探析檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值

張瑜

摘要：目的：探究在醫(yī)院檔案管理中，選擇應用檔案信息化建設的價值。方法：將我院2019年1月-2020年1月期間在醫(yī)院檔案管理中未實施檔案信息化建設的200份檔案納為對照組，將2020年2月至2021年實施檔案信息化建設的200份檔案納為觀察組，比較兩組檔案管理人員的管理有效率。結(jié)果：觀察組管理有效率為94.00%，對照組管理有效率為83.00%，兩組的管理有效率存在明顯差異（P<0.05）。結(jié)論：在醫(yī)院檔案管理中，選擇應用檔案信息化建設可有效改善管理人員的管理效果。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設;醫(yī)院檔案管理;價值

【中圖分類號】G275???????????? 【文獻標識碼】A???????????? 【文章編號】2107-2306（2022）1--01

信息技術(shù)的發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理工作有很大推動，為了防止在醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)瑕疵，促進醫(yī)療保障制度合理化，引進先進的信息化檔案管理模式，已經(jīng)成為全國醫(yī)療衛(wèi)生管理部門的重點，也有助于醫(yī)院日常工作的開展。為了探究應用檔案信息化建設的價值，本研究選擇將我院檔案科室管理的檔案作為研究對象，現(xiàn)報告如下。

1.資料與方法

1.1一般資料

將我院2019年1月-2020年1月期間在醫(yī)院檔案管理中未實施檔案信息化建設的200份檔案納為對照組，將2020年2月至2021年實施檔案信息化建設的200份檔案納為觀察組。

1.2方法

1.2.1對照組

對照組在醫(yī)院檔案管理中未實施檔案信息化建設，即檔案管理人員為單純的單純管理人員，將絕大多數(shù)文書、設備、會計、產(chǎn)品、科研、照片、實物等檔案存放于墻壁柜子，文書存在部分手寫情況，以及通過手工方式進行收集、整理和存檔等情況。

1.2.2觀察組

觀察組在醫(yī)院檔案管理中實施檔案信息化建設。（1）增加資金，更換先進設備，添加表格等處理工具，方便管理軟件，添加掃描設備，以便管理人員通過掃描等操作將信息資料上傳至檔案管理平臺，然后方便員工進行文書、設備、會計等資料的分類;以及充分利用超星文檔完成全院全宗檔案的收集、整理、歸檔工作，編制各種載體和各類的案卷目錄、卷內(nèi)目錄。（2）建立和發(fā)展醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)醫(yī)院檔案管理的實際情況，利用信息系統(tǒng)對檔案管理工作進行安排，并且依據(jù)相關(guān)規(guī)定進行收集、匯總。如果存在管理問題，員工必須對單個任務負責。（3）建立和維護文件信息系統(tǒng)，首先員工需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并且將文件數(shù)據(jù)輸入創(chuàng)建的文件管理系統(tǒng)。其次，必須在文件系統(tǒng)中放置標題欄，以便員工在使用文件時可以準確找到相應的文件，例如文件類型。同時，要求配置專業(yè)人員定期維護這些設備和系統(tǒng)，以預防設備損壞和系統(tǒng)崩潰等發(fā)生。（4）加強互聯(lián)網(wǎng)檔案資料監(jiān)管。優(yōu)化網(wǎng)絡平臺和系統(tǒng)，并添加加密、權(quán)限和其他功能。專業(yè)技術(shù)人員還應定期對醫(yī)院計算機上的病毒進行故障排除，以確保病毒不會發(fā)生。此外，技術(shù)人員需要修復損壞的文檔。還應該安裝防火墻和其他工具，以防止侵權(quán)行為發(fā)生，并竊取或篡改醫(yī)院的文件內(nèi)容。

1.3觀察指標

比較兩組檔案管理人員的管理有效率，管理效果主要是基于醫(yī)院檔案科室自制的管理評價標準，包括收集、整理、分類、歸檔等文件管理工作，總分100分，其中顯效為超過 80分，有效為55-80分，無效為低于55分，管理有效率=顯效率+有效率。

1.4統(tǒng)計學方法

采用SPSS21.0分析，計數(shù)資料經(jīng)X檢驗，以（%）表示，差異有統(tǒng)計學意義為P<0.05。

2.結(jié)果

在觀察組中，管理顯效115例，有效73例，無效12例，管理有效率為94.00%（188/200）;在對照組中，管理顯效84例，有效82例，無效34例，管理有效率為83.00%（166/200）。兩組的管理有效率相比，存在明顯差異（X=5.945，P<0.05）。

3.討論

目前，信息技術(shù)已經(jīng)在人們?nèi)粘Ｉ畹母鱾€方面發(fā)揮了積極的作用。對于醫(yī)院來說，醫(yī)院檔案管理的計算機化建設將有助于發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務，合理利用信息技術(shù)，可以提高信息存儲的靈活性，有效提高檔案管理運營的整體效率，也有助于醫(yī)院日常運營的發(fā)展。

本研究結(jié)果顯示，觀察組管理有效率為94.00%，對照組管理有效率為83.00%，兩組管理有效率有明顯差異。說明檔案基礎(chǔ)建設在醫(yī)院檔案管理中的應用，可以有效提高管理員的管理效率。首先，檔案信息化建設要加大資金投入的力度。例如充分利用超星文檔，檔案管理人員將節(jié)省大量時間來組織和歸檔。員工還可以利用先進的設備直接在計算機上檢測、化驗檔案，從而提高管理水平。再者，醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)建立起來，明確了每個工作人員的職責和責任，可以促使員工有序地做好檔案管理工作，減少醫(yī)院檔案管理問題的發(fā)生。與此同時，只有當文件信息系統(tǒng)建立并完全配備時，才有可能準確識別醫(yī)院中存在的文件。以及在辦公室信息環(huán)境中，更好地監(jiān)督網(wǎng)絡文件材料也有助于保護醫(yī)院的文件安全。

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理中，選擇應用檔案信息化建設可有效改善管理人員的管理效果。

參考文獻：

[1]黃心怡.后疫情時代公立醫(yī)院干部人事檔案信息化建設研究[J].城建檔案，2021（11）：32-34.

[2]郭邈.新醫(yī)改視域下以干部人事檔案信息化促進醫(yī)院人力資源配置精細化[J].天津科技，2021，48（10）：11-13.