中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式淺談

溫朝菲

關鍵詞：檔案管理;工作問題;工作效率;提升方式

引 言：檔案管理工作對于中學的可持續發展來說有著至關重要的作用，它主要通過各種形式的文字，視頻，圖片來記錄學校的各項信息，形式比較多樣化，通過提供更詳細的信息來保障中學教育的發展。學校要加強對檔案管理工作的重視度，及時地發現檔案管理中所存在的問題，對于檔案管理方式進行優化，提高檔案管理的效率。

1工作特點

檔案信息包括了表格，視頻，文件，文本等多種形式，有關人員利用檔案的相應信息能夠為中學的發展提供可靠的意見，相關領導通過了解這些信息能夠做出科學化的決策。常見的檔案管理內容包括教師的教案和工作總結，每天的課程安排，學校的基本個人信息表，學校開會的各項記錄等等。由于檔案材料的來源比較廣泛，整體檔案管理的內容是比較巨大的，有關人員需要全面地了解到影響檔案管理的主要內容，對檔案管理工作進行革新。

2存在的問題

2.1專業素質較低

在現代社會不斷發展的背景下，人們對教育的重視度越來越高，中學辦學規模也越來越大，學生數量的不斷增加，在學生個人管理過程中會產生很多信息，這就需要更專業的檔案管理人員來做好海量信息的管理工作。就目前發展現狀來看，檔案管理人員的專業水平并不高，在具體工作中沒有充分的認識到自身工作的職責，工作沒有熱情，保持著混日子的態度，影響了檔案管理效率。除此之外，學校的相關領導對檔案管理工作的重視度不夠，在檔案管理崗位上招聘的人員較少，甚至一些管理人員并不是專業的科班出身，而是退休老師所擔任的，使得檔案管理工作的效果并不理想。

2.2管理方式不科學

在中學檔案管理工作中，大部分檔案還是采用的紙質化形式，管理人員并沒有對管理方法做出進一步的調整和改變。紙質化的檔案在儲存的過程中會受到外部環境因素的影響，出現檔案關鍵字跡缺失或者是檔案文件損壞等等。其次，紙質化的檔案有可能會出現篡改的情況，不符合檔案管理的初衷，影響人們對檔案信息的利用。也有一部分檔案管理人員利用現代化信息技術來做檔案管理工作的改革，但是檔案管理人員對計算機的認識不夠深入，沒有了解到互聯網的開放性，在檔案儲存的過程中并沒有做好加密處理，檔案資料受到病毒攻擊的話，會導致整個系統癱瘓，并且電子化檔案信息篡改的幾率是非常高的，影響了資料的完整性。

2.3中學對檔案管理不夠重視

由于學校對檔案管理工作不夠重視，學校在檔案管理方面缺乏一個完整的工作流程，導致管理人員只是簡單對檔案進行規整和存儲，沒有后續的完善工作。檔案管理在這種管理狀態下，不能夠有效的發揮出檔案信息的參考作用，影響了中學的健康發展。學校在檔案管理工作中并沒有投入過多的資金，影響了檔案管理工作與現代信息社會相結合的改革步伐，使得檔案管理工作的問題頻頻出現。其次，學校對檔案管理工作的不重視，也會直接影響管理人員的工作積極性，在日常工作中不能及時地對檔案進行歸類，缺乏對檔案管理方式的創新，影響了檔案管理工作的效率，

2.4與時代發展要求不符

現代中學檔案管理工作還是沿襲傳統的管理方式，在發展過程中出現了與實際脫節嚴重的情況。中學檔案管理工作并沒有立足于現代發展的主要趨勢引進一些信息化的設備，對管理模式并沒有進行調整，經常會出現檔案管理信息丟失的情況，不利于教學工作者的工作。大多數的學校還是采用檔案管理的傳統形式，但是由于現代檔案信息量的增加，傳統形式很難滿足現在中學檔案管理的要求，也會使得檔案管理工作與實際不接軌，使得教學發展改革停滯不前。

3具體的優化措施分析

3.1建立電子檔案數據庫

在現代信息技術不斷成熟的背景下，在中學檔案管理工作中，有關人員要加強對信息化技術的利用，通過文件管理軟件創設一個海量的電子檔案庫，與紙質化文件及時的同步。與此同時，工作人員也應該不斷地完善電子檔案工作的流程，支持在線文件檢索，更方便人們獲得相應的文件。中學的相關領導也能夠更輕松的獲得相應的信息，通過了解報表文件，進行綜合化的評估，方便做好相應的決策。同時，電子檔案數據庫的建立會存在一定的問題，針對網絡故障，計算機病毒，數據丟失等問題，工作人員應該積極地學習相關的計算機知識，了解一些常見的電子檔案管理的問題，再出現相關問題時，能夠從容應對，迅速解決。

3.2加大資金投入力度

中學的領導要加強對檔案管理工作的重視，轉變自身的思想，積極地意識到檔案管理工作對中學可持續發展的重要作用。在思想上改變態度，在工作上加強管理，更好地保障檔案管理工作各環節的優化，相關領導要積極的發揮出引領作用，引導工作人員做好檔案管理方式的創新，不僅要完善相關的管理制度，同時也需要在這方面加大資金投入，來進一步地保障檔案管理創新工作的順利開展。

3.3建立一個完善的檔案管理系統

檔案管理部門是中學的一個重要的部門，在檔案管理部門中，應該建立一個完善的規章制度，詳細的檔案管理具體流程，要具體到管理制度，貸款案例檔案，整理文件，并保存系統等等。其次，學校也要專門配置一個房間用于儲存一些紙質化的文件，要保障這些文件處在干燥的環境內，延長紙質化檔案的壽命。檔案管理人員要及時地做好檔案管理的各項記錄，記錄好接收文件，文件訪問時間等等方面的記錄，減少文件丟失的次數。對于其他工作人員借閱文件的時間，目的，返還日期等信息都需要詳細的記錄下來。

3.4加強專業人員的培訓力度

中學檔案管理人員的專業素質影響到了檔案管理的效果，要不斷地保障檔案管理人員的專業素質，學校應該聘請一些專業的檔案管理人員對相應的數據進行分析和整理，并且由專門人員來負責檔案統計工作，按照要求來填寫檔案統計報表，保障檔案信息的真實準確。其次，檔案管理人員要了解相關的法律法規，要對檔案的分類，標記，裝訂，標注等有進一步地認知，學?？梢圆欢ㄆ陂_展相關理論知識培訓，通過培訓來保障檔案管理人員的工作能力，學校不僅要開展理論知識的培訓，還需要開展思想教育工作，保障檔案管理人員的工作責任心，讓其以飽滿的態度投身到工作崗位中。最后，學校要招聘復合型人才，不僅掌握基本的檔案管理知識，同時也熟悉先進的信息技術，能夠更好地結合檔案管理工作的情況，做好管理方式的改革。除此之外，學?？梢砸M一些先進的檔案管理設備，通過構建檔案管理信息化平臺，促進中學檔案管理工作的改革。

3.5設置績效考核工作機制

為了切實地保障中學檔案管理工作的效率，學校要制定相關的績效考核機制來保障檔案管理人員的工作熱情。在具體工作中，要嚴格的落實檔案管理考核機制的各項條約，調動工作人員的積極性，讓有能力的人員具有較大的發展空間，實現人才的合理分配，構建一支高素質的檔案管理團隊。

結束語

總而言之，學校要結合現代時代發展的潮流做好檔案管理工作的革新，檔案管理人員轉變自身的思想，做好檔案管理形式的改革，促進中學的可持續發展。

參考文獻：：

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