信息化背景下人力資源和社會保障局檔案管理探究

楊爽

（遼寧省葫蘆島市綏中縣就業和社會保障服務中心，遼寧 葫蘆島 125200）

引言

在信息化條件下人力資源和社會保障局進行檔案管理工作中需要按照行業的標準和要求提高信息化管理的效果，并且以信息化為主導的條件變革以往的管理思路，提高檔案管理本身的服務水平，重新思考檔案管理的原則和理論，從而符合信息化時代的發展方向，使檔案管理水平能夠得到全面的提升。

一、人力資源和社會保障局檔案信息化管理存在的問題

1.信息化管理時間較短

在信息化條件下為了使人力資源和社會保障局檔案管理水平能夠得到全面提高，需要認真地分析在新時期背景下所產生的挑戰之后，再按照現有的管理模式，提出更加科學的創新方案，推動總體管理水平能夠符合預期的要求，凸顯檔案管理工作與時俱進的特征。在信息化條件下對檔案管理的模式和要求提出了諸多的標準，面臨著新的挑戰如果在短時間內并沒有加強對檔案管理模式優化重視程度，會導致檔案管理工作進入到惡性循環中，影響各項工作的順利實施。例如信息化在檔案管理工作中的應用時間較短，相關人員并沒有掌握信息化的操作技巧及方法，也沒有形成完善的管理思維，對方案信息化管理造成了一定的影響，并且也沒有使各項檔案數據變得更加科學，仍然采取傳統人工的方式來進行檔案管理。不僅會浪費大量的時間，還會導致人工操作和信息化之間的矛盾越來越突出，無法實現有效的協調，限制了檔案管理工作在新時期下的穩定進步。

2.基礎管理不夠完善

基礎管理的不完善也是當前人力資源和社會保障局檔案管理工作中所存在的問題，在信息化時代下需要管理部門加強基礎設施的建設，引進高素質的工作人員，更加靈活的應對在檔案管理工作中存在的問題，避免對信息化建設造成一定的影響。但是在當前檔案管理工作中，由于對信息技術管理認知不徹底，信息化建設仍然是停留于表面，無法及時地優化當前的檔案管理模式，導致各項數據管理存在著不到位的問題。部門內部缺少先進的基礎設施支撐檔案管理工作的順利進行，再加上培訓工作中講解信息管理方式的不全面，為管理人員講解檔案管理的技巧以及新型的利用方法，導致相關人員在檔案管理中存在著盲目性的特征，無法完善自身的工作模式，各項工作也出現了太過形式化和不規范的問題，無法優化當前檔案管理模式，使檔案管理工作在信息化背景下出現停滯不前的問題，無法充分發揮信息化管理本身的價值。與此同時在檔案管理工作中，在檔案管理工作中還執行傳統管理思維，仍然停留于傳統人工操作管理，這和信息化建設出現了相互違背的情況。再加上評價機制更新的不及時，無法指導檔案管理信息化建設的有效進行。

二、信息技術在人力資源和社會保障局檔案管理中的應用優勢

1.有助于符合時代發展的需要

為了使信息技術能夠在人力資源和社會保障局檔案管理工作中發揮應有的價值以及效果，在實際工作中需要了解信息技術應用的功能，再根據人力資源和社會保障局檔案管理的相關要求，促進兩者之間的有效融合，構建新型的管理體系，從而使整體檔案管理效果能夠符合預期的要求，在以往人力資源和社會保障局檔案管理工作中，大多數的操作是通過人工的方式來完成，這一方式比較適用于信息資源量較少的情況，但是隨著我國新技術的不斷發展，人力資源和社會保障局檔案的數量和類型在逐漸地增多，如果仍然采取以往的工作方式不僅會增加人工操作壓力，還會導致紙質檔案在儲存時出現丟失以及損毀的問題，無法滿足單位發展需要。因此在實際工作中需要迎合時代發展趨勢，融入先進的信息技術來滿足人力資源和社會保障局檔案的管理要求。在各行各業發展過程中，計算機技術和信息技術為常見的技術模式，并且隨著我國科技水平的不斷提高，其中的技術含量也在逐漸增加，因此在人力資源和社會保障局檔案管理工作中需要把握時代發展最新趨勢，創新當前的管理模式，融入信息技術來用于信息的解鎖以及調閱等等，突出人力資源和社會保障局檔案管理與時俱進的工作思路。

2.有助于提高檔案管理工作的質量

將信息技術融入到人力資源和社會保障局檔案管理工作中，還有助于提高檔案管理工作本身的質量，相對于傳統紙質模式而言在融入信息技術之后，檔案管理工作的數字化特點較為明顯，有效地保證了檔案管理工作本身的質量。在信息技術利用的過程中能夠更加快速的整合不同信息，之后再按照數字化平臺的功能自動化的分類不同檔案信息，之后再傳遞到相關部門中進行統一的審核，在確認沒有任何問題之后，再錄入到系統平臺中進行統一的管理。在后續工作中如果相關部門想要調取相關信息時，可以直接在系統平臺中輸入自己的身份信息后調取相關的關鍵詞，在短時間內就可以獲取相關的信息了，有效地提高了信息技術本身的運用效果，進一步地降低對人工的依賴感[1]。同時也可以防止人為操作失誤而對檔案管理工作的影響，使各項管理能夠更加有條不紊地進行，貼合當前人力資源和社會保障局檔案管理數字化發展要求，減少滯后因素對檔案管理的影響。

3.有助于提高檔案的利用率

在人力資源和社會保障局檔案管理工作中要持續改進和優化當前的信息系統管理模式，從而激發各個部門人員在系統調取檔案的積極性，有效提高人力資源和社會保障局檔案管理的利用率，在以往工作中有大多數操作屬于人工操作的范疇，增加了繁瑣程序的發生，在調取信息時需要經過長時間的等待才可以獲取相對應的信息。然而隨著信息技術的不斷發展，在當前人力資源和社會保障局檔案管理工作中融入信息技術能夠快速提取想要的信息，為單位各項活動的順利實施奠定基礎，逐漸地轉變以往落后式的管理模式。更加貼合于當前的檔案管理要求，減少各種不規范問題的發生。使整體檔案管理實效性能夠得到全面的提高，走檔案管理持續發展之路，為單位各項活動的實施提供重要的信息資料。

三、信息化背景下人力資源和社會保障局檔案管理工作的開展策略

1.更新現有的管理模式

在信息化條件下為了使人力資源和社會保障局檔案管理工作可以更加順利的實施，在實際工作中需要更新現有的管理模式，逐漸地上升辦案管理本身的工作地位，避免對各項活動的發展造成較為嚴重的影響。隨著科技水平的不斷進步，檔案信息化建設已經成為行業發展的必然趨勢了，相關部門需要增強思想認知，以保證檔案管理工作實效性為主，提高檔案管理工作本身的效果[2]。在信息化建設時需要掌握正確的信息化建設目標，并且還需要完善基礎設施的建設模式，在部門內部設置專項資金投入先進的設備，支持信息化管理工作的順利進行，并且還需要認識到信息化管理和員工管理之間的差異性，在部門內部擴大信息化的宣傳范圍，促進各個檔案管理人員能夠轉變自身的工作思路，減少在檔案管理工作中所存在的問題，突出檔案管理工作重點，迎合數字化的管理方向。例如從以往的紙質檔案管理轉變為數字資源的管理，以數字化資源為主要的管理對象，形成不同門類檔案并要完成數字化的加工，利用現代化科技手段進行檔案信息資源的有效管理，避免出現各種繁瑣的問題，經過信息化檔案資源的建設組成，高效利用的信息資源管理平臺，充分的彰顯檔案信息資源管理本身的價值。在人力資源和社會保障局內部形成良好的工作氛圍，加快方案信息化建設的進程，為信息管理提供重要的基礎。

2.安全使用電子檔案

雖然在信息化背景下進行人力資源和社會保障局檔案管理模式的轉型已經成為重要的工作重點，但是也要靈活地應對在實際管理中所存在的挑戰，完善基礎設施，保證電子檔案的安全使用，避免對各項檔案服務造成較為嚴重的影響。首先相關部門需要改進和規范計算機的應用模塊，多方位的符合當前檔案管理需要，例如根據文件處理流程進行檔案信息化系統的功能設計，之后在部門內部貫徹落實責任機制，避免對信息化管理造成較為嚴重的影響。隨著計算機網絡技術不斷發展。電子檔案所包含的信息逐漸朝著擴大的趨勢不斷地發展，數量也在持續增加，隨之而來的安全問題頻繁發生，對電子檔案的安全管理造成了一定的影響。因此在管理工作中要在軟件設置相對安全防護系統，并且做好數據流通渠道的有效加密，減少數據泄露問題的發生，從而保證電子檔案管理工作的順利進行[3]。其次在后續管理過程中，還需要保證電子檔案本身的真實性，電子文件的生成和歸檔如果缺少程序化的管理模式，會間接導致系統的崩潰，也會致使信息整合無法符合預期的要求。因此在實際工作中需要實現電子化管理模式的有效優化，并且還需要和傳統紙質檔案建立相互的聯系，搭建統一的管理模式，從而保證各項檔案管理工作的順利進行，使檔案信息能夠具備較強的真實性[4]。

3.提高檔案工作者的綜合素質

在信息化條件下進行人力資源和社會保障局檔案管理工作中離不開高素質人員的支持，因此在實際工作中需要根據檔案管理的要求和標準提高檔案工作者的綜合素質，督促管理人員認真地對待在檔案管理中的任務，促進檔案管理水平能夠符合預期的要求。在實際檔案管理的過程中，需要加強對基本理論和技巧的有效融合，講解電子化檔案和傳統紙質檔案之間的關系以及聯系等等，保障相關管理人員能夠明確自身的工作重點和工作職能，形成完整的思想認知，更加高效率地完成當前的檔案管理任務。之后還需要總結當前信息化建設方面的經驗和問題，在培訓工作中進行有效的溝通和交流，提高檔案管理工作本身的效果。值得注意的是，由于檔案管理并沒有固定的載體，因此在實際管理過程中，需要精細化的落實電子化檔案管理的細則，單位可以借鑒其他單位在電子化檔案管理方面的經驗，之后，再根據本單位電子檔案管理需求，提高電子檔案管理培訓工作本身的針對性，符合信息化條件下對檔案管理工作本身的要求，保障各項工作科學性能夠得到充分的提升。領導人員要定期對檔案管理現狀進行定期的考察，嚴格按照檔案管理的需求以及標準指出重要的完善方法，增強人員的思想認知，更加認真和一絲不茍地完成當前的檔案管理任務。檔案管理人員要在日常工作中總結豐富的工作經驗之后，在后續培訓活動中提出自身關于檔案管理方面的困惑，方便培訓人員提出有效的應對方法，構建成熟的檔案管理模式。

4.規范性管理

雖然在信息化條件下便捷了人力資源和社會保障局檔案管理模式，但是也要根據檔案管理的要求，加強對規范性管理的優化力度，利用信息技術逐漸地完善當前的管理模式，推動各項檔案管理工作能夠符合預期的要求。為檔案管理各項活動的實施提供重要的保障作用，逐漸地剔除在以往檔案管理工作中的落后局面。在實際檔案管理的過程中需要和單位戰略目標以及信息化發展方向進行相互融合，避免出現脫節的問題，要有效地應對在以往工作中所產生的矛盾，更加規范地完成檔案管理的任務。在人力資源和社會保障局檔案管理的過程中，需要根據檔案管理的要求利用信息技術更加嚴謹監督不同的檔案管理項目，及時的發現在檔案管理中的不規范行為，防止對檔案管理產生諸多的影響。在實際工作中還需要落實精細化的工作原則，利用信息技術使各項檔案信息能夠具備基本的完整性和真實性，在進行信息錄入和整合時需要進行反復的審查，如果發現某些檔案資料存在諸多的空白，要和相關部門開展有效的溝通和交流，之后，再將對應的檔案信息補充到檔案信息化管理平臺中，避免對正常檔案管理產生干擾。在進行電子檔案管理時，需要統一規格以及文體等等，使各個文件規范性能夠得到充分的保障。在進行歸檔和分類時，需要在信息平臺中清晰的標示好檔案的編號，之后要做好信息系統的管理和維護，防止電子檔案在儲存時存在丟失和被損壞的問題，使各項管理工作能夠更加順利的實施。

四、結語

在信息化條件下為了促進人力資源和社會保障局檔案管理工作可以更加有效地推進，在實際工作中需要以信息化為主要載體實現檔案管理模式的創新發展，改進以往的工作觀念，建立行之有效的檔案信息化管理模式，并通過信息化的管理平臺加快信息流通的速度，為各項信息資源的使用提供良好的基礎，充分地發揮檔案管理功能本身的價值[5-6]。