。例如當材料送至庫房時，應第一時間予以雙方核對及信息錄入。

（三）要更好地管理好庫房，需要配備有責任心的庫房管理人員

配備有責任心的庫房管理人員很重要。有責任心的庫房管理人員，他不會看到庫房到處灰塵，落滿樹葉，而不動一下笤帚。有責任心的庫房管理人員，他不會看到庫房材料到處亂放，而依然在值班室蹺著二郎腿抽煙喝茶，優(yōu)哉游哉。有責任心的庫房管理人員，他不會在有人來領料時，告訴領料人自己去院子里找，自己去拿；他不會在別人問庫房還有什么材料時，告訴別人讓他自己去看。配備了有責任心的庫房管理人員，我們能看到的是庫房處處環(huán)境干凈，貨物整齊擺放。有責任心的庫房管理人員對庫房的材料能做到心中有數(shù)，了解材料的擺放位置和大致數(shù)量。問到哪里就能答到哪里，對答如流。有責任心的庫房管理人員對庫房的材料看管就如自己家的東西一樣愛護，他會對領料人員所領取的物品逐一做記錄，減少個人因素對企業(yè)帶來的材料損失。有責任心的庫房管理人員會不斷地學習材料知識，對材料的型號、材質(zhì)、用處等做到了如指掌。可見，材料管理人員的專業(yè)素質(zhì)將決定著管理工作開展的水平。因此，對其責任心及管理素質(zhì)的培養(yǎng)應是循序漸進的，通過引入以傳幫帶制度，在規(guī)培期間，即養(yǎng)成工作人員良好的責任心。在工作人員掌握材料入庫的基本知識后，更需要致力于提升其工作技能，在責任心與工作技能同步提升的基礎上，有助于材料管理人員工作效率的顯著提升。最后，還要提升材料管理人員的心理素質(zhì)水平。即使再完備的管理體系，也可能出現(xiàn)漏洞，若工作中一旦出現(xiàn)了材料丟失的現(xiàn)象，管理人員應該有足夠的心理承受能力，用自己的工資填補丟失材料，并非為了以罰而罰，而是為了將庫房材料管理制度內(nèi)化于心，當管理人員能夠連續(xù)多月不出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象，則可將罰款資金分次，分筆返還給管理人員，以提升其對公司的歸屬感。

（四）要更好地管理好庫房，需要材料員的監(jiān)督

庫房需要定期地進行盤點。盤點需要材料員以監(jiān)盤的身份介入。材料員要參與盤點。盤點后材料員需要對盤點的實際數(shù)據(jù)與賬務數(shù)據(jù)進行核對分析，找出盤盈盤虧的原因，并及時匯報給領導，同時給領導提出合理的處理建議，最終進行調(diào)整。定期盤點是為了及時發(fā)現(xiàn)材料出入庫過程中的問題，及時進行調(diào)整，做到賬物一致。

庫房管理在公司管理過程中有著舉足輕重的作用。庫房管理需要各方面的共同支持。現(xiàn)在所屬各縣公司需要管理的材料不僅僅局限于工程材料和日常運維材料，還有辦公用品、低值易耗品和工器具。這就需要我們把庫房管理這項工作做精做好。只要我們有了一套管理庫房的好方法，不管是什么庫房，都可以管理好。管理好庫房，就是管理好我們公司的資金。用資金購買的實物材料，要把它用在刀刃上。要看管好我們的材料，不能讓它毀損。材料的毀損就是資金的損失，就是公司的損失，就是對公司資金的浪費。希望我們都能管理好自己的庫房，管理好公司的材料，管理好公司的資金。

圖1為筆者從自身多年管理工作經(jīng)驗出發(fā)，總結(jié)出了筆者有關庫房管理的幾點體會，圖片繪制如下：

圖1 庫房材料管理工作體會思路圖

二、改革前后會計庫房管理效果分析

（一）改革前后會計庫房管理效果評分

由表2可見，于實施前（2019年10月—2020年10月）選取98份會計總賬，于實施后（2020年11月—2021年11月）另選取98份會計總賬，分別從管理形式、管理內(nèi)容、管理效率、管理方法與綜合管理質(zhì)量五大方面評估實施前后會計庫房管理質(zhì)量水平，各維度分值越接近100分代表管理質(zhì)量越佳。

表2 實施前后會計總賬管理質(zhì)量比較（均數(shù)±平均值/分）

（二）改革前后會計庫房管理評分柱形圖分析

圖2 改革前后會計庫房管理評分柱形圖分析

三、有關材料庫房管理建設的深入思考

數(shù)字化庫房材料管理是在數(shù)字化發(fā)展新時代下提出的新型管理模式。該管理模式有別于傳統(tǒng)庫房管理模式，更加注重數(shù)字化技術的融入，屬于時代發(fā)展的必然產(chǎn)物。在各地協(xié)調(diào)開展數(shù)字化管理新常態(tài)的基礎上，通過多平臺協(xié)作，促進庫房材料管理信息的互聯(lián)互通，有助于將庫房材料管理的資源優(yōu)勢充分發(fā)揮，更好地促進材料管理信息的多方傳遞，提升企業(yè)總的資源利用效率。

但從可持續(xù)發(fā)展角度看，現(xiàn)在的數(shù)字化材料庫房管理仍存在不少問題，限制了材料管理工作進一步深化開展。例如當前的數(shù)字化管理模式滲透性不足，缺乏智能化體現(xiàn)。部分公司為節(jié)約庫房材料管理成本，往往利用鏡像化數(shù)字平臺，而這一管理平臺并非真正的智能化管理體系。將庫房材料管理工作委托給外部機構，不僅增加了企業(yè)運營成本，而且也不利于培養(yǎng)企業(yè)材料管理更為自主地向著數(shù)字化方面發(fā)展的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

因此，筆者對未來預期材料庫房管理建設方向提出了全新的見解，例如多投入相關資金，以強化數(shù)字化技術融入，借助大數(shù)據(jù)、云計算等相關技術，建設出一套可行性高、操作間接，能夠提升庫房管理效率的新型管理方式，使庫房管理工作能夠向著數(shù)字化、科學化的方向發(fā)展。

結(jié)語

綜上，在企業(yè)整個供應鏈管理過程中，庫房材料管理起到支撐供應鏈穩(wěn)定性的重要作用，管理者若想要更好地管理好庫房，首先需要領導的大力支持，其次需要材料員的監(jiān)督、配備有責任心的庫房管理人員，同時配備數(shù)字化技術相關的材料庫存管理軟件以便更好地管理好庫房材料。從上述思路出發(fā)，優(yōu)化庫房材料管理工作，能夠提升工作開展質(zhì)效，建議推廣。