檔案管理在現代企業管理中的優化對策

◆摘? 要：本文通過分析現代企業管理中檔案管理存在企業對檔案管理缺乏關注、檔案管理方式缺少創新、檔案管理缺乏科學化和信息化和企業部門之間缺乏溝通的問題，提出現代企業管理中檔案管理優化加強對檔案管理關注、建立完善相關檔案管理機制、提高檔案管理人員業務水平和檔案管理信息化優化等對策。希望可以對現代企業檔案管理優化管理有參考意義。

◆關鍵詞：檔案管理;現代企業管理;優化

一、檔案管理在現代企業管理中存在的問題

（一）企業對檔案管理缺乏關注

在目前企業競爭越來越激烈和復雜的時代，現代企業對于檔案管理的關注仍然不夠強烈，檔案管理作為現代企業管理中至關重要的一個部分，對企業管理的條理性和規劃性有一定的幫助，企業的檔案文件涉及到企業很多的商業機密或者是工作存檔，倘若企業對檔案管理缺乏了一定的關注，使這一塊能力缺失，企業的管理就會受到影響，產生很多不必要的問題。而很多的企業只關注到了企業的利潤增收和企業競爭力的提高等這些方面，將關注的目光主要放在了如何提高企業生產力和提高企業競爭力等方面，這樣往往就會忽視檔案管理對于企業基礎發展和長遠發展的重要性，缺乏對企業檔案管理部門的設置和管理，使得企業在檔案管理這一塊的缺失，從而會導致更多例如檔案管理人員和檔案管理人員專業能力不夠的問題發生，使檔案管理問題頻發工作效率低下，導致企業機密信息泄露和留存檔案遺失破損的情況發生。

（二）檔案管理方式缺少創新

由于我國現代企業對于檔案管理的工作缺少重視，企業的檔案管理一直沿用的是陳舊的、傳統的檔案管理方式，沒有順應時代的發展潮流，沒有適應企業的變化，例如企業的檔案管理工作仍然使用的是人工整理的方式，沒有系統地將文件進行整理，甚至會涉及到很多實體的紙張，而一個企業產生的文件的數量是很龐大的，來源和類別也多種多樣，這對于檔案管理部門來說，工作量是巨大的，加之效率極其的低下，文件會有累加混雜的情況，這就增加了檔案存儲和管理檔案的負擔。

（三）檔案管理缺乏科學化和信息化

在現代科學技術發達的時代，企業由于缺少對企業檔案管理的重視，并沒有將信息化和科學化貫徹到企業檔案管理中去，也沒有建立具體的檔案管理培訓體制，因此檔案管理人員就沒有辦法科學有效率地進行管理工作，也沒有意識將信息化和科學化貫徹到水平發展的意識。但是隨著我國檔案管理建設的進程不斷加快，企業對于檔案管理越來越重視，開始關注檔案管理的專業化，但是卻忽略了檔案管理工作還需要科學化和信息化，而傳統的檔案管理方式和體制，使得信息化難以得到實際的進展，從而影響了企業檔案管理科學化的管理目標，降低企業檔案管理的服務的質量，從而導致企業日后對于文件檢索的問題發生。

（四）企業部門之間缺乏溝通

現代企業作為越來越完善的一個整體，部門與部門之間應該聯系緊密，這樣對于企業整體的運作有積極的影響，而檔案管理部門作為一個相比于企業其他部門工作內容較為獨立的管理部門，實際上在工作過程中也十分需要與企業其他部門保持溝通和聯系，便于和其他部門進行工作的有序配合。但是，企業中部門和部門的有效交流和合作是有困難的，各個部門都有自己的工作任務和目標，可能沒有精力去溝通，不能及時回應，或者其他部門在與檔案管理部門進行合作時，可能會提交混雜和缺失內容的文件，甚至是有虛假內容的資料文件，造成企業檔案管理部門工作的不便。

二、檔案管理在現代企業管理中的優化對策

（一）企業加強對檔案管理關注

現代企業在企業競爭力發展的同時，也應該對企業檔案管理重視起來，如果企業的檔案管理還在原地踏步，則會與時代格格不入，難以繼續的適應和發展，任何一個企業在違背時代潮流的走向中，都會難以生存。所以企業應該順應環境的變化，對檔案管理進行重視，并將檔案管理工作的重要性向企業檔案管理部門和企業其他各個部門展現，使企業工作人員進一步深刻認識到檔案管理的重要意義。同時，還要做好檔案管理的相關法律法規和組織紀律的宣傳工作，號召企業檔案管理工作人員和其他部門工作人員深化到自己的工作中，完善企業檔案管理的工作。

（二）企業建立和完善檔案管理機制

現代企業應該根據企業自身的實際情況，建立和完善檔案的管理制度，合理的規范企業檔案管理的各項工作要求，從而助力檔案部門提升檔案管理水平，有利于企業實現檔案管理的優化，再加上企業對檔案管理工作的重視，檔案管理制度也能得到很好的遵守，實現檔案管理制度的完善和實踐，使檔案管理工作更加規范的進行。例如，企業規定每位職員都不能私自存儲公司內部的檔案文件，嚴格保密檔案的內容，并且建立安全體系，要注意檔案室的物資放置，不要出現易燃易爆的物品，注意室內溫度的控制。企業還可以組織專人負責專項事務，合理明確的進行分工和定責，使企業檔案管理工作進一步發展。

（三）提高檔案管理人員專業水平

檔案管理并不是猜想當中簡單的整理資料的工作，而是一個需要相當專業的工作，需要對大量的文件資料進行挑選和信息提取，如果要促進檔案管理科學化和信息化的發展，首先就要提高檔案管理工作的專業性，而企業檔案管理部門人員就直接影響著檔案管理工作的專業性，他們工作完成情況也使檔案管理工作的效率深受影響。所以，要做好對檔案管理人員的培養，提高檔案管理人員的綜合素質水平，在此過程中，要使檔案管理工作人員真正認識到檔案管理工作的重要性，對自身工作影響的認識更為清晰明確，對待檔案管理工作更有專業性，樹立科學正面的檔案管理態度。同時，企業還要開展對檔案管理者的信息技術的培訓，因為現代信息技術的應用越來越普遍，檔案管理人員的業務水平和職業素養水平應該與社會發展共同進步。

參考文獻

[1]孫勇軍.企業檔案管理中存在的問題及優化措施[J].企業改革與管理，2019（04）：41+44.

[2]周唯薇.新時期事業單位如何做好檔案管理優化工作[J].蘭臺世界，2018（A2）：69-70.

作者簡介

劉入化（1994.03—）男，四川蒼溪，漢族，本科，通信設備環境工程師，中國鐵塔股份有限公司巴中市分公司，研究方向：電氣工程、通信電源、新能源發電技術。