電子文件歸檔管理新模式探討

曹湘英

摘要：在大數據技術發展、數字化建設背景下，各項工作、業務會產生大量簽字蓋章憑證，但這些憑證存在一定分散性，整理匯總難度較大。對此，運用電子檔案系統，推進電子文件歸檔管理工作創新具有重要意義，不僅能保證信息資料的完整性，還能提高文件歸檔管理效率，便于利用移動終端和計算機檢索、共享資料，提高了檔案應用效率。基于此，本文結合電子文件歸檔工作實際，探索有效管理的新模式。

關鍵詞：電子文件歸檔;檔案管理;新模式

與傳統紙質歸檔相比，電子文件歸檔在信息構成形式、信息承載方式上出現了新變化，具有明顯的便捷性、可塑性特征。要想發揮電子文件在信息錄入、修改等方面的優勢，相關單位和人員必須構建起全新的管理模式，發揮現代化技術優勢，有序地實現文件整理和歸檔，形成自動化的管理流程，提升文件處理、利用效率。電子文件歸檔的優勢，尤其體現在電子文件的起草、定稿、修改等方面。憑借此優勢，管理工作人員能夠進一步推進辦公自動化，迅速執行文件編輯、更改和共享操作。為了最大程度上發揮電子文件歸檔的優勢，相關人員必須要根據工作實際，優化和創新管理模式。

一、創新管理模式和方法，提高管理便捷性

首先，優化紙質問卷、電子文件歸檔的雙套機制，將全過程管理理念融入電子文件歸檔工作中，促進歸檔、管理工作向自動化方向發展，解決傳統管理工作中存在的脫節、分散問題，促進電子文件歸檔實現管理智能化、系統化，構建無紙化辦公、復合型管理模式。其次，從創新角度改進電子文件歸檔、檔案管理的收集方式。在相關人員完成相關文件處理任務后，負責人要負責接收并審核，再將經過批準、審核無誤文件提交給管理部門歸檔。同時，要兼顧辦結、歸檔工作，對于修改、簽發等事項，盡可能留下附件記錄。其中，要明確各項管理流程的制作和權限，確保人員高效處理管理工作，完整、準確地實施文件歸檔，還要將檔案管理與電子文檔制度結合起來，構建規范化的業務流程。此外，推動無紙化辦公發展進程，提升電子文件歸檔、管理工作效能，為相關部門使用文件提供便利。通過搭建電子文件、檔案共享平臺，形成維護、更新和管理制度，綜合運用數據檢測、采集等技術，促進管控方式從分散化向集中化方向過渡，體現數字化辦公、電子歸檔的便捷性。

二、創新管理制度體系，提高管理規范性

為構建適應電子文件歸檔、管理的新模式，要重點建設和創新管理制度體系。因此，相關單位要根據政策、法律要求，針對性制定制度章程，打造權威的制度體系。首先，在管理方法和方式層面，圍繞科學化管理的要求、實際情況，創新和完善激勵、懲罰制度和追責制度。通過明確管理不到位、檔案安全問題相關制度，嚴厲實施獎勵和處罰舉措，不斷提升管理人員管理意識，確保電子文件管理的有效性，避免出現外泄內部機密信息、管理形式隨意的現象。其次，圍繞提升操作規范性的需求，健全操作規范和制度，尤其是信息錄入環節。通過建立互控制度，能夠使電子文檔歸檔人員樹立監督意識，互相監督和糾正，確保文檔有效傳輸、相關信息可直接利用。此外，在執行電子文件歸檔工作時，要求人員樹立按時歸檔意識，將正式電子文件移交至虛擬電子檔案室，可通過發送郵件或拷貝的方式，傳遞給檔案部門，相關管理人員再進行分類歸檔。

三、創新運用系統和技術，保證管理可靠性

在構建電子文件歸檔管理新模式時，要創新應用先進系統、技術手段，變革傳統管理形式，真正確保文件檔案保管的長久性、安全性，以及檔案傳遞的完整性。例如，在具體工作實踐環節，相關人員可將先進技術引入檔案管理系統，如身份認證、元數據采集、日志查詢管理、全文檢索、操作審計、電子簽名、性能檢測等。同時，為降低電子文件檔案接收、管理的難度，要將實用的功能模塊添加至管理系統，如瀏覽器工具模塊、離線備份模塊、檔案格式轉換模塊、通用數據采集模塊等。通過綜合運用和引入先進技術，解決電子檔案管理效率不高、存儲周期短等問題，保證文件、檔案服務質量。其次，要靈活運用計算機網絡技術，推廣先進的文件調取、利用方式，增強系統建設的有效性，避免受外界因素影響。通過引入和應用數字化轉換方式，相關人員轉化大量標準文檔存儲格式，為使用者提供應用處理、自行恢復服務，展現電子檔案歸檔的便捷性。此外，創新應用信息安全管理技術是重要一環。為保證文件歸檔、存儲的保密性，要采用最新的計算機安全技術，通過設置高級訪問權限、防火墻、自認證密鑰等，避免文件被篡改、盜取或外泄，大幅度提升文件歸檔可靠性。

四、結語

綜上所述，構建電子文件歸檔管理新模式，符合數字化建設、無紙化辦公的社會發展趨勢，具有提升管理工作效能的重要作用。因此，相關人員要結合檔案管理部門實際情況，通過創新管理模式和方法、創新管理制度、創新運用管理系統和技術等方式，妥善、高效地管理電子形式的檔案，嚴格把控過程管理細節，不斷學習和引入新型管理技術，為電子形式檔案接收、管理提供安全可靠的環境。

參考文獻：

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