彼此并肩戰斗?做好服務保障

黃昌吉

作為政策規劃與標準研究所的一員，在《規劃》編制過程中，印象最深的就是專家咨詢會籌備前前后后的一些經歷。雖然此前我也參與過多次大型會議的籌備，但這一次還是有著不同以往的感受。

整個《規劃》的編制歷時兩年多，對于我們院、我們廳、我們省來說都是一件大事，特別是此次會議規格很高，由省領導親自主持召開，來自省內外的領導、專家、學者以及很多行業“大咖”云集，會務工作要體現出我們省環科院的工作水平，至少不要因為我個人的原因而給活動留下什么遺憾。所以我對此次工作傾注了前所未有的重視，抖擻精神，投入其中。

召開會議首先要解決場地的問題。在省生態環境廳確定會議時間后，會務組根據會議級別、規模、交通便利性、場地費用等要求，初步選取了5家會場。這5家會場可謂是各有千秋，有裝飾起來比較大氣上檔次的，但是價格較高;有價格比較實惠的，但是場地較小，可能容納不下的有參會人員;還有的因為配套服務無法令人放心，也被我們果斷放棄。

最終我們選定了廣東大廈作為會場，也許挑出單項進行比拼，它不是最強，但勝在綜合“素質”過硬，而且還有一大好處是離單位近，跑上幾趟進行工作溝通也不會成為負擔，這點也是意外之喜。

之后我們就開始進行專家邀請。這個環節可是辦會過程中最重頭的“戲碼”，因為專家都很忙，不是經常“飛來飛去”，就是早有邀約，我們只好使出渾身解數去溝通協調。與多家環保領域內科研單位溝通對接，尋找環保業內人士進行推薦，有個別已邀請的專家行程發生沖突時，又馬上改換相同領域的其他專家……在短短的3天時間里，我打了幾十通電話，可以說比我在一年中打的私人電話都要多。

當時幾乎每天都說到口干舌燥，但是每當落實到一位重磅的專家，我的心里都像有一塊石頭落了地，最終我們成功邀請到了11位重磅專家參會。專家組里有“兩院”院士，還有國家級科研單位、高等院校及大型企業代表，實現了多領域、多層次的覆蓋，他們的參與，使我們這次專家咨詢會光彩倍增、名副其實。

在會議即將召開前，我又承擔了接機和接車的任務，除了廣州本地的專家，還有一些專家來自全國各地，他們有的乘坐飛機，有的搭坐高鐵。為了更好地安排行程，我們先詳細地做好規劃統籌，逐一安排落實接送車輛和司機，最忙的時候一天跑了4趟機場，午飯都沒顧上吃，只是匆匆忙忙打包一點面包帶到車上。接待工作安排較為妥當細致，確保了每位專家們都能及時得到迎接，他們也對我們的工作予以了高度評價。

會議當天，我們早早到達會場，對電腦、投影儀、麥克風等會議設備進行了反復調試，確保萬無一失。之后又細心地擺放好每張座位上的座位牌、會議材料、茶水紙筆等，畢竟“細節決定成敗”。

在會議進行過程中，得益于前期進行的充分準備和多次彩排，再加上同事之間多年共事形成的默契，可以說只要彼此確認一個眼神，我們幾個人就知道什么時候需要協助專家打開麥克風，什么時候需要幫助切換PPT頁面……確保整體進程流暢順滑，無斷裂，不卡頓。直到今天想起那種并肩戰斗的感覺，想到那種忘我工作的狀態，依然有很多感動和激昂流淌在心里。