電子檔案管理在高職學校檔案管理中的應用

古力巴哈爾.乃比

摘要：伴隨社會及時代的發展，目前我國社會主義現代化事業獲得了很大的發展，教育工作也逐步向著多元化與現代化的方向前進。高職學校作為我國教育體制當中十分關鍵的一部分，正持續給我國現代化建設輸送人才，信息化時代的來臨也給目前高職院校的教育及其別的工作帶來了巨大的改變，這當中需要關注的就是檔案管理電子信息化，持續完善目前高職院校平時的教學和辦公。和以往的檔案對比，電子檔案不只能夠減少人的工作量，同時還可以提升工作的效率。

關鍵詞：電子檔案;高職學校;檔案管理

引言：目前我國高職院校逐步向著多樣化且現代化的方向發展，教學手段的不斷變化，及其教學環節的復雜多變。為了能夠順利完成教學，方便院內開展教學和管理工作，大量高職院校在具體工作當中逐步拋棄了以往紙質的檔案管理模式，將電子文件當作是學校招生辦學科研及其工作信息傳輸的渠道。檔案管理在目前的高職院校發展及辦學方面尤為關鍵，然而很多高職院校還是沿用以往的檔案管理模式，并沒有和目前信息化時代完成接軌，所以目前很多高職院校需要努力進行改革 及創新，完成電子檔案工作的優化與普及，提升學校辦學的效率。

一、電子檔案管理的特征

首先，管理對象。與以往檔案管理的不同就在于，電子檔案所管理的對象是將數字信息與載體作為主要，而以往的檔案管理僅是把紙質作為主要。導致這樣的原因主要是因為引入電子檔案管理以后，管理從事者借助電子設備的操作，能夠把以往紙質的文件轉變成電子檔案，進而做好電子檔案管理這個工作，如此一來，管理對象就產生了很大的變化。其次，管理方式。電子檔案的管理同以往檔案管理存在最大的不同就是方便性與易操作性。以往的檔案管理最為常見的方法就是管理從事者對紙質檔案加以劃分與整合，學校較為常見的方式就是依據等級或是字母來對檔案做出排序整理與存放。而電子檔案管理就是在管理從事者完成檔案分類以后，利用計算機網絡對應的功能或是學校本身檔案網站來對其做網絡化的管理，如此更有助于查找與運用。

二、電子檔案管理在高職學校檔案管理中的應用

（一）注重電子檔案管理

伴隨社會的迅速進步，電子檔案逐步在很多高職學校的檔案管理當中得以廣泛運用，對應的檔案管理從事者也開始注重電子檔案。為了讓電子檔案能夠更好地落實，進而讓高職學校中檔案管理這個工作的質量及其效率能夠獲得有效提高，學校中的領導及其有關管理從事者應該體現出自己所具有的帶頭作用，先從自身入手，形成科學的電子檔案管理理念，對于電子檔案在學校檔案管理當中具有的作用有進一步的了解。另外，學校的領導及其有關管理從事者還應該讓電子檔案在自身檔案管理當中得到有效的實行與運用，增加對檔案管理從事者的培訓力度，讓學校的檔案管理從事者可以對檔案管理這個工作的關鍵內容及其管理精神有足夠的了解。并且，學校還需要增加對檔案管理從事者的監督與管理力度，提升對檔案管理這個工作的要求與標準，借助這種方法來提高學校檔案管理從事者對自身工作的主動性與嚴謹性，從而在學校的檔案管理當中運用電子檔案管理的正常進行打下基礎。

（二）提升職工對電子檔案的了解

作為信息知識及其人才都較為集中的場地，高職學校需要主動跟在校的職工普及電子檔案有關的知識及其益處，讓職工對電子檔案的了解能更為充分，從而想要配合學校來完成檔案所對應的工作。首先，高職學校當中的負責人應該把自己所起到的帶頭作用充分體現出來，主動去了解電子檔案對應的理論及其技能知識， 同時主動參與到有關的培訓的當中，從而讓別的教職工對電子檔案管理予以重視;其次，高職學校應該把電子檔案在校內的影響擴展到最大，使學校的職工可以對電子檔案管理有進一步的了解，從而主動配合檔案管理從事者來落實檔案管理這個工作，在很大程度上把學校中檔案管理這個工作的質量及其質量加以提升。

（三）完善檔案管理機制

針對高職院校的發展來說，落實好檔案管理這個工作是推動學校快速發展的一個非常重要的環節，為了可以把電子檔案管理這個工作踐行好，學校中的檔案管理從事者應該依據電子檔案有關的特征來完善電子檔案有關的管理體制，進而讓電子檔案具體的管理質量及其管理效率獲得有效的提高。首先，高職學校應該做出規定，每間隔一段時間就應對電子檔案實施歸檔，并且還應該對電子檔案的質量 做進一步核查與檢驗，如果察覺存有問題就應該及時做出處理，讓檔案可以盡快地歸檔;其次，高職學校需要提高檔案管理從事者對電子檔案做深入的理解與認知，進而制定出完善的電子檔案管理體制及其對應的操作手段，讓檔案整合、分辨及其最終的歸檔這些工作更加專業;最后，高職學校需要嚴格依據電子檔案本身的編號劃分工作，讓人為失誤的情況得以有效把控，從而順利落實高職學校的電子檔案管理工作。

（四）優化管理隊伍

電子檔案管理從事者是電子檔案管理必不可少的一部分，所以檔案管理從事者的基本素養、專業知識及其及技能都決定著電子檔案管理最后管理質量以及效率的重要因素。因此，學校應該對檔案管理團隊加以完善，提升團隊之中職工的專業知識及其技能，給學校落實電子檔案管理這個工作提供條件。首先，在學校選取檔案管理從事者的時候，需要將學習能力、道德品質及其專業能力作為選取的目標，保障其的專業能力、整體素質能夠滿足信息化管理所提出的要求。其次，學校需要增加對檔案管理團隊的建設與發展力度，主動面向社會去招納人才，把電子檔案管理團隊做進一步的優化和擴充，進而讓學校電子檔案的管理能夠更加高效。

結束語：

總而言之，高職學校當中電子檔案管理這個工作是一個長期的過程，需要伴隨社會的前進及其學校的教學工作持續的完善與發展，學校應該調動起所有部門的力量，運用不同的形式，落實好學校中檔案管理這個工作，讓學校當中的檔案管理可以更為完善，體現出檔案管理所具有的重要性。此外，檔案管理從事者也應努力提升自己在這個方面的知識及其能力，讓檔案管理這個工作能夠順利進行，才可以讓檔案管理能夠有更好的效果。

參考文獻：

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3986501908273