信息時代下檔案管理工作面臨的問題及策略研究

徐玲珍

摘要：檔案管理是企事業單位工作的重點，既是人才信息的主要承載源泉，也是記錄各項工作及項目的主要路徑。信息時代下，檔案管理問題得到凸顯，但與此同時，也為檔案管理創新指明方向。而如何充分運用現代化技術實現檔案管理創新，成為企事業單位發展較為關注的話題。對此，依據信息時代對檔案管理工作新要求、新特點，分析信息時代下檔案管理工作面臨的問題，并提出信息時代下檔案管理工作實踐的對策。

關鍵詞：檔案;信息時代;管理;特點

引言

當前，檔案管理工作的重要性在企事業單位發展進程中得到凸顯，檔案資源中保存單位重要的資料信息，這些信息在單位發展中彰顯自身獨有的價值性。信息時代背景下，信息技術廣泛運用到檔案管理中，為檔案管理信息化建設及發展指明方向。但當前檔案管理信息化發展中，部分單位存在的思維觀念陳舊，影響到檔案管理工作質量的提升。因此，單位應重視檔案管理工作的同時，也關注檔案管理工作的創新，以現代化技術為導向，推助檔案管理向信息化、現代化方向進程，優化檔案管理結構模式，提升檔案管理實踐有效性，從而推助企事業單位全面性發展，進一步彰顯檔案管理在單位發展中的意義性。

一、信息時代對檔案管理工作新要求

（一）檔案資源管理電子化、信息化

傳統的檔案資源記錄、存儲大都以紙質文件的形式進行管理，而在信息時代下，信息技術運用到檔案管理工作中，顛覆了這種檔案信息管理模式，使檔案信息管理向電子化、數據化、信息化方向進程。基于此，在實現檔案管理電子化、信息化中，應做好檔案管理的整理、整合工作，使傳統的檔案信息資源可有序的納入到互聯網平臺中，運用計算機技術存儲、運用、分析這些寶貴檔案資源，從而滿足信息時代下的檔案管理需求。

（二）做到檔案信息歸檔與整理工作

無論是傳統的檔案管理模式，還是檔案管理信息化、數據化模式，檔案歸檔、整理都是重要的工作內容?；诖?，在信息時代下，檔案管理應做好檔案信息歸檔及整理工作，從而提升檔案管理工作實踐的成果。首先，根據檔案管理的制度要求，對相關檔案信息進行記錄、編碼、排序，使檔案管理工作呈現整體化模式，從而提升檔案管理信息的運用效率。其次，做到檔案歸檔工作，將檔案信息進行及時的歸檔，并對歸檔的詳細情況進行記錄，便于檔案信息的查詢及運用。最后，以檔案管理制度為導向，實現檔案信息的完整化保存與存儲，進而促進檔案管理在信息時代下良好進程。

（三）做好相關檔案信息化工作

在信息化時代下，根據檔案管理信息化的要求，明確檔案信息化管理的要素，整合所有檔案信息化的工作內容，優化檔案信息化流程，進而提升檔案信息管理質量。一方面，單位應根據檔案管理信息化要求，構建檔案管理信息化設備、設施，諸如打印機、掃描儀、計算機等，為檔案管理信息化實踐助力，推動檔案管理信息化在單位工作中落實;另一方面，建設檔案管理信息化相關軟件設備，包含對數據技術的運用、網絡安全技術等，拓寬檔案信息的存儲功能的同時，提升檔案信息的運用效率。

二、信息時代下檔案管理工作新特點

（一）全面化特點

檔案資源是單位寶貴的信息資源，涉及的內容為命令信息、決策信息、報告信息、歷史信息及會議記錄信息等，同時還包含會計信息、管理信息等等，這些信息的有效性保管及運用，為單位全面性發展助力。在以往檔案管理中，這些工作信息需要多工作人員花費較多的時間進行完成，凸顯檔案管理費時、費力的工作特點。而在信息時代下，檔案管理工作呈現便捷性、全面性的特點，整合所有檔案信息管理模式，根據檔案管理信息化要求，開展系統性、全面性的檔案管理工作模式，從而提升檔案管理成果的同時，也增強檔案信息的運用效率。例如：依托于計算機系統，推助檔案管理工作信息化進程，整合檔案管理、檔案歸檔、檔案分析、檔案記錄等工作模式，使多有的工作內容與項目都在計算機平臺中完成，凸顯檔案管理系統化、全面性的工作特點。

（二）信息化特點

信息時代下，檔案管理工作呈現信息化特點，促進檔案管理工作的有效性開展。具體表現為：一是運用互聯網技術收集、獲取、分析、記錄單位發展進程中所有的信息資源，通過檔案管理人員專業化的分析、記錄、整合工作模式，實現檔案信息的歸檔及管理;二是構建檔案管理數據庫，推助單位多部門與檔案部門工作融合，實現檔案信息的有效性存儲。在大數據技術支持下，檔案信息存儲面拓寬，樹立服務管理工作成果，使檔案部門更為服務于其他部門，凸顯檔案管理在單位發展中的價值性;三是以信息化管理手段，提升檔案信息的分析、運用效率，從而推助檔案管理信息化良好的落實到單位工作進程中，凸顯單位檔案管理信息化運用共享。

（三）高質量特點

在信息時代下，檔案信息資源既記錄單位重要的內容，也是單位發展、運行、決策的重要依據，凸顯檔案信息資源的運用性特點。單位充分的運用檔案信息，依據檔案管理信息化模式，加強對檔案數據信息的分析與提取，生成寶貴的檔案信息數據，從而實現寶貴檔案信息數據的運用成果，將該信息運用到單位發展與決策中，凸顯檔案信息數據的運用價值。

三、信息時代下檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理不重視

檔案管理是單位工作的重點，貫徹落實到單位多工作體系中，在多工作中發揮主體功效。但部分單位在發展進程中，卻忽視了檔案管理工作的重要性，對檔案信息資源運用、分析能力不足，使檔案管理大都關注與信息的記錄，讓檔案管理工作停留在形式，未能夠發揮檔案管理實際工作效能?；诖耍跈n案管理信息化進程中，部分檔案管理人員及領導人未能夠轉變自身發展理念，踐行檔案管理信息化成果及力度不足，從而影響到檔案管理工作的有效性實施。

（二）檔案管理信息化不完善

在信息時代下，檔案管理工作的實踐，完善檔案管理信息化體系是關鍵，在此過程中，重視檔案制度體系建設、檔案管理信息化軟硬件設備的建設等工作模式，從而提升檔案管理信息化能力。但從當前檔案管理信息化實踐現狀來看，存在檔案管理信息化制度不完善的問題，這一問題的存在，影響到檔案管理信息化的具體落實，從而使檔案管理工作止步不前，也影響到單位的全面性發展。

（三）管理人員綜合能力有待提升

信息時代背景下，檔案管理呈現自身獨有的特點，這對檔案管理人員工作提出新的要求，不僅需要檔案管理人員具有專業化檔案管理能力，也應具有檔案信息化素養，從而使檔案管理人員更好為單位發展服務，提升檔案管理工作實踐的成果，凸顯檔案管理在單位發展進程中地位。但從當前檔案管理信息化發展與建設實踐來看，存在管理人員綜合能力不高的問題，這一問題的存在，影響到檔案管理工作的轉型。

四、信息時代下檔案管理工作實踐的對策

（一）轉變管理理念

信息時代背景下，應重視檔案管理工作理念的轉變，樹立新的檔案管理思維，從而提升檔案管理信息化實踐的水平。同時，單位也認知到檔案管理實踐的重要性，提升檔案管理認知度，從而實施有效性的檔案管理工作模式。首先，樹立全面建設的檔案管理理念，檔案管理工作在單位多部門工作中得到重要性的特性，基于此，其工作模式并不是獨立性的，其是協調性、協同性，需要與多部門工作的融合，加強多部門對檔案信息的運用效率，使多部門配合檔案管理部門，協同進行檔案收集、檔案分析，從而凸顯檔案管理工作在單位整體工作的重要性。其次，樹立信息化理念：企業在開展檔案管理工作時，要樹立信息化檔案管理工作檔案管理理念，檔案管理信息化模式，不僅是將紙質的檔案信息轉變為電子形式及數據形式，應運用現代化技術，加強檔案分析、運用等工作實踐模式，從而增強檔案管理工作實踐的成果。最后，樹立標準化檔案管理理念，開展檔案管理工作時，堅持標準化、規范化的管理工作模式實施，確保檔案管理所涉及的工作均有統一化標準，確保檔案真實性，也是也挖掘檔案信息，提升檔案信息的運用價值。

（二）提升管理標準化

在信息時代下，檔案管理工作的實施，應標準化方向進程，提升檔案管理標準化，凸顯檔案管理工作的價值性。首先，加強檔案管理信息化軟硬件設備的建設，重視計算機系統的建設，為檔案管理信息化有效性實踐提供保障。同時，加強檔案管理安全技術的運用，提升信息存儲的安全性，確保信息的無遺漏，增強信息的安全性及可靠性。例如：依托于檔案管理模式，根據檔案信息的年限進行分類規定，避免出現標準不統一的情況，提升檔案信息運用成果。其次，加強檔案管理制度體系的建設，依據檔案管理信息模式，完善檔案管理信息化體系，以規章制度為導向，為檔案管理信息化工作實踐指明方向，增強檔案管理、分析的規范化，實現檔案管理工作的轉型升級化。最后，在管理工作實踐中，融入激勵機制，鼓勵、激勵管理人員進行檔案管理，提升他們工作積極性，使檔案管理人員更好為檔案管理信息化服務。例如：通過激勵、考核等制度體系建構，激發管理人員工作熱情，推助檔案管理信息化的落實與實踐。

（三）重視資源整理

在信息時代下，檔案管理工作的創新實踐，重視檔案資源的整合，構建檔案數據庫，便于檔案存儲、分析、實踐運用，從而提升檔案管理工作實踐的水平。首先，單位依托于檔案管理信息化模式，加強現代化技術的運用個，建設單位管理系統，推助多工作在系統中實施，為檔案管理信息化實踐助力。其次，依據檔案管理信息化的實踐模式，運用大數據、云計算等技術，構建檔案管理數據庫，推助數據庫與多部門工作的融合，實現多信息在檔案管理數據庫中流通，便于檔案管理人員獲取多部門資源信息，通過整合、分析信息，將寶貴、有價值的信息進行記錄，從而進行歸檔。最后，在單位網絡平臺中，構建檔案信息交流平臺，提升檔案管理人員服務能力與意識，根據多部門工作需要，為他們提供檔案信息資源，從而達到檔案管理工作實踐的有效性，也增強檔案信息資源整合的力度，推助檔案管理在信息化時代中良好的運行。

（四）提升檔案管理人員綜合能力

檔案管理信息化工作的實踐，對檔案管理人員提出新的要求，身為檔案管理人員應不斷的進取與學習，掌握檔案管理信息化的工作流程，進而更好為檔案管理工作服務，也以現代化手段，彌補傳統檔案管理不足的問題?；诖?，提升檔案管理人員綜合能力是必要的。首先，提升檔案管理人員服務能力，本質一切為單位其他部門服務的宗旨，為單位多部門提供精準的服務工作，滿足多部門工作的需要。其次，提升檔案管理人員專業化能力，依據信息化時代背景下對檔案管理的要求，加強檔案管理人員的培訓工作開展，使其具有檔案管理專業化能力，以此開展針對性的檔案管理工作模式，推助信息化技術在檔案工作中的落實，最后，提升檔案管理人員職業素養，使其具有創新能力、道德品質、法律法規能力，依據法律法規實施檔案管理工作，增強檔案管理保密工作成果，以檔案信息的針對性運用，不斷的促進檔案管理工作實效性實施，從而推助檔案管理工作的轉型。

結語

信息時代下檔案管理工作的實踐，認知到檔案管理工作的重要性，依據當前檔案管理工作的不足問題，促進現代化技術及先進管理思維融入到其中，并從樹立新的管理理念、提升管理標準化、重視資源整合、加強基礎投入、提升管理人員綜合能力五個維度，推助檔案管理走創新發展路徑，優化檔案管理結構體系，提升檔案管理智能化、信息化成果，從而提升檔案管理在單位發展中的地位與價值。

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