新時期加強醫(yī)院計劃生育檔案管理的對策

張愛紅，張潔，劉育新

鄭州大學(xué)第二附屬醫(yī)院計劃生育辦公室，河南鄭州 450014

醫(yī)院的計劃生育檔案管理是以育齡婦女為主，記錄著育齡婦女和其丈夫的相關(guān)資料。 該檔案的建立，能在計劃生育服務(wù)工作中，為其提供便捷、準(zhǔn)確、迅速的服務(wù)計劃，并能為基層計劃生育工作的順利開展提供管理和服務(wù)依據(jù)。因而在醫(yī)院的實際管理工作中，一方面，保障了計劃生育工作的正常實施，另一方面，對醫(yī)院保存和查考具有利用價值的真實歷史記錄。在新時代的計劃生育工作轉(zhuǎn)型發(fā)展中， 為確保醫(yī)院檔案管理的高效化、嚴(yán)謹(jǐn)化、準(zhǔn)確化提供了精準(zhǔn)管理依據(jù)。 對于醫(yī)院計劃生育檔案管理者而言，在生育全面放開的新時期，對比以往的管理工作，在內(nèi)容上有所調(diào)整，但同時也面臨著檔案管理工作中存在的思想不重視、制度不完善、缺少專業(yè)人才等問題[1]，這也對檔案管理人員的素養(yǎng)提出了更高的要求?，F(xiàn)就新時期加強醫(yī)院計劃生育檔案管理的對策闡述如下。

1 計劃生育檔案管理概述

在我國計劃生育管理制度日趨深化的今天，重視計劃生育檔案管理工作，能快速獲得第一手資料，也更能引起醫(yī)院重視，如此才能更好地服務(wù)人民群眾[2]。 因而，在優(yōu)化生育政策的新時代，對于醫(yī)院而言，除了加強和重視計劃生育檔案管理外，還要深入落實計劃生育政策最終為其提供堅實的保障。加之社會層面維權(quán)意識的提高，社會保障制度日趨完善，人們參與保險的積極性也隨之增強。計劃生育檔案作為民眾辦理保險環(huán)節(jié)的重要理賠資料，可滿足育齡期婦女，讓流動人口的婚姻及生育資料更加詳盡，讓其深刻認(rèn)識到建立流動人口計劃生育檔案的重要性，并為滿足其生殖健康的需求提供了佐證資料[3]。

2 計劃生育檔案管理現(xiàn)狀

①計劃生育檔案管理工作者的責(zé)任意識淡薄，原因與其未充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性相關(guān)，因該問題導(dǎo)致信息資源開發(fā)不足，無法發(fā)揮利用效率。因而，對于管理人員而言， 在管理層面暴露出來一定的管理問題，另外人員配備環(huán)節(jié)的隨意性、流動性較大，這也造成了轉(zhuǎn)崗而來的檔案管理人員， 實際工作技能尚待改進。在其工作中受客觀環(huán)境、基礎(chǔ)條件、思想觀念、管理體制等因素的影響，在實踐中還存在一些不足，制約了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展；還因重視對行政人才的培訓(xùn)，卻忽略了對檔案管理人員的培訓(xùn)，甚至未留充裕的時間賦予其充足的進修和實習(xí)機會[4]。 因而重視對系統(tǒng)檔案知識的培訓(xùn)，在以往的經(jīng)驗之中，有待提升相關(guān)人員的思想觀念和管理水平。 唯有此才能真正跟上時代發(fā)展要求，并提升管理人員的工作積極性。

②受管理制度不健全影響，導(dǎo)致檔案管理涉及的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)等少之又少，在不完善的管理制度下，導(dǎo)致許多有價值的文件材料重視度不足，也無形之中造成了檔案收集效率低下；信息管理和檔案管理中存在的部分問題，導(dǎo)致檔案信息的完整性不足以匹配當(dāng)今新形勢下的要求，因而管理失當(dāng)直接暴露出了計劃生育目標(biāo)管理考核無法達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)中，同時也造成了目標(biāo)考核中生育檔案管理不齊全[5]。

③受計劃生育檔案管理在手段層面的落后，因而在檔案工作觀念、資源利用、信息開發(fā)上，形式過于簡單，導(dǎo)致應(yīng)用條件的落實度略顯不足。 除此之外，受檔案管理工作的不規(guī)范性，尤其是基礎(chǔ)管理設(shè)施和技術(shù)更新升級上遜色，尚無法滿足新時期對檔案保管環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化要求。 計劃生育檔案管理的信息化發(fā)展要與時俱進，手工操作的信息整合和應(yīng)用尚待改進。

④在新時期醫(yī)院計劃生育檔案管理中，數(shù)字化技術(shù)盡管有所涉及，但受電子文檔不受載波限制影響，引發(fā)數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置變化，導(dǎo)致信息化管理中存在一定的安全隱患。加之我國在醫(yī)院計劃生育檔案管理環(huán)節(jié)的法律不健全，尤其是網(wǎng)關(guān)、防火墻、防病毒軟件等檔案室建設(shè)不合理，導(dǎo)致電子文件維護難，信息數(shù)字安全性低等風(fēng)險[6]。

3 新時期加強醫(yī)院計劃生育檔案管理的對策

3.1 加強培訓(xùn)，創(chuàng)新手段

醫(yī)院計劃生育檔案管理環(huán)節(jié)，重視對相關(guān)管理人員的崗前培訓(xùn)，并向其廣泛宣傳檔案工作的重要性，重點培訓(xùn)檔案人員。或在業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外出參觀、現(xiàn)場學(xué)習(xí)中，深入檔案知識指導(dǎo)，進一步提升管理人員的業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)重點上，制訂檔案達(dá)標(biāo)升級工作實施方案，明確工作人員，分解落實責(zé)任。 組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)文件、法律法規(guī)、廣泛宣傳檔案等級的目的和意義。制訂和完善檔案管理辦法，各項制度及歸檔范圍，分類大納、保管期限表。 完善和添置檔案的硬件設(shè)施，如調(diào)整實物檔案陳列室、空調(diào)防塵、防鼠、防蟲設(shè)施和檔案盒等[7]。

重視檔案工作，充分了解檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)和任務(wù)，并在社會化、個性化、系統(tǒng)化、專業(yè)化的檔案事業(yè)發(fā)展中，做好對卷宗的收集立卷、歸檔、鑒定、保管等工作。 唯有讓其主觀意識上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性， 才能在計劃生育方案管理及其信息資源開發(fā)中，進一步提高檔案利用效率[8]。

3.2 健全制度，統(tǒng)籌管理

在醫(yī)院管理中，將計劃生育檔案管理納入醫(yī)院的綜合管理事項中，并將其地位與醫(yī)院的醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度相等同。 而在檔案管理內(nèi)容上，除了建立明確、統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)模式外，還要在立卷歸檔制度上，實現(xiàn)對檔案資料的集中管理，確保資料保存、信息管理和檔案管理的統(tǒng)一[9]。

還要求檔案管理人員全面掌握科學(xué)管理現(xiàn)代檔案的多項綜合技能， 并在醫(yī)院檔案管理的人員文化素質(zhì)中，經(jīng)系統(tǒng)化、專業(yè)化培訓(xùn)，予以其充足的專業(yè)理論指導(dǎo)，并在海量的信息歸納中，順應(yīng)時代發(fā)展要求。領(lǐng)導(dǎo)層要從宏觀層面做好對檔案管理工作的把控，以完善的職責(zé)體系，確保各項工作均能落實到人，在檔案管理工作的開展及其責(zé)任追究中，嚴(yán)格做好本職工作，真正尋求與之相符合的醫(yī)院實際管理模式， 并在信息檔案科中，施以嚴(yán)格的準(zhǔn)入制度[10]。

檔案管理各項規(guī)章制度的完善上，還要循證《檔案法》的要求，建立完善的檔案利用、保管和保管期限等制度，并將該類制度納入醫(yī)院的綜合管理事項中。 或在不同醫(yī)院門類、載體中，讓檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。還要成立信息檔案部門，拓展檔案歸檔范圍，實現(xiàn)對檔案管理課題的有效開發(fā)。 為發(fā)揮檔案的效益，通過搞好檔案信息的開發(fā)利用，在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)中實現(xiàn)檔案管理的與時俱進；在醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)與規(guī)劃布局中，強化對相關(guān)人員的宣傳，最終在完善的檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)中，提升其經(jīng)濟和社會效益。 提升檔案管理人員的管理技術(shù)，多渠道（文書、專業(yè)、病案、基建、設(shè)備、財會、音像等）開發(fā)檔案資源；教會其運用各種檢索工具，實現(xiàn)對科研成果的有效編排，在崗位職責(zé)上，進一步提升其考核力度，并為醫(yī)務(wù)人員提供有效參考依據(jù)[11]。

3.3 壯大隊伍，善用技術(shù)

新時代計劃生育檔案的管理技術(shù)中，通過更新檔案保護設(shè)備（去濕、空調(diào)、滅蟲、滅火）以提高現(xiàn)代化技術(shù)水平。 引進計算機管理和現(xiàn)代化多媒體設(shè)備及其“電子檔案”，并及時查找、閱讀，利用電子計算機實現(xiàn)檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用。

新時期，為壯大計劃生育檔案管理隊伍，通過不定期開展專題講座，或在培訓(xùn)過程中，組織檔案人員面對面“研討交流”。 或在計劃生育檔案知識競賽開展中，通過“以賽促學(xué)”的方法，引進更優(yōu)質(zhì)的人才參與學(xué)習(xí)。 并潛移默化地發(fā)揮榜樣的力量， 最終在先進理念影響下，大幅度提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)和專業(yè)技能。 對于醫(yī)院而言，強化在培訓(xùn)檔案人員層面的資金支持力度，采用靈活多樣的學(xué)習(xí)、教育或培訓(xùn)形式，讓人才隊伍在業(yè)務(wù)知識上的鉆研更“精益求精”。 或在檔案管理的綜合技能掌握中，以新方法、新思路等為其提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

建立完善檔案管理制度，具體落實責(zé)任，明確專人，強化管理，實現(xiàn)計劃生育檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。 要建立完善計劃生育檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)， 形成由上而下、縱橫交錯、配合聯(lián)動的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，各縱向線要相互影響、相互作用、相互監(jiān)督、相互制約。 各地區(qū)成立人口和計劃生育管理領(lǐng)導(dǎo)小組， 全面領(lǐng)導(dǎo)地區(qū)內(nèi)檔案管理工作；人口和計劃生育局科室是關(guān)鍵，要多途徑收集、整理計劃生育檔案；各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村的計劃生育管理人員要明確責(zé)任，統(tǒng)計好第一手資料，做好計劃生育檔案的基礎(chǔ)工作。各級要分工協(xié)作，嚴(yán)明責(zé)任，切實管理好計劃生育檔案。 檔案硬件設(shè)施投入環(huán)節(jié)，還通過引進現(xiàn)代化管理技術(shù)，最終在檔案文件的采集、著錄、檢索、傳輸?shù)裙ぷ骷?xì)節(jié)上，讓人員編制及其病例檔案、圖書資料的管理操作朝著智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向邁進[12]。

3.4 加強防范，保障安全

如在醫(yī)院的局域網(wǎng)中，系統(tǒng)化地以信息在線檢索和歸檔服務(wù)功能來實現(xiàn)信息資源的公關(guān)，并在信息查詢的渠道建設(shè)中，讓檔案的數(shù)字化發(fā)展更有序。同時，在醫(yī)院的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化布線中， 建設(shè)完善的內(nèi)部設(shè)施，并在信息的輸入乃至利用中，加強硬件設(shè)施、保障信息安全。采用適當(dāng)?shù)男畔踩夹g(shù)，如防火墻、防病毒軟件、認(rèn)證和認(rèn)可技術(shù)等優(yōu)勢，讓數(shù)字管理的靈活性、直觀性更強。 而在醫(yī)院查詢文件中，可以直接將遺漏人員的信息輸入電腦進行閱覽[13]。

充分認(rèn)識計劃生育檔案的重要作用， 加大資金投入，解決購置設(shè)備經(jīng)費問題，改善檔案工作環(huán)境。各級計劃生育檔案管理人員應(yīng)切實轉(zhuǎn)變觀念， 樹立責(zé)任意識，推動計劃生育檔案工作向法治化、規(guī)范化、制度化發(fā)展。維護安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫環(huán)境，對電子信息檔案的安全運行環(huán)境提供保證。 運作環(huán)節(jié)，確保數(shù)據(jù)庫等設(shè)備遠(yuǎn)離磁場，防范因干擾造成的破壞。 還要求電子檔案管理中配備有獨立的電源室， 避免由于突然斷電造成的數(shù)據(jù)損壞。

同時，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的安全上，要求對所有電子信息進行備份， 確保電子檔案即使丟失損壞也可恢復(fù)。善用本地與異地兩種備份操作形式； 針對加密檔案信息，善用軟件加密、硬件加密、混合加密等方法，確保通過用戶認(rèn)證、身份密碼及權(quán)限分配等方法來保證數(shù)據(jù)的安全。

4 經(jīng)驗借鑒和思考

醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化理念的有效落實，一方面能夠為醫(yī)院診療工作的開展提供更全面的資料參考，通過完善的管理制度與信息平臺， 降低臨床醫(yī)療潛在風(fēng)險；另一方面，憑借規(guī)范化的管理流程，便于管理人員素質(zhì)的提升， 以便為后續(xù)先進技術(shù)的落實提供承接平臺。針對性改善措施上， 通過推行電子檔案向個人開放，其未來發(fā)展的方向包括健康提醒、醫(yī)患溝通、自我管理等，意義在于改善醫(yī)療結(jié)局，以患者為中心提升患者滿意度等。通過規(guī)范、科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)的記錄方法，以居民個人健康為宗旨，對居民的身心健康、醫(yī)療診治、生命安全等相關(guān)內(nèi)容進行記錄，貫穿居民完整生命過程，覆蓋身體狀況、醫(yī)療等相關(guān)因素，滿足居民健康管理需求的一種信息資源[14]。 社區(qū)全科醫(yī)生對轄區(qū)居民衛(wèi)生、醫(yī)療服務(wù)的動態(tài)記錄，全面反映了社會基層醫(yī)療體系在全民健康、就醫(yī)體系中的作用和功效，并為構(gòu)建更加立體、全面、科學(xué)和規(guī)范全民健康醫(yī)療體系提供重要的數(shù)據(jù)信息支持。引入知識管理能夠?qū)崿F(xiàn)對醫(yī)院檔案的開發(fā)和進一步利用?，F(xiàn)代信息技術(shù)能夠處理大數(shù)據(jù)， 實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無線傳輸，在醫(yī)院的知識化檔案管理體系中引入信息化技術(shù)能夠?qū)⑿畔?shù)字化，有利于知識信息的儲存和管理。 管理重點上，從檔案資料收集情況、檔案管理重視程度、檔案管理相關(guān)制度完善及實施、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、檔案的價值發(fā)揮、醫(yī)療檔案服務(wù)作用等著手，大幅度提高其管理效率。運用“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的理念、技術(shù)和手段推動醫(yī)院檔案管理信息化，實現(xiàn)檔案科室與醫(yī)院其他科室的互聯(lián)互通，建立完整、高效的檔案管理體系，為深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革奠定基礎(chǔ)。計劃生育部門應(yīng)多派業(yè)務(wù)骨干人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班及外出參觀，現(xiàn)場學(xué)習(xí)，還可以邀請檔案行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)來講解檔案知識，具體指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作，提高業(yè)務(wù)水平。 在醫(yī)院計劃生育檔案管理中，要重視其水平，并將其作為醫(yī)院基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵一環(huán)加以重視。 同時，還需將醫(yī)院的檔案管理工作列入到醫(yī)院的具體日程中去， 并以此達(dá)到保障管理人員安全，規(guī)范檔案管理工作的效果[15]。

綜上所述，在醫(yī)院計劃生育檔案管理中，醫(yī)院的管理者應(yīng)重視檔案發(fā)展的重要性，并在醫(yī)院資源共享的大背景下，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供高效的服務(wù)。同時，對促進醫(yī)院的計劃生育檔案管理工作順利實施，提升管理質(zhì)量等提供了有效依據(jù)。