應用RPA技術推動企業財務數字化轉型的研究

殷燁

摘 要：當前，數字技術不斷重塑全球經濟，數字化轉型已經成為各企業的關注熱點。財務作為企業管理變革的重要參與者，財務工作與信息智能技術的融合，是企業數字化轉型戰略的助推器。作為智能自動化的核心技術，RPA技術（機器人流程自動化）已逐步被廣泛地投入各項應用，實現流程再造，提升人力價值。本文結合A企業試點RPA應用的案例，分析RPA的特點、應用場景、具體實施環節和需關注的問題，旨在為計劃實施RPA的企業提供借鑒作用。

關鍵詞：數字化轉型;RPA

根據全球知名信息咨詢公司Gartner的報告，RPA軟件市場在2019年增長了62.9%，達到14.11億美元，連續第二年成為企業軟件細分市場中增長最快的部分。

同時，隨著2020年以來新冠疫情的持續影響，迫使越來越多的企業必須重新評估更多日常工作場景的數字化能力，加速推動了流程優化再造和數字化轉型進程。Gartner預計，到2023年，全球各行業在RPA的投資將超過120億美元，90%的大型企業或集團化公司將部署實施RPA。

一、RPA的理論概述

1.基本概念

RPA，Robotic Process Automation，即機器人流程自動化，本質上是一種基于設定規則執行工作的軟件或程序，可以安裝在電腦或服務器上，通過模擬人的鍵盤、鼠標等操作來處理工作。

RPA也被稱為數字化勞動力（Digital Labor），在未來的工作場景中，將會出現人類和數字化勞動力一起協同工作的畫面，為企業運營帶來新動能。

2.主要特點

（1）非侵入性

RPA是一種“外掛”程序，部署在原有系統和應用程序之外，通過模擬人的操作去登陸、訪問各原系統，可以實現無縫跨系統連接，無需改造原有系統。

（2）快速部署落地

通過可視化的鼠標拖拽方式進行流程設計，可以快速交付業務應用程序，一般來說，不包括前期需求調研等工作，中等復雜程度的RPA開發上線只需要2-3個工作日;同時易于使用，大大減少了上線安裝、培訓的時間成本。

（3）與人工智能技術相結合

目前市場上主流的人工智能組件有OCR（光學字符識別）、NLG（自然語言生成）等。OCR賦予了機器人仿視能力，通過對圖像識別分析，快速從圖片類文檔中抽取并形成結構化信息;NLG賦予了機器人像人一樣處理文檔的能力，針對PDF、Word等文檔進行關鍵信息自動提取及審核，實現文本自動分類、提取標題、生成摘要等文本智能化處理。

3.適用場景

RPA率先在企業財稅領域得到了大量應用，如圖1所示，這主要是因為財稅業務痛點與RPA特點的高度匹配與契合，適用的業務場景主要可以劃分為以下幾類。

（1）處理流程標準化的業務

機器人模擬人的鍵鼠操作，通過登錄已有的系統端口來完成特定的業務流程，實際上是基于既定的規則來實現自動化，這就要求擬部署的業務具有成熟的標準化操作流程，如單據接收、費用報銷等。

（2）大量且重復的業務

雖然RPA具有成本低、快速落地的優勢，但在實施RPA的過程中仍需考慮人力、物力的投入成本，只有部署在大量且重復的業務上，才能充分展現出RPA的高效投入產出效益，如發票驗真、合同管理等。

（3）多系統切換的業務

日常工作中很多業務涉及在PPT、Word、Excel、Email、ERP、OA等各信息化系統中進行反復登錄和提取數據， RPA在不改變現有系統的前提下，可以快速實現多個系統程序的交互，自動完成取數、比對分析等任務，如銀企對賬、客戶供應商對賬等。

（4）時效性要求高的業務

財務工作周期波動性強，月初月末業務量集中，業務時效性要求高，會造成工作峰谷值高，需要頻繁加班。利用RPA處理大量明確規則的簡單重復操作，減少人力成本，提高工作效率及準確性。

4.應用價值

（1）提質增效

按員工每天工作8小時、一周工作5天來計算，每周工作時間為40小時，而RPA軟件機器人可以7*24小時不間斷工作，工作時長是人類的4倍以上，通常可以承擔2至4人的工作量。

一個普通復雜程度的機器人授權費（License）一般在4-7萬/年，與企業平均人力成本相比，大致可以節約25%-50%的成本。同時，RPA的運作是基于明確規則，避免了受人主觀因素的波動影響，有效降低了人工操作的出錯風險。

（2）打破系統數據壁壘

一個企業原有的各類系統分屬于各個業務部門，采用的是垂直管理模式，若要打通和對接各原系統，需要開發各種接口，投入大、時間長。

RPA無需修改現有的信息化系統，類似在現有應用系統上打個補丁，且所有執行操作都能進行追蹤回溯，能夠調閱訪問記錄，安全性更好。

（3）符合戰略發展需求

RPA將財務人員從低附加值的基礎工作中釋放出來，以便他們將更多的精力投入到更富有創造性或高附加值的工作中去，推動智能化時代下財務人員的轉型，從而支持企業的戰略發展需求。

（4）突破時間空間限制

現有的很多業務場景，仍需要員工到辦公室進行業務操作。RPA可以在遠程狀態下，對辦公室的電腦下發任務，完成對應工作，讓遠程辦公成為可能，彌補了現有業務場景受空間時間限制的不足。

二、A企業財務信息系統建設的現狀

作為行業內的領軍企業，A企業所屬的E集團十分重視財務信息化的建設，2007年即上線SAP系統，建立業務財務信息一體化。2017年，正式成立財務共享中心，A企業的大部分基礎會計核算工作已由財務共享中心提供服務，優化了財務人員結構。

隨著工業信息化的不斷發展，財務信息系統從單條線向集成化方向發展，E集團從2020年起，開始搭建整體的財務管控平臺，設計藍圖見圖2。

1.管理報告系統

該系統為整個管控平臺的中樞系統，與各專項系統進行對接，每月向企業定向推送綜合報告，列示各類主要經濟數據指標情況;另外，根據需求發布定期或不定期的專項報告任務，建立財務管控的完整數據庫。

2.專項管理系統

（1）股權信息管理系統

實時掌握管理投資公司的各類重大信息和控制決策，是開展股權管理工作的辦公平臺、監督指導平臺、共享平臺和決策支持平臺。

（2）預算管理系統

在該系統中上報全面預算，按預設節點進行線上審批，即可以形成合并層面的全面預算，又隨時可以拆分追蹤到各單體企業，為后續預算跟蹤、預實分析提供完整準確的數據基礎。

（3）資金管理系統

搜集銀行賬戶信息、貨幣資金及結構、銀行授信及使用情況、借款及其他融資事項等，采用銀企直聯，實時監測企業資金動向，監控資金風險。

（4）稅務管理系統

涉及納稅數據申報及管理、發票管理、涉稅風險管理，將稅務數據與經濟指標、資金數據深度結合，提升企業涉稅工作水平。

（5）財務人員管理系統

詳細登記每一位財務人員的基本信息，包括學歷、工作經歷、證書職稱等，全面分析財務人員結構組成，成為內部選拔人才的參考通道。

3.存在的問題

從整體上看，A企業享受了整個集團的信息化建設紅利，擁有較為完整的財務管理體系;但從細節上看，忽略了個性化的業務需求。

（1）基礎工作人員不足

建立財務共享中心后，A企業從事會計核算工作的人員從6人減少為2人。由于財務共享中心還在發展階段，目前主要的職責為審核單據真偽并完成記賬，財務審核仍由A企業會計人員負責。在工作量既定而人數減少的情況下，A企業會計人員在月末、季末、年末等時間點經常需要加班。

（2）缺少定制類信息化工具

無論是財務共享中心還是財務管控平臺，都是基于整個集團的共性需求來設計和建立的，無法兼顧企業個性化需求，導致企業的專項事務還是需要人工操作類似數據統計、審核的工作。

所以，低成本、落地快的可定制類信息化工具，是A企業目前最迫切的需求，既解決了基礎工作人員不足的問題，又將財務人員從重復枯燥的統計審核類工作中釋放出來，從而深入業務前端，為企業創造更高價值。

三、RPA項目的應用實施

一般來說，可以將實施RPA項目分為四個主要階段，分別為：需求規劃、開發設計、測試運行以及管理運維。

1.需求規劃

分析業務需求和痛點，梳理業務流程，評估和篩選適配性高的業務流程，并通過對流程的詳細定義，最終形成需求文檔。

選擇合適的流程是實施RPA非常關鍵的第一步，業務量較大、勞動重復性高、對接多個異構系統、審核邏輯固定且短期內不會變化的業務流程就將是首選的目標。同時考慮到目前是試點階段，復雜程度中等及以下的流程將更加適合。

經過內部多次討論，A企業選擇了“付款審批流程”作為本次實施RPA項目的試點。A企業每月項目付款分為代收代付付款以及生產節點付款，業務部門每周都會提交付款申請，尤其半年末、年末付款量較大，峰值時期會有超過300筆的付款申請，且集中在1-2周內提交。財務部每次審核，均需要人工在EXCEL以及SAP系統中多次登錄查詢各類數據，耗時較久。

該階段一定要由熟悉業務流程的需求關鍵用戶參與，才能精準描述和定義業務流程，便于后續的設計開發和測試運行少走彎路，提高部署落地效率。

2.開發設計

（1）框架設計

完成業務流程梳理后，將考慮如何將RPA融入現有的業務流程，這需要科學、合理的規劃和設計，避免出現流程過于復雜化而導致技術資源浪費、難以部署實施等問題。

（2）配置與開發

由于RPA的低代碼、拖拽式自動化可視化界面，企業既可以直接由RPA供應商提供相關服務，也可以由內部IT部門自行開發設計RPA項目，企業應綜合考慮自身的開發能力、開發成本以及運維管理，選擇適合自身的模式。

A企業考慮到是首次進行RPA項目開發，選擇了由RPA供應商提供全套開發與落實，但IT部門必須全程參與，熟悉了解整個過程，計劃將來后續的運維和新RPA業務需求，將以內部負責實施為主。

3.測試運行

（1）流程測試

開發完成以后，進入項目流程測試的環節，這是RPA項目正式上線前的關鍵環節。

首先是測試環境的準備，測試環境應盡量與生產環境保持高度一致性;其次是要準備充足的數據或業務量以供測試，盡可能地全面覆蓋業務場景和業務規則;最后，對于測試過程中出現的問題，要進行跟蹤，詳細記錄問題發生的原因、重要性評估、解決方案以及反饋結果，形成完整的流程測試文檔。

（2）試運行

通過一段時間測試運行，判斷RPA流程已較為穩定后，可以進行上線試運行。

為了確保審核業務的準確性，A企業在試運行階段實施“人機并存”，即人工跟機器人同時審核，以人工審核結果再次驗證機器人審核的正確性，規避潛在的功能性和業務性風險，確保RPA能達到預期目標。

4.管理運維

RPA上線后，為了后續的持續運行，需要針對系統管理后臺的使用操作、應急技術恢復、RPA流程修改等問題進行整理歸納，編寫運維文檔。

其中最關鍵的就是RPA標準作業程序，即SOP（Standard Operation Procedure），對各環節中操作人員一整套的工作程序予以說明，規范RPA生產流程。RPA標準作業程序，不僅有利于上線后的日常維護工作，更重要的是可以形成有效的問題解決機制，為RPA的推廣和實施奠定堅實基礎。

四、試點成果總結

RPA的出現，將促使財務工作從信息化向智能化發生轉變，除了全面提升工作效率和效益，更多的是一種財務管理模式和管理理念的變革，探索未來智能工具與人類財務專家深度融合的新工作方式。

1.業務流程變化

A企業的“付款審批流程”在應用RPA后，能夠自動抓取Excel中的關鍵字段，同時自動核對并確認收付款、稅金信息，然后自動審核付款申請金額是否正確、識別墊資項目并自動生成Word付款單，實現了審批流程的自動化，RPA機器人的運行步驟具體如圖3所示。

2.工作效率變化

A企業業務部門每周都會提交付款申請，分為代收代付付款以及生產節點付款，其中生產節點付款進一步分為墊資和不墊資項目，財務人員每次審核，均需要人工在EXCEL以及SAP中多次登錄查詢各類數據，不僅耗時較久、且全部人工審核存在一定的差錯率。

應用RPA后，每100條單個設備的付款申請僅需要1分鐘不到的時間即可以出具最終的審核結果，大大縮短了財務人員的審核工作時間，且在程序設定無誤的前提下可以實現100%的準確率，如下表所示。

3.RPA實施關注問題

（1）運營環境穩定

RPA項目的成功運行，建立在內外部網絡平穩運行的前提下。另外，RPA雖然不侵入原有的信息系統，但對原系統的穩定性有一定的要求，當系統平臺遇到升級或切換時，RPA可能無法正常運作。

（2）避免技術資源浪費

在全面實施推廣RPA前，可以先行通過少數流程的試點，來思考和規劃后續全面實施的整體方案，避免遺留大量功能類似重復或碎片化的業務流程，使得RPA項目的收益遠遠低于預期。

（3）管理對人員組織的影響

一旦員工原有的工作職責通過RPA實現了自動化，新的工作就要及時安排布置，推動財務人員從事更需要觀察能力、溝通協調能力和創造性思維的工作，從而實現財務人員轉型升級的變革目標。

4.未來實施計劃

經過本次RPA的試點實施，成功驗證了通過RPA機器人可以有效地提升企業內部運營效率。接下來，A企業計劃實施RPA2.0階段，以規模化運用、自主開發比例提升作為該階段的工作目標。

（1）需求識別

結合RPA試點的實施經驗，未來將以優化基礎工作和提升管理效率這兩個維度作為RPA需求的優先級排序。

基礎工作方面以流程規則清晰、有機構化數據、使用頻次高且穩定作為識別特征，提升管理效率方面以觸發預警作為主要落腳點，爭取能夠在短時間內快速部署上線，先聲奪人地展現RPA技術優勢，推動嘗到甜頭的各部門積極主動地參與到項目開發中來。

經初步梳理，按財務結算、管理分析、風險控制進行分類，涉及總計13項業務流程將計劃實施RPA，具體如圖4所示。

（2）培養數字化團隊

IT部門需提供具有自動化和數字化知識的專業人員及資源，對RPA項目的開展提供技術支持;評估現有知識和技能程度，鼓勵員工參加RPA技術資格證書認證，培訓具有自動化能力的專業人員，制定自動化和數字化能力的培訓材料。

形成以知識轉移為目的，提供集開發、技術培訓、應用輔導于一體的RPA技術支持服務，大力培養數字化團隊，大幅提高RPA流程自主開發比例。

（3）助力數字化轉型

目前，RPA主要用于重復、規律的工作，執行事先定義好的業務流程。隨著AI技術的不斷發展，未來的RPA或許可以通過自主學習、結合外部數據等，管理更復雜的預測分析和決策任務。

RPA的發展并不會完全取代財務人員，但確實對財務人員的要求有了新的提升。RPA釋放了財務人員的一部分工作時間和精力，推動財務人員將工作重點轉移到內外部溝通協調、業務發展戰略、商業模式創新等方面，成為業財融合的復合型人才，這樣才能在新時代技術浪潮的沖擊下，擁有競爭力和優勢，助力企業實現數字化轉型。

參考文獻：

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