如何提高虛擬團隊的工作效率

高屹

新冠肺炎疫情環境下，團隊如何更好地開展工作、盡量減少聚集？是否可以采用“虛擬”的手段完成工作呢？其實，對于“虛擬”這個詞我們并不陌生，有很多項目是通過虛擬團隊完成的。虛擬團隊的成員分散在各處，平時很少或從不見面，大家使用網絡、電話、郵件、可視會議等通信工具，通過彼此間的配合、支持，完成工作任務，實現項目目標。虛擬團隊的好處很多，例如，可以大幅降低差旅費、辦公場地費，可以讓不方便出差的人、地理位置分散的人參與項目，有利于資源的優化配置，讓團隊成員的工作增加靈活性。

虛擬團隊固然有這些好處，但也確實存在難以避免的“硬傷”。最突出的問題是容易因為溝通不暢導致團隊成員的歸屬感降低，進而讓個人落入“孤島”狀態：孤軍奮戰、孤立無援，淡化責任感和對其他團隊成員的依賴感，工作變得消極、被動，造成項目脫節、效率降低。所以，要想提高虛擬團隊的工作效率，需要做好以下幾個方面。

用好團隊溝通工具

組織虛擬團隊會議

因為防疫的需要，團隊成員之間近距離接觸的機會減少了，這給順暢的溝通造成了一定的障礙。以往最直接的團隊溝通方式——面對面會議溝通，也被迫轉移到了線上。無論是微信群，還是各種遠程辦公軟件，都承擔起了召開團隊會議的重擔。雖然有網絡技術作支撐，加上各種人性化的功能服務，但是很多人還是對這種線上會議方式頗有微詞：占用大量時間、效率低下、容易走神。那么，能不能通過其他方式，來提高遠程會議的效率，以達到提升工作績效的目的呢？答案是肯定的。

首先，一定要控制好這種虛擬會議的頻率和時間。不論是線上還是線下，會議都是一種嚴肅的、正式的溝通手段，它要求參加者必須在一定時間內放下其他一切工作，全神貫注地投入會議。參會者不但要認真聆聽別人的發言，還要積極發表自己的觀點和意見，通過適當的互動，來澄清模糊的信息，實現觀點的統一，找到問題的解決方案并與其他人達成一致。這樣做確實需要消耗時間、占用精力，所以除非必要，不應該隨意使用會議的方式來完成信息的傳遞。

另外，虛擬會議因為彼此不見面，需要全程盯著屏幕，容易讓人疲勞，所以一定要嚴格控制好時間。這個問題我們可以借鑒敏捷管理中“站會”的經驗。所謂“站會”就是站著開會，雖然每天都要開、每位團隊成員都要發言，但每次都要嚴格控制在15分鐘以內。站會的內容很簡單，只說三件事：昨天做了什么，今天計劃做什么，有什么需要解決的問題。值得注意的是，為了確保會議不超時，站會過程中不做任何討論，需要處理的具體問題待會后再以點對點的溝通方式予以解決。虛擬會議也應該盡量縮短持續的時間，非共性問題盡量不占用公用會議時間討論，確實需要討論的，應事前告知參會者，要求提前認真思考，避免臨時拍腦袋，以提高會議的效率。

其次，為了讓虛擬會議變得更高效，最重要的一個小技巧是讓所有參會者必須全程“露臉”。如果不打開自己的攝像頭，很可能在別人發言的時候走神，甚至做別的事情。參會人員不能全情投入，就必然會影響會議的效果。另外，召集或主持會議的角色也非常關鍵。一般情況下，項目經理是會議主持人的理想人選。為了確保讓參會人員能集中精力，在主持會議的過程中，項目經理必須通過不斷詢問、提出話題等主動引導的手段，以盡可能照顧到所有參會人員。

最后，項目經理要具備“一團火”的精神。有一位全國著名的勞動模范，他是北京百貨大樓的售貨員張秉貴同志。他的“一團火”服務精神已經成為百貨大樓的座右銘。張秉貴在接待顧客時能做到“接一問二照顧三”。所謂“接一”是指接待第一位顧客；“問二”是指同時詢問第二位顧客的要求；“照顧三”是指在接待和詢問前兩位顧客的同時，還不忘招呼第三位顧客，不讓顧客感覺自己受到了冷落。項目經理在組織虛擬團隊會議時，也應該做到“接一問二照顧三”，可以主動提問、點名，盡量讓每一位參會者都能感受到自己得到了關注，以維持他們精神的高度集中。

利用微信群溝通

有技巧地用好溝通平臺，特別是以微信群為代表的社交媒體也是一種重要的提高工作效率的手段。每個團隊都少不了一個微信群，作為項目團隊內部溝通的重要工具。為了能讓微信群更好地發揮溝通平臺的作用，就要確保這個群的“活躍度”。這里說的“活躍度”是有原則的，關于工作的事項，可以隨時發布，但在正常的工作時間內，盡量不要讓這個群變成干擾源。當然，那些特別緊急的、重要的事情，不要依賴微信群，最好用更直接的溝通手段，以免耽誤工作。非工作時段，項目經理應該有意識地將這個群作為溝通、互動的工具，可以發一些與工作無關的休閑、娛樂內容，不定期來一場“紅包雨”也是活躍群氣氛的好方法。但這種項目團隊內部使用的微信群里，最好不要有領導，以減少員工心理上的約束感和壓力感。

創造虛擬集中辦公環境

為了解決分散辦公的弊端，可以通過網絡技術手段，人為創造虛擬集中辦公環境。在敏捷管理中，應用遠程分散團隊的“魚缸時間”就是一種有效的手段。在約定的工作時間內，地理位置分散的團隊成員通過共享攝像頭，讓團隊中的每個人都能看到自己，同時自己也能借助網絡攝像頭看到別人。這種“看到”并不是像集中會議那樣緊緊盯著屏幕，防止走神，而是營造了一種彼此可見的感覺。適度向別人暴露自己的“隱私”，有助于拉近彼此間心理上的距離，以減輕個人的孤獨感。能實時看到別人的工作狀態，也有助于每個人更加認真地聚焦于自己所承擔的工作，進而提高整個團隊的工作效率。

結語

作為無法改變的環境因素，新冠肺炎疫情在一段時間內還將繼續影響并改變我們的生活和工作。在減少接觸、拉大彼此間距離的客觀因素制約下，只要我們能合理利用各種遠程工作方式，同樣能提高工作效率，將新冠肺炎疫情對工作的影響降到最低。P