新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理的新思路

韓冰

摘要：對(duì)醫(yī)院而言，檔案是其寶貴的財(cái)富。新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)積極創(chuàng)新，探索適合時(shí)代發(fā)展之路，健全現(xiàn)有的檔案管理制度，獲得各個(gè)科室地配合，增強(qiáng)醫(yī)院職工檔案管理工作的基本意識(shí)。當(dāng)前背景下醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，但仍需量力而行，避免出現(xiàn)急于求成的問(wèn)題，合理利用檔案，發(fā)揮其價(jià)值，助力醫(yī)院的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;制度;信息化;培養(yǎng)

前言：檔案管理工作是醫(yī)院工作中十分重要的組成部分，為各個(gè)部門(mén)工作的順利進(jìn)行提供有效的參考和支撐。在新的形勢(shì)下，為更好地推進(jìn)醫(yī)療體系的改革，醫(yī)院檔案管理需要迎頭趕上，適應(yīng)改革的需要，對(duì)于檔案中存在的問(wèn)題進(jìn)行整治和改進(jìn)，使其得到合理化、科學(xué)化的發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作整體水平的提升。

1、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1缺乏明確的管理

制度現(xiàn)階段，檔案管理工作的開(kāi)展沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的規(guī)范，在檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)的失誤沒(méi)有相應(yīng)是懲罰措施，一定程度上助長(zhǎng)了不良風(fēng)氣。由于沒(méi)有明確的管理制度，檔案管理人員在進(jìn)行工作時(shí)沒(méi)有全身心的投入，致使檔案問(wèn)題多發(fā)，形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作來(lái)講有著重要作用。整個(gè)醫(yī)院體系普遍存在有檔案管理工作疏于管理的明顯問(wèn)題，醫(yī)院檔案管理缺乏必要的管理體制機(jī)制，加之醫(yī)院檔案門(mén)類(lèi)眾多而又復(fù)雜，出現(xiàn)檔案管理的隨意性較大。

1.2檔案信息化水平偏低

信息技術(shù)快速發(fā)展背景下信息化管理以其低成本和高效率得到廣泛推廣，且在各行各業(yè)都得到廣泛運(yùn)用。文字是醫(yī)院檔案信息主要形式，資料多且占據(jù)較大的空間，整理難度較大，近年來(lái)越來(lái)越多的企業(yè)積極將其應(yīng)用于檔案管理。但當(dāng)前階段我國(guó)不少醫(yī)院檔案信息化管理水平不高，且檔案信息化發(fā)展的過(guò)程中存在各種問(wèn)題，比如不注重醫(yī)院檔案管理研發(fā)方面的資金投入，所用的檔案管理軟件比較落后，無(wú)法跟上新形勢(shì)的需要，除操作復(fù)雜之外對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響，不利于信息管理工作的開(kāi)展。

1.3重管理輕使用

檔案管理工作中比較常見(jiàn)的問(wèn)題就是重管理輕用的問(wèn)題。目前仍有不少醫(yī)院檔案管理人員收集和整理檔案后將其束之高閣，對(duì)檔案的利用重視不足，更不注重開(kāi)發(fā)檔案的信息資源，尤其是有意義的檔案，導(dǎo)致不少珍貴的檔案無(wú)法發(fā)揮其價(jià)值，長(zhǎng)期下去就會(huì)讓檔案管理流于形式，阻礙檔案管理工作的發(fā)展。且傳統(tǒng)檔案管理中無(wú)論信息不全還是查找不便等一定程度上可能與重管輕用等有關(guān)，這些問(wèn)題都影響到醫(yī)院檔案管理水平的提升，阻礙醫(yī)院檔案管理工作的正常發(fā)展，醫(yī)院檔案與時(shí)代發(fā)展的腳步日行漸遠(yuǎn)，這也是新形勢(shì)下醫(yī)院檔案工作亟需轉(zhuǎn)變提升的關(guān)鍵方面。

2、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理策略

2.1完善醫(yī)院檔案管理制度，規(guī)范管理模式

完善醫(yī)院檔案管理制度，建立檔案保管利用制度，建立檔案保管范圍、期限等相關(guān)規(guī)定，并將這些規(guī)定和制度納入管理評(píng)價(jià)醫(yī)院，制定相關(guān)評(píng)價(jià)機(jī)制。獎(jiǎng)懲措施促進(jìn)規(guī)章制度的順利實(shí)施，并能充分調(diào)動(dòng)檔案管理者和部門(mén)的積極性。標(biāo)準(zhǔn)和制度的完善要立足醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，充分吸收各個(gè)部門(mén)相關(guān)人員參與，以檔案人員作為核心，充分征求和吸收相關(guān)部門(mén)工作人員的意見(jiàn)或意見(jiàn)，研究各部門(mén)對(duì)檔案管理的實(shí)際需求，并結(jié)合集團(tuán)內(nèi)豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，制定一套適合實(shí)際需要的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理從以下方面的轉(zhuǎn)變沒(méi)有按章辦事的依據(jù)管理體制的改造，形成了規(guī)范的管理，檔案的完整性和連續(xù)性得到了保證。

2.2開(kāi)展檔案培訓(xùn)，強(qiáng)化管理意識(shí)

檔案管理相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)對(duì)于醫(yī)院實(shí)施優(yōu)化管理來(lái)說(shuō)十分關(guān)鍵。檔案管理工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)劃分較細(xì)，各門(mén)類(lèi)的檔案整理和管理要求各不相同，并不是想象中的文件材料收集和隨意堆積這么簡(jiǎn)單，它的業(yè)務(wù)性和系統(tǒng)性需要體現(xiàn)在工作中的嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致和專(zhuān)業(yè)之中，并且要求檔案管理人員要有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力和素養(yǎng)。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理人才專(zhuān)業(yè)化水平不高，能力普遍欠缺，提升管理意識(shí)，進(jìn)行人員培訓(xùn)顯得十分緊迫。對(duì)于醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與素質(zhì)的提升，要把對(duì)檔案人員的培養(yǎng)歸入單位的人才培養(yǎng)計(jì)劃，尤其要注重培養(yǎng)全方位的人才。采取持續(xù)教育、專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)等方式，全面提升他們的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)。并且也要如醫(yī)院的其他部門(mén)，引入晉升、考核制度，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。此外，要在醫(yī)院范圍內(nèi)提升所有人員的檔案管理意識(shí)，也應(yīng)該讓醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)全力支持這項(xiàng)工作，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)突擊檢查、開(kāi)會(huì)強(qiáng)調(diào)等方式，使得醫(yī)院所有人員都增強(qiáng)了檔案管理的積極性，并且通過(guò)持續(xù)性的制度約束，將檔案規(guī)范化管理變?yōu)槌B(tài)化工作，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)發(fā)展進(jìn)步。檔案管理人員要從維護(hù)檔案的安全與完整角度出發(fā)，要強(qiáng)化法制觀(guān)念，要完善與優(yōu)化"檔案法"為檔案管理模式。

2.3運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案

檔案管理需要現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，在醫(yī)院的檔案管理中采用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)施檔案管理能有效地節(jié)省其存儲(chǔ)空間，降低了財(cái)力、物力、人力的成本投入，保管簡(jiǎn)便快捷，管理質(zhì)量效率明顯提高，在醫(yī)院其他業(yè)務(wù)信息化應(yīng)用程度較高的環(huán)境下，運(yùn)用電腦管理檔案可以說(shuō)是緊跟時(shí)代前進(jìn)的步伐。

2.3.1多樣化存儲(chǔ)方式

傳統(tǒng)的管理檔案年代，檔案都是采取紙質(zhì)的方式來(lái)存儲(chǔ)的，由于占據(jù)空間太大，使得查找十分繁瑣，加之共享性差、不能長(zhǎng)久保存，給檔案管理帶來(lái)的諸多不便。隨著信息技術(shù)的普及和發(fā)展，為高效的管理檔案帶來(lái)了契機(jī)，檔案的多樣化存儲(chǔ)方式得以實(shí)現(xiàn)，不但有紙質(zhì)文本，還有其他音像類(lèi)、網(wǎng)頁(yè)媒體類(lèi)以及眾多的電子文件產(chǎn)生。新形式的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案的存放模式，可以節(jié)省更多的檔案存放空間資源，將更多內(nèi)容的檔案信息存儲(chǔ)其中，使其更有共享功能，增加了檔案壽命。新的存儲(chǔ)技術(shù)還沒(méi)有做到全部替代傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式，還需要采取兩種方式的有機(jī)結(jié)合，依據(jù)檔案自身特點(diǎn)，選擇合理的存儲(chǔ)方式。

2.3.2電子管理網(wǎng)絡(luò)的建立

網(wǎng)絡(luò)化檔案管理隨著信息技術(shù)在檔案中的應(yīng)用成為今后檔案管理發(fā)展的方向和重點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式由于人的主觀(guān)意識(shí)作用，檔案管理的質(zhì)量和效果均不理想，采取電腦軟件為主的管理模式能彌補(bǔ)人工的缺陷，有效地提升檔案管理質(zhì)量。醫(yī)院檔案管理正逐漸向著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，以下幾個(gè)方面是重點(diǎn)內(nèi)容，分別是：病歷檔案與病人之間的網(wǎng)絡(luò)化信息傳輸、人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)管、文書(shū)管理的全院網(wǎng)絡(luò)化收集。當(dāng)然，網(wǎng)絡(luò)化檔案管理要想成功的實(shí)施還需要解決一些問(wèn)題。其一，關(guān)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，各個(gè)部門(mén)、科室沒(méi)有通過(guò)協(xié)調(diào)達(dá)成一致，致使難以制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理方式;其二，醫(yī)院封閉的各個(gè)部門(mén)的辦公環(huán)境限制了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，因?yàn)闆](méi)有協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，工作效率實(shí)難以提升;其三，一些地方的醫(yī)院沒(méi)有有效的解決技術(shù)性問(wèn)題，讓檔案管理發(fā)展成為難以突破的瓶頸，同時(shí)檔案信息因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)病毒或黑客攻擊，很有可能出現(xiàn)損毀與泄露，出現(xiàn)后果嚴(yán)重的問(wèn)題。由此可見(jiàn)，盡管開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化檔案管理是適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展必然選擇，而醫(yī)院要按照實(shí)際工作情況穩(wěn)妥推進(jìn)，適合自身的才是最好的，不要過(guò)于激進(jìn)，以免出現(xiàn)損失或浪費(fèi)。

2.4檔案服務(wù)領(lǐng)域拓展

檔案管理的最終目標(biāo)是更好的使用，充分發(fā)揮其隱性的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，所以檔案管理者可以實(shí)施編研工作、編制多樣檢索工具、增強(qiáng)醫(yī)院各級(jí)之間的橫向信息聯(lián)系、主動(dòng)提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用最大化。此外，還要多多舉行醫(yī)學(xué)相關(guān)的檔案信息講座，對(duì)照各個(gè)時(shí)期對(duì)醫(yī)院檔案的不一樣的需求，用新的思路進(jìn)行拓展科研的選題，力爭(zhēng)為醫(yī)院的科研、臨床以及教學(xué)提供更好的服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)：實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性及科學(xué)性，需順應(yīng)目前醫(yī)療行業(yè)的改革方向，針對(duì)已經(jīng)存在的問(wèn)題，注重制度的建立及完善，注重管理人員的培養(yǎng)及提升，注重管理方法的創(chuàng)新，立足醫(yī)院實(shí)際情況及需要，加大檔案管理的力度，提升檔案管理工作水平，促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平再上新臺(tái)階，為醫(yī)院未來(lái)持續(xù)向好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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