項目想定化解項目獨特性難題

劉志學

獨特性是項目的基本特征。項目因受不同需求、不同目標、不同相關方等因素的制約，造成了項目在組織形態、表現特征等方面的顯著差異。由于項目獨特性的存在，項目實踐問題的解決需要具體情況具體分析，項目管理研究結論也只能在具體的案例情境中才能體現其價值。因此，只有破解項目的獨特性難題，才可以形成具有普遍應用價值的項目管理策略。

化繁為簡、化整為零是我們面對復雜系統性問題時常用的解決思路。例如，工作分解結構（Work Breakdown Structure，WBS）就是最常見的分解項目的工具。WBS可以實現將一系列復雜的項目任務按照責任承擔的原則分配到每個人的項目工作中，通過局部可控實現整體可控。但是這種基于項目任務的項目分解方式一方面因項目而異，另一方面也無法有效地描述項目執行過程中的動態變化，因此無法用于構建基礎的、通用的項目模塊。

一個完整的項目模塊需要包含一定范圍內的所有項目要素。項目運行是一個組織決策與項目狀態交互的過程，因此項目模塊除了涵蓋項目的任務要素外，還需要包含項目中的決策要素；同時，模塊中各要素之間并非孤立存在，兩類要素之間的關系也是構建基礎項目模塊的重要組成部分。

因此，當從項目任務的角度無法實現對于項目的有效分解時，從時間的角度來構建完整的項目模塊就成為一種替代的可能。我們從時間維度上對項目進行切割，在每一個時間截面上都得到一個完整的項目要素集。這一項目要素集既包含了項目在該時間節點上的任務狀態，也反映了在該時間節點上的決策狀態，同時還包含了決策對項目任務正在施加的影響和效果。這種在項目執行過程中某一時間片段上的項目所有要素構成的完整場景被稱為項目想定，如圖1所示。

需要說明的是，想定來源于軍事領域的兵棋推演，是指在戰役、戰斗演習或作業前對敵我雙方情況的基本設想，它涵蓋了一個場景內的全部要素及其發展趨勢。因此，構建完整的項目想定，對于精確地描述項目、科學地刻畫項目，進而利用計算機系統來真實地模擬項目的進展具有重要意義。

項目想定的構成要素

構建項目想定的關鍵在于從項目中抽離出一組可以完整描述項目的要素集，對現實世界中項目的相關方、執行過程、運行環境、關系和交互形成結構化和形式化的描述。從要素屬性的角度劃分，項目想定包含的要素可以分為與項目任務相關的想定要素及與項目決策相關的想定要素。

與項目任務相關的想定要素

項目任務是項目管理工作的對象和實體，根據合同要求的各項條件完成項目任務并提供高質量交付是項目管理工作的目標。與項目任務狀態相關的要素即用以描述項目任務的實際完成情況，如項目的質量、工期和成本等；以及影響項目任務執行的其他因素的狀態，如涉及質量管理工作的人、機、料、法、環等各類因素的狀態。基于“凡系統必有結構，系統結構決定系統功能”的系統思想，要素通過彼此之間的復雜關系構成了具有特定功能的想定結構，由與項目任務相關的想定要素構成的結構即為任務想定結構。常用以描述變量間關系的工具有系統動力學方法等。

與項目決策相關的想定要素

項目中僅僅有任務要素是無法正常運轉的，項目決策是推動項目前進的動力及控制項目發展方向的方向盤。項目任務狀態是產生項目決策的條件，每一個項目決策又將產生新的項目任務狀態。項目決策想定表征了項目相關方之間的責、權、利關系及基于該關系進行項目決策的過程。由于項目決策本身千差萬別，無法通過一組固定的變量來描述項目決策本身的狀態，但是產生項目決策的條件是可以通過相同的變量集來進行表達的。與項目決策相關的想定要素即用以描述項目決策產生的環境和條件，具體而言，包含描述相關方自身屬性的變量及表達影響相關方決策的結構屬性變量。

描述相關方自身屬性的變量主要與相關方執行項目任務的能力和可靠性相關，如相關方的信譽、自身需求和管理能力等。影響相關方決策的結構屬性變量主要與相關方執行項目任務的意愿和穩定性相關，這些因素受到相關方之間復雜關系的影響。現有研究表明，組織中的相關方關系以網絡的形態存在，并基于不同的關系形成不同的網絡結構，因此描述此類屬性的變量可以利用相關方所處的網絡結構的相關指標進行表達，如圖2所示。

在項目想定中，與項目任務相關的想定要素及與項目決策相關的想定要素是不可分割的整體，兩者之間基于“組織—項目決策—項目任務”的作用路徑交互在一起。因此，一個完整的項目想定除了包含與項目任務及項目決策相關的兩類要素外，還包含要素之間的復雜關系。每一個時間點上的項目形態就是這些要素及要素關系的特定取值的表現。隨著時間的推移，要素的值以連續或離散函數的形式發生變化，并產生新的項目想定。當項目想定中某些要素的取值達到一定的限定時，將會產生新的決策需求。

項目想定的作用

總的來說，項目想定在項目管理工作中可以起到三種作用：一是對可能實施的項目計劃、決策方案進行事前預演，驗證計劃和方案的可行性；二是檢驗項目相關方的能力，從而選擇合適的相關方參與項目；三是實現項目風險的實時監測和風險響應決策支持。

（1）項目決策是否有效往往只能通過決策后項目的執行效果得到事后的驗證，一旦決策失誤，將對項目造成大量損失。項目想定構建了項目的完整變量結構模型，項目的實際參數值，如項目計劃、決策方案等，以初始數據或過程數據的形式輸入模型中，通過仿真模擬，得到在設定變量取值條件下的項目結果，當模擬結果符合預期，則證明初始的項目計劃或決策方案可行。利用項目想定模擬項目執行過程，可以將決策驗證過程提前，從而有效避免項目返工。

（2）判斷相關方與項目是否匹配是一個復雜的、多方檢驗的過程，嚴重依賴管理人員的管理水平。項目想定將相關方抽象成為一組與項目相關的變量的集合，判斷相關方與項目是否匹配，就轉化為判斷該相關方在不同變量上的取值，能否保證項目想定目標的達成。此時，判斷相關方是否適合項目不再是判斷相關方的綜合能力，而是其是否滿足項目的具體要求，相關方不再是“最好的就是合適的”，而是“合適的就是最好的”。

（3）越大型的項目，風險的成因越難以真正理清，這一方面是因為誘發項目風險的因素之間存在復雜的關聯關系，另一方面是因為風險之間也存在復雜的關聯關系。因此，無論是基于經驗的風險預防，還是出現風險征候之后的風險處置，其策略總是容易出現治標不治本的問題。風險預防方案防不住風險發生，風險應對策略管不住風險重復發生。解決這一問題的核心在于找準風險發生的“證據鏈”，在風險產生的源頭控制風險。

除了風險控制的精準性，風險控制的及時性也是風險管理的關鍵。大量的風險案例證實，在出現明顯的風險特征時，風險的發生將難以避免。因此，我們需要在問題發生的初期就及時發現潛在的風險點。及時性的要求意味著對項目狀態的實時、動態監控。實踐中，由于人的能力和精力局限性等問題，在復雜的項目中抽絲剝繭和即時反饋都難以實現，只有借助系統和大數據的力量才能實現這一復雜的工作。由于項目想定是隨時間連續變化的，因此當項目想定中的某些要素的取值產生異常變化時，即意味著項目中可能出現了風險。我們在及時發現風險后，通過變量之間的復雜關系，找出造成該變量值異常的原因，有針對性地提出風險應對策略，從而提高風險管理的效率。

結語

在數字時代，推進數字化轉型已經成為各行各業的熱點話題，眾多行業、企業已經在數字化轉型方面取得了一定的進展。然而在項目管理領域，當前對數字化、人工智能等方面的研究和應用并不常見，原因就在于項目的獨特性特征與數據體現出的規律性特征并不匹配。可以說，無法化解這一矛盾，項目的數字化轉型將陷入紙上談兵的窘境。

而項目想定的提出，實現了對項目的結構化表達，將具有獨特性的項目利用一組統一的要素集表達出來。任何項目都可以通過對描述要素的變量集的不同賦值進行表示。變量是否進行賦值依據項目確定，變量之間的關系通過對同類型項目的大數據分析獲取，由此可以建立適配該項目的項目想定結構，從而進行項目決策支持。隨著項目數據量的增加，機器學習等人工智能方法將可以被引入項目想定結構及變量選擇優化的過程中，從而使得理論化的項目想定能夠更貼合實踐應用。P