企業數字檔案館（室）建設問題與對策

王洋

摘要：本文立足國家檔案局《企業數字檔案館（室）建設指南》要求，對當前企業數字檔案館（室）建設工作中普遍存在的有關電子文件長期保存、四性檢測、元數據管理等方面的問題進行梳理，從人員、管理等角度分析產生問題的原因，提出要正確實施工作過程記錄管理功能、加強若干技術研究、加強項目管理和系統驗收測試等改進建議，以供讀者參考。

關鍵詞：檔案信息化 數字檔案館 數字檔案室

隨著信息技術的快速發展，企業信息化建設規模不斷擴大，企業檔案工作隨之進行數字化轉型升級，由此企業數字檔案館（室）建設成為當務之急。為加強對企業數字檔案館（室）建設工作指導，國家檔案局印發了《企業數字檔案館（室）建設指南》，從基礎設施建設、電子檔案管理系統（以下簡稱“檔案系統”）建設、數字檔案資源建設、制度規范建設等多個方面進行指導和規范。企業紛紛按照規范要求開展數字檔案館（室）建設，在系統部署模式、數據整合治理、軟件功能開發、安全保障應用等方面突出亮點和創新之處，取得了較好的經濟效益和社會效益。但對照《企業數字檔案館（室）建設指南》要求，筆者認為企業數字檔案館（室）在系統功能建設、元數據管理等方面還需加強和完善。

（一）工作過程記錄管理功能有待改進

工作過程記錄管理功能指的是記錄類似全宗卷信息的功能。它等同于手工管理模式下，對全宗檔案進行管理過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷。大多數企業建設數字檔案館（室）時并沒有按照這樣的要求進行工作過程記錄管理，而是更多地依賴于信息技術，將這項功能與系統日志等同起來，通過日志記錄所謂的“工作過程”，使檔案系統中類似全宗卷信息缺失。

（二）長期保存功能有待深化

電子文件長期保存是在電子環境下，為了使文件信息長時間保持有效可用，而采取一定的方法，盡量減少電子文件對計算機軟硬件環境的依賴性。例如，要對不符合長期保存要求的電子文件進行存儲格式轉換，定期對電子文件及其軟硬件環境進行讀取、測試、處置，檔案系統就要支持文件格式遷移、具有仿真功能等。目前，企業數字檔案館（室）建設在長期保存方面一般只關注電子文件存儲格式轉換，而在定期對電子文件及其軟硬件環境進行讀取、測試、處置等方面，往往因電子文件所依賴軟硬件環境的元數據缺失而無法進行。檔案系統在文件格式遷移和其依賴環境仿真功能的支持方面也不盡如人意。

（三）四性檢測功能有待完善

四性檢測是在電子文件歸檔、移交與接收和長期保存過程中，為了保障其真實性、完整性、可用性、安全性而應具備的一項系統功能。企業在數字檔案館（室）建設時大多考慮了這項功能，但檢測結果一般并不理想。有的企業即使系統顯示了四性檢測界面、檢測報告也顯示全部通過，但電子文件日期、責任者等關鍵元數據依然空缺。有的企業沒有公鑰基礎設施（PKI/ CA），僅通過數字摘要來實現電子文件來源真實性校驗，檢測的環節、觸發事件、前后比對的實現方法欠佳。有的企業將數字摘要與源文件一并傳輸，存在著二者一并被篡改的風險。

（四）電子文件元數據方案有待完善

元數據是描述電子文件的背景、內容、結構及其管理過程的數據，伴隨著電子文件的形成而產生，并在整個電子文件管理過程中不斷增加和更新，為電子文件的真實性、完整性、可靠性、可用性和其證據性提供保障，是電子文件的重要組成部分。企業在建設數字檔案館（室）過程中，大多比較關注那些常用的文件實體元數據，如文件題名、文號、年度、保管期限、責任者等，而會忽視一些不常用的說明電子文件電子屬性或數字化屬性的元數據，如電子文件格式信息、文檔創建程序、信息系統描述、數字化對象形態、掃描分辨率等。另外，描述電子文件管理過程的業務實體元數據，如業務狀態、業務行為、行為時間、行為描述等也比較欠缺。

（一）有關研究不夠深入

企業數字檔案館（室）建設既涉及“數字”，又涉及“檔案”，這就需要規劃和實施這項工作的人員至少具備計算機和檔案兩方面的專業知識，并熟知數字檔案館（室）建設的相關制度標準要求。這對從事檔案工作的人員來說是一項專業技能的挑戰。一般檔案人員較少具有計算機專業的教育背景，也較少接觸信息化建設項目，對于數字檔案館（室）建設中遇到的問題，一般只能靠自身檔案工作經驗和計算機常識去判斷，對涉及計算機技術、電子文件管理等方面的研究難以深入。

（二）項目管理不規范

大多數企業開展數字檔案館（室）建設都能夠以項目形式運作，特別是在場地、設備等資源投入上能與日常職能工作分開，單獨列支資金，但在實施過程中卻很少嚴格按照信息系統的項目管理要求來實施。首先，企業在組建項目團隊時，重檔案、輕信息化，其檔案部門大包大攬，甚至一家獨大。在實施項目時，企業以上線檔案系統為工作核心，多以引進一家市面上產品較為成熟的軟件廠商的方式，將系統功能實現、接口實現、數據校驗等工作全部交予廠商。而信息技術部門除了提供基礎設施和信息安全保障外，較少參與其中。其次，缺少項目監控。可能考慮到項目規模或資金的問題，大多數企業一般不引入項目監理對項目質量、進度、投資等方面進行控制。

（三）測試工作不夠重視

在數字檔案館（室）建設中，大多數企業對檔案系統軟件進行研發的能力有限，一般采用購置比較成熟的軟件原型并二次開發的方式進行系統建設。在二次開發過程中，企業往往對軟件廠商的依賴性較強，對軟件測試工作不夠重視，將驗收測試委托軟件廠商進行，使軟件廠商既當“運動員”，又當“裁判員”。有些企業對系統建設要求的測試報告，也直接使用軟件廠商提供的軟件原型的測試報告，實際上它與企業應用的產品范圍并不一致。像四性檢測結果全部合格，但文件日期、責任者等元數據還是空缺的情況，就與企業不夠重視軟件測試工作不無關系。

（一）正確實施工作過程記錄管理功能

工作過程記錄管理功能是記錄類似全宗卷信息的功能，該功能無非是把全宗卷從紙質形式變為電子形式，把它的保存從檔案庫房搬到了檔案系統里。基于此，企業在建設數字檔案館（室）時，就應按照全宗卷范圍，將有關檔案管理過程記錄形成電子全宗卷，如通過系統接口接收電子文件后形成的歸檔清單、借閱電子檔案的審批流程、電子檔案到期鑒定意見和清單等。企業不能因為這些記錄是由檔案系統形成的而忽略歸檔，而應將檔案系統視同于一個處理檔案管理業務的“業務系統”，同等對待由這個系統形成的記錄及由其他業務系統形成的記錄。此外，企業在建設數字檔案館（室）過程中還會形成系統接口標準、元數據方案、數字化技術規范等用于數字檔案館（室）建設的技術材料，這些材料也應一并被歸入電子全宗卷。

（二）加強若干技術研究

1.加強長期保存功能實施研究。當前實行長期保存功能的難點在于實現環境虛擬和仿真。由于環境虛擬和仿真應用較少且需要較高的信息技術知識，目前檔案界仍缺少可行的流程和方案。為此，企業檔案部門或通過與信息技術部門合作，或引進信息技術人才，加強對環境虛擬和仿真的研究，通過研究摸索出具體可實施的技術并轉化為技術標準或管理規范，從而使其在數字檔案館（室）建設中得以全面實施。

2.加強四性檢測技術研究。在實施電子文件四性檢測方面，企業應按照四性檢測相關要求，制定適合本企業的電子文件四性檢測方案，對其中涉及的關鍵技術要深入研究，提出符合實際的功能需求，明確技術路徑。例如電子文件來源真實性檢測可通過數字摘要、電子簽名、時間戳等多種技術實現，那么本企業采用哪一種或哪幾種技術需要企業在制訂方案時予以明確。再如要實現歸檔電子文件元數據完整性檢測，就要求企業先進行元數據梳理，劃定哪些元數據是必有項，再進行完整性比對。如果企業業務系統及檔案系統均部署于私有云上，或者數據的物理存儲全部在一套存儲設備上，那么是否還需要對電子文件來源的真實性進行檢測則需要商榷。如果企業檔案系統應用服務器安裝殺毒軟件，那么是通過檔案系統調用殺毒軟件接口實現安全性檢測，還是直接通過應用服務器的系統級服務對安全性進行保障，也是需要深入研究后予以明確的。

3.加強元數據方案研究。元數據是保障電子文件真實性、完整性、可靠性、可用性和體現其證據性的重要組成部分，企業應根據電子文件的類別對相關元數據進行科學、合理規劃。企業應參照國家有關元數據標準，對各類業務系統形成的電子文件元數據進行規劃，制訂元數據方案，如OA系統電子文件元數據方案、會計核算系統電子文件元數據方案、項目管理系統電子文件元數據方案等，使之與各類業務系統形成的電子文件元數據一一對應。如果企業認為這樣會使一些元數據項重復，那么也可將常出現的元數據列入通用元數據方案，再針對不同業務系統形成的特殊元數據，制訂專用元數據方案。在這一過程中，企業會特別注意業務實體元數據（即針對業務對象定義的一類元數據），而往往容易忽略如業務狀態、業務行為、行為時間等這類業務實體元數據。

（三）加強項目管理

項目管理作為一種科學的管理方法，適用于各類項目。企業數字檔案館（室）建設實際上也是一個項目，要想做好這個項目，就要將項目管理理論和方法應用其中。企業要開展數字檔案館（室）建設，首先應設立建設目標，并對達到這一目標的可行性進行分析和研究，在一定條件的約束下，按照項目啟動、計劃、執行、監控和收尾五個過程進行，開展項目范圍管理、進度管理、成本管理、質量管理等工作。所有項目工作歸根到底都是由人來完成的，“人”的作用如何發揮，對于一個項目起著至關重要的作用。企業在進行數字檔案館（室）建設過程中需要特別關注團隊合作，切忌檔案部門一家獨大，要依托于現有的人員力量，使檔案部門與信息技術部門密切配合，邀請保密部門和有關業務部門共同參與，使懷有不同技能的人員在項目團隊中各自發揮優勢、通力合作。

（四）加強系統驗收測試

系統驗收測試主要是針對委托第三方進行軟件開發的企業提出的，而一般進行自主研發的企業，往往比較重視軟件開發中的測試環節。對于外購軟件的企業，軟件測試是一項必不可少的任務，它主要體現在驗收測試上，一般應由購置軟件的企業負責組織，安排本企業信息技術部門實施，或委托國家認可的第三方測試機構實施。在實施過程中，企業應依據合同、系統需求說明文檔等，制訂詳細的測試計劃，選擇適當的測試方法，設計好測試用例，規范測試過程管理和輸出相關的測試文檔。特別注意的是，對于驗收測試，企業要加強軟件的配置管理，測試人員需要對已通過測試的驗收狀態和各項參數進行詳細記錄并歸檔保存。

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[4]王逸凡.《企業數字檔案館（室）建設指南》內容及相關問題思考[J].北京檔案，2020（9）：19-24.

作者單位：中國電力建設集團有限公司