大數據時代對公路檔案信息化管理的思考

文/李茜茜

一、大數據信息化管理公路檔案的現狀

大數據給公路管理和建設帶來了諸多便利，也為公路檔案信息化管理帶來了機遇和挑戰。本文通過對大數據檔案在可量化和結構化上的擴展分析，發掘出了大數據檔案獨有的特征，辨析了大數據檔案信息化管理過程中存在的利弊，提出了運用大數據對公路檔案進行信息化管理的服務理念

二、大數據時代公路信息管理面臨的挑戰和問題

大數據時代對社會、經濟、文化建設帶來了巨大的變革，對各個行業也產生了巨大影響。就我國公路建設情況來看，大數據給公路管理和建設帶來了諸多便利，但從目前公路系統檔案數字化發展的情況來看，還只是把原有的傳統載體檔案經過掃描、攝影等數字化手段形成數據，進行加工存儲，也就是初步檔案數字化階段。目前的現狀主要表現為：

1.檔案數字化基礎設施建設方面。檔案信息化管理在硬件配備方面通常有專用計算機、打印機、攝影機、掃描儀、網絡載體等存儲設備；在軟件配備方面缺乏專用的檔案管理信息系統。大多數單位檔案信息化管理也只是利用信息技術對有限的檔案信息資源進行整理與歸檔，具有局限性。

2.檔案信息資源需求量增大和傳統檔案管理的脫節。檔案資源種類多，有文書、科技、會計、實物、照片、聲像等，每種數據都是不同形態，不僅僅是傳統的紙質檔案，而且是現代的圖文、視頻與音頻等電子檔案，其格式、特征形態萬千，從而形成了大量不同種類的非結構化數據，最后，它構成了各種檔案信息資源數據；而傳統檔案管理模式很難去統一分析、處理，挖掘數據，更多的是形式上的檔案信息化，實際上的檔案數據價值體現寥寥無幾。

大數據時代的數據本質是生產、生活過程中的點滴變化都會事無巨細地被巨量記錄并譯成數據，基于內容的全部自然記錄和隨機生成。針對檔案大數據基于檔案本身的特殊性和專業性特點，分析和發現一些隱秘性的規律，運用于生產企業或組織機構平臺，來推動和提升大數據時代檔案信息化管理工作的水平。目前存在的挑戰和問題有以下幾個方面：

1.檔案數字化設施、設備存在的缺陷。檔案數字化變革，需要完善各項功能，然而軟硬件的配備的質量還需要大幅跟進，首先應該配備容量較大的服務器、數據庫等硬件；其次要抓好軟件開發，研制出符合用戶需求，具備檔案信息加工、整理、儲存、利用、分析和維護、管理等功能的檔案信息化管理軟件。要做到這些就需要投入大量資金建設和開發，而檔案工作長期得不到重視，預算經費難以得到保障，在很大程度上拖慢了檔案信息化管理的步伐。

2.推進檔案管理機制打破固有模式。檔案是管理人員有意識地按制度標準對收集到的文件材料進行真實性和保存價值鑒別后整理而形成的。其在產生背景、結構和非結構等方面包含了更多的人為意識形態，不利于統一轉換成檔案數據，致使數字化檔案的建設標準跟不上時代發展，許多制度標準還存在著疏漏和不完善，影響了檔案信息化管理的開展。所以，要做好這項工作，應該先研究制定出完善的制度標準，使檔案信息化管理工作有章可循，并在一定人為結構與體制約束下，來推動和實現檔案信息化管理工作的快速發展。

3.大數據時代對檔案數字化安全防護欠缺。數字化檔案的數據必須通過計算機或特殊設備來識別讀取，是非人工識別和直接讀取的，在形成階段、管理階段、處置階段。對系統有較強依賴性，它與傳統紙質檔案相比具有數據存儲量大、可批量生成、直觀整潔、快速查詢、便于修改等優點，但任何事物都有兩面性，在具有諸多優點的同時，它的安全隱患成為了最大的問題，也是必須解決好的一個根本問題。要切實防止和解決好容易修改、容易刪除、容易復制、容易破壞、容易遭受病毒入侵等問題，保證檔案數據在存儲、運行、傳輸等過程中的安全。

4.大數據時代缺乏檔案數字化人才。現有檔案管理人員綜合業務素質能力普遍比較低下，而且大都是兼職檔案管理人員，既缺少時間專門鉆研檔案業務工作，又對數字化檔案了解甚少，對檔案計算機上的操作也僅停留在收集、整理、保存方面，沒有對數據的維護和程序的設計能力，這種不同步的業務能力，難以滿足檔案數字化需求，這也是檔案數字化建設遲遲落實不到位的癥結所在。

5.大數據時代對檔案數字化觀念未能轉變。檔案管理人員的大數據觀念意識還不夠強，檔案數字化建設已經不再是單一停在檔案信息化處理上，檔案管理人員的滯后性管理觀念，會直接導致檔案管理的行為不規范，是操作過程中正確執行率偏低、后遺癥遺留過多的瓶頸問題。

三、大數據對公路檔案信息化管理的對策

在大數據時代，怎樣才能促進大數據對公路檔案實現信息化管理是檔案人員應該重視和面對的問題，筆者認為應該從以下幾方面來改善和促進。

1.提升檔案信息化管理水平。隨著信息技術的快速發展，原有的檔案信息化管理系統很難適應新形勢的需求，這就要求公路部門的檔案人員要運用新的管理理念、新技術、新設備對傳統檔案管理進行更新改造。在這個過程中一定要注意做好檔案管理各個程序模塊的同步升級改造，確保檔案大數據快速、高效、嚴謹運作。

2.培養檔案數字化管理人員，全面推進檔案數字化。

首先，檔案管理人員要以開放的態度轉變觀念，全面樹立檔案大數據的觀念。其次，檔案管理人員要學習現代信息技術，掌握操作本領，在實際操作的過程中提升自己的業務水平。再次，就是要鼓勵動員公路系統全員參與，提升全員參與水平，實現大數據檔案系統和公路行業信息化系統的互連互通、和諧統一，進而達到既提升信息化管理功能，又方便公路維護管理的目的。

3.軟硬件要與檔案大數據要求相匹配。檔案信息系統軟硬件的高密度結合，能夠使大數據技術應用效果和效益得到良好顯現。尤其是公路行業的檔案數據管理系統一定要兼顧行業特點，抓住關鍵點，確保這些檔案數據可以共享與傳輸，在不同系統之間平穩順暢運行，這是基于差異化在檔案大數據建設中形成大融合的新格局，集約高效。

4.加大經費投入。完善檔案軟硬件設施，首先將檔案數字化建設所需經費納入到年度經費預算。其次是采集存儲本單位的生產、經營、研究、管理等過程中的數據，減少不必要費用的重復投入。

5.加強安全保密防控體系。檔案數字化是為了管理和使用方便，但在科技創新大環境背景下，很多不安全因素也相應而生，所以必須加強對檔案大數據安全性與保密性建設，既要按照國家檔案局的相關規定標準執行，又要不定期不間斷地進行防控體系檢測，做好檔案數據的異地異質備份工作。同時還要按照有關規定，制定好檔案安全突發事件應急處置預案，建好檔案大數據安全防護網，確保在任何情況下檔案實體和信息安全不會受到威脅，檔案數據得到保護。最后還要建立和完善檔案查閱和使用權限的相關制度規范和要求，做到有權有責、權責對應，確保對檔案數據使用過程的全程跟蹤和評估，從而使整個流程在特定權限范圍內“閉環流動”，堅決杜絕了檔案數據泄露。

6.檔案制度建設。實現檔案的規范管理，健全檔案數字化管理制度是首要任務。建立和完善檔案信息化管理工作的一系列長效機制，是確保單位機構能夠按照統一標準開展檔案信息化管理工作的依據。管理人員要深刻理解和吃透《檔案數字化加工標準》《檔案大數據安全保密制度》《檔案數字化流程與規范》等相關標準和規范，結合自身實際建立起切實可行的長效機制，保證制度的科學性、規范性、合理性和可操作性，促進檔案信息化管理工作的穩步實施。

總之，檔案大數據給我們帶來更多的是便利和高質量的服務，特別是對于產生和存貯量極大的公路建設檔案而言，更是提高和發揮了檔案信息利用的效率和價值，認真總結經驗和教訓，必將為下一步繼續推進公路建設中檔案大數據信息化服務起到積極的促進作用。