建筑設計公司內部控制問題與對策

楊靜 穆氏建筑設計（上海）有限公司北京分公司

我國建筑企業內部控制起步較晚，經過這些年的摸索和學習，雖然取得了一定的成績，但于發達國家相比還是有著明顯差距的。許多建筑企業對內部控制的認識就是企業規章制度，只要制定好規章制度，嚴格管理就是有效的內部控制。其實內部控制的范圍很廣，意義也非常深遠，內部控制的意義在于保證國家法律法規能在企業內部執行，保證企業財務報告的真實可靠，信息準確實用，并可幫助企業識別規避經營風險，維護企業的財產安全，促進企業發展。

建筑業是我國GDP的四大支柱行業之一，在市場中占有重要的經濟地位，建筑行業的發展間接引導著國民經濟的發展。近年來我國建筑行業發展越來越艱難，原因是多方面的：國際建筑企業紛紛進駐中國市場，它們帶來了先進的技術和管理理念，使行業競爭日益激烈；人口集中城市建筑行業發展迅猛，行業集中化，規?；厔菝黠@，偏遠山區發展力量明顯不足；建筑企業時有財務舞弊、合同糾紛、資金鏈斷裂等問題出現，嚴重影響了我國建筑行業的發展。內部控制與企業發展息息相關，內部控制是在一定的環境下，為使企業提高經營效率，達到戰略目標，平衡使用各種資源而制定實施的一種程序和方法。成功的內部控制可以為企業提供正確可靠的會計信息，幫助企業管理者制定正確的發展戰略，保護企業資產的安全。我國建筑企業的內部控制中普遍存在著控制體系不完善，內部控制環境不理想，內部監督審計不到位，績效考核缺失，風險管理水平有待提高等問題，本文從建筑企業所面臨的問題入手，對如何提高建筑行業內部控制管理效果進行了探討，針對建筑設計行業容易出現的問題，提出了幾點建議。

一、內部控制的概念

內部控制是企業現代管理的重要手段，涉及企業未來的戰略規劃和經營策略，其目標是使企業在合法合規的經營管理中保護資產的安全，財務信息及數據的真實完整，提高企業的經營效率和效果，實現企業的發展戰略。財務控制是內部控制組織架構里的非常重要的一環，與其他部門的連接相對緊密，財務部門提供的信息數據可以幫助企業其他部門進行經營決策，企業經理應該賦予財務部門參與相關決策的權利，以保證財務部門可以在企業內部控制中完全發揮作用。所謂沒有規矩不成方圓，任何一個公司的發展經營，都離不開內部制度的管理，通過制定執行內部控制制度，使企業各職能部門明確職責分工，各司其職，有效地完成工作內容，保證資金和生產的安全，保證產品的質量，同時對生產環境提供保護，負擔起對整個社會的社會責任，樹立起良好的企業形象。

二、建筑設計公司內部控制問題

（一）內部控制流于形式、形同虛設

首先是建筑企業內部控制缺少全面性，內部控制應該覆蓋企業的全體員工，企業經營管理的全過程，可有些企業在財務預算管理中，只針對企業的主營業務成本，而忽略企業日常管理費用的控制，有些企業的內部控制標準都是給基層員工定的，管理層被排除在制度之外，使財務內控制度不能在企業中全面實施，影響內控發揮作用，影響財務數據的準確性。其次是缺少制衡性，建筑企業還存在工程項目領導在項目中一人獨大的情形，采購和審批的權力集于一身，工程預算說改就改，缺少嚴肅性，更有徇私舞弊，貪污腐化的事情發生，項目完工超預算，不能按時完工，資金成本加大，直接影響利潤水平。最后是建筑企業的適應性不夠，有些小型的建筑企業從包工隊起家，財務核算業務常年外包，但隨著企業發展壯大，有些建筑企業年營業額破億，卻仍將財務核算業務外包，使財務管理控制同企業經營決策相分離，失去意義。

（二）公司員工職業素養無法適應工作需求，沒有足夠的業務能力

近年來，隨著人民生活水平的不斷提高，建筑設計從空間功能的實現向以人為核心，美學，智能，品質，環保的和諧統一發展，對建筑設計公司的要求越來越全面，但設計者很難將美觀舒適，綠色環保，節能降耗和成本控制很好地結合，難以達到高質量的客戶需求，迫不得已將核心設計業務外包。其次許多員工只專注于自己的某一工作領域，不能將設計、出圖、建模等工作流程完整結合在一起，各部門之間銜接不暢，出現問題不能及時解決，互相推諉致使工作進度緩慢，人工成本迅速上升。再次是工程施工人員對施工安全重視不夠，不能嚴格遵守安全施工制度，安全防護不到位，造成施工安全隱患，甚至影響工程進度，給企業帶來經濟損失。

（三）企業內部控制的環境相對不理想

內部環境是內部控制的基礎，很多企業負責人只重視企業經營中可以帶來經濟利益的環節，卻不重視成本控制，人才管理和其他輔助環節，導致企業結構設計不均衡，部門與部門之間不能相互配合，反而互相掣肘。首先，建筑企業的發展隨著經濟發展逐步走向集團化，國際化，多元化，規模的龐大，地理位置的差異，政策法規的不同，甚至是多種經營并存的模式，都給企業內部控制帶來了新的困難，企業內部控制制度貫徹不到最基層，基層員工對內部控制不理解，不支持，不執行。其次，企業缺少內部審計機制，或者內部審計隸屬于財務部，缺少獨立性，礙于人情世故，導致內部審計工作敷衍了事，審計內容缺乏真實性和有用性。

（四）風險管控意識有待提高

建筑設計公司中風險的管控應該是重中之重。建筑企業中經常出現工程招標暗箱操作，施工材料以次充好，施工驗收不嚴，施工期間安全檢查不到位，工程造價信息不對，工程款結算困難稱等問題發生，造成工程質量質次價高，完工后達不到監理公司要求，安全防護用具沒有定期更新檢查，應收賬款陡增，這些隱患輕則增加企業成本，嚴重的會讓企業面臨停業整頓的風險，甚至降低施工企業資質，影響企業未來發展。

三、建筑設計公司內部控制對策

（一）完善內部財務控制體系

財務控制系統是指一系列前后關聯的財務控制程序。財務控制系統是財務控制的核心問題。沒有一個完整有效的財務控制系統，財務控制的作用就形同虛設。要防止企業內部的財務控制制度流于形式必須切實執行內部的財務控制制度，使之融入企業經營管理活動的全過程。

隨著財務會計的發展和國家稅務等機關的管控力度增強，現代企業幾乎都可以做到正確編制會計憑證，保證會計賬簿的完整，定期對資產進行盤點，做到賬證相符，賬實相符。但這些其實都是經濟業務發生后的一種記錄，真正的財務控制應該是從經濟業務發生前就開始的。常言道，凡事預則立，不預則廢，全面預算管理已經成為現代企業不可或缺的重要管理模式。預算管理說起來簡單，實則關系到企業的方方面面，銷售部門有銷售預算，采購部門有采購預算，生產部門有生產預算，對于重大的不經常發生的項目有專門決策預算，財務部還有資金收支預算等等，一個部門的預算出了問題，都會影響其他部門工作的順利進行，所謂牽一發而動全身，所以企業管理者必須認識預算管理的重要性，從而嚴格執行預算管理制度，把工作標準以直觀的數量化的形式表現出來，使資源在企業內部合理分配，實現企業價值最大化。并且預算制度應剛柔并濟，既要維護常規預算的剛性，又要兼顧因突發事件，環境或技術轉變等帶來的預算調整。

企業應設置內部審計部門對企業的預算執行情況進行監督考核，并賦予該部門相應的權力，內部審計部門應獨立于財務部門之外，內部審計部門應根據控制報告和預算標準的對比情況，找到差異及產生差異的原因。以便責任人采取措施，及時修訂財務預算和標準。內部審計部門應承擔起日常監督和專項監督的責任，發現并揭示內部控制的缺陷，同時建立內部控制的改進機制，使內部控制在設計和運行方面都可以有效的順利進行。

（二）加大考核獎懲的力度，定期組織培訓，提高員工素質

人力資源的控制作為企業內部控制的重要組成部分，和財務控制相互配合，相得益彰。企業的人力資源控制不應只停留在確定人員需求方面，應做出長遠性，全局性的規劃控制。企業應建立長效培訓機制，加強后備人才的儲備，促進員工知識，技能持續更新，不斷提升員工的服務效能。

優秀的設計人才，是建筑設計企業的靈魂，對企業的發展起著至關重要的作用。企業為員工培訓產生的支出并不是一種純粹的費用支出，它其實是一種人力資本的投資。企業對員工的培訓應該是多方面多角度的，不應局限于內部制度，專業知識，還應兼顧法律法規，職業道德，能力態度等方面，員工能力素質的提高可以為企業節約成本，更好地滿足客戶需要，提升企業的社會價值，創造出更大的經濟效益。此外，企業還應建立績效考核與薪酬激勵的整體思想，用績效考核的方式檢查員工培訓結果，將職工薪酬與工程完工情況掛鉤，加大薪酬考核和獎懲力度，更好的激發員工潛力。

（三）強化內部財務控制環境

建筑企業要根據自己的實際情況制定適合公司發展的內部控制管理制度，就先要改善內部環境。企業的中高層管理者要以身作則，加強對企業內部控制制度的指導和宣傳工作，塑造企業文化氛圍，增強每一位員工的內控意識，使企業的內控工作成為一個有機整體。企業必須把組織結構優化作為企業內部控制的一個重要環節，并通過一種有效的方式來不斷調整和完善，使企業已有的組織架構適應企業內外環境的變化，把企業風險降到最低。從目前我國的建筑設計市場來看除少數幾家處于行業領先地位的大公司之外，大多數都是中小型企業，其組織結構存在著中小企業的共性問題，針對這一問題可以從三個方面著手：首先企業領導應重視財務管理，建立健全自己的財務部門，財務工作的定位不僅是事后憑證的歸集整理，數據的統計輸出，財務工作的重心和發展方向更多的應是協助企業做出正確的經營決策。其次，財務的內部控制要求根據內部控制的制衡性原則，使完成某項工作的人員必須隸屬于兩個或兩個以上的崗位和環節，比如我們熟知的會計和出納不能是同一人，切實做到不相容職務分離控制。再次，企業應提供人員的定期培訓，加強財務人員對國家、稅務、銀行、法律等相關政策法規的學習。

（四）建立健全企業風險預警系統，增強企業風險管控意識

內部控制和風險管理是企業管理的兩大工具，二者相互結合滲透，內部控制有效實施是風險管理“落地”的有力支撐，風險管理的技術方法也拓展了內部控制的外延和內涵。企業應該兩手一起抓，兩手都要硬，把內部控制和風險管理有機地結合在一起，做到1+1＞2的效果。

建筑企業增強風險管控應主要注意安全問題。首先是工程本身的安全，控制工程設計風險、工程施工風險，是工程項目本身安全的基本保證。企業應保證工程設計合理合規，經得起有關部門的檢查檢驗，維系企業在該領域的建筑設計資質，避免因違規操作被迫停工的風險。其次是資金的安全，除了保證資金的調度和良性循環以外，由于建筑設計行業的特殊性，企業的客戶群體相對廣泛，客戶的信譽參差不齊，客戶基本信息的調查工作是企業能否收到工程款項的基本保證。企業應同時監控應收賬款的增長，應收賬款的管理是企業的一把雙刃劍，應收賬款管理的好可以降低企業的經營成本，管理不好也可以拖垮整個企業。又由于建筑施工企業的工期較長，一般還會留有完工后一到三年的尾款作為質保金，所以對工程尾款的回收工作容易被企業忽視，影響企業資金的營運效率。再次是信息系統的安全。隨著網絡化信息時代的來臨以及財務共享服務的普及，各行各業都在利用互聯網技術協助辦公，建筑企業也不例外。很多有條件的設計建筑企業，已經利用網絡技術實現財務基礎資料的上傳，網批，信息共享，這些都給企業的發展帶來了便利，同時也給企業帶來了新的風險，建筑企業應建立與自身經營特點相適應的信息系統，為信息的使用者提供完整準確的信息，企業利用現代化信息網絡技術，實現信息的快速傳遞，資源共享的同時也要保證信息系統的安全。企業可以通過限制訪問，限制下載，限制外接設備等手段進行控制，維護信息系統安全，及時做好信息備份，避免信息泄露或損毀，給企業帶來巨大的損失，保證企業信息系統的穩定運行。

四、結語

近兩年隨著全球金融危機和新冠肺炎疫情帶來的沖擊，全球經濟發展放緩，國際金融市場陷入了蕭條，建筑企業要想在這樣一個低迷的經濟環境中站穩腳跟，獲取持續的利潤增長，實現長期穩定的發展，就需要企業的管理者對內部控制制度的問題進行深入的思考和研究，找到問題的根源更好地為公司的發展提供有效的保障。在復雜的市場環境中內部控制是一種增強公司適應能力、提高公司的市場競爭力，加強風險管理的有效手段。我國的建筑設計領域還有很大的發展空間，建筑設計公司應找到適應內外部環境變化的內部控制手段，根據公司的發展戰略，不斷加強和完善企業的內部控制制度，通過完善內部控制合理規避風險，使企業適應行業和市場發展的變化及需求，逐漸縮小管理期望價值和市場預期價值之間的差距。