人工智能在檔案管理工作中的有效應用

呂琳琳

（遼陽市第四人民醫院，遼寧 遼陽 111000）

前言

隨著我國科學技術的不斷進步和發展，作為我國計算技術重要組成部分的人工智能技術越來越受到人們的重視和關注，也越來越多地被應用于人們的生活中。基于大數據時代背景下，人工智能技術借助其高效的數據信息分析能力，能夠在檔案管理工作中實現數據信息的智能管理及智能檢索，為用戶帶來更加體驗方便、快捷及準確的用戶體驗，滿足用戶多元化的需求。隨著人工智能技術的深入發展，其技術功能也會在檔案管理工作中的應用更加成熟，解決傳統檔案管理工作中存在的問題和弊端，以此逐步優化檔案管理工作的質量[1]。

一、人工智能概述

人工智能就是用計算機來模擬人的智能，因此又叫作機器智能，是需要人力、腦力、開發、高等技術與不斷地研究和嘗試等等一系列超高難度的作業才能完成的科技產品。具體來說，可以將人工智能定義為一種模擬人思維及意識過程的理論、方法、技術，換言之就是始終以研究人的思維方式及行為方式為核心，以此替代人類完成復雜、有危險難度、重復枯燥等的工作[2]。另外，人工智能是我國科技高速發展下衍生的科技產品，其包含計算機科學、生物學等多元化學科技術，能夠利用計算機技術判斷、識別并完成人類的指令，自身具有超高的學習能力、分析能力及追蹤能力，能夠有效整合各個領域的資源，并促進這些資源得到合理地利用，所以在檔案管理工作中應用人工智能技術是檔案管理工作未來開展的重要趨勢[3]。

二、人工智能在檔案管理工作中應用的意義

1.提升檔案管理工作中的準確率

在檔案管理工作中有效應用人工智能技術，能夠有效解決傳統檔案管理工作中因為人為導致的數據信息錯誤，提升檔案管理工作的準確率。在檔案管理工作，人工智能技術能夠對檔案中的信息進行智能分類及檢索，幫助檔案管理工作人員對所要查詢的文字信息、視頻信息及圖片進行進行快速查找，拓展檢索信息的查詢渠道，提升檔案信息的查詢及分類效率。另外，在智能檢索過程中，人工智能技術能夠將海量混亂的檔案信息變得具體詳實，并按照一定的信息屬性、時間日期及名稱等進行合理排序和分類，能夠幫助檔案管理工作人員快速查詢到完整準確的檔案信息，降低人工檢索下發生的錯誤幾率[4]。

2.提升檔案管理工作的安全性

在檔案管理工作中有效應用人工智能技術，改變了傳統檔案管理工作存在的滯后性，為檔案管理工作的開展提供了很多便利條件，盡管如此，在檔案管理工作中，檔案管理工作人員最注重的還是檔案管理的安全性問題，人工智能技術的應用有效解決了這一問題，因為人工智能技術能夠為檔案管理的各個工作環節提供安全權限[5]，需要檔案管理工作人員具備相同的等級才能獲得相關的檔案信息，這是人工智能技術得天獨厚的性能優勢，能夠避免檔案管理工作受到安全問題侵擾。另外，人工智能技術的防止黑客入侵功能能夠提升防火墻的安全性，將干擾檔案管理系統的不安全因素阻隔在外，以此提升檔案管理工作的安全性。

3.強化檔案管理工作質量和效率

在檔案管理工作中，由于檔案資料、數據及相關信息的數量巨大，所以檔案管理工作正在開展的過程中經常面對數量較大且十分復雜的分類、整合、歸納和儲存問題，以此方便日后的調取和查詢。但是傳統的檔案管理工作一般都是由人工進行完成，在檔案資料、數據及相關信息的處理上效率很低，且不能保證準確率，造成了很多誤差，逐漸不能滿足用戶多元化的需求[6]，并且也對檔案管理工作地開展造成了阻礙，但是在的檔案管理工作中有效運用人工智能技術，利用人工智能技術的時效性、便捷性和準確性，建立智能檔案信息運作體系，能有效彌補傳統檔案管理工作中的不足和人工導致的誤差，不僅能夠提升檔案管理工作的效率和質量，還能有效節省人力成本、資源和時間[7]。

4.有效延長檔案信息保存的時間期限

在傳統的檔案管理工作中，檔案資料、數據及相關信息大多被保存于紙張上，以紙質版本的形式進行長時間的存放和保存。在檔案資料、數據及相關信息的保存過程中，如果保存不當會造成紙張損壞、蟲蛀、墨水風化、人為損壞、偷竊等影響查閱檔案資料、數據及相關信息的情況，最終帶來巨大的損失。但是在的檔案管理工作中有效運用智能化技術[8]，能通過智能化網絡平臺和數據庫將檔案資料、數據及相關信息進行加密存檔和備份，為檔案保存時間的期限提供保障，還節省了存放紙質檔案的空間，提高了資源利用率。另外，除了可以運用智能化網絡平臺和數據庫，為了檔案資料、數據及相關信息的調取方便和提高實用性，也可以借助可移動硬盤儲存、U盤儲存等方式對檔案資料、數據及相關信息進行保管，提高檔案資料、數據及相關信息可使用性特征[9]。

三、人工智能在檔案管理工作中有效應用

1.實現檔案管理工作的智能安全管理

人工智能在檔案管理工作中有效應用，在很大程度上提升了檔案管理工作的質量、效率和安全性，但是智能化的檔案管理系統中也經常出現一些網絡安全事故，用戶越來越提升了對網絡安全的關注。在這樣的背景下，人工智能技術在應用于檔案管理工作中也需要結合實際的安全問題，制定合理的解決策略以解決用戶檔案信息受到侵害的問題[10]。人工智能技術借助其特有的優勢能夠在檔案管理工作的細節管理上發揮作用，維護檔案管理工作安全，例如，人工智能檢測技術能夠快速判斷并處理侵入的病毒，在發現疑似病毒程序或病毒程序時迅速預警，對其進行全面的檢測，制止病毒程序侵害電子檔案管理系統。人工智能技術在檔案管理工作中的有效應用，能夠有效提升檔案管理工作質量和效率。下面對人工智能在檔案管理工作的應用進行具體說明：

第一，智能防火墻是人工智能技術中的重要組成部分，其在檔案管理工作的應用十分廣泛。智能防火墻不同于傳統的防御系統，其具有更高的攔截準確性、高速性及智能化水平，能夠更好地處理和應對電子檔案管理系統攻擊行為。在此基礎上，通過智能識別技術，能夠幫助電子檔案管理系統快速分析和識別檔案信息數據，結合處理結果給予相應的解決策略，如概率計算、信息記憶等。這些有效的解決方案能夠在很大程度上對電子檔案管理系統承載的計算量進行合理降低，并攔截有害信息及無效信息，并加強把控和限制外來訪問，以此提升用戶相關檔案數據信息的隱私性及安全性[11]。另外，智能防火墻在檔案管理工作中的應用還能有效應對黑客攻擊和阻擋病毒攻擊，避免惡意傳播問題的發生。并且智能防火墻也能夠全面高質量的管理和監控電子檔案管理系統的內部局域網，為電子檔案管理系統的穩定安全運行提供保障。最后，在智能防火墻也在安檢效率方面發揮著十分重要的功能，避免高級應用侵入電子檔案管理系統，使整個電子檔案管理系統處于“保護傘”之下。

第二，人臉識別功能、虹膜識別功能及指紋識別功能也能有效對檔案管理工作實現安全管理，提升檔案管理工作安全性。具體來說，在檔案管理工作中，人工智能技術被應用于檔案信息庫的門禁系統中，能夠將不具備查閱檔案的人員進行有效阻隔[12]；在檔案管理工作中，人工智能技術被應用于監控系統中，通過智能監控技術，實施對檔案庫內部及周圍的動態進行實時監控，并通過檢測識別原始視頻及目標跟蹤，能夠快速判斷出跟蹤目標的意圖，最關鍵的是在監控系統中應用人工智能技術，還能夠對監測到的不良行為發出警報，并及時上報給檔案管理工作人員，讓檔案管理工作人員具備充足的時間制定解決策略，避免造成不必要的損失。

2.完成檔案管理中信息的智能檢索及分類

在我國的檔案管理中，已經從紙質檔案逐漸向電子檔案過渡，現階段我國實行電子檔案與紙質檔案并行的雙管理進行，以此提升檔案管理工作的質量和效率。電子檔案中包含的信息數據種類眾多，如多媒體檔案、文本檔案、數據類檔案等，人工智能技術具備圖像識別功能、自然語言處理功能及語言識別功能等，能夠對檔案實現智能處理及智能檢索[13]。例如，人工智能中的文本類別歸納技術在檔案管理工作中就是經常被使用的技術之一，其通過智能化學習，能夠快速尋找到被標記文本及被檢索文本之間的關聯，并在此基礎上結合文本屬性來歸納和判斷文本類別。另外，人工智能技術還能借助圖像、語音及視頻的識別功能來對電子檔案信息進行有效識別。基于信息化時代背景下，電子檔案的信息數量較大且內容存在復雜性，所以利用人工智能技術能夠實現檔案信息的檢索和分類，并有效提升檔案管理工作質量和效率。

3.在網絡資源共享方面的應用

基于信息化時代背景之下，在檔案管理工作中實現檔案資源共享是檔案管理工作未來發展的必然趨勢。網絡信息技術為人工智能的發展創造了條件，能夠檔案管理建立一個信息共享的統一平臺，在這一平臺中，各項檔案內容都會及時得到審批和處理，并在此技術上實現各個單位部門之間的傳輸與調配。另外，在現階段的環境下，檔案管理工作人員也能夠通過網絡信息共享平臺來處理日常工作，實現無接觸辦公及居家辦公，及時為用戶提供優質的服務[5]。最后，人工智能技術在網絡資源共享方面的應用，也能準確識別用戶所要使用的資源，提升計算機網絡資源共享的精準性，使用戶利用最短的時間得到自己想要的資源檔案信息[14]。

四、人工智能與檔案管理工作結合未來的發展方向

基于大數據時代背景下，通過人工智能技術能夠將檔案管理工作中的檔案資料、信息、數據進行加密存檔和備份，為檔案保存時間的期限提供保障，還節省了存放紙質人事檔案的空間，提高資源利用率及檔案管理工作質量。但是隨著時代的發展和變遷，在檔案管理工作中，人工智能技術在其中的應用會越來越廣泛和深入，為了滿足社會發展的需要及用戶的多元化需求，人工智能技術也會以大數據技術作為理論基礎，通過學習大數據技術的內容，不斷促進人工智能技術的完善與優化升級。在檔案管理工作中，資料信息是檔案中的核心內容，通過對大數據技術學習下的人工智能，能夠更貼合檔案管理工作的需要，總結檔案管理工作的基本運行規律，豐富檔案管理工作內涵，以此促進檔案管理工作的數字化、智能化與數據化。另外，在促進檔案管理工作數字化、智能化與數據化的同時，也要注意以人為本，通過人工智能技術的應用促進檔案管理工作更加人性化，為用戶帶來更加優質個性化的服務[15]。

結語

綜上所述，社會經濟的快速發展，革新了信息技術的滯后性特征，人工智能技術是網絡時代發展下的產物，以網絡平臺作為依托，通過互聯網環境，成為了在檔案管理工作開展中的有效手段和重要組成部分。人工智能技術憑借自身在安全性、完整性和實踐性方面的優勢，給檔案管理工作的開展提供了時效性和便捷性，深受大眾的中的認可和支持。不可否認，人工智能技術在檔案管理工作中的應用還存在一些問題急需解決，基于此，人工智能技術要不斷地響應網絡信息化的發展潮流，積極改革和創新，以滿足檔案管理工作對人工智能技術的多元化需求，進而促進檔案管理工作的規范化和科學化。