固定資產信息化管理在國有收儲企業中的運用

羅艷紅

近年來，管理部門對于國有資產管理提出了新的要求。要將數目繁多的固定資產與信息化融入到企業發展中，從而達到智能化高效率的資產管理，達到提高內部資產管控的目的。國有糧食收儲企業擁有龐大的固定資產用以支持企業的日常生產經營活動。如何對固定資產的采購配置、使用管理、資產處置等環節進行全流程有效監督，使其物盡其用最大限度地為企業戰略目標創造更大的效益，是國有糧食收儲企業在資產日常管理中亟待解決的問題。本文將通過介紹國有糧食收儲企業運用固定資產全生命周期信息化管理的經驗，以期幫助更多的國有企業高效運用信息化管理固定資產、優化資產結構、提高資產使用效率、減少因人為因素造成的固定資產丟失等管理經驗，以及在信息化固定資產運用過程中出現的問題，進行思考并提出解決辦法，最終達到國有企業固定資產的保值增值。

一、國有糧食收儲企業固定資產全流程化系統的運用

（一）利用用友U8系統搭建預算采購、會計核算

目前，國有糧食收儲企業構建、采購固定資產利用用友U8系統對下一年度需采購的固定資產進行預算編制，通過外部詢價合理預計固定資產采購金額，對于金額較大的固定資產或是財政資金支持的資產會進行招標采購，市場詢價、進行三重一大決策。資產采購完成后，由采購部門牽頭廠家、采購部門負責人、固定資產小組成員三方對資產進行驗收，在確認資產可以達到使用狀態后在企業OA系統資產管理模塊進行會簽，資產歸口部門的資產管理員需對入庫資產開具入庫單，并由歸口采購部門進行用友U8網上費用報銷。最后由財務記賬員通過固定資產管理模塊對資產的主要身份信息進行卡片錄入，包括資產名稱、資產類別、存放地點、資產金額、計提方法、責任人等信息形成后將固定資產身份信息傳遞到OA系統的固定資產二維碼模塊形成固定資產電子卡片，將該卡片打印貼至固定資產上，通過手機終端掃描可快速查詢到固定資產的購買原值、折舊年限等信息，為年終盤點確認固定資產信息提供了便利。

年度、月度、年終調整預算編制系統 （圖表一）

（二）通過企業OA系統記錄固定資產維修，為判別資產的性能提供有力的數據支持

國有糧食收儲企業資產龐大，主要以房屋、專用儲糧設備、生產設備為主，這些資產通常具有價值高、技術性強、在科技儲糧過程中起著至關重要的作用。由于糧食出入庫量大，設備需要頻繁、超負荷運轉，對于機器設備的安全作業企業十分重視。為此，在開發OA系統時專門為儲糧設備、生產作業設備開發了資產管理系統，通過信息化手段對資產維護、保養過程進行全程跟蹤管理。

設備維護系統主要分為設備保養—設備故障—設備維修—設備報廢等模塊，內容包括了對設備的維修保養頻率的記錄、故障原因、維修內容、維修人員、維修時間等進行詳細的原始記錄，需要查看某一設備的維修頻次可以直接通過搜索機器設備名稱就可以查看到機器維修保養的具體內容，從而對機器設備的運行評價、安全性能、購買新設備還是繼續使用舊設備為企業節約成本進行有數據支撐的分析。同時，通過機器設備維護報表、圖表可以直觀地看出月度匯總的各項維修記錄、保養記錄還可以通過查看報表的方式，查詢到每臺機器設備下次需要保養的時間從而制定下次維修保養的計劃。利用信息技術監測設備的維修保養，不僅延長了機器設備的使用壽命，并且為科學儲糧，通過現代機器設備科學降低糧食損耗節約了企業的儲糧成本，提高資產的利用效率。

（三）OA固定資產處置模塊、實現從線下到線上的審批。

當資產到達報廢年限或者已不能為企業提供價值需要進行報廢時，首先要由歸口部門管理員在OA上提交報廢申請，申請內容包括：詳細記錄固定資產的購買信息、原值、折舊、使用年限、報廢原因，由部門負責人審批后提交至資產小組進行聯簽，資產小組要對報廢資產的使用價值，性能等進行評估，必要時還要聘請外部資產管理機構對資產的使用價值進行評估，確定固定資產對企業不能帶來經濟利益后進行報廢處理，屬于企業使用財政資金購買的固定資產還需要對上級部門提交申請，上級部門允許后才可以進行報廢處理。同時，在報廢的決策規程中，通過OA系統還可以看到資產的全生命周期的運行過程，給資產小組人員評估資產提供了便利，提高了企業工作流轉的效率。

二、國有收儲企業固定資產信息化管理存在的問題

目前，雖然國有糧食收儲企業已基本實現固定資產信息化管理，但是由于信息系統進行整合管理，信息化管理的質量和水平還需要持續完善，以下是對信息化管理工作提出的幾點改進建議。

（一）資產管理集成度低，數據傳遞不及時，資產管理融入度不高

一是，現有的固定資產對全流程化管理分為兩個系統，初始采購和固定資產計量、核算使用用友財務軟件進行管理，固定資產保養、維修、報廢、二維碼標簽技術使用OA系統管理，信息化系統由于未進行整合未達到集成化管理，數據信息需要來回傳遞才能實現信息同步，造成了工作程序繁瑣、管理傳遞數據不及時、甚至是兩個品牌的系統不融合的現象。二是，雖已實現二維碼標簽化管理但是只顯示固定資產價值，使用年限、折舊等信息，并未提供固定資產圖片的顯示，特別是對專業技術較強的設備如果或者相同類別資產沒有圖片記錄在進行固定資產盤點時難度較大，不易識別，不僅降低了盤點的效率。三是，二維碼的紙張打印目前只是采用粘貼式防水材質并未安裝定位器，庫區設備由于生產作業的需求需要經常將設備進行移動，二維碼上沒有定位器就不能實行實時資產的管理，降低了管理的效率并且不能很好的監控固定資產的安全使用，四是，新增固定資產時由于標簽屬于特殊的材質整版制作，導致新增的固定資產未及時貼上標簽。

（二）固定資產使用過程中的保養維修未覆蓋所有的資產，對大型固定資產的維修未進行維修分析

固定資產維修系統雖設立了資產保養維修的記錄但是此項記錄只針對庫區的資產，辦公設備、檢驗設備的維修保養并未列入信息化的管理。目前，國有糧食收儲企業的辦公設備、檢驗設備數量繁多，特別是檢驗設備價值都較高，維修費用少則幾千多則上萬，但這一塊的保養維修并未實現信息化的管理，資產管理的覆蓋面出現了斷層。此外，庫區的固定資產設備多數是為了生產經營的需要抑或是為了節約糧食損耗所使用的專用設備在維修保養過程雖進行了維修，但對于維修后繼續發揮的價值創造和節約的成本并未進行分析，在日后采購新設備時無法對新舊設備進行對比分析，影響固定資產投資決策。

（三）固定資產處置模塊，目前只有處置審批流程

一是固定資產報廢OA系統只設置了固定資產的申請，并未設置原始附件上傳功能，在資產小組決策時小組成員不能實時看到資產的相關原始信息，必須要到歸口部門和財務部門才能看到資產原始信息，固定資產報廢決策流程在信息化層面不夠優化，無法及時看到是否賬實相符，以及固定資產維修保養記錄。

（四）各部門歸口管理員，固定資產信息化管理水平有待加強

一是，歸口部門的資產管理員都是由各部門工作人員兼職組成，有些對于資產管理的意識和信息化管理需要達到的目的還不夠強，對于資產的定義還處在模糊階段，對信息化管理系統的運用以及具體的使用功能還沒有完全熟悉了解，資產管理意識薄弱，覺得只要資產還在本部門盤點不遺漏就算管理了資產，并且對于已經轉移登記意識不強，認為只要資產還存在于單位就行了，造成賬實不符的現象，未能充分體現固定資產管理的價值;二是，在簽訂固定資產采購合同過程中，對于合同的簽訂內容不夠了解，有些合同與供應商簽訂的是不含稅價格，導致發票上的金額與合同金額不一致，容易造成合同糾紛。三是，有些歸口部門對合同管理不重視，相關合同的附件保管有缺漏，并且尚未建立規范的合同管理臺賬，造成一有事情就只能到財務翻找原始憑證。

三、國有收儲企業固定資產信息化管理的改進建議

近幾年來，隨著國有資產管理部門對于信息化管理的重視，國有糧食收儲企業積極響應文件精神，進行固定資產信息化管理的開發和管理，企業經濟效益的穩步增長離不開企業資產的支持，在信息化管理操作過程中總結不足，建議改進，才能有效實現國有企業資產的保值增值。

（一）對信息系統實施整合、優化管理實現固定資產的信息化有效傳遞

首先，去年國有糧食收儲企業完成了集團化管理，要把信息化管理軟件重新進行更新改造，前期調研應把收儲企業固定資產信息化管理過程中的不足與軟件開發商進行溝通，將固定資產全流程化管理納入財務系統進行統一管理從固定資產預算申請、計劃、固定資產招標、固定資產采購、驗收、保養、維修、報廢、出租、出借能全流程管理集中到一個系統，并將固定資產內部控制流程融合到系統中。其次，應提升固定資產二維碼技術的升級，將數量龐大的固定資產在二維碼信息中不僅有身份信息的現實，還應增加圖片顯示，并增加二維碼定位器，方便于管理和追蹤到機器設備的使用情況。最后，二維碼標簽的制作可進行升級采用適合室外風吹日曬不容易脫落的紙張在對二維碼標簽進行過塑，可采用520等特質膠水或者制作可掛式的牌卡將卡片固定于機器設備上，對于新增的固定資產可先由歸口部門管理員在固定資產盤點表上進行登記，由財務部進行新增資產匯總后統一打印二維碼。

（二）將收儲企業所有記錄在冊的固定資產，進行統一的維修保養記錄，為分析決策提供有力依據

收儲企業的資產除了房屋建筑物、儲量設備、生產設備之外，能為企業創造經濟效益數量多資產金額大的要數辦公設備和檢驗設備，應將其列入固定資產維修保養的記錄中，記錄每一項大型固定資產維修保養的過程，在進行分析決策中不是光憑使用年限、更新換代快等理由進行報廢，而是要評估資產是否還存在使用的價值，通過對維修保養的記錄可以很好地辨別是更換零件繼續使用，還是更換新設備使用對生產經營更有力，特別是對一些特殊的儲量設備每次維修的費用都比較高而設備不斷在更新換代。其次，應建立固定資產報表，圖片分析，通過固定資產使用效率、固定資產生產效率等分析指標為分析決策提供依據。

（三）優化固定資產處置審批模塊的功能設計

增加固定資產報廢附件上傳的功能，通過電子設備的掃描將報廢的相關原始附件和維修保養的記錄、會計對固定資產的核算記錄以及系統對固定資產使用效率的分析結果等資料，能在報廢申請中體現。

（四）加強對固定資產歸口部門管理員的業務水平

在各部門選擇有財務知識或者工作心責任強、熟悉資產管理、熟練操作信息系統的人員作為資產歸口部門的管理員，保持人員的穩定性，同時，加大對固定資產管理的培訓，通過《會計準則》固定資產核算，內部控制資產管理、合同法、操作系統培訓等多種形式，進一步提高各歸口部門資產管理員的業務和操作水平，并將固定資產管理工作列入績效考評中，用制度約束資產管理員，增強他們固定資產管理的意識。

隨著國有企業發展日益壯大，創造經濟效益的同時，對于固定資產的數量價值不斷提高，信息技術的運用應建立起一套整合的信息系統，對固定資產全流程管理的真實、準確性進行實時的管理，為企業固定資產管理決策提供基礎數據的支撐，促進國有糧食收儲企業實現科學化、規范化管理目標，為加快國有糧食收儲企業各類數據的交換與匯集，推動數據資源共享，提升監管信息化支撐水平。

（作者單位：廣西壯族自治區南寧糧食儲備庫有限公司）

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