企業(yè)工會經(jīng)費(fèi)“三轉(zhuǎn)五化”管理實(shí)踐

文/國網(wǎng)江蘇省電力有限公司徐州供電分公司 任孝峰 周洋 杜靜

作為企業(yè)聯(lián)系職工的橋梁和紐帶，工會既是企業(yè)的監(jiān)督者，又是職工利益的維護(hù)者，對企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有重要的推動作用。

國家始終高度重視工會經(jīng)費(fèi)管理，先后頒布實(shí)施了《中華人民共和國工會法》 《中華全國總工會辦公廳關(guān)于印發(fā)〈基層工會經(jīng)費(fèi)收支管理辦法〉的通知》等法規(guī)制度。2022年，新版《工會會計制度》頒布，進(jìn)一步對工會經(jīng)費(fèi)管理提出了新要求。

國網(wǎng)徐州供電公司工會以問題為導(dǎo)向，以線下向線上轉(zhuǎn)變、分散向集中轉(zhuǎn)變、人工識別向自動識別轉(zhuǎn)變“三個轉(zhuǎn)變”為總體思路，創(chuàng)新引入數(shù)字化技術(shù)和多場景應(yīng)用理念，通過近幾年來的探索與實(shí)踐，構(gòu)建形成了預(yù)算控制自動化、報銷申請規(guī)范化、數(shù)據(jù)存儲集中化、工作狀態(tài)可視化、業(yè)務(wù)財務(wù)一體化“五化”管理模式，進(jìn)一步提升了工會經(jīng)費(fèi)合規(guī)化、制度化、流程化水平，實(shí)現(xiàn)了工會經(jīng)費(fèi)管理可控在控。

頂層設(shè)計，明確工作方向

一、優(yōu)化制度流程

聚焦當(dāng)前工會業(yè)務(wù)與經(jīng)費(fèi)管理制度流程中存在的機(jī)制缺陷，國網(wǎng)徐州供電公司工會依托“互聯(lián)網(wǎng)+工會”模式，將工會業(yè)務(wù)與經(jīng)費(fèi)管理由“線下”轉(zhuǎn)向“線上”，以此完善優(yōu)化工會經(jīng)費(fèi)管理工作流程和機(jī)制，并借助信息化手段加大制度流程的規(guī)范力度，倒逼財務(wù)預(yù)算、財務(wù)管理提前參與業(yè)務(wù)報銷處置流程，推動工會業(yè)務(wù)與經(jīng)費(fèi)一體化管理。

二、降低財務(wù)風(fēng)險

開展系統(tǒng)性風(fēng)險研判，深挖當(dāng)前工會業(yè)務(wù)與經(jīng)費(fèi)管理中存在的問題根源。國網(wǎng)徐州供電公司工會通過將相關(guān)的管理制度標(biāo)準(zhǔn)、工作流程步驟有機(jī)融入信息化平臺，增強(qiáng)信息化管控手段，確保各項流程按規(guī)則有序運(yùn)轉(zhuǎn)，提升工會經(jīng)費(fèi)管理風(fēng)險防控能力，極大地減少了人工差錯帶來的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險和損失，避免發(fā)生管理風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險。

三、提高管理效能

借助信息化系統(tǒng)，整體把控各級工會經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀及工會經(jīng)費(fèi)收支用各環(huán)節(jié)情況，推動基層工會經(jīng)費(fèi)管理運(yùn)營“數(shù)據(jù)化、集中化、共享化”，切實(shí)推動各項業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理、各級工會統(tǒng)一運(yùn)營。

創(chuàng)新思路，推動“三轉(zhuǎn)”落地

一、線下運(yùn)營向線上運(yùn)營轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)工會業(yè)務(wù)與經(jīng)費(fèi)管理工作采取線下運(yùn)營方式，材料繁多、跑腿頻繁、核對復(fù)雜等問題突出，耗費(fèi)大量人力物力。國網(wǎng)徐州供電公司工會通過信息化手段，將工會經(jīng)費(fèi)管理全面由“線下”轉(zhuǎn)向“線上”，在線完成業(yè)務(wù)報銷和財務(wù)稽核全流程管控，不僅提升了工作效率、減輕了工作人員體力負(fù)擔(dān)，而且有效解決了以往工會經(jīng)費(fèi)“事前控制難、事中管控難、事后稽核難”的突出問題，實(shí)現(xiàn)了基層工會工作減負(fù)增效。

二、人工識別向自動識別轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的工會經(jīng)費(fèi)審批工作主要由人工完成，不可避免地會出現(xiàn)審核耗時長、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、人工錯審誤審等問題。國網(wǎng)徐州供電公司工會將原有“列支范圍、列支標(biāo)準(zhǔn)”等必要制度標(biāo)準(zhǔn)全部嵌入信息化平臺，借助信息化手段自動識別經(jīng)費(fèi)報銷審核、財務(wù)稽核過程中各項關(guān)鍵信息，實(shí)現(xiàn)了信息識別“零遺漏、零誤差” 。

三、分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變

以往工會業(yè)務(wù)與經(jīng)費(fèi)管理采用分散管理方式，多數(shù)據(jù)庫、多組織、多套賬等問題突出，嚴(yán)重影響了信息共享和溝通效率。在國網(wǎng)江蘇省電力有限公司工會指導(dǎo)下，國網(wǎng)徐州供電公司工會依托信息化系統(tǒng)，新開發(fā)了五大功能模塊，設(shè)立了30 項流程，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)管理和財務(wù)管理強(qiáng)關(guān)聯(lián)，推動工會業(yè)務(wù)與經(jīng)費(fèi)管理各項環(huán)節(jié)透明化、共享化運(yùn)轉(zhuǎn)。同時，基層工會經(jīng)費(fèi)收支管理系統(tǒng)也由原來的“單機(jī)模式”升級為“聯(lián)網(wǎng)模式”，真正實(shí)現(xiàn)了工會經(jīng)費(fèi)集中化、統(tǒng)一化管理。

融入載體，實(shí)現(xiàn)“五化”管理

一、系統(tǒng)超前管控，預(yù)算控制“自動化”

在操作方面，推出具有與Excel類似的操作風(fēng)格和界面的系統(tǒng)客戶端，協(xié)助工作人員完成報銷申請、審批、稽核等工作，滿足了工作人員“所需即現(xiàn)”要求。

在管控方面，將原有報銷申請相關(guān)管理規(guī)范制成模板并嵌入系統(tǒng)，倒逼報銷人員按照統(tǒng)一要求編制預(yù)算申請，同時將財務(wù)人員提前納入報銷流程環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制事前審核。

在審批方面，報銷人員通過系統(tǒng)可第一時間獲悉審批意見，并根據(jù)審批意見修改或重申，省去了跑路之苦，提高了報銷申請工作效率。

二、制度剛性執(zhí)行，報銷申請“規(guī)范化”

將原有工會經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定中的活動支出、幫扶慰問、工會表彰獎勵等列支范圍全部融入系統(tǒng)平臺，報銷人員申請報銷時，系統(tǒng)平臺將自動帶出不同列支標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)列支標(biāo)準(zhǔn)有規(guī)可循。將上級工會統(tǒng)一規(guī)定的“供應(yīng)商信息、銀行信息、人員信息”等列支條目格式規(guī)范有機(jī)嵌入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)“一次錄入，信息共享”，增強(qiáng)了信息來源管理，提高了工作效率。

三、信息整合管理，數(shù)據(jù)存儲“集中化”

在系統(tǒng)平臺上，將各級工會經(jīng)費(fèi)管理的數(shù)據(jù)信息集中在一個數(shù)據(jù)庫集中管理。同時，將原先前端業(yè)務(wù)報銷的數(shù)據(jù)和財務(wù)稽核的數(shù)據(jù)也整合到一個數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)“多數(shù)據(jù)庫”變“一個數(shù)據(jù)庫”。將經(jīng)費(fèi)管理報銷重新分類定義，明確劃分“現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)賬”等五種憑證類型，自動根據(jù)前端業(yè)務(wù)的報銷單生成憑證，實(shí)現(xiàn)由“系統(tǒng)統(tǒng)一做賬”，解決以往“各管各家賬、多套財務(wù)賬”的問題，實(shí)現(xiàn)“多套賬”變“一套賬”。

四、流程透明運(yùn)營，工作狀態(tài)“可視化”

將原先無法直觀顯示的“審批流程”通過系統(tǒng)信息化管控“物流化”呈現(xiàn)，使報銷人員可以實(shí)時查看當(dāng)前報銷單據(jù)審批狀態(tài)，及時了解和反饋當(dāng)前審批流程停滯點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)審批狀態(tài)“物流化”。將傳統(tǒng)線下審批工作難以翻查的審批記錄借助系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)“痕跡化”管理，幫助財務(wù)人員稽查時快速核實(shí)“審批原因、審批日期、審批金額”等報銷信息，有效避免財務(wù)稽查“缺項、漏項、不對賬”等問題。

五、資產(chǎn)共同管控，業(yè)務(wù)財務(wù)“一體化”

將原先業(yè)務(wù)報銷、財務(wù)預(yù)算兩大強(qiáng)關(guān)聯(lián)的模塊，借助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理。報銷人員申請費(fèi)用時能夠清楚自己的預(yù)算，超過預(yù)算時由系統(tǒng)控制，并可以實(shí)時掌握預(yù)算執(zhí)行完成情況。將財務(wù)、業(yè)務(wù)中固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)的經(jīng)費(fèi)管理工作密切關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，新增“卡片新增、資產(chǎn)清理、資產(chǎn)調(diào)撥”等功能，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)在財務(wù)稽核確認(rèn)后，自動形成相關(guān)憑證到財務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)一步減輕財務(wù)人員的工作量，提高工會經(jīng)費(fèi)管理效率。

現(xiàn)場實(shí)踐，管控效果明顯

一、管控風(fēng)險有效壓降

2022 年，國網(wǎng)徐州供電公司工會邀請外部審計單位開展例常工會經(jīng)費(fèi)審計，發(fā)現(xiàn)違規(guī)問題數(shù)量同比減少91%，經(jīng)費(fèi)超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)列支數(shù)量基本杜絕，有效降低了經(jīng)費(fèi)支出風(fēng)險。

二、效率效益有效提升

2021 年以來，國網(wǎng)徐州供電公司依托工會財務(wù)管控系統(tǒng)全面提升工會經(jīng)費(fèi)管控工作，工會經(jīng)費(fèi)使用申請時長平均縮短81%，報銷時長平均壓減78%，工會經(jīng)費(fèi)管理人工投入減少341 人次，節(jié)省成本超過120 萬元，減少經(jīng)費(fèi)損失32 萬元。

三、管理經(jīng)驗(yàn)有效推廣

國網(wǎng)徐州供電公司工會立足實(shí)際，探索出一條提升工會經(jīng)費(fèi)管理水平的有效路徑，形成的“徐電”版的工會財經(jīng)管控系統(tǒng)和相關(guān)配套機(jī)制、流程等成果，具有一定的可復(fù)制性和推廣價值。成果涉及的工會財經(jīng)管控系統(tǒng)獲批國家軟件著作權(quán)，已在全公司所屬36 個基層單位工會全面試點(diǎn)應(yīng)用，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)更是在《工人日報》《中國工人》發(fā)表，形成了良好的社會效應(yīng)。