高職院校制度檔案建設的探討

羅夏鉆

高職院校制度檔案建設的探討

羅夏鉆

（廣西財經學院，廣西 南寧 530008）

高職院校的制度檔案建設能夠為深化校本辦學改革發揮重要的資政參考作用，是高職院校探索職業教育類型建設、助推由規模發展轉向內涵升級、推進“雙高”建設、推進治理體系和治理能力現代化的必然，但是當前仍然面臨著頂層設計不足、歸檔保存滯后、校本督查缺位和缺少有效反饋等主要問題。為此，高職院校應加強制度檔案建設的頂層設計，緊貼職業教育重大改革推進制度檔案的歸檔保存，建立制度檔案建設的質量保障機制，健全制度檔案建設的落實機制，構建制度檔案建設的反饋機制。

高職院校；制度檔案建設；必要性；問題；對策

引言

隨著產業轉型升級和產業融合發展的加快，國家正在加快推進職業教育現代化建設，尤其是通過政策密集疊加來深化高職院校改革，以架構起有效支撐高職院校高質量發展的辦學機制，從而高效滿足產業高速發展對高素質技術技能人才的急需。高職院校辦學改革要不斷走向深處，必然要構建起與此相適應的制度體系。制度呈現作為高職院校各個發展階段辦學成效的集中體現，對其檔案建設給予應有的重視和及時的歸集，能夠為高職院校認識自身改革的歷程、更好地汲取改革經驗、探尋符合實際的改革路徑，具有重要的政策參考作用。

隨著高職教育越來越受到國家的重視及其發展速度的加快，高職院校對地方經濟社會發展的貢獻度也越來越大，發揮的作用也越來越顯著。也因如此，高職院校的檔案建設一直都是檔案學術界關注的熱點領域。近年來，對高職院校的檔案研究主要集中在檔案管理信息化、檔案育人實踐、檔案供給和檔案服務融合等方面，涉及的專項檔案研究主要有黨建檔案、會計檔案、計算機實驗室檔案、圖書檔案、教學檔案和學生檔案等。對此，有的學者立足大數據時代這一背景，從由此產生的困境、帶來的可行性和存在的必要性出發，提出高職院校黨建檔案管理信息化應聚焦“共享”和“安全”兩個重點目標，從優化制度流程、信息資源、信息安全和人才隊伍等方面推進[1]；有的學者從高職院校的會計檔案中探索公務接待制度的演變歷程，認為高職院校公務接待經歷了從不規范到規范再到嚴格管控、從粗放管理到精細化管理的發展過程[2]；有的學者圍繞設備檔案、實驗教學檔案、管理文件檔案、管理人員信息檔案、使用類別檔案和社會服務類檔案等計算機實驗室檔案建設內容，認為高職院校應采取加強重視、專人負責、專門存放和實行信息化手段等措施，加強計算機實驗室檔案的管理[3]；有的學者從二級學院教學檔案的主要構成進行分析，提出高職院校應從強化意識、完善制度、加強隊伍、提高現代化水平等方面改進其教學檔案管理[4]；還有的學者基于企業招錄畢業生的調研，提出應從企業用人角度，有針對性地加強高職院校學生檔案工作的服務性[5]。從中可見，目前關于高職院校制度檔案建設的研究多是以個體檔案的研究視域來開展，缺乏對其進行整體性研究。鑒于此，本研究將著眼整體性的考量，從必要性和存在問題出發來審視高職院校制度檔案建設的有效性，以期為高職院校加強相應建設提供意見建議。

1 當前高職院校制度檔案建設的必要性

1.1 制度檔案建設是高職院校探索職業教育類型建設的必然

職業教育作為一種類型教育進行建設，需要探索構建起支撐職業教育與普通教育處在同等地位、屬于不同類型的制度體系，這是一個新探索、新實踐和新架構的過程。在我國，職業教育作為類型教育是一種新興事物。高職院校作為職業教育類型建設的主體，要探索這一新興事物的發展，就需要從過往和現有的制度檔案中探尋創新之源，尤其是需要汲取“雙高”建設和職業教育提質培優的現有制度檔案積淀的實踐經驗。從這一角度審視，加強制度檔案建設對高職院校摸索出符合實際、凸顯特色的職業教育類型建設路徑顯得極其必要。

1.2 制度檔案建設是助推高職院校規模發展轉向內涵升級的必然

我國大部分高職院校都隸屬地方政府舉辦，在國家大力發展現代職業教育的引領下，從規模發展轉向內涵升級是高職院校必須肩負的地方職責和使命。制度建構作為影響一所高職院校發展的長效因素，高職院校需要對此進行結構上的調整和優化，構建起彼此協調、共生發展的制度整體，形成適應規模發展轉向內涵升級的制度支撐，從而走向制度促發展、發展促制度的建構循環。這就要求高職院校要加強制度檔案的建設，原始記錄式地相對呈現一所高職院校的發展過程，進而為一所高職院校如何實現由規模發展轉向內涵升級提供制度催生引導。

1.3 制度檔案建設是高職院校推進“雙高”建設的的必然

“雙高”建設是國家大力發展現代職業教育的重大部署，涉及了黨的建設、人才培養、創新服務平臺、專業群、雙師隊伍、校企合作、服務發展、學校治理、信息化建設和國際化發展的十大改革任務以及協同推進機制、項目實施管理、多元投入機制、優化環境的四大保障措施[6]。高職院校要逐漸走向高質量發展，則對標國家“雙高”建設的改革部署就成為必然的選擇。然而，立足一所高職院校的發展，任何辦學改革成果的最穩定形式都是以制度的方式來延續和穩固的。出于此，有效和完整的制度檔案是高職院校推進“雙高”建設的必然要求，這可以讓高職院校延續制度辦學傳統并迎來內部制度的重新架構和再度革新，助推高職院校在現有制度的基礎上廢舊出新，與時俱進地解決制度新舊雜陳的問題，厚植“雙高”建設的制度文化土壤。

1.4 制度檔案建設是高職院校推進治理體系和治理能力現代化的必然

黨的十九屆四中全會以來，職業教育作為整個教育系統的重要組成，被共同納入到了推進國家治理體系和治理能力現代化的重要內容。《國家職業教育改革實施方案》直接明確“沒有職業教育現代化就沒有教育現代化”[7]。職業教育現代化的重要標志就是治理體系和治理能力的現代化。教育部在部署落實教育系統治理體系與治理能力現代化時，明確指出要以制度建設為主線[8]。高職院校要實現高質量內涵發展，就需要著重從制度建構上尋求治理的現代化，并以制度建設為突破來有效回應這一時代改革訴求。為此，加強制度檔案建設不僅能夠讓高職院校在現有的制度基礎上進行制度創新，而且還能及時積淀和總結高職院校推進治理改革的經驗和路徑。

2 高職院校制度檔案建設存在的主要問題

高職院校的制度檔案主要是在國家職業教育重要改革時期集中涌現并歸集形成的，從而又為高職院校各個時期的改革發展發揮了應有的參考保障作用，成為了見證每個時期高職教育在摸索中前進、在前進中摸索的一種印跡，但是仍然存在著頂層設計不足、全面歸集滯后、校本督查缺位等主要問題。

2.1 制度檔案建設的頂層設計不足

高職院校多是比較注重制度建設，在校本的規劃和計劃中，都可以看到制度建設的內容，但是卻很少發現涉及制度檔案的相關內容。而且高職院校的校級決策議事機制也極少有研究制度檔案的建設，如何周期開展制度檔案建設的分析和研判也幾乎沒有。頂層設計的缺失往往導致了高職院校制度檔案建設的意識不強，出現了很多時候只有在遇到管理或業務問題時，一些高職院校才會不得以進行制度檔案的歸集和建設，這也多是被動型的推動，而非主動型的開展。

2.2 制度檔案建設的全面歸集滯后

在新制度經濟學中，制度盡管在一定時期內是呈相對穩定的狀態，但它也總是要隨著社會的運動而變化[9]。任何一種教育制度都不是永恒的，也不是一成不變的，而是有一個產生、發展、成熟、消失，最后被新的制度替代的過程[10]。高職院校制度檔案的建設需要原始記錄校本制度的整體發展和更變全貌，需要體現出制度適應改革的動態性和過程性。但是高職院校的制度檔案歸集是有所滯后的，并沒有真正隨著國家在不同時期推進職業教育改革的歷程進行全面性和系統性的歸檔，也就是其多是以散狀式、零散性的形態呈現，而并非是集中式、整體性地開展。這往往會造成制度檔案發揮不了在服務高職院校創新改革上的應有作用和價值。

2.3 制度檔案建設的校本督查缺位

高職院校都內設有督查部門，但是這些督查部門很少會涉及檔案建設情況的督查，針對制度檔案建設的專項督查更是少之又少。在校本檔案建設督查中，高職院校更多的還是思考如何完成上級檔案的考核，很少會主動思考如何圍繞校本改革發展需要來健全完善應有的檔案內容，比如制度檔案建設就是其中一個明顯的典型。對制度檔案建設的督查缺位，往往容易導致高職院校會發生在上級檔案考核范圍之外的一些制度檔案出現遺失的現象，特別是對于一些合并而來的高職院校則該現象更是明顯。

2.4 制度檔案建設缺少有效的反饋

高職院校的制度檔案建設多是重收集、輕反饋，而且往往由于對制度檔案原始記錄的認識不足，總還是認為制度歸檔只是對有效制度的歸檔，而不是對廢止制度的歸檔，這往往會造成制度檔案在歸集中出現遺失或錯漏，無法體現出制度檔案所應具有的軌跡演變。此外，很少高職院校會認識到要將制度檔案建設納為績效考核指標，即便有些高職院校將其納入了考核，也較少會有考核后的應有反饋，導致制度檔案建設一直都還是比較粗放。這些反饋的缺失和粗放的管理，也使得高職院校校本制度建設存在規范性和合法性的考究隱患，直接導致了相應制度檔案建設的質量難以提高。

3 高職院校加強制度檔案建設的應對之策

隨著近些年高職院校的跨越式發展，高職院校產生了大量的檔案原始材料[11]。其中制度檔案就是當中一種不容忽視的檔案原始材料。在國家大力發展職業教育的良好當下，高職院校應針對其中的存在問題，從加強頂層設計、全面推進歸檔保存、建立質量保障機制、健全落實機制和構建反饋機制等方面加強制度檔案的建設。

3.1 加強制度檔案建設的頂層設計

首先，要從加強領導方面增強制度檔案建設的導向性。高職院校的制度檔案建設是一個涵蓋黨委、行政、學術、民主治理與監督和第三方參與等全方位全息式的復雜建構，需要融合多方力量共同參與。高職院校要形成黨政系統共同統籌領導的制度檔案建設合力，由承接有檔案建設職能的具體部門按要求把控好制度檔案建設的導向和規范。其次，要從制定規劃方面，增強制度檔案的當前建設與長遠設計。放眼當下的職業教育改革，高職院校制定的發展規劃應將制度檔案作為校本檔案建設的重要內容列入其中，并就此進一步細化制定包括制度檔案在內的檔案建設“一定時期”計劃和“總體設計”規劃，也就是既要包括可以立即實施的短期計劃或方案，更要包括引導長遠建設的專項規劃。最后，要從增強意識方面，營造重視制度檔案歸集的氛圍。高職院校要加強包括制度檔案在內的檔案建設的宣講和宣傳，引導全校認識到制度檔案建設對于校本改革發展的重要作用，讓全校上下形成共同維護制度檔案歸集的工作氛圍。

3.2 緊貼職業教育重大改革推進制度檔案的歸檔保存

制度建設是高職院校發展的重要保障，而制度檔案的歸檔保存則是發揮制度檔案價值的基礎。高職院校制度檔案如若沒能歸檔齊全，就形成不了有機的系統整體，將會影響制度檔案利用價值的發揮，進而限制高職院校的螺旋改革。國家部署職業教育的重大改革都是對每個時期經濟社會發展在技術技能人才需求方面的時代回應。回顧高職教育的發展，高職院校改革經歷了國家示范校、骨干校和優質校等階段，正處在國家“雙高”建設和提質培優的建設階段。對此，高職院校需要圍繞這些時期的改革積淀，重新梳理各時期的制度檔案并進行立卷歸檔，進而通過各時期制度檔案的對比剖析，全面性地開展校本規章制度的廢改立工程，為推進高職院校自身的深化改革發揮制度檔案的資政價值。

3.3 建立制度檔案建設的質量保障機制

高質量的制度檔案是高職院校更好推進高質量發展的參考保障。為此，高職院校應注重日常制度建設的規范性和合法性引導，進而確保制度檔案歸集的質量。一是要建立規范制度建設的“管理法”。高職院校要研究出臺校本制度建設的管理辦法，明確制度新建、修訂和廢止的原則、程序、流程、解釋、反饋和責任等內容，從源頭上提高制度檔案建設的規范性。二是要實行制度制定的合法性審核。高職院校要樹立法治觀念，著重審核所制定的制度與國家法律、地方法規條例和各級教育上位文件的一致性，以及與本校章程、校本制度的銜接性，確保出臺的制度能夠合法合規，形成促進制度檔案建設的法治化環境。

3.4 健全制度檔案建設的落實機制

高職院校應實行制度檔案建設的定期聽議制，圍繞國家職業教育改革的部署定期聽取校本制度檔案建設的歸集情況，及時研究解決制度檔案建設中遇到的問題，形成定期研究制度檔案建設的工作機制；要推行制度檔案建設督查督辦，明確將包括制度檔案建設的內容納入到督查督辦計劃之中，同時實行制度檔案建設“誰制定、誰負責”的主責部門負責制[12]，由主責部門針對業務領域的制度檔案進行集責式歸集，督查中要注重加強對制度檔案建設的專業指導，增強各方對制度檔案建設的理解和認同；要建立制度檔案歸集的溝通交流機制，強化制度檔案落實情況的責任承擔制，構建起制度檔案建設的剛性約束，確保制度檔案得到及時、全面的歸檔。

3.5 構建制度檔案建設的反饋機制

反饋機制的構建能夠及時對制度檔案建設情況進行查漏補缺，推動制度檔案建設走向更加完善更加全面。高職院校要加強對制度檔案建設效果的調研和指導，及時反饋制度檔案建設的難點問題并指導加以改進、解決。雖然任何一項制度總是有著自身發展的生命周期，但是高職院校在推動制度檔案建設時，要注重在反饋過程培育起全校保護制度檔案原始記錄的工作自覺，讓全校認識到不能因為某一項制度已經廢止就不納入制度檔案的歸集范圍，進而逐漸形成制度檔案的過程性和完整性的保護自覺。除此之外，高職院校還應將包括制度檔案建設在內的檔案工作列為校本績效考核的一項指標，通過考核的方式促進制度檔案建設存在問題得到有效整改，推動制度檔案建設規范化切實落到實處，確保制度檔案建設得到應有的效果。

4 結束語

高職院校正在迎來前所未有的高質發展的高光時刻，而制度檔案基本循證了一所高職院校發展的改革軌跡。在高職院校加快推進現代化和不斷增強適應性的機遇期，其制度檔案建設不應受到非必要的忽視，相反的，而應給予充分的足夠重視，應擺在校本檔案工作的重要位置。唯有如此，才能讓制度檔案在高職院校新的改革時期復發應有的利用價值，促使高職院校涵養形成尊重、維護、利用和保護制度的法治環境。

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[3]周粉妹，洪亮，鐘帥. 加強高職院校計算機實驗室檔案的建設與管理[J]. 浙江檔案，2021(2): 62-63.

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[5]黃波. 企業視角下的高職院校學生檔案管理探析[J]. 浙江檔案，2016(10): 59.

[6]中華人民共和國教育部. 教育部、財政部關于實施中國特色高水平高職學校和專業建設計劃的意見(教職成〔2019〕5號) [EB/OL]. http://www.moe.gov.cn/srcsite/ A07/moe_737/s3876_qt/201904/t20190402_376471.html，2019-04-02.

[7]中華人民共和國中央人民政府. 國務院關于印發國家職業教育改革實施方案的通知(國發〔2019〕4號) [EB/OL]. http://www.gov.cn/zhengce/content/2019-02/13/ content_5365341.htm，2019-01-24.

[8] 中華人民共和國教育部.教育部黨組理論學習中心組召開學習黨的十九屆四中全會精神集中學習研討擴大會[EB/OL].http://www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/moe_2082/zl_2019n/2019_zl85/201912/t20191205_410905.html，2019-12-05.

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Necessity, Problems and Countermeasures of Institutional Archives Construction in Higher Vocational Colleges

The construction of institutional archives in higher vocational colleges can play an important role as a reference for the deepening the reform of school-based education. It is inevitable for higher vocational colleges to explore the construction of vocational education types, promote the transformation from scale development to connotation upgrading, promote the construction of "double high", and promote the modernization of governance system and governance ability. However, at present, they are still facing the main problems such as insufficient top-level design, lagging archiving and preservation, absence of school-based supervision and lack of effective feedback. Therefore, higher vocational colleges should strengthen the top-level design of institutional archives construction, adhere to the major reform of vocational education, promote the archiving and preservation of institutional archives, establish the quality assurance mechanism of institutional archives construction, improve the implementation mechanism of institutional archives construction, and construct the feedback mechanism of institutional archives construction.

higher vocational colleges; institutional archives construction; necessity; problems; countermeasures

G271.3

A

1008-1151(2022)08-0194-04

2022-04-12

羅夏鉆（1986－），女，廣西賀州人，廣西財經學院建設處教師，檔案館員，檔案學碩士，研究方向為檔案理論與實踐。