事業單位檔案管理工作創新研究

張鐵華 才豐

（遼寧省果樹科學研究所，遼寧 營口 115009）

引言

在事業單位的實際業務中持續推進網絡信息化管理等檔案的創新管理，可以有效地提高歸檔管理的質量，事業單位的相關人員有必要將一些新技術和新管理方法應用于歸檔管理業務，可以提高事業單位日常工作中檔案管理的標準化和科學性，還可以通過與電子檔案和信息資料相結合，快速的對檔案進行檢索。

一、事業單位創新檔案管理概述

1.事業單位創新檔案管理的原則

在信息時代的背景下，傳統的管理模式已經無法跟上時代發展的步伐。事業單位檔案管理也應積極改變傳統的管理模式向信息化、網絡化發展。新型的檔案管理是一項系統性的綜合性較強的管理工作，它會密切影響單位的每一個工作環節，無論哪個環節發生錯誤，它都會給檔案的管理工作帶來非常重大的后果。因此，我們必須制定一個嚴格的檔案管理系統，使檔案管理工作更加動態。現在，事業單位的檔案管理中也面臨著很多課題，它需要改善管理人員的全面素質和技術水平，以便可以更好地跟進工作進行有效的管理。

2.事業單位開展檔案管理目的及作用

檔案可以記錄事業單位的發展過程和高質量的管理成果，準確衡量一個單位的發展水平，同時，事業單位的檔案管理也是評價綜合發展水平、人才培養的成效性、潛在開發能力等其他方面的重要工作，對事業單位的綜合發展有著非常重要的影響。事業單位的檔案歸檔通常具有以下兩個作用首先，參照的效用。檔案記錄了單位所有內部活動的數據和信息的狀態，事業單位完全可以參照這些內部活動的數據和信息的狀態來開展實際工作，因此，檔案的數據具有非常高的參考值。第二，是參考和實用的效果。其他參考文獻與檔案最大的區別在于，檔案是依據公正性和客觀性的據實特性來進行記錄的，而且具有一定的法律約束。由于形成檔案的過程比較客觀公正，檔案中記錄的數據和信息具有一定的代表性和信服力，是可以作為信息和數據參照考核的根據[1]。

二、事業單位檔案管理工作中的問題

1.管理制度不健全

目前，許多事業單位的業務焦點主要集中在社會功能上，因此常常忽視了檔案管理體系，所以很多事業單位沒有建立完整的檔案管理系統，或者已經具備了相應的檔案管理系統，但沒有嚴格的實施，這降低了檔案管理的效率。由于系統管理的缺乏，在檔案管理的初期階段容易出現數據收集不全、未執行管理規則、不完全信息記錄等問題。這些紕漏降低了檔案管理的有效性，降低了檔案管理過程中的管理效率和利用效率。在沒有明確的系統保證環境的情況下，檔案管理工作容易出現人員責任不明確以及勞動熱情下降等問題，同時，它還會受到傳統思想和基礎問題的影響，導致資源信息傳輸速度慢，篡改和丟失的風險高，影響了檔案資源價值的體現[2]。

2.技術水平普遍較低

在信息化水平普遍不高的傳統環境下，事業單位的歸檔管理業務主要對象是紙質材料。紙質檔案保存起來困難、查找困難、容易被損壞和出現返潮蟲蛀等情況，并且由于數據眾多占據了很大的空間。隨著信息化水平的不斷提高，事業單位的歸檔管理技術水平也需要同步提升，也要向現代化和數字化的方向發展。近年來，大部分事業單位的歸檔案理部門將計算機作為業務管理的必要設施，大大提高了檔案管理的效率。然而，與當今社會信息技術的整體適用相比，許多事業單位的檔案管理應用并不充分，他們在探索信息共享和大數據分析方面有些欠缺，還需要進一步改進技術水平，為檔案的管理提供更有效的信息。

3.人員工作能力不強

傳統意義上，事業單位的檔案管理內容很多，主要有收藏、排序、記錄和保管等工作。操作的方法比較簡單，歸檔管理人員的技術水平也不需要太高，因此，事業單位的檔案管理人員常常是兼職或相對年紀較大的。隨著社會的發展和科技的進步，事業單位的檔案管理的管理方法和技術水平發生了很大的變化，如果檔案的管理人員不是全職的擔任方式或者還是傳統落后的管理方式，就無法跟進檔案管理的改革進程，從而耽誤檔案管理的進一步發展。另一方面，檔案管理人員沒有掌握一定的計算機水平和檔案管理知識的情況下，整理、修改、檢索的工作效率大幅下降，不能夠滿足調檔管理的必要條件，不但會增大勞動時間、增加勞務成本，也會影響單位的發展。檔案管理人員如果不具備一定工作能力，會在檔案管理中產生檔案混亂或丟失的錯誤，工作能力的水平決定了員工對于檔案工作的態度，如果理解有失偏頗，或者分類不明確，或者分析不當，往往會導致歸檔混亂[3]。

三、事業單位檔案管理工作創新

檔案的管理通常包括收集、整理、分類、歸檔等方面，從創新的角度來看，它通常包括檔案管理思維創新、檔案管理工作方式創新、存檔保存模式創新以及管理體系創新。隨著電子信息化在檔案管理中的整合，越來越多的事業單位改變了傳統的檔案管理方式，建立了與當前檔案管理模式相一致的檔案管理理念，并遵循電子信息化的步伐而進行革新。此外，使用高級專業技術，在事業單位日常工作流程中加強檔案管理工作，取得一定成效[4]。具體戰略如下：

1.科學合理更新管理制度

檔案管理的核心是檔案的管理制度，健全制度能確保整個管理過程的科學性。以前的規則和標準已經不適用今天時代的發展了，我們有必要制定新的規則和制度來規范檔案員工的工作職責。新規則應結合事業單位的工作特性和實際情況進行個性化，規定的標準和規章的具體實施也要嚴格進行。在實施過程中，最好有相應的薪酬懲罰體系和監督體系，在實施中，不僅要公正正義，還要合理。系統的標準化、檔案借出制度、檔案利用和保密系統、文件的完整性等方面要被關注。為了確保單位范圍內的歸檔統一，要對歸檔范圍、時間、要求、步驟等進行標準化，并及時排序以確保其完整性。管理系統的數字化不容忽視[5]。

2.創新檔案管理思維意識

管理檔案的具體方法非常復雜、而且流程眾多、中間的關聯方眾多、緩慢的過程轉換，而且，它顯然不能完全滿足事業單位對檔案管理的需求。今天，電子信息管理在各個領域普及的情況下，有必要為管理者、經營者、機關操作者創建多級多地點的媒體平臺，同時，有必要在將管理系統標準化的同時，形成檔案保證機構、檔案管理與管理機構、檔案流通機構、衍生檔案機構、電子信息執行標準化機構、電子信息服務理念意識、安全管理系統等多種機制，因此，只有不斷創新檔案管理的概念，才能不斷完善和完成檔案管理機制。

3.提升檔案人員素質水平，奠定良好的管理基礎

事業單位的檔案部門應積極進行人才的引起，結合檔案管理的需要增加專業人員，確保人才的綜合質量。此外，還需要定期組織對檔案管理人員的教育和培訓工作，明確工作規范，了解具體檔案工作中需要特別關注的內容，增強責任感。在教育和培訓過程中，建立完善的人員培訓考核機制，設立檔案管理獎懲方案，激發管理人員對實際工作的積極性，并提升其專業素養。檔案管理人員不僅要掌握檔案管理相關的業務能力，也要具備一琮的管理能力及管理知識體系，可熟練運用信息系統，完成各項檔案資源的處理工作，為事業單位的檔案管理提供優質的服務[6]。

4.設備更新實現管理信息化，引進各種現代化數字檔案管理設備

在信息化時代的背景下，事業單位的檔案存檔管理遇到了新的課題，信息技術與檔案管理的整合成為可行性的發展趨勢。因此，不僅需要對存檔管理方法進行革新，還需要將網絡信息技術運用到檔案管理工作中。另外，利用信息技術和信息設備，在存檔的收集、核對、具體應用中，可以最大限度地提高檔案管理的有效性，減少錯誤的發生，提高檔案管理的信息化水平。為了有效地解決數據量大、復雜和不易查找等關鍵性問題，需要引進一些有效的具有一定規模的數字管理設備信息系統，使檔案管理的業務效率得到有效的提高。為了保證檔案信息能夠被安全的存儲，可以根據單位的實際工作條件，創建適應單位特點的現代數字檔案管理信息系統，并與它們自身的資源優勢相結合，嚴格控制數字檔案信息管理存儲站點的質量和安全性。通過數字化檔案管理創新，不僅能創造一個良好的檔案管理工作環境，也能促進和有效提升事業單位整體檔案工作的順利發展[7]。

5.創新檔案管理媒介平臺及檔案收集模式

過去，檔案管理模式和檔案收集方法需要事業單位的檔案部進行紙質文件的存檔，該部門定期按照相關規定向單位其它管理部門收集檔案，在按照相關管理規定收集到檔案后，檔案管理部門存檔并對其進行分類。在這種模式下，管理歸檔變得更加困難，并且管理歸檔的過程常常在實際工作中被中斷。電子檔案獨立收藏模式在檔案管理實際工作中的應用，極大地將檔案工作人員從枯燥的工作中解放出來，檔案管理員利用掃描器、計算機和其他電子信息設備，使用檔案管理的信息數據庫，根據需要的條件，將需要自動存檔的數據傳送到指定的場所，另外，通過自動存檔進行收集存檔的技術被稱為檔案自動收集技術[8]。

網絡信息化是今后事業單位檔案管理工作順利發展的必然趨勢。事業單位內部檔案管理的實際實施，應有效引入電子信息管理的意識。隨著大規模數據時代的到來，事業單位檔案的管理中放棄了紙質辦公那種枯燥漫長的過程，建立了快速集成的現代管理模式，逐漸成為檔案平臺管理的重要過程模式。通過大數據的優點，設置基于信息數據庫的綜合管理，工作人員可以根據注冊的具體權限，進行資料的保存和管理，最大限度地利用人力物力資源，提高事務的適時性[9]。

6.創新檔案借閱模式

檔案的借閱是檔案管理操作過程的主要部分，也是檔案機構進行管理的主要工作。有效的歸檔借閱可以提高工作效率，節省人力。以前傳統的手動管理和文件的借用管理方式，有可能在借閱后的規定時間不能及時收到返還文件，降低了文件的使用頻度。目前，在網絡信息時代的背景下，工作人員根據需要設置單位內部的局域網絡系統，設置電子檔案數據信息數據庫管理站點，創建不同的借閱登記和咨詢登記制度規則。開發檔案閱覽平臺，根據檔案保密級別不同，設置分級查閱權限，簡化歸檔文件審批過程，提高歸檔文件管理效率，并在不受時間限制的情況下重復使用每個文件。在檔案管理的實際業務中，大大提高檔案的利用率[10]。

結語

事業單位檔案管理創新應從不同層次考慮。本文研究的目的是明確事業單位的檔案管理工作，完善事業單位的檔案管理體制，保證系統層面的檔案管理創新。同時，充分發揮檔案管理在事業單位的價值，提高檔案管理的綜合效率，推進事業單位檔案管理信息化發展，變革事業單位檔案管理形態，全面提升事業單位的整體工作效率，更好地服務群眾。