極地檔案數字化建設的必要性及存在問題對策探討

王心怡

（中國極地研究中心（中國極地研究所）, 上海 201209）

近年信息化技術的飛速發展以及無紙化辦公模式的進一步普及, 推動檔案工作朝著信息化的方向快速發展, 信息化建設已經成為當下檔案工作發展的重點方向, 而數字化建設則是檔案管理模式從傳統向信息化轉變的重要手段之一?，F從極地檔案管理工作入手, 結合實際工作情況探討極地檔案數字化建設的現狀以及對今后檔案工作的影響。

1 極地檔案數字化建設的必要性

1.1 有利于極地考察歷史檔案的更好保護

以中國極地研究中心為例, 現階段庫存檔案依舊是以紙質檔案為主, 其中包含約占庫存檔案1/4的早期極地考察歷史檔案, 這些檔案記錄了中國極地考察事業的發展歷程, 包含了極地考察科研、基建、裝備等各方面的內容, 是回溯中國極地考察歷史的珍貴資料。這些極地歷史檔案是我國早年開展極地考察時在極地現場的工作和生活中逐漸形成的, 受限于當時惡劣的極地環境和保障條件, 極地檔案在形成初期就未能處于良好的檔案保管條件下, 存在紙張發脆、受潮、字跡不清晰等問題。同時由于早期人們沒有形成足夠的檔案保護意識, 也缺乏科學的檔案保管知識和手段, 在紙質檔案頻繁的借閱、使用過程中因為難以避免的觸摸、光照、濕度等客觀因素, 導致檔案受到不可逆的損傷, 即使通過后期的檔案修復, 也難以恢復到檔案最初的狀態, 如果繼續沿用這種利用方式, 無疑縮短了珍貴歷史檔案的使用壽命, 不利于檔案的保護。及時將歷史檔案進行數字化掃描, 建立電子檔案數據庫, 配合檔案綜合管理系統的使用, 盡可能的減少檔案原件的接觸, 使其能夠長期保存在嚴格控制溫濕度、光照等的檔案專業庫房中, 有利于延長檔案的使用壽命, 達到保護珍貴檔案的目的。

1.2 極地檔案利用的特殊需求

極地工作存在其特殊性, 大部分的科研、基建、保障等業務工作都是在極地現場進行的, 現階段隨著極地領域考察研究需求的擴展, 每年度需要分別執行一次南極科學考察和一次北極科學考察, 全年有將近9個月的時間是在大洋極地現場, 所在單位有超過半數的業務依托于極地現場工作, 每年度參與極地考察的人員接近500人次。在極地現場工作中, 包含了基建、科研和業務調查等多方面工作內容, 而參與每個考察隊次的科考人員并不是固定的, 為了讓極地現場工作有延續性地進行下去, 就需要歷年各隊次的檔案為后續工作提供依據。極地考察工作任務量大、涉及學科領域眾多, 這使得隨考察船或飛機攜帶大量實體檔案是不現實的。同時極地現場環境惡劣, 考察隊移動頻繁, 工作中不能很好地隨時保證檔案實體的安全, 極易造成檔案損毀, 所以極地檔案的數字化建設是保障極地現場工作的一項重要且迫切的任務。

1.3 電子化辦公發展的必然需求

電子辦公相對于傳統的紙質辦公而言, 具有方便、快捷、高效等特點[1］, 逐步成為主流的辦公模式, 中國極地研究中心現已擁有成熟的辦公自動化系統, 可以執行各類辦公流程, 使辦公流程進一步朝著無紙化方向發展, 同時檔案管理也有相應的綜合管理系統, 能夠進行檔案收集、整理、立卷、移交、借閱、統計等流程管理。之前兩個系統相互獨立運行, 未能充分發揮信息系統的優勢, 為滿足信息一體化的需求, 應進一步推進檔案綜合管理系統與辦公自動化系統之間的對接, 使辦公流程中產生的文檔自動歸檔在檔案管理系統中, 這將在很大程度上減輕檔案工作人員的工作量。

1.4 信息化發展的未來趨勢

隨著電子信息化的飛速發展, 檔案數字化管理的優勢也越來越顯現。主要體現在：（1）簡化歸檔流程。數字化管理下的檔案簡化了收集和整理的流程, 從源頭即辦公自動化系統上就可以對檔案資料進行分類, 避免大量檔案資料匯聚到檔案系統后, 依靠人工在流程末端進行分類整理造成的錯誤或疏漏, 使檔案歸檔的流程更為快捷方便和準確。（2）提高檔案檢索精度?，F在比較主流的方法是將紙質檔案數字化掃描成雙層PDF格式的電子文件, 當用戶檢索檔案時, 不僅可以檢索到檔案目錄層面, 更可以利用關鍵詞精確檢索至文件內容, 極大地提高了檔案檢索的精確度。（3）有效防止檔案信息遺失。電子檔案是將原來的紙質檔案信息轉化成數字代碼存儲在硬盤、光盤、數據庫等各種不同的載體上, 能夠較為容易地實現雙套甚至多套備份, 有效防止因紙質檔案老化或損壞造成的檔案信息的遺失[1］。（4）方便檔案管理。檔案管理人員可以通過檔案管理系統, 詳細了解年度檔案的收集整理、查閱利用等情況, 為后續檔案管理工作的改進和提升提供有效依據。

1.5 保證科技檔案的完整性

中國極地研究中心（以下簡稱本單位）庫存的紙質檔案中科技檔案占了很大比重, 科技檔案主要包含本單位的各類科研、基建、業務等項目, 在科技檔案的管理流程中如何保證一個項目檔案的完整性是面臨的一個重要難題。在一個項目執行過程中, 通常會涉及到項目的過程管理性文件、實施中的技術文件以及與項目經費相關的財務文件等。由于很多紙質文件具有原件唯一性, 如簽報、上級單位批文等, 在項目文件歸檔過程中, 原件存于何處一直具有爭議性。通常的解決辦法是原件歸檔于一處, 如科技檔案中, 盡量保證項目檔案的完整性, 而其他地方留存復印件, 同時標注原件存放何處。但在實際工作中, 經常會出現項目研究人員將原件用于財務報銷, 最后歸于會計檔案, 只留復印件用于科技檔案歸檔；或在實施周期較長的項目中, 原件已在當年歸入文書檔案, 待項目結束后只能歸檔復印件, 造成科技檔案管理上的混亂, 也造成后續檔案原件利用的不便。檔案數字化則提供了一個較好的解決方式, 與項目有關的所有原件均歸于科技檔案中, 同時建立檔案數據庫, 開放查詢端口至辦公自動化系統和財務管理系統, 這樣既保證了科技檔案的完整性, 也方便不同需求角度的查詢利用。

2 檔案數字化管理過程中存在的問題和不足

2.1 電子檔案存儲載體的安全穩定性有待提高

目前較為主流的電子檔案存儲方式有硬盤、光盤、服務器等, 雖然有存儲量大、方便備份及環境要求與紙質檔案相比較低等優點, 但也存在設備老化、易遭到計算機病毒感染等危險, 而一旦存儲電子檔案的載體遭到破壞, 將會面臨檔案信息的大量丟失、泄露, 以及數據恢復的高額成本。所以及時對電子檔案信息進行備份, 同時采用更安全穩定的存儲載體, 是檔案數字化管理過程中需要注意的問題。

2.2 檔案數字化管理制度不完善

檔案數字化建設是近幾年檔案工作的重點之一, 各企事業單位都在探索數字化建設的道路, 如國家檔案局在2017 年發布的DA/T31—2017《紙質檔案數字化規范》, 為推薦性行業標準。但檔案數字化建設所涵蓋的范圍很廣, 除了數字化掃描的技術要求外, 還涉及信息安全、涉密檔案管理、軟硬件配套設施要求、外包服務資質認定等方面, 現有的規章制度與數字化建設的需求差距較大, 不能滿足實際工作的要求。國家和地方政府還需要出臺相應的政策法規, 建立完善的數字化建設體系, 為基層單位的數字化建設提供指導思想和行為準則[2］。

2.3 先進信息技術手段運用滯后

以本單位為例, 目前檔案數字化的管理還處于較為淺顯的層次, 僅依靠檔案綜合管理系統進行檔案管理, 作用也僅限于編目、立卷、檢索、統計等基本功能, 沒有充分發揮數字化管理的優勢。檔案管理系統沒有與其他辦公管理系統充分對接, 系統之間功能不配套, 信息不能及時互聯互通[3］, 造成檔案管理的滯后和不便。缺乏對諸如數據庫、大數據等技術的熟練運用, 使檔案管理和信息資源挖掘手段還停留在十幾年前的水平, 離當前先進的信息管理技術有著較大差距。

2.4 檔案數字化管理專業人才缺失

隨著檔案朝著數字化管理的方向發展, 對檔案管理人員的要求也在提高, 不僅要求管理人員擁有檔案管理知識, 同時要具備豐富的信息技術專業知識, 在實際工作中要能將兩個領域的知識有機結合, 融會貫通, 才能促進檔案數字化建設的長遠發展。當前, 具有檔案專業的全國高等院校較少, 檔案高層次人才更是缺失嚴重[4］, 人才短缺也是造成檔案數字化建設進步緩慢的重要原因之一。

3 檔案數字化發展的對策探索

3.1 構建科學合理的檔案信息化管理體系

檔案數字化建設是一項長遠工作, 是關系極地檔案未來發展的一項重點工作, 檔案管理人員需要跳出傳統檔案工作的思維制約, 結合極地工作的特殊性和個性需求, 充分利用新技術、新手段, 使極地檔案工作走上信息化道路, 提高極地檔案管理工作的效率, 深度挖掘極地檔案資源的價值。單位要建立健全管理責任制, 明確檔案的分管領導和管理人員, 專人專責, 做好頂層設計, 明確工作任務, 確立獎懲機制[4］, 同時在軟硬件設施、資金、人員等方面提供堅實的保障, 確保極地檔案工作有序、健康的發展, 充分發揮極地檔案的價值。

3.2 加快推進檔案數字化標準規范的制定

檔案數字化工作的發展需要有相應的法規及標準規范作為制度保障。從實際工作中看, 近幾年各領域、各行業都在陸續開展數字化工作, 需要有一個統一的標準規范為檔案管理人員提供工作指導, 從制度層面對檔案數字化的掃描加工、移交接收、立卷歸檔、信息開發利用等方面提出明確要求[5］。而作為極地工作者, 也要依據極地考察工作的特殊性, 制定切實可行的管理規定, 細化檔案工作中涉及到的各方面的要求, 為實際工作提供有力的制度依據。

3.3 更新軟硬件配套設施

檔案數字化建設離不開軟硬件設施的配套保障。要提高檔案綜合管理系統的兼容度, 使其能夠和其他辦公系統對接, 保證電子資料的正常接收和歸檔, 減輕依靠人工跨系統歸檔的工作量和出錯率。同時要提升系統的安全防護級別, 隨著信息技術的發展, 數據篡改、數據丟失、計算機病毒、黑客攻擊等仍存在較大風險, 要利用更安全的技術防護手段來保障數字化檔案的信息安全, 必要時采取物理隔離的方式來保障檔案信息安全, 要把數據安全放在檔案管理的第一位, 避免檔案信息的丟失或損壞給單位造成重大損失[4］。

3.4 擴展檔案管理人員的專業水平

人才隊伍的建設對檔案管理未來的發展具有重要的意義, 當下很多檔案管理人員, 尤其是基層單位的人員知識儲備過于單一, 缺乏信息技術及其他專業的相關知識, 不利于檔案管理的健康發展。應建立科學的人才培養和引進機制, 鼓勵檔案管理人員積極更新知識體系, 不僅是信息科學技術, 還應涉及其他學科領域的知識, 培養檔案管理的復合型人才, 打破傳統檔案管理思想的制約, 推進檔案信息化的發展。單位也應搭建科學合理的人才管理體系, 提供良好的發展學習平臺, 提高基層檔案工作人員的待遇水平, 避免崗位人才流失。

極地檔案管理工作雖然是極地考察事業中的一項基礎性工作, 但同時也是單位組織管理工作中重要的一環[6］。極地檔案數字化管理至今還處在探索的階段, 在建立管理體系和實施的過程中仍存在著諸多問題, 檔案管理人員應積極面對并提出解決方案, 在制度建立、技術支撐、資金保障、人才培養等方面需要不斷發展和完善, 最終建立穩定高效的極地檔案數字化管理體系。