后疫情時代財務報銷模式優化

摘 要：新冠肺炎疫情下，國家各行各業都受到了前所未有的沖擊，校園里師生的工作、課程安排更是受到不同程度的影響。就財務報賬工作而言，其涉及業務面廣，接觸人員雜，報銷流程多，給疫情防控期增加了不小的難度。如何保障在業務開展同時降低疫情傳播風險，成為高校財務當下最為關注的話題。文章以J高校為例，提出防控常態化的后疫情時代，通過優化改進，使網上報銷成為當下最有效的財務報銷模式，同時也為未來高校應對各種突發事件奠定基礎。

關鍵詞：疫情;財務報銷模式;網上報賬

中圖分類號：F325.24 文獻標識碼：A 文章編號：1005-6432（2022）03-0173-02

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.03.173

1 后疫情時代財務報銷模式優化的必要性

2020年1月20日，國家衛生健康委發布公告，將新冠肺炎納入乙類傳染病并按照甲類傳染病管理。在這樣的后疫情時代，疫情防控意識尤其不能松懈，務必以師生生命安全為前提，高校財務管理通過借助網絡平臺實現零接觸的新型財務報銷管理模式顯得尤為重要。新冠肺炎一般通過飛沫式、接觸式傳播，還有長期潛伏無癥狀感染者進行交叉傳染，防控難度非常大。如果財務報銷還延續原有財務辦公大廳面對面報銷模式，勢必會引起聚集和更多的接觸流動。尤其是根據職務不相容原則進行了崗位分離和分工細化，從會計審核、復核、現金出納到銀行出納，憑證隨多人傳遞多個財務科室，潛在威脅勢必產生嚴重后果。根據防疫工作需要，遵循少聚集少接觸少流動原則，國內大多城市推遲務工人員返城、單位人員復工、學校延期開學，通過線上教學完成教學任務。而獎助學金的申請發放、學生公寓費學費退費的正常辦理、教工公務卡臨期還款、國庫經費即將收回的科研經費報銷、科研結題、工資發放和社會保險繳費、履行納稅義務、水電暖費繳納等現實而緊迫的問題，如果不能處理得當，勢必會影響教育事業的發展。學校應營造良好的網上財務報銷環境，積極響應學校疫情防控的工作部署，落實各項防控措施，抓好疫情防控工作的同時保證各業務在財務支出方面的正常運行，做好防范措施，消除隱患，打好疫情戰。

2 簡述后疫情時代J高校財務報銷模式

基于J高校管理層對學校財務管理工作的重視，財務信息化建設實現了新的突破，于2020年頂住疫情壓力，以智慧校園為契機，全面推廣實行網上報賬。J高校財務部門主要是借助神州浩天天財財務信息化管理平臺軟件，報銷采用網上預約報賬模式，通過網上報賬系統和網上收入申報系統，固定資產報銷通過對接國有資產管理處資產管理系統，實現日常報銷、國內差旅報銷、借款、授權管理等功能，校內職工工資發放、校外人員勞務發放、設備購置等財務核算功能，能夠按照政府會計制度要求，通過數據對接實現自動生成會計憑證，完成賬務處理。項目負責人可以查詢項目余額，每筆報銷內容金額能夠系統實時查詢報銷流程狀態，還可通過授權其他項目報銷使用人報銷項目經費，并擁有指定固定報銷金額，報銷期限和設置其是否可查看項目余額等管理權限。報銷人只需選擇想要支付的項目，按照步驟提示進行操作，直至填完支付信息（或暫付款沖賬），最后打印出帶有預約單號的網報單即可。具體網上預約報賬操作流程是，報銷人先將合法票據收集好并整理粘貼，登錄系統選擇相應的業務模塊進行網上填報，填報完成提交時，可以選擇履行簽批手續的方式，包括線下審批和網上簽批兩種模式，如選擇網簽模式則需要繼續上傳報銷附件照片，由項目負責人在網上進行審核。簽批完成后報銷人將網報單投遞至專門的投遞室投遞箱中，會計人員定期取出已按照科研、教學分類裝袋投入的網報單，審核合格后掃描網報單上生成唯一的預約單號的條形碼，自動生成記賬憑證，完成會計核算，最后傳遞給出納運用銀校互聯系統，將金額支付給指定收款單位或個人的銀行賬戶。

3 后疫情時代財務報銷模式存在的問題

（1）因退單等導致的窗口報銷。由于報銷人員對財務要求不夠了解，財務制度和報銷流程不夠熟悉，加之新的報銷模式不夠適應，導致遞交單據不合規，出現材料不全、信息錯漏等情況，需要退單修改重新遞交。由于投遞機已經識別過一次預約單號，無法重新投遞修改過的網報單，故報銷人必須將重新修改過的網報單據親自提交到財務人員手中。這就增加了人與人之間的接觸，加大了病毒傳播風險，不利于疫情防控。取回退單時會有學生代取的情況，可能會導致退單原因轉述不明，造成反復多次的修改，導致師生對報銷產生繁難印象，認為網報只是多一種報銷渠道，對報銷效率的提升體現得不明顯。如因教師工作繁忙，退單取回不及時，還會導致單據積壓，增加票據丟失風險和財務人員時間管理成本。同時，報賬人員沒有財務專業知識基礎，對填制內容不夠了解，如混淆辦公費和材料費、培訓費和會議費、勞務費和專家咨詢費等，財務人員需進行二次修改，降低制單效率。另外，考慮到部分年齡較大的教職工不能很好地適應網絡化的報賬方式，且報銷業務筆數較少，財務處采取網上報賬和窗口報賬并行的方式。因此線下報銷無法避免，離真正全面的實現投遞零等待以及溝通零距離還有一段距離。

（2）網上簽批模式尚不成熟。網上簽批可以實現網頁端和手機端的線上審批，解決了因異地無法審核紙質票據導致簽批流程受阻的問題。通過報銷申請，單據附件上傳，遠程審批，電子簽章錄入，實現零接觸報銷。網上簽批避免了面對面審批的高疫情傳播風險，還可以相互監督，使得業務流程更加透明。但由于網上簽批模塊設置尚不成熟，網簽模式操作較為復雜，并沒有全面推行網上簽批。從部門負責人審批到業務主管部門審批，需要經手多個領導，且按照一定步驟簽批，無法越級。目前軟件公司沒有設置物流提醒，無法預知何時出現網上簽批業務、何時需登錄操作等，這就需要領導隨時關注網上信息并登錄進行網上簽批。要想順利完成網上簽批，需領導及時登錄網址或者經辦人主動告知領導后進行操作，否則一個簽批環節耽誤，審批時間就相應延長。領導本就業務繁忙，疫情期間會議更多，還要隨時關注是否有線上簽批，經辦人還需要自行聯系領導，這對于領導和經辦人來說多有不便，故網簽并未全面推行，大部分業務延續線下簽批模式，進行紙質票據的審核簽批。疫情期間如果有特殊原因需居家隔離等，難以及時找到相關人員，導致簽批手續慢，工作效率下降，報銷時效性大大受到影響，面對面傳播風險也大大增高。

（3）資產系統與網報系統數據無法互聯互通。資產系統與網報系統各自獨立，不能互相讀取數據，錄入資產系統的固定資產不能通過數據傳輸自動導入網報系統進行報銷，只能通過資產系統將報銷憑證導出，并手工完成支付信息填寫。如果經辦人忘記在網報系統中填寫制單，還需將網報單刪除，否則會出現重復錄入的情況。這就導致報銷內容未實現全覆蓋，資產類業務只能線下投遞辦理，增加密集接觸的機會和聚集，感染的風險，不利于疫情防控。

（4）必須投遞紙質票據。在數字化和移動互聯網如此發達的時代，網上報賬依然無法擺脫紙質票據和附件的束縛，在網上申報填寫之后還需投遞紙質票據。尤其體現在疫情期間，與人接觸減少了，但人與物接觸沒有減少，給疫情防空留下了一個缺口。

4 后疫情時代財務報銷模式優化措施

4.1 進行廣泛的培訓和宣傳，提高網上報銷投遞成功率

財務處應利用多方渠道、多種方式對師生網上報銷進行培訓，通過微信公眾號發布更新與報銷有關的信息，提醒老師如何進行網上報銷操作。積極宣傳分享、播放制作好的網上報銷操作教學視頻，使新接觸網上報銷業務的老師有章可依、有序可循。還可以通過舉辦電話網絡會議的方式進行網報業務答疑和宣講，就師生最關心最熱門問題進行官方講解，統一作答。平時也要經常關注微信業務群，隨時回復師生疑問，解決各類網報問題。通過各種方式，做好講解示范，降低退單率。

4.2 完善網簽模塊應用功能，全面推廣網上簽批

聯系軟件公司，繼續完善軟件模塊應用功能，增加物流管理功能模塊，通過嵌入觸發特定人的方式、微信、短信息或郵件通知經辦人和相關操作人員，實現業務提醒、報銷流程進展查詢等業務功能，方便網簽業務的全面推展實施，實現真正零接觸的報銷簽批模式。做到辦事不見面，服務仍在線，也保證疫情期間報銷業務無須因路途地點和疫情嚴控等因素耗費時間精力。

4.3 資產系統和網報系統對接，實現信息互聯互通

打通軟件之間信息壁壘，通過系統對接，實現資產系統和網報系統之間資產信息共享，使資產數據直接在網報系統中導入，無須會計人員手工錄入信息，避免報銷人員需記清楚何時網上報銷系統填報、何時資產系統申報而不能在網報系統上填報等，否則需重復取消多次返工。對網報產生畏難情緒。如果資產系統和網報系統能夠互聯互通，報銷人員無特殊注意事項，正常報銷即可，不僅優化了網上報賬體驗，也能幫助信息化報銷模式有效推廣。

4.4 做好票據影像化，力爭無紙化辦公

無紙化辦公是未來大勢所趨，要盡快做到通過票據影像化、電子化的方式，實現在家辦公，達到零接觸辦公。如果國家電子票據管理系統能夠實現消費端、票據端、報賬端三方數據互聯互通，保證票據真實性合法性，則完全可以依托電子信息，而不附打印紙質版材料，實現無紙化辦公。財務報銷規章制度亦能夠對報銷材料進行簡化，僅需電子版附件即可。

5 結論

疫情防控常態化是高校財務管理工作的開展機遇和傳統報銷模式改革的挑戰，通過財務報銷模式的優化，不僅能夠達到減少人員流動、公眾聚集的目的，也使財務工作更為井然有序，使網上報賬服務更為智能便捷，真正提高高校財務管理水平，更好地提升服務效率和師生滿意度。以信息化為載體，繼續完善在網上簽批的使用功能，做好固定資產系統與網上報賬系統對接等方面工作，通過培訓宣傳等手段，盡力做好財務服務保障工作，確保財務各項工作有序運行，將疫情對師生工作學習的影響降到最低，從容應對疫情。

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[作者簡介]杜昕（1989—），女，漢族，吉林長春人，中級會計職稱，碩士，研究方向：財務管理。

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