信息時代事業單位電子檔案管理的幾點思考

孫晶

（雙遼市生態市建設服務中心，吉林 雙遼 136400）

事業單位電子檔案是指存檔的具備保留意義的電子文件及相關資料。現階段，在日常工作中，事業單位電子檔案的總數逐年增加，事業單位電子檔案的監管成為檔案管理單位面對的關鍵研究課題。

一、電子檔案管理發展背景

傳統檔案載體主要是紙質的形式，儲存方面常常會受到一些影響，有很大的局限性，查看利用不方便，檔案信息內容的意義沒法集中體現。比如，很有可能需要很多文件盒來儲存相關業務工作的紙質文檔；檔案工作中借助手工制作，而這個過程往往是非常復雜繁瑣的，工作效率比較低。伴隨著辦公系統軟件的普遍應用和信息技術在檔案管理里的運用，電子檔案資料應時而生，與之相隨的電子檔案管理也在迅速發展。與傳統的的紙版檔案管理對比，電子檔案管理具有優越性是顯而易見的。事業單位發展電子檔案管理，還可以合理提升檔案利用的品質和高效率，進一步提高檔案管理的總體質量。從總體上，首先要開展電子檔案的管理方法，通過網絡完成電子檔案的線上收集、傳送和梳理，依靠信息管理系統迅速準確地進行電子檔案的利用，最后完成部門協作的共享資源。次之，檔案信息平臺基本建設已成為電子檔案管理的重要組成部分。在網站開發情況下，能夠充足利用電子標識、無線網絡條形碼閱讀軟件等先進技術，提升互聯網服務能力和自動化技術管理能力，從而有效管理電子檔案。伴隨著事業單位“電子增加量檔案”的深層次，事業單位早已形成了一定范圍的電子檔案。要確保電子檔案的穩定度和安全性能，務必提升電子檔案的標準化管理[1]。

在電子檔案管理工作上，檔案管理的能力將進一步提高。伴隨著辦公系統的普及化，紙質文檔慢慢被電子文本文檔所替代，合理的數據信息根據各種各樣方法鍵入計算機軟件并轉化成可以用的電子文本文檔。電子文檔通過可選擇性的實際操作和解決后存檔，根據事先設計方案的系統軟件，為檔案工作人員和客戶出示一個可以用、儲存和利用的合乎檔案管理規定的檔案管理系統軟件。與此同時能夠與辦公系統、條碼管理系統緊密結合。逐步完善智能化、功能齊全、健全的電子檔案管理系統軟件。在傳統式的紙版檔案管理情況下，需要人工錄入和梳理，消耗很多的時間和精力，與此同時給查找導致一定的困難，沒法高效率利用檔案。電子檔案將優秀的互聯網技術和信息管理技術與檔案管理的使用緊密結合，在很大程度上減少了檔案工作人員的體力勞動和時間，同時進一步保障檔案管理的利用與高效[2]。

二、信息時代對檔案管理的新要求

信息化時代的迅速發展與進步為中國事業單位電子檔案管理工作提出了一系列新的要求，主要表現在以下幾個方面：

1.逐漸達到檔案管理文件的電子化

要實現檔案保管的信息化，務必提早做好有關檔案資料的信息化工作中。一方面，要根據信息化機器設備將過去的紙質文件電子化，請在電子化情況下確保全部電子材料的真實有效；另一方面，要做好現行標準電子材料的收集整理工作中，及時更新電子檔案。

2.及時做好各項電子檔案的整理和歸檔工作

最先，依據檔案保管的規定，對相對應的電子檔案開展編號和梳理。根據梳理，可以讓相關的電子檔案越來越環境整潔，見到相關的數字化就了解是哪一年的檔案資料，便捷中后期歸檔和利用。次之，要做好歸檔工作中，相關電子文件要按要求歸檔，并做好詳盡紀錄，便捷檔案資料的搜索和利用。最終，要嚴苛制訂科學的電子檔案管理方案，確保電子檔案體制的優良運用[3]。

3.根據檔案管理信息化的規定做好相關工作

一方面，要及時選購相對應的信息機器設備，如計算機、復印機、掃描機等。并順利完成檔案資料的相關工作中。第二，創建檔案管理信息化的相關查找和數據庫系統。設定百度搜索引擎供中后期信息化檔案資料應用，完全可以進行檔案管理的信息化，完成檔案管理的高效率。

三、電子檔案管理的優越性

電子檔案管理的優越性主要體現在以下幾個方面：

1.高效準確載入信息

電子文件信息關鍵根據辦公自動化文檔運轉和掃描機輸入計算機系統的文檔管理模塊，隨后開展解決。在很大程度上降低了人為因素的影響，高效地節約了時間，使工作效率大大提高。

2.存儲能力穩定持久

傳統式檔案保管里的紙質文件需要合適的儲存環境，對內存空間和硬件條件規定比較高。可是，電子檔案的儲存不會受到儲存環境和空間的限定。與儲存對比，省時省力。只需要儲存在具備自動備份的系統電腦中，或是儲存在光碟、u盤、儲存卡等儲存媒介中，可靠性和耐用性高。

3.檔案信息便于補充完善

檔案管理的過程事實上是一個逐步完善和補充的過程。在傳統式的檔案管理過程中，這樣的事情下通常需要將紙版檔案拆卸分類整理，耗時費力。應用電子器件檔案管理時，輸入關鍵詞后，能夠找出相對應的檔案，對檔案信息需要調整的地點開展補充和編寫，省時省力。

4.檔案信息利用方便

在傳統式檔案的利用情況下，需要查閱有關檔案信息時，只有獲取紙版檔案。更別說這需要一定的時間。不斷閱覽會毀壞檔案，不益于存放。電子器件檔案出現后，根據計算機用戶信息服務平臺極大地實現了信息分享。在入錄電子器件檔案信息時，能通過設定編號程序流程對檔案開展歸類，并在一定范圍之內根據關鍵字實現查找和查閱，節約了很多的人力查找時間，從而提高了檔案信息的利用率[4]。

5.檔案管理者的高效工作

在傳統式的檔案管理機制下，需用很多的手工制作，工作量大且繁雜，需用很多的時長才可以進行。電子器件檔案的出現將檔案工作人員從原先的工作模式架構中解放出來，方便了存檔、查找和利用，使檔案工作人員可以高效工作，有時間和精力學習培訓和把握新知識。

四、事業單位檔案管理工作出現的主要問題

1.電子檔案管理工作的安全性存在問題

信息時代的事業單位檔案管理有別于過去。檔案的信息化管理機制更為便捷有效，但也給檔案管理帶來了一個新的安全隱患。使用電子信息技術的檔案管理個人工作室中，用心能夠利用其電子信息技術盜取檔案里的信息和數據信息，造成損失。除此之外，電子檔案的儲存特性促使一旦計算機出現異常，信息非常容易無法恢復，進而毀壞電子檔案，影響其安全系數[5]。

2.信息化檔案管理統一性不高

要實現事業單位電子檔案管理的及時和高效性，就需要對檔案管理開展統一、規范化的管理方法，因此完成管理方法的規范化和科學化。但是，在時間建設過程中，很多檔案管理中間存在著明顯的不同，沒法完成檔案管理的共享資源。各單位系統不統一，文檔存儲方法不統一，導致文檔管理互相不適配，導致很多資源浪費。沒法形成自動化技術、統一化、規范化、科學化的檔案資料，這多多少少影響了檔案管理的發展[7]。

3.檔案管理工作人員綜合素質不高

信息時代的事業單位檔案管理需要更為標準的檔案管理方式和綜合素質更高的檔案管理工作人員。在具體檔案管理中，一部分工作人員的綜合素質還不夠高，對現代信息技術在檔案管理里的運用不夠熟練，影響了檔案管理的效率和品質。

五、加強事業單位電子檔案管理的若干對策

1.加強檔案工作的宏觀管理

要加強事業單位檔案資料工作的宏觀管理，維持工作的實效性。最先，事業單位負責人檔案資料工作的領導干部會對電子檔案資料的管理方法給與充足的高度重視，立即掌握上級領導檔案資料單位的有關工作規定并進行貫徹落實；還需要提升工作經費預算，確保工作需要的財力和人力資源。次之，提議國家檔案局盡早制訂頒布針對事業單位電子檔案管理的領域政策法規，具體指導全國各地事業單位進行電子檔案管理；依據本地社會經濟發展和國家檔案局的規定，省、市、縣檔案局制定了《地區事業單位電子檔案管理要求》，保證事業單位電子檔案管理踏入法治化路軌，檔案管理總體水平提高。再度，提議檔案資料行政管理部門作為平級事業單位電子檔案管理的監管單位，依規管控工作。在這一情況下，要及時匯總營銷推廣工作經驗，找到問題和不足，合理開展業務指導[8]。

2.構建信息化檔案管理模式

在信息時代，檔案管理的創新與發展離不了信息化檔案管理方式的建立。管理人員需要在塑造信息工作思路、深刻領會信息技術和方式的基礎上，重學優秀的管理模式，以保證自身的能力可以達到信息時期檔案管理的規定。做好檔案信息的備份數據，塑造數據檔案運作的安全防范意識，也是一項重要內容。為了能給數據檔案給予安全防范措施，防止檔案信息被刪掉和偽造，管理人員需要做好電子器件檔案的儲存工作中。

3.建立健全檔案管理信息保障體系

在信息時代，數字技術和信息技術性的運用是大勢所趨。伴隨著檔案管理數字化、信息化的過程，檔案管理的安全方面受到了磨練。為了能保證信息時代檔案管理的安全性、靠譜和信息保密，需要創建和健全檔案資料信息保障體系。提升檔案管理員的管理機制和檔案資料的存檔管理方式，重視檔案文件統一賬戶密碼的存放和維護，定期更換。很多檔案資料全是依照標準、科學、有效、統一的數字技術開展數字化轉換、接納、處理和儲存的保證變換后的文檔可以準確地表明和維護初始信息。在檔案管理上，盡可能保證內外網防護，定期備份數據，創建電子檔案的儲存、查詢和定期維護保養規章制度。對防火墻要引起重視，每隔一段時間要進行查殺病毒，確保文檔的安全性、靠譜和信息保密[9]。

4.構建檔案資源共享平臺

在信息時代，檔案管理方法的發展需要提升單位中間的縱向和橫向聯絡。信息時期進一步出現了社會資源和信息資源的總數，單獨單位不太可能取得成功管理方法檔案資源。這就需要各部門維持緊密聯系，共享檔案信息，根據信息共享服務平臺共享信息資源，進一步完善檔案管理方案。借助信息技術，能夠自動管理電子器件檔案，全自動提交檔案信息，完成檔案的利用率。健全信息互聯網平臺，加強電子器件檔案的自動化技術管理措施和電子器件檔案的使用價值。傳統式的檔案管理方法基本上選用手工制作方法查看和搜索檔案，耗時長，嚴重影響了檔案管理方法的高效率。信息時代的檔案信息管理方法能通過基本建設相對應的信息服務平臺，完成檔案信息的查詢和查找，進而提升檔案管理方法的服務質量和水平。

5.加強檔案管理人員的綜合素質

在具體的檔案管理中，要保證檔案管理的信息化管理，就需要提升檔案管理人員的綜合能力，這就規定他們不但要把握檔案專業知識，還需要把握一定的信息科技、電子信息技術和數字技術。與此同時，需要檔案工作者具備一定的全局觀念和時代觀念，對信息時代檔案工作者的重任有清楚的了解。要加強檔案管理人員的相互交流和相互學習，讓他們溝通交流信息時代檔案管理的成功經驗，按時組織協調人員參加學習，讓相關管理人員熟練于信息時代的檔案管理方式[10]。

結語

總而言之，當代電子化管理方法在事業單位檔案管理中的運用是我國科技創新的重要要求，也符合現階段中國市場經濟體制的發展趨向，對我國社會主義建設具有至關重要的實際意義。因而，只有做到加強檔案工作的宏觀管理、構建信息化檔案管理模式、建立健全檔案管理信息保障體系、構建檔案資源共享平臺、加強檔案管理人員的綜合素質，才能使檔案管理電子化建設更符合我國發展的標準，進而提高事業單位檔案管理的現代化水平，實現事業單位檔案管理的科學發展。