新形勢下檔案管理創新

陳志朋

（鄆城縣衛生健康綜合執法大隊，山東 菏澤 274700）

0 引言

隨著改革開放的深入和經濟社會的快速發展，作為社會基礎管理者的檔案工作越來越滲透到社會生活的方方面面。知識經濟給科技檔案管理帶來了前所未有的機遇和挑戰，新形勢下，必須抓住機遇，改變傳統的思維方式和工作方式，采取切實可行的應對措施。管理基層科技檔案，使科技檔案在社會主義現代化建設中發揮正當作用。

1 新背景下檔案管理服務面臨的挑戰

1.1 服務理念問題

社會發展的一個非常重要的特征是信息化，體現在社會經濟、社會政治、社會文化、社會科學和社會生活中。在這種情況下，為保持檔案在社會服務中的高利用價值，有必要調整檔案管理服務理念，提出檔案管理服務方向，推動檔案管理服務創新。

1.2 服務內容的挑戰

隨著市場經濟改革的深入，人們越來越認識到，掌握知識和信息是促進自身健康發展的關鍵?；诖耍絹碓蕉嗟娜藚⑴c到知識學習和信息探索中。在這種情況下，為適應社會和個人的需要，應當對檔案管理服務的內容進行適當調整，如調整檔案館藏范圍、創新檔案獲取方式等。

1.3 服務手段的挑戰

隨著互聯網、多媒體等應用范圍的不斷增加，智能化的人們的生活中有著越來越重要的作用。基于此，為了更好地滿足社會以及個人的需要，檔案管理方式也需要進行相應的改變，如信息技術、互聯網等進行創新。有效地提升檔案管理的整體服務質量。

2 新形勢下檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理的概念保守且過時，限制了檔案管理的發展

在檔案管理中，相關領導對檔案管理實踐缺乏洞察力，檔案管理實踐處于教育改革的底層。檔案管理改革往往被擱置一旁。這增加了檔案管理的發展難度，不能有效保證其科學化、規范化。出現這種問題的原因主要是由于檔案管理的意識不足。檔案部門只重視眼前的經濟效益，沒有對檔案工作進行長遠的研究，對檔案管理工作進行創新的步伐相對較小。

2.2 檔案硬件環境和設施尚不完善，管理制度不完善

分析我國檔案管理現狀，檔案的硬件環境和設施尚不完善。一些高校和企業甚至沒有專門的檔案，每個部門的檔案規格也不一樣，“六防”設備不完善或沒有配備，霉菌、銀魚檔案現象屢見不鮮。同時，在引用和檢索程序方面，傳統的人工檢索占主導地位。盡管多個部門拓寬了搜索工具的開發渠道，但編譯搜索卻出現了“求多不求精”的現象。且檢索過程嚴重，影響檔案服務的進展，限制了檔案信息化建設的發展進程。

2.3 檔案管理人員素質不符合檔案要求

具有檔案專業知識的復合型人才對于檔案管理的創新至關重要。然而，鑒于我國檔案事業的發展，檔案管理專業人才短缺，導致現代高科技技術未能在檔案管理中發揮作用。現代社會的發展對人才教育提出了更高的要求。檔案管理者需要了解和掌握檔案方面的專業知識，以及跨多個學科學習來自不同行業的知識，并學習如何將兩者結合起來。同時，隨著現代先進技術的引入，檔案服務渠道的數字化、網絡化越來越普及，電子版和紙質版并存，為此，檔案管理者必須熟悉現代檔案館的運作。用戶可以快速方便地搜索到自己需要的文件信息，提高檔案利用率。

2.4 以人工服務為主，管理方式單一

從檔案館的現狀來看，檔案部門的檔案管理對象主要是音像檔案、紙質檔案和電子檔案，主要浪費大量的人力物力，不能滿足用戶的強烈需求。這不僅會嚴重阻礙檔案管理工作的創新和發展，而且與現代社會發展的潮流背道而馳，必然會被社會淘汰。

3 新形勢下檔案管理工作機制創新舉措

3.1 創新檔案管理理念

檔案管理的科學理念主要包括以下幾個方面：第一，樹立全局意識，與時俱進，根據社會需求，物盡其用，最大限度發揮檔案館的價值和作用。第二，加強檔案信息的交流，既可以實現資源共享，又可以改變封閉的文化氛圍，擴大檔案管理運作的影響力。第三，是要在企業檔案工作中妥善處理企業競爭與合作的雙重關系。公司對內采用自身的營銷機制，積極推進和強化檔案管理要求，對外積極學習對手現代科學的管理機制，加強企業間的互動，實現良性競爭。

3.2 管理模式創新和檔案管理制度的建立與完善

檔案管理制度創新，檔案管理制度的標準化必須先行。按照檔案法規定的“依法管理檔案”的要求，最大限度地擴大檔案管理的輻射范圍和范圍，完善和創新檔案管理制度，借鑒現代科學的管理制度，與廣大檔案工作人員參與檔案管理系統。一個規范、科學的檔案管理體系應包括三個方面：一是質量檔案管理培訓人員努力，加大資金投入，提供良好的檔案培訓基地；二是強化專業技能和現代化意識；三是完善檔案管理流程，明確責任、權益關系，結合一體化管理、分級管理，按照一體化的原則建立組織架構，改變檔案部門全部為檔案、社會信息、情報的現象。為適應新形勢下我國發電項目的制度需求，運用科學、系統的檔案管理制度，更好地實現檔案管理的科學化、規范化，促進檔案管理事業的發展。

3.3 轉變檔案隊伍的培訓方式，提高檔案人員的專業素養

推進檔案管理現代化，要以培養現代高素質人才為支撐。因此，要創新我國檔案管理工作機制，就必須組建一支綜合素質高、專業水平高、技術過硬的專業檔案管理隊伍。一個高素質的檔案管理員應該熟悉和掌握電子計算機、數字通信等先進技術，具有檔案方面的專業知識和技能。為此，檔案館領導重視培養高素質檔案管理人才，擴大資金投入，建設和完善高質量的人力資源培訓基地，定期對相關人員進行多種形式和途徑的技術培訓，做好檔案管理工作。強化人力科學管理理念，提高檔案管理人員能力。此外，要積極引進國外先進的現代技術設備、科學的檔案管理制度，學習國外現代文化，加快我國檔案館獲得現代科學技術的速度。

3.4 服務方式創新，提高檔案利用率

為創新新形勢下檔案管理工作的服務方式，一是隨著數字化、網絡化、網絡技術的發展，建設檔案專用網站，拓展檔案部門本地網絡，與其他網站對接，最大化檔案收集，共享網絡信息資源，實現檔案自動存取和檢索，進而建設電子數據管理中心，實現數字化管理。文件格式由紙質文件改為電子文件，既擴大了文件服務范圍，又節省了人力物力。此外，利用網絡的特點，開通在線服務平臺，更快、更方便地滿足用戶需求，解決用戶問題，不僅擴大了檔案服務的范圍，也擴大了檔案的影響力。在信息社會背景下，廣大用戶更加關注備案服務的時效性，創新備案服務手段，既要順應時代潮流，又要適應備案管理工作的創新要求。

3.5 創新檔案管理工作信息化

在科學技術水平不斷提升的過程中，科學技術應用范圍在不斷增加，因此在進行檔案管理的過程中，對檔案進行信息化管理的需求也在不斷增加。當前，迫切需要將先進的科技手段應用于檔案管理，以滿足新時代檔案管理的需要。一是各級事業單位檔案部門要準確、及時地傳遞信息，保證檔案信息的及時性；二是檔案管理部門要使用計算機、掃描儀等最新設備，將檔案準確錄入檔案。技術處理應將文字和圖片數據轉化為數據，實現紙質文件和數據文件的共存，最終充分利用網絡技術創新文件管理，提供高效的文件信息服務。實現檔案信息資源的有效共享，通過網絡，社會不僅可以方便廣大公眾，也可以提高檔案使用效率，同時提高檔案管理質量。

3.6 檔案管理創新必須遵循自上而下的合作

基層檔案和高級檔案行政部門檔案往往具有主觀性、片面性，而且往往具有一定程度的虛假性?；鶎优c基層往往管理措施不同，管理活動效果不佳。檔案管理是一項具體的社會實踐活動，任何管理創新都必須符合檔案經營本身的發生和發展規律，尊重檔案生產經營單位和社會廣大用戶的意見?？偟膩碚f，基層單位對檔案管理的方法和方法的意見最多，因為他們更好地了解檔案的底層背景，并允許對檔案操作進行全面評估。管理創新要加強聯系與合作，特別是與檔案管理部門，爭取更多的基層投入。

4 結語

隨著社會經濟的高速發展，檔案事業在進行發展的過程中很容易出現各種情況。對于現階段所面臨的挑戰，需要不斷借鑒先進的經驗，進行相應的創新，才能夠更好地推動檔案事業進行發展。