淺談國有企業(yè)人事檔案管理的問題與對策

侯雯雯

摘要：干部人事檔案是國有企業(yè)人事管理工作的一個非常重要的部分。國有企業(yè)應該充分重視人事檔案工作，利用好檔案專項審核這個工具，梳理及優(yōu)化工作流程，發(fā)揮人事檔案對相關職能管理工作的聯(lián)動推進作用，進一步促進企業(yè)人才戰(zhàn)略實施及干部隊伍建設等人事工作的穩(wěn)步推進。

關鍵詞：國有企業(yè);人事檔案;管理

近年來，中共中央組織部下發(fā)了一系列關于人事檔案工作的文件通知，在全國范圍內部署干部人事檔案審核工作，嚴明組織人事紀律，充分說明了人事檔案工作在當下國有企業(yè)管理工作中的重要性。

一、干部人事檔案的主要內容

相對于私營企業(yè)、外資企業(yè)，國有企業(yè)的人事檔案工作在企業(yè)管理中處于比較重要的地位，是組織人事部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中，形成的反映干部經歷、政治品質、思想道德品行、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據(jù)。

根據(jù)檔案材料十個分類，具體檔案資料包括：1. 履歷材料;2. 自傳和思想材料;3. 考察考核、鑒定材料;4. 學歷學位、專業(yè)技術職務評聘、學術評鑒和教育培訓材料;5. 政歷審查、審計和審核材料;6. 入黨入團材料;7. 表彰獎勵材料;8. 違規(guī)違紀違法處理處分材料;9. 工資、錄用任免聘用、出國和會議代表等材料;10. 其他可供組織參考的材料。由此可見，干部人事檔案的內容涵蓋了干部成長的全過程，包括從高中、高考到大學或研究生階段的學習經歷，畢業(yè)后參加工作及期間工資變動、崗位級別變動、工作單位變動、職稱或技能評審等工作經歷，入團、入黨的整個過程，在各個階段形成的鑒定、政審、獎勵和處分材料，以及個人履歷表、自傳等其他輔助性材料。

通過查閱干部人事檔案內容，國有企業(yè)人事管理部門可以充分了解干部的學習、工作經歷，能夠反映出其工作、業(yè)務能力，并通過組織對其的考察考核了解其品德作風情況，從而形成對干部的整體的評價。其中，職稱取得情況、干部職務任免等重要信息，也直接影響職工的工資待遇等。黨員身份更是在國有企業(yè)中特別重要的一個方面，入黨時間、入黨手續(xù)是否齊全、過程是否合規(guī)，都是干部人事檔案中非常值得重點審核的內容，特別是黨員的真實性核查，在選拔任用干部的過程中尤為重要。干部人事檔案中，處分記錄也是極其重要而且很容易被忽視的一個方面，它直接反映了干部的思想政治覺悟，在干部考察時起到非常關鍵的作用。

二、當前國有企業(yè)人事檔案管理中存在的問題及難點

（一）檔案信息記載不一致現(xiàn)象比較普遍

目前大多數(shù)干部人事檔案，因年代久遠，身份證辦理時間較晚，早年缺少對自己身份信息的準確記憶，或者陰陽歷不分，再加上對人事檔案及其重要性的認識也不夠，填寫資料較為隨意，不經核實，僅憑個人記憶就在檔案材料中填寫了不準確的信息，導致現(xiàn)存干部人事檔案材料存在很多信息記載不一致的現(xiàn)象。其中較為重要且影響較大的就是干部的出生日期，有些甚至比身份證相差2～3年，對于干部選拔以及今后退休時間都會帶來較大影響。

目前，國內大部分省市地區(qū)為企業(yè)職工辦理退休時，按照原勞動和社會保障部的規(guī)定，“如本人身份證和檔案記載的出生時間不一致的，應以本人檔案中最先記載的出生時間為準”。如此看來，職工檔案審核時所做的“三齡兩歷”信息確認工作就顯得尤為重要。例如之前有職工身份證上的日期比檔案最早記載的日期晚的，若未能進行檔案審核，而是按照身份證上的年齡辦理退休，會出現(xiàn)未能按照退休年齡辦理退休的情況，導致工齡發(fā)生變化。

（二）存在重要檔案資料缺失的現(xiàn)象

人事檔案中參加工作資料的缺失，以及參加工作時間記載不一致也是干部人事檔案中出現(xiàn)問題比較多的一個方面。一是社保繳納全面實施之前，職工參加工作時間及工作經歷的確定，只能依據(jù)人事檔案資料的記載，其中工作單位調動文件丟失的現(xiàn)象比較普遍，直接影響了退休后工齡的確認，很多人到退休時才得知檔案中缺少類似文件，再去相關單位查調歷史檔案記載文件，時間緊迫，頗為不易。二是一些私營檔案意識淡薄，辦理入職流程不規(guī)范，職工參加工作后不能及時簽訂勞動合同，甚至不能及時繳納社保，導致員工工作記錄不齊全、不連續(xù)，給員工工作經歷的認定帶來很多麻煩。

（三）存在檔案重要信息涂改情況

部分干部人事檔案材料存在重要信息涂改的情況，也是人事檔案管理工作的重中之重，需要格外重視。審查人員要通過比對各個時期資料記載情況，分析、研判其涂改行為是否存在得利情況，在檔案信息認定時，務必按照“不重復得利”的原則，對其進行認定，避免以后繼續(xù)得利。對于行為較為嚴重惡劣的情況，在必要時需要進行處分處理，對于干部監(jiān)督、考察及人才鑒定等存在直接的影響。

（四）人事檔案管理仍存在“脫節(jié)”現(xiàn)象

當下人事檔案管理在許多國有企業(yè)人事管理工作中仍然沒有得到足夠的重視，與人事工作的其他模塊還存在“脫節(jié)”現(xiàn)象，同時，在人事檔案信息化方面也存在較大的提升空間。檔案審核工作在國有企業(yè)人事管理工作中就顯得尤為重要，應該將檔案審核工作常態(tài)化、全覆蓋，從而全面、動態(tài)地掌握干部、職工的各項基本信息，隨時為干部選拔、人才推薦工作提供基礎可靠的支撐。

三、人事檔案管理提升工作思路

（一）充分發(fā)揮人事檔案專項審核的作用

國有企業(yè)必須充分發(fā)揮人事檔案專項審核的作用，將此項工作作為人事檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的利器。干部人事檔案要作為干部選拔、人才崗位配置的重要依據(jù)，首先要確保檔案內容的真實性和準確性，干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間，以及學歷學位、工作經歷、家庭主要成員及重要社會關系等基本信息，都要通過干部人事檔案的專項審核來進行核實，以確保選拔任用公平公正。

干部人事檔案專項審核工作要重點查核檔案內容是否涉嫌涂改、造假現(xiàn)象，重要材料是否缺失，以及檔案記載信息是否存在前后相互矛盾等情況，對于違規(guī)違紀的問題應當及時核實處理，做好業(yè)務把關和指導服務工作，使干部人事檔案工作成為從嚴管理干部的重要舉措和整治選人用人不正之風的重要內容。

在檔案專項審核中，對出生日期信息進行認定時，要明確認定的是干部職工的政治年齡，不一定是實際年齡，認定時要特別注意“不能重復得利”的原則。確定干部參加工作時間最重要的依據(jù)文件則是畢業(yè)生轉正定級表和畢業(yè)生就業(yè)通知書，或有同等作用的證實文件。除此之外，勞動合同、歷年工資審批單、歷年年度績效考核文件、帶有工作起止時間的解除合同證明、入職時填寫的帶有工作單位蓋章的《干部履歷表》和職稱評審文件等也可以作為參加工作的依據(jù)。

此外，國有企業(yè)人事管理部門應該至少在員工退休前5年之內，對其人事檔案進行專項審核，及時確定職工的年齡，也可避免職工到退休前才去尋找歷史資料帶來的一系列麻煩。

（二）規(guī)范梳理工作流程

在人事檔案管理中，要規(guī)范檔案中重要材料的收集流程，形成管理制度，定期向相關職能部門或崗位人員收集歸口的檔案材料，保證檔案材料完整性。此外，人事部門要定期組織填寫《干部履歷表》，在審核時，充分利用好《干部履歷表》及職工年度績效考核文件進行個人履歷梳理。

干部人事檔案專項審核工作能夠系統(tǒng)梳理干部的個人經歷及相關評價鑒定等，也能在補充收集資料的過程中，將人事工作中的薪資、績效、勞動關系等各個模塊進行相應的梳理和歸納，人事部門應該充分重視和發(fā)揮好檔案專項審核工作的作用，以此為契機將人事工作的幾個模塊同步理順。

（三）重視檔案信息反饋，形成基于人事檔案的人員信息庫

檔案專項審核工作完成之后，要將認定結果及時反饋到其他工作模塊中去，對出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作及任免經歷等各項信息進行反饋和更新，形成一套基于人事檔案的員工信息庫，從而保證人事信息的準確性和可靠性，為人事信息的運用奠定堅實的基礎。

四、干部人事檔案管理工作展望

干部人事檔案工作不是一個獨立的工作部分，而是與其他職能管理工作密切相關的，應當與職能管理工作的相關模塊聯(lián)動推進。

第一，干部人事檔案工作服務于干部組織工作，作為干部任前考察的一個關鍵環(huán)節(jié)，在考察培養(yǎng)干部中發(fā)揮著巨大的作用。通過檔案材料真實性鑒定，考察干部的政治覺悟，是否對黨和組織忠誠，作風是否正派;通過對檔案內容梳理及核實，考察干部的資歷、履歷是否符合干部任職要求，奠定干部選拔任用的基礎。

第二，干部人事檔案工作應當作為崗位配置和人才利用的重要基礎依據(jù)。人事檔案可以反映一個人的學習經歷和工作經歷，雖然人事部門已經掌握了職工的基礎信息，但不夠全面，特別是對于一些研究生以上學歷的人員，只掌握最高學歷情況，對于之前的履歷沒有存檔，通過人事檔案工作，可以更全面地了解職工經歷，結合其檔案中的評價、鑒定資料，也可以對員工的性格、工作特點做一個更立體的了解，有助于結合員工特點開展崗位匹配及人才選拔。

第三，人事檔案工作與黨建、監(jiān)督等工作密切關系。人事檔案工作應當與黨建工作聯(lián)動起來，黨員完成入黨轉正手續(xù)之后，要及時將黨員材料歸檔到干部人事檔案中。此外，人事檔案中需要歸檔的處分材料、獎勵材料等也需要由相關部門及時歸檔。這就要求人事檔案管理工作與相關部門工作相聯(lián)系，加強各部門的檔案重要性意識，做到信息共享，確保重要檔案材料都能夠及時歸檔，避免遺漏。

第四，國有企業(yè)可以在現(xiàn)有人事檔案管理的基礎上，進一步探索和推進人事檔案信息化工作，研究和改進檔案的保管方法和保護技術，逐步建立起干部人事檔案的科學利用機制，為干部資源配置、干部隊伍宏觀管理和選拔、推薦人才等工作提供精準高效的服務。

參考文獻：

[1]李薇，王琳，韓旭.淺析事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].中國衛(wèi)生人才，2017（05）：80-87.

[2]文松.對人事檔案管理工作改進的一點思考[J].蘭臺世界，2018（07）：36-38.

（作者單位：華電電力科學研究院有限公司）