探討數字檔案建設面臨的困境及對策

趙軼賓

（內蒙古自治區人民醫院，內蒙古 呼和浩特 010017）

引言

數字檔案館就是各級各類的檔案館為了在日益增長的信息社會中有效生存，滿足檔案信息資源管理和運用的需求，以現代信息技術為基礎，收集、加工、保存和管理數字檔案信息，通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享，滿足信息社會對檔案信息管理和利用日益增長的需求[1]。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出，將繼續發展數字檔案，到2020年，地市級以上國家綜合檔案館將全部轉換為數字檔案館。各級檔案館也應將此視為一個良好的機會，積極改進規劃和利用，整合和建設與檔案館藏兼容的基礎數據和基礎設施，開發和應用安全可控的數字檔案管理系統。建設數字檔案館藏基礎數據庫。促進建設，支持檔案安全系統[2]。目前，數字檔案館正在開發中，這將改變傳統的檔案管理模式，開辟新的檔案管理模式。

一、數字檔案館建設存在的意義

1.保障信息安全

數字檔案的建設和發展可以促進文件和各類信息的安全和保存。這不僅對文化有影響，而且對當代社會的發展也有較大的影響。首先，檔案的數字化可以給社會帶來一股現代化的浪潮，通過互聯網實現資料的數字化，讓人們快速獲取不同的信息來源，從而促進社會走向現代化發展的道路。另外，它還使檔案記錄的初始管理向更快、更方便的方向發展，使檔案資源得到更有效的組織和管理。從紙質存儲到使用互聯網技術的需要，使信息可以更持久的存儲，并大大提高了使用的安全性。數字化檔案的建立不僅方便了信息獲取，還可以利用大數據搜索各類內容，從而快速提高管理的質量和效率[3]。

2.適應時代需要

數字檔案館的初步建設符合時代發展的需要，已經開始從以前的保存形式向現代化和自身的效率發展，提高自身的效率。可以說現代社會是一個信息社會，擁有更多信息的人有更大的發展優勢。建筑檔案的數字化有望不斷提高中國的信息化發展水平，增強綜合國力。

二、數字檔案館的特點

1.具有一定的開放共享性

目前，數字檔案館主要以網絡信息技術為基礎，一旦建成，這些信息的保存不僅可以在網絡中完成傳輸和交換，還可以有效整合不同的資源。此外，通過在大數據時代基于當前網絡對用戶進行分析，將有可能更準確的定位他們想要的資源。

2.技術的多樣化和持續創新

目前，數字檔案的建設和運行主要依靠互聯網技術，由于目前互聯網上的信息發展和變化很快，數字檔案建設技術也需要不斷更新。如果不這樣做，就不可能跟上當前的社會發展。

3.信息資源復雜多樣

數字檔案館具有多功能性的優勢，可以整合當前的信息、數字發展中的職業、當前和傳統檔案館的信息發展以及互聯網。信息數據的有效整合形成了一個非常復雜的信息系統，并允許人們獲取廣泛的信息。

三、數字檔案室建設的主要內容與現狀

數字檔案館的建設由許多要素組成，是一個收集、處理、保存、管理和使用檔案信息的綜合管理系統和平臺。建立數字檔案的前提是，在清楚了解其基本含義的基礎上，有計劃、有步驟地進行檔案建設。與傳統檔案相比，數字檔案的存儲介質正在發生變化。傳統的檔案是紙質的，而數字檔案可以在數字或電子媒體上復制。傳統的檔案館需要大量的空間來儲存檔案材料，而數字檔案館不僅節省空間，而且在一定程度上也節省了人力，因為它主要是儲存數據，可以靈活的獲取檔案材料，因此效率更高。數字檔案室的建設通常涉及標準系統、基本設計、應用系統、檔案材料的數字化和歸檔服務。由于這是一個復雜的系統項目，它需要相關部門之間的密切合作和分工協作[4-5]。

1.建設數字檔案室基礎網絡架構

所謂基礎網絡架構，是指滿足建設和管理數字檔案的要求，確保歸檔信息的安全，為建設數字檔案提供技術支持的硬件和軟件設施。

2.開發數字檔案應用系統

該系統必須易于使用和安全，是一個多功能的應用程序，并能夠證明它與傳統的檔案管理系統有什么不同，例如，使檔案事務自動化。

3.應用先進技術和方法實現檔案的電子化管理

一方面，它是將原始檔案材料數字化，為數字管理奠定基礎；其次，它必須形成一個完整的、可用的和安全的數字檔案資源系統，嚴格按照檔案標準實施，為后續的數字保存、管理和使用檔案提供一個良好的基礎。

4.持續改進并完善數字檔案室工作流程、管理制度、人員建設

為了數字檔案信息的安全平穩運行，需要明確數字檔案服務的基本內容和服務流程，對檔案類型進行分類管理，加強技術建設和更新，有效確保數字檔案信息順利與安全運行。數字檔案室建設極大提高了人才與技術的要求，使傳統檔案室人才隊伍的結構必須重組和優化，特別是，數字檔案的建設和后續管理需要發展智力保證，包括加強對檔案員的培訓，引進不同角色和職責的工作人員，加強現有工作人員的知識管理，以應對新技術和新方法。數字檔案室建設必須嚴格注意以下幾點：一是推動傳統檔案的數字化發展，豐富數字檔案館的檔案信息資源；二是形成規范化、高功能的體制結構，優化工作流程，有效利用檔案信息資源，為相關領域提供可靠的決策依據，并向公眾提供社會和個性化的檔案管理服務[6]。

四、數字檔案館建設中面臨的困境

1.檔案信息安全性難點依然存在

在建立數字檔案館時，信息安全始終是一個重要的問題，雖然現階段信息技術的發展促進了信息數據量的增加，但信息存儲技術還存在一定的不足，其中怎樣有效延長數字信息的使用時間是信息存儲需要關注的一個重要方面，如果數字信息檔案儲存的條件發生了變化，那么會影響數字信息的可靠性、兼容性與原始性，進而影響數字檔案信息儲存的安全性。另一方面，網絡病毒帶來的技術困難尚未被克服，仍然是當前對數字檔案安全的主要威脅因素[7]。

2.缺乏專業的技術人才

技術人才直接影響了數字檔案館的建設與運行，針對數字檔案館，識別、檔案檢索、電子簽名、信息加密和信息共享是數字檔案館建設和運行中的一核心技術問題。如果軟件公司因合同原因發生變化或公司員工調動，數字檔案館的運行和維護就會受到影響，這在一定程度上限制了數字檔案館的建設與發展。

3.技術標準規范亟須完善

為推動全國數字檔案館的全面發展，國家檔案局近日發布了《數字檔案館建設指南》和《數字檔案館系統測試方法》[8]。這些準則更加詳細和具體，包括檔案服務基礎設施建設、電子文件的接受和管理、紙質文件的微細化和數字化、數字資源的數據庫建設和信息安全等方面的標準和規定，然而，目前還沒有適合當地情況的具體技術應用或工作流程，而且目前的情況還不足以為數字檔案館的所有功能建立一個標準體系，包括多媒體檔案管理技術、全文數據庫標準和檔案評估系統。

4.缺少深入實踐研究

首先，數字檔案建設缺乏理論基礎。目前，中國的數字檔案建設研究仍處于理論分析和實踐探索階段，嚴重缺乏對數字檔案館建設標準與模式化的深入探討，在系統測試后沒有進一步指導研究后續數字檔案館的工作；其次，對新的檔案類型、新的檔案模式和具有悠久歷史的檔案收藏缺乏詳細的研究。科學技術的發展應改變傳統檔案的管理方法、管理特點和儲存條件，需要進一步研究如何納入和利用有價值的檔案，包括過大和過小的格式、不規則的布局、特殊材料、手寫文本和小語種文本[9]。

五、數字檔案室建設的創新對策

1.提升數字檔案應用的整體效應

數字化檔案建設必須積極應對新時代，改變原來'信息孤島'式的檔案材料建設，實現檔案建設的一體化發展和材料利用的綜合效應。首先是根據當時的環境，與時俱進地加快數字檔案的更新，特別是通過硬件、軟件和網絡技術的創新，確保數字檔案始終處于當時環境的最前沿。現在，數字檔案館利用信息網絡的各種資源，建立獨特的地方檔案空間，具有明顯的優勢，首先提高自己的知名度和吸引力，為自己的檔案創造品牌。其次，還要注意進行集成化工作[10]。綜合管理意味著充分利用檔案館的各種信息資源和業務。在全國普遍開展專項檔案建設的基礎上，要充分發揮資源共享的有益補充作用，通過構建更加開放的檔案管理體系，使國家數字檔案館對檔案資料的信息掌握得更加全面。它還可以改善檔案館內部的溝通和協作，從而帶動數字檔案館的整體發展，提高其整體效率。

2.保障數字檔案平臺的高效運行

數字檔案室的很多服務都是借助網絡平臺來實現的，從而保證數字檔案平臺的正常有效、安全運轉尤為重要。首先，政府應當增強對數字檔案平臺的數據處理能力。一般來說，檔案有更多的社會使用價值，如檢索、證明、決策、分析、宣傳教育等的使用，有很高的社會使用價值。但是海量的數據資料放在人們眼前，如果缺乏適當的平臺就很難實現其價值。提升數據歸檔系統的數據處理性能就是要轉變信息的存放形態，進行數據歸檔的規范性、標準化處理，使相關參與者可以運用統一標準的相關信息，增強數據歸檔的可靠性[11]。其次，將各種形式的數據歸檔整合在網絡平臺上。數字檔案服務也包括了文字、影像、圖表、影像等的各種形式，要把各種數據資料信息加以有機集成，這樣才能增強檔案業務的有效性，包括為客戶決策過程提供最有價值的數據信息，從而充分地發揮了數字檔案室的優勢作用。再次，加強與數字檔案室等網絡平臺的交互性。為了建立新時代的數字檔案館，必須了解市場的需求并收集用戶的反饋。它應被用作與觀眾溝通的渠道，并作為不斷改進檔案館服務的參考。用戶的反饋也被儲存為數據，可以通過收集、整理和分類來考慮更有針對性的專題檔案服務，加速檔案的轉型和發展。

3.有機整合數字檔案資源

數字檔案館的建設需要檔案管理者的積極參與和學術指導，以彌補現階段理論研究和實踐創新的不足。首先，檔案主管部門應承擔好數字檔案室建設的指導、監測、審核、教育、考核的功能，使自身成為數字檔案室建立和后續工作的平臺。數字檔案室管理者要積極掌握先進信息技術、增強數字檔案創建和管理工作意識，參與領域內先進的學術交流項目或實地訪問參觀，總結各地和相關機構的成功經驗與方法。在實踐的過程中應發揮積極性，勇于突破與革新并能不斷作出反映，出現問題進行改進，進一步引導歸檔工作者提升檔案服務意識與水平[12]。其次，加強對歸檔數據來源的挖掘能力。改變傳統檔案管理方式，利用現代計算機技術進行數據文檔的智能化搜索，從大量的信息來源中進行快速、準確搜索，進行智能化的數據挖掘和處理同樣，需要建立一個數字檔案空間系統。開放性是數字檔案的一個重要特征，但作為一個虛擬概念，提高檔案的開放性應從以下幾個方面著手：其中之一是將檔案數據的出版和資源共享納入國家數字檔案館發展的長期規劃，在發展數字平臺的同時加強相關功能。其次，需要充分考慮不同檔案材料之間的相互關系，以避免數字材料轉換中的重復和浪費，提高數字檔案轉換的效率。數字檔案館的建設首先要搞好資源建設，按照現代環境的要求充實檔案和數字資料，同時要注意提高質量和經濟效益，使數字檔案館向高質量發展[13]。

結語

總之，數字檔案館的建設是時代的產物，也是時代的要求。雖然我國采取了相關政策在全國范圍內推進數字檔案館的建設，并取得了一定的成效，但在建設過程中仍存在一些困難，阻礙了數字檔案館的作用。因此，應重點核查數字檔案系統的各項指標，構建數字檔案保障體系，完善技術標準，搭建信息服務平臺，加強技術人員培訓，在大數據和知識經濟時代的競爭中展現檔案的價值，確保數字檔案的 建設應以標準化和國際化的大趨勢為指導。