RPA：設計院降本增效的必選項

文｜趙偉

從工程數字化到數字化工程的快速發展進程中，設計和建設單位需要盡快抓住工程優勢形成數字化能力，還沒有啟動數字化的企業要加緊啟動，投入還不多的企業要加大投入。這是一位大型工程企業IT 總監最近的呼吁。

而1月12日，國務院發布的《“十四五”數字經濟發展規劃》對工程企業的數字化提出了明確要求：促進數字技術在全過程工程咨詢領域的深度應用，引領咨詢服務和工程建設模式轉型升級。

數字化提速不是未來，而是現在。這就意味著數字化工具將越來越多，應用場景將越來越豐富，使用頻率也將越來越高。如何做好數字化工具的管理創新以同時實現降本增效，成為了信息化部門的新任務。在這方面，一些設計、施工及總承包企業的信息化部門，以機器人流程自動化（RPA）+大數據分析實現數字化工具的精益管理和增值服務取得了顯著效益。

一、一個工程企業的數字化痛點

一家石油工程企業是集工程項目的可行性研究、設計、設備采購、施工管理、工程總承包、項目管理服務等為一體的國際化創新型工程公司，各類設計軟件是其必備的重要生產工具，使用軟件種類多、版本多，每年的軟件購置/服務續訂都是一筆不菲的費用。

但是公司卻無法準確了解這些軟件資產在企業內的實際使用情況，無法對實際用量作出有效的評估，對其自建的私有云平臺用戶能否充分利用資源進行有效的工作也無法考量，從而在合理制定購置計劃、各下屬機構費用分攤以及提升資源有效利用率等方面面臨著巨大的挑戰。隨著正版化意識的不斷增強，公司內部正版化軟件的安裝及使用情況也難以評估。于是，公司的信息化部門開始探索一個通過洞察軟件應用效能實現降本增效的方案。

過去，公司軟件的使用和需求情況，主要依賴走訪或由單位/部門依據歷年的應用經驗上報的方式匯總獲得，調研過程費工費力，調查結果還很粗放，于是出現了“年年上報擴容、時時點數不夠”的情況，更不可能同時兼顧降本增效和提高生產力的目標。

如今，信息化部門通過與北京華軟世紀科技有限公司合作，引入數字化工具績效洞察RPA 技術，智能感知并收集終端用戶電腦上指定專業軟件的類型/版本、安裝/卸載、運行/關閉、工作/空閑等數據，取得了近5000名員工的專業軟件安裝及使用信息，對CAD、Adobe 等一系列設計軟件，實現了使用情況實時查詢和用量匯總分析，讓軟件購置方案與實際用量、需求無縫銜接，避免了買多造成浪費或者買少導致不夠用的情況，助力實現供需平衡和資源效益最大化。

信息化部門還實現了更多目標：RPA 自動識別授權超時占用軟件及對應用戶、運行設備，規范員工授權使用行為，提升軟件資產的有效利用率；通過日志軟件與終端差異的對比來識別可能的盜版安裝和使用行為，并可定位到具體的用戶終端，從而規范員工軟件使用行為，提升公司軟件正版化管理水平。僅在發現并解決了超長占用問題一項上，就直接節省了300-500 萬元的投資。

隨著數字化的提速，數字孿生時代的來臨，如果對軟件的購置分配和應用管理缺乏科學性，工程企業的信息化部門勢必面臨舊賬未了、新賬又來的困境。

《“十四五”數字經濟發展規劃》對于工程企業來說是一個重大利好，因為隨后的一系列政策將會破除工程企業數字化的眾多瓶頸，但也對工程企業的數字化能力提出了更高的要求。

面對越來越多的數字化任務，工程企業在數字化工具的績效洞察與管理方面，顯然面臨著迫在眉睫的新任務。

二、一個機器人自動化的解決之道

數字化工具績效洞察RPA 可通過智能調研機器人，智能感知并收集終端用戶電腦上指定專業軟件的類型/版本、安裝/卸載、運行/關閉、工作/空閑等數據，并融合大數據、AI 智能算法等技術，通過專業的數據統計分析模型，完成公司全員軟件應用行為的數字化轉換，輸出簡單、直觀、易用的可視化圖表，為公司管理者提供軟件用時、用量、績效等多維數據，輔助信息化工作實現精準運營、智能決策。

我們在數字化工具績效洞察RPA 方面做了幾年的研究和開發，發現其應用價值主要體現在兩大方面。

一是異常分析及預警提醒。RPA 系統可以篩查各類異常、高負載及到期預警、合規性風險，推送提醒至管理員及時處理，以保持業務助力的連續性。異常分析比較典型的是軟件授權超長占用和低頻、沉睡應用篩查。而在授權負載和軟件到期方面，現在可在“數據+算法”的輔助系統中，設置各個軟件授權消耗的超低、超高閾值，一旦到達條件就觸發自動郵件，提醒相關人員采取對應措施。

二是預算規劃及費用分攤參考。有些軟件到期需要續費，有些軟件因為需求不能滿足產生盜版，有些軟件因為不合理使用導致授權緊張，還有一些軟件長期處于低頻使用狀態，而另一些則常在某些時段用量暴增，之后又長期休眠，這些錯綜復雜的軟件績效信息現在已經可以被全面洞察，那么就可以被應用到企業的采購規劃中，基于歷史數據及動態需求的負載分析模型，可幫助信息化工作者籌劃未來采購組合，并更主動制定與各個軟件供應商的談判策略。與此同時，多數工程設計企業已經進入全成本核算時代，基于精確的軟件績效數據，可以核算軟件工具與各分子公司、各部門乃至每個員工的總體關聯成本，獲得精確的費用分攤結果，杜絕以往在此領域普遍存在的不公與扯皮。

此外，RPA 還可以用于有效工時洞察、內部專家初評、碳中和助力等方方面面。數字化轉型可謂星辰大海，有無盡的未知和可能。數字化工具洞察RPA 也有望在豐富的應用中涌現更多的創新，助力工程企業更快更有效地實現數字化轉型升級。