計算機網絡辦公自動化及安全策略研究

曾容

(衡陽幼兒高等專科學校耒陽學院 湖南耒陽 421800)

計算機網絡辦公自動化能夠解決多部門、多人同時在線辦公的問題，并能夠實現辦公數據信息的自動分析和同步存儲，要想實現計算機網絡辦公自動化必須打造局域網和廣域網，對內外網絡進行同步管理，并應用符合單位自身辦公需求的系統平臺。一般來說，在基礎系統平臺上，很多功能都是可以進行深度開發的，由此也可以大大節省從頭開發設計計算機網絡辦公自動化系統平臺的時間和成本。各單位要形成與時俱進的思想，充分認識到計算機網絡辦公自動化的優勢，同時謹慎防范網絡風險，確保內部數據信息的安全。

1 計算機網絡辦公自動化概述

1.1 計算機網絡辦公自動化的內涵

計算機網絡辦公自動化是依托計算機網絡技術、互聯網技術形成辦公系統架構，并在系統上集成多種辦公數據信息處理功能的一種新型、自動化辦公方式。其在硬件系統方面需要光纖網絡、網關路由、網絡控制器、服務器、計算機、掃描儀、打印機、傳真機等，在軟件系統方面需要基于辦公需求來購買相應的平臺服務，甚至可能需要開發一套辦公系統[1]。

1.2 計算機網絡辦公自動化的現實意義

1.2.1 優化任務流程，提高工作效率

計算機網絡辦公自動化的發展有助于優化工作任務流程，通過系統的合理規劃使得各項工作任務形成相應的集合，工作人員可以直接在辦公自動化系統中，打開自己所負責的工作項目，根據項目既定的流程來進行操作。這樣，各單位可以形成標準化的管理模式，工作人員到崗后先學習辦公自動化系統的操作，養成按照規定流程開展工作的良好習慣，從而提高工作效率。

1.2.2 減少冗余人員，降低辦公成本

計算機網絡辦公自動化系統的應用還可以幫助各單位減少冗余人員，減低辦公成本。因為在辦公自動化系統中，很多數據信息、材料整理、報表制造等工作任務、項目都可以自動完成，工作人員可以直接查詢，也可以導出相應的數據報表或者圖表，大大節約了工作時間，也可以減少一些負責材料整理、數據分析方面的工作人員。

1.2.3 獲取準確數據，輔助管理決策

計算機網絡辦公自動化可以對接一些數據類的網站，自動收集獲取準確數據，同時，自動化的數據分析功能相比人員測算來說要更為準確。這些數據信息和報表可以直接作為管理人員開展工作的有效參考，輔助管理決策，提高單位內部的管理效率[2]。

2 計算機網絡辦公自動化的技術應用

在新時代背景下，計算機網絡辦公已經成為一種新的辦公趨勢。計算機網絡辦公自動化發展過程中需要得到多元技術手段的支持，這些技術的應用直接關系到計算機網絡辦公自動化效率的進一步提升，關系到各類單位內部控制及改革工作的開展，因此，有必要深入開發和探索技術應用，推進計算機網絡辦公自動化的發展。

2.1 數據處理及分析功能

計算機網絡辦公自動化系統中，數據處理及分析技術的應用十分重要，在辦公自動化系統中，功能文件數據和信息數據是兩類主要數據內容。在發揮數據處理及分析功能時，要做好相應的數據準備，一方面是由工作人員錄入數據，另一方面是從網絡中收集、抓取或者是深入挖掘數據，所獲得的數據可以開展聚類分析，并按照各部門、各項目的工作要求來進行深入分析，再制作出數據圖表，完成同比分析等，從而在開展工作過程中獲得有效數據的支撐[3]。數據處理及分析功能的實現在后臺依托數據分析系統，可做好相應的數據編程。在既定編程及后臺系統控制下，工作人員不需要過多的操作，只需要按照相應的要求填寫數據、上傳文件證明即可；通過后臺，上級領導可以對材料數據進行審核，系統可以自動實現對數據的收集和分析。

2.2 信息傳輸及存儲功能

計算機網絡辦公自動化需要得到信息傳輸及存儲技術的支持。在辦公環境中，各類信息的傳輸需求較大，很多情況下，各部門工作人員之間需要進行信息數據的傳輸，但是個體之間的信息傳輸存在重復性，也會耗費一定的溝通交流時間，信息的更新可能也存在滯后問題，不同工作人員所獲得的信息可能存在差異，但是即便細微的差異也可能影響到其他工作的開展。在計算機網絡辦公自動化的支持下，各部門的確定信息都可以由專人上傳到統一平臺中，該部門及其他部門人員都可以根據自身的權限來進行信息的查詢或者下載，這樣可以實現統一的信息傳輸，并確保所有工作人員所獲得的信息準確一致。除此之外，在計算機網絡辦公自動化系統中，所有人員關系信息方面的操作及傳輸都可以留下一定的痕跡，在出現問題時，可以根據工作人員的登錄和使用痕跡來查找責任人[4]。另外，電子信息的存儲技術應用及存儲功能的發揮也十分關鍵，有助于工作人員隨時隨地調取信息。

2.3 資源共享及服務功能

計算機網絡辦公自動化還需要得到資源共享及服務技術的支撐，從而實現有效發文管理，實現內部資源共享，為員工提供資源服務。比如：當前倡導“無紙化辦公”，單位內的所有文件都可以采用掃描成電子版，并在線下發文的形式，相關人員在下發文件時可以選擇文件的接收部門或者個人，從而快速實現文件資源共享，發文之后，需要接收文件的工作人員可以登錄辦公自動化系統進行收文處理，沒被處理的文件會有提示。又如：單位內部開展集體學習，在緊湊的工作節奏下，就可以通過計算機網絡辦公自動化系統來實現學習資源的集體下發，還可以組織在線學習，對大型集團公司來說，這種學習資源共享功能不僅可以解決員工分散、集體學習難的問題，還有效節約了工作時間[5]。

2.4 權限控制及分層管理

計算機網絡辦公自動化的實現還需要權限控制和分層管理技術的支持。從單位生產經營活動來看，其都已經形成了一定的內部管理結構，不同層級的管理人員以及不同部門的人員都具有不同的管理權限、職責權限，因此，要形成計算機網絡辦公自動化的有效應用，確保單位內部數據信息的安全性，需要做好每名工作人員的系統賦權工作，并做好數據信息分析結果方面的分層管理，從而實現有效的辦公自動化運轉。另外，雖然局域網的辦公只能在單位內部，但是在相應的權限控制下，可以有效實現廣域網的遠程辦公，這可以讓一些工作的開展更為便捷，在遠程辦公的權限設定上可以更為嚴格，以避免內部數據信息的泄露。

2.5 數據備份及恢復技術

計算機網絡辦公自動化的實現還依托于數據備份及恢復技術，一方面，計算機網絡辦公自動化系統可以實時進行數據的備份，在一些數據信息被誤刪除之后，能夠通過數據恢復技術來找回這些數據信息；另一方面，還具有一定的數據信息記憶功能，當備份數據被損壞之后，系統可以根據以往的數據存儲和提取記憶來盡可能恢復一部分的數據信息，但是這種非備份數據的恢復具有隨機性，想要恢復全部數據十分困難[6]。因此，還是要做好數據備份及備份數據的保護，必要時做好備份數據的加密，保護內部數據信息的安全。

3 計算機網絡辦公自動化的安全風險及策略

3.1 計算機網絡辦公自動化的安全風險

在互聯網環境中，計算機網絡辦公自動化的應用過程中難免存在一些安全風險，這些安全風險往往來自以下幾個方面。

3.1.1 網絡病毒

網絡病毒是最為常見的損壞計算機數據信息及應用系統的程序，雖然計算機防火墻可以阻擋網絡病毒、殺毒軟件也可以查殺網絡病毒，但是網絡病毒的滲透和傳播形式非常多樣，網絡病毒的種類也在不斷增多，新的病毒層出不窮。網絡病毒還具有隱藏性的特點，有的病毒潛藏在電腦系統中，平時不會對電腦產生影響，但是會在后臺收集數據信息，并自動傳輸給病毒的制造或者傳播者，引發不可估量的損失。

3.1.2 黑客攻擊

網絡黑客同樣是計算機網絡辦公自動化的一大安全威脅。現如今，網絡黑客的數量很多，而且很多網絡黑客身處國外，其可以通過多種技術手段直接攻擊到目標網絡系統或平臺，篡改網站數據信息，還可以遠程植入木馬、病毒。一般政府部門、大型集團公司等更容易遇到網絡黑客的攻擊，如果沒有把好網關節點，網絡黑客入侵之后，可以盜取單位內部的數據信息，還可以破壞企業的網絡辦公系統，導致系統癱瘓，極大地影響工作的正常開展。

3.1.3 系統漏洞

各單位所應用的計算機網絡辦公自動化系統不相同，系統設計開發公司的資質、能力直接關系到系統的安全性，往往越規范的系統開發公司，其所研發的系統更為縝密，小公司開發的辦公自動化系統可能自身就帶有漏洞。但是，再好的系統也需要與時俱進，定期進行系統檢查和漏洞處理，才能避免系統漏洞帶來的安全風險。實際上，由于系統漏洞的自動風險防控比較薄弱，很多黑客攻擊都是從系統漏洞中突破、侵入的。

3.1.4 員工泄密

計算機網絡辦公自動化的安全風險中，員工泄密仍然是需要謹慎防范的一方面。當每個員工都能夠獲得單位內部的辦公自動化平臺的賬號和密鑰之后，雖然受到權限不一的影響，但是員工基本都能夠看到該部門的數據信息，也可以接收到面向全單位的發文，其中難免有一些內部機密信息，如果員工不了解保密機制和規章制度的要求的話，可能因為疏忽大意造成重要數據信息的泄露。另外，也不排除個別員工故意拷貝收集內部機密信息并泄露的情況。

3.2 計算機網絡辦公自動化的安全策略

計算機網絡辦公自動化的數據安全等級可以劃分為4 個層次：第一層為主機安全，第二層為網絡安全，第三層為應用安全，第四層為業務安全。在互聯網環境下，尤其要注重網絡和應用的安全，因為網絡中病毒、黑客的攻擊可能隨時出現，數據的丟失或者被盜會造成難以估計的損失，因此，結合計算機網絡辦公自動化的安全風險來看，有必要從以下方面來提升安全等級，防范、化解風險。

3.2.1 完善網絡風險識別預警系統

計算機網絡辦公自動化的安全風險防范需要從完善網絡風險識別預警系統著手，通過完善風險識別庫的建設，及時識別各種網絡病毒，并自動辨別風險來自網絡病毒還是黑客，從而發出相應的預警；在預警發出之后，一方面充分發揮防火墻的功能，另一方面調動殺毒軟件等風險防控系統進行阻擋。風險識別與預警系統可以提醒管理員風險的到來，并及時采取有效措施，比如：對抗風險，及時清除病毒，及時保存數據信息并做好備份，必要時可切斷外網。

3.2.2 優化升級網絡安全保障技術

計算機網絡辦公自動化安全風險防控效果的提升還需要進一步優化網絡安全保障技術，具體包括網絡防火墻技術、反病毒技術、身份認證技術、加密技術等，這些技術層面的手段可以提高網絡的安全性與可靠性。特別需要注意的是，做好網關安全管理十分重要，把好關口可以大幅度降低網絡安全風險。另外，身份認證可以設置多重保障，除了賬號密碼之外，還可以設計指紋識別、面部識別等方式，由此可以進一步保障數據信息的安全性，同時也可以記錄下更為全面的登錄信息，出現問題可以查找到源頭。

3.2.3 檢查修復平臺系統安全漏洞

計算機網絡辦公自動化系統需要進行日常維護，包括檢查和修復平臺系統漏洞，以確保可以及時查找問題，這種檢查修復工作同樣可以設計自動化的方案，比如：系統需要定期進行更新，每當系統更新一段時間之后，可以對系統平臺的安全漏洞進行檢查，因為新系統需要在運行過程中檢驗可靠性，一旦發現系統漏洞就可以及時進行修復調整。通過日常檢查而找出的安全風險漏洞并不足以為懼，只要及時修復即可。這比出現安全風險之后再進行查缺補漏的效果要好得多。

3.2.4 加強保密規程及系統培訓

計算機網絡辦公自動化的安全等級需要進一步提高，這還需要全體工作人員的支持：一是要求工作人員必須提高保密意識，組織集體學習保密規程，要求員工按照規章制度開展工作，確保內部數據信息不泄露、不外傳；二是要加強計算機網絡辦公自動化系統培訓，讓工作人員了解該系統的各項功能，從而能夠在開展工作時有效應用系統功能，并且不會將一些安全風險帶入工作中，比如不打開來歷不明的郵件、不打開垃圾廣告、不隨意下載軟件、不接入存在安全風險的U 盤、不通過微信或者QQ等傳輸機密文件。

4 結語

綜上所述，計算機網絡辦公自動化已經成為提高辦公效率、優化人員結構及管理的重要手段，數據分析、信息傳輸、資源共享、權限控制以及數據備份方面的技術支撐著計算機網絡辦公自動化系統。同時，在網絡環境下，還要時刻防范各類安全風險，做到系統風險識別預警、優化升級網絡安全保障技術，做好日常維護修復，并加強面向工作人員的保密規程及系統培訓，從而滿足各單位的辦公改革需求，提高工作及溝通效率。