高職院校基層行政人員工作效能調(diào)查研究
——以四川某職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

劉衍素，陳勁松，賀一革，虞文娟，唐茂軍，蘇夏，蹇憲

(四川護(hù)理職業(yè)學(xué)院， 四川成都610100)

一、引言

高校行政管理是指“高校為了實(shí)現(xiàn)教學(xué)和科研工作的目標(biāo)，依靠一定的機(jī)構(gòu)和制度，采用一定的措施和手段，發(fā)揮管理和行政職能，帶領(lǐng)和引導(dǎo)廣大教職工，充分利用各種資源，有效地完成學(xué)校的工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的組織活動(dòng)”[1]。按照組織機(jī)構(gòu)的層級(jí)劃分，高校行政管理人員可分為高校高層行政管理人員(廳局級(jí)及以上干部)、高校中層行政管理人員(處級(jí)干部)和高校基層行政管理人員(科級(jí)及其以下人員)等三大類型。其中，高校基層行政管理人員作為行政管理事務(wù)的具體執(zhí)行者，處于管理金字塔的最底層，對(duì)高校管理工作發(fā)揮著毛細(xì)血管式的全面滲透作用[2]，是高校行政管理不可或缺的中堅(jiān)力量，是教師順利開展教育教學(xué)工作的基本保障。基層行政工作人員的工作態(tài)度、工作能力、工作效率直接體現(xiàn)高校的辦學(xué)質(zhì)量，關(guān)系著高校的聲譽(yù)[3]。基于此，對(duì)四川某職業(yè)學(xué)院的基層行政工作人員的工作效能現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查研究。

二、對(duì)象和方法

(一)對(duì)象

以四川某職業(yè)學(xué)院基層行政工作人員為研究總體，通過問卷星平臺(tái)，對(duì)79名基層行政工作人員進(jìn)行了調(diào)查，其中收回有效問卷72份。

調(diào)查對(duì)象中，男23名(占31.94%)、女49名(占68.06%)，年齡主要集中在25-35歲之間，有46名(占63.89%)，學(xué)歷層次以大學(xué)本科學(xué)歷(20名，占27.78%)和研究生學(xué)歷(41名，56.94%)為主；同時(shí)采集了部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相應(yīng)部門79名基層行政工作人員工作情況評(píng)價(jià)。

(二)方法

采用經(jīng)過課題組集體討論和專家審核的2套自編問卷，分別對(duì)基層行政工作人員本人的自我評(píng)價(jià)，以及其所在部門中層干部對(duì)該基層行政工作人員工作情況的評(píng)價(jià)進(jìn)行調(diào)查。

利用SPSS 21.0軟件對(duì)所測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。用χ2檢驗(yàn)探討影響工作現(xiàn)狀的因素，區(qū)分基層行政工作人員的自我評(píng)價(jià)與所在部門中層干部對(duì)基層行政工作人員評(píng)價(jià)的差異性。以 P<0.05為顯著性水平。

三、結(jié)果

(一)工作現(xiàn)狀

對(duì)基層行政工作人員本人的調(diào)查顯示：80.56%的人員認(rèn)為自己的職業(yè)道德高尚或很高尚，88.89%的人員認(rèn)為自己對(duì)工作有強(qiáng)烈或很強(qiáng)烈的責(zé)任心，81.94%的人員認(rèn)為自己在本部門工作中溝通協(xié)調(diào)及時(shí)且效率較高或高，72.23%的人員認(rèn)為自己在部門間的溝通協(xié)調(diào)及時(shí)且效率較高或高，73.61%的人員認(rèn)為自己的工作技能強(qiáng)或很強(qiáng)，95.83%的人員認(rèn)為自己的服務(wù)意識(shí)較強(qiáng)或很強(qiáng)，80.55%的人員認(rèn)為自己的工作效率高或很高，70%的人員認(rèn)為自己在工作中經(jīng)常思考如何提高工作效率，并且有超過半數(shù)的人員通過向他人請(qǐng)教、系統(tǒng)地自學(xué)相關(guān)知識(shí)、制定并實(shí)施計(jì)劃、參加相關(guān)培訓(xùn)等途徑提高工作效率，40.28%的人員總是或經(jīng)常加班。見表1。

表1 基層行政工作人員自我認(rèn)識(shí)情況統(tǒng)計(jì)表

部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相應(yīng)部門基層行政工作人員的評(píng)價(jià)調(diào)查顯示：職業(yè)道德、責(zé)任心等七項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)的平均評(píng)分均在4分以上(0-5分)，加班情況的平均評(píng)分接近3分。詳細(xì)情況見表2。

表2 部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相應(yīng)部門基層行政工作人員現(xiàn)狀評(píng)分統(tǒng)計(jì)表

(二)影響工作現(xiàn)狀的因素

對(duì)基層行政工作人員和部門領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查顯示，基層行政工作人員的自我認(rèn)識(shí)和部門領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)價(jià)略有差異。第一，對(duì)于影響工作責(zé)任心的因素，基層行政工作人員認(rèn)為，排在前三位的因素分別是“工資待遇欠滿意”“評(píng)優(yōu)選先制度不夠合理”“身體素質(zhì)不夠強(qiáng)健”。部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，排在前三位的因素分別是“工資待遇欠滿意”“職業(yè)生涯規(guī)劃不夠清晰”“評(píng)優(yōu)選先制度不夠合理”。第二，對(duì)于影響本部門和其他部門之間的工作溝通協(xié)調(diào)因素，基層行政工作人員認(rèn)為排在前三位的因素分別是“其他”“組織協(xié)調(diào)能力不夠強(qiáng)”“語(yǔ)言表達(dá)能力不夠強(qiáng)”，部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為排在前三位的因素分別是“組織協(xié)調(diào)能力不夠強(qiáng)”“性格不夠外向”“其他”。第三，對(duì)于影響工作技能的因素，基層行政工作人員認(rèn)為排在前三位的因素分別是“崗中培訓(xùn)缺乏”“自學(xué)能力不夠強(qiáng)”“其他”，部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為排在前三位的因素分別是“崗中培訓(xùn)缺乏”“崗前培訓(xùn)不到位”“自學(xué)能力不夠強(qiáng)”。第四，對(duì)于影響服務(wù)意識(shí)的因素，基層行政工作人員認(rèn)為排在前三位的因素分別是“其他”“業(yè)務(wù)熟悉程度不夠”“身體素質(zhì)不夠強(qiáng)健”，部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為排在前三位的因素分別是“其他”“業(yè)務(wù)熟悉程度不夠”“同理心不夠強(qiáng)”。第五，對(duì)于影響工作效率的因素，基層行政工作人員認(rèn)為排在前三位的因素分別是“工作頭緒太多”“工作程序復(fù)雜”“信息化工具使用不夠熟練”，部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為排在前三位的因素分別是“工作頭緒太多”“可利用的工作資源不夠豐富”“工作統(tǒng)籌能力、前瞻性、預(yù)見性不夠強(qiáng)”。第六，對(duì)于加班原因，基層行政工作人員認(rèn)為排在前三位的原因分別是“領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)性工作多”“工作分配不合理，工作任務(wù)有人多、有人少”“個(gè)人對(duì)工作要求完美，工作中反復(fù)核實(shí)”，部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為排在前三位的因素分別是“領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)性工作多”“個(gè)人對(duì)工作要求完美，工作中反復(fù)核實(shí)”“時(shí)間分配不夠合理”。

影響工作現(xiàn)狀的因素中，領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)比例高于個(gè)人認(rèn)識(shí)的7項(xiàng)因素中，有5項(xiàng)屬于內(nèi)因(4項(xiàng)能力因素、1項(xiàng)個(gè)性因素)，僅2項(xiàng)為外因；而個(gè)人認(rèn)識(shí)比例高于領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)的11項(xiàng)因素中有6項(xiàng)屬于內(nèi)因(3項(xiàng)能力因素、2項(xiàng)個(gè)性有因素、1項(xiàng)其他因素)，5項(xiàng)外因,見表3。

表3 影響工作現(xiàn)狀的因素匯總表

四、討論

(一)基層行政工作人員對(duì)工作現(xiàn)狀的認(rèn)知較為到位

調(diào)查顯示，基層行政工作人員在職業(yè)道德、責(zé)任心、部門內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)、服務(wù)意識(shí)、工作效率等五個(gè)方面，均有80%以上的個(gè)人認(rèn)知，認(rèn)為自己高尚(強(qiáng)/高)或很高尚(很強(qiáng)/很高)，部門領(lǐng)導(dǎo)在這五個(gè)方面對(duì)基層行政工作人員的評(píng)分均在4分以上(滿分5分)。說明學(xué)院基層行政工作人員有高尚的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的責(zé)任心，部門內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)及時(shí)且效率高，服務(wù)意識(shí)強(qiáng)，工作效率高。并且學(xué)院基層行政工作人員自我認(rèn)知與領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)相當(dāng)，表明基層行政工作人員的自我覺察能力較強(qiáng)，定位較為準(zhǔn)確。

(二)基層行政工作人員在工作中具有較強(qiáng)的主動(dòng)性

調(diào)查顯示，有70.83%的基層行政工作人員經(jīng)常思考如何提高工作效率，并且曾經(jīng)為提高自己的工作效率所做的努力排序?yàn)椋合蛩苏?qǐng)教相關(guān)方法→系統(tǒng)地自學(xué)相關(guān)知識(shí)→制定并實(shí)施計(jì)劃→參加相關(guān)培訓(xùn)，其比例均在50%以上。當(dāng)使用信息化工具遇到問題時(shí)，首先采用的解決途徑是請(qǐng)教他人，然后依次是百度、查閱使用說明書、自己研究。說明學(xué)院基層行政工作人員在工作中能夠積極主動(dòng)地發(fā)現(xiàn)問題并想方設(shè)法去解決問題。這種積極思考、主動(dòng)作為的精神難能可貴，與目前普遍存在的行政工作人員缺乏責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，消極怠工，缺乏危機(jī)意識(shí)，工作拖沓，工作開展流于形式，科技利用水平有限，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)不積極主動(dòng)形成了較大反差[4-8]。

(三)工作現(xiàn)狀影響因素分析

對(duì)影響各項(xiàng)指標(biāo)排名前三位的因素進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，有10項(xiàng)因素(內(nèi)因和外因各半)被基層行政工作人員和部門領(lǐng)導(dǎo)共同認(rèn)為對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)影響最大。其中內(nèi)因?qū)倌芰Ψ矫娴挠小敖M織協(xié)調(diào)能力、自學(xué)能力、業(yè)務(wù)熟悉程度”三項(xiàng)，屬個(gè)性方面的有“性格不夠外向、個(gè)人對(duì)工作要求完美”兩項(xiàng)。外因?qū)儆诩?lì)方面的有“工資待遇欠滿意、評(píng)優(yōu)選先制度不夠合理”兩項(xiàng)，屬于培訓(xùn)或其他方面的有“崗中培訓(xùn)缺乏、工作頭緒太多、領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)性工作多”三項(xiàng)。說明學(xué)院基層行政工作人員及部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)影響行政人員工作效能的因素有較大程度的共識(shí)。基于這些共識(shí)，一方面，基層行政工作人員應(yīng)該努力提升自己的組織協(xié)調(diào)、自學(xué)能力，加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)熟悉程度，個(gè)性上應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短；另一方面，學(xué)院相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)情況制定合理的考核及評(píng)優(yōu)選先制度，建立薪酬和晉升激勵(lì)機(jī)制[9]，合理提高薪資待遇以穩(wěn)定基層行政工作隊(duì)伍，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)、理順并精簡(jiǎn)工作流程，最大程度的提升工作效能和工作質(zhì)量，從而提高行政工作人員的歸屬感、成就感和職業(yè)幸福感[10-11]。

對(duì)在個(gè)人認(rèn)識(shí)與領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)之間存在差異且影響各項(xiàng)指標(biāo)的因素分析表明，領(lǐng)導(dǎo)更多地將不利因素歸因于個(gè)人能力因素，個(gè)人則更多地歸因于外在因素。因此，部門領(lǐng)導(dǎo)與基層行政人員間應(yīng)該加強(qiáng)溝通。一方面，部門領(lǐng)導(dǎo)盡力為基層行政人員提供更多的工作資源和提升機(jī)會(huì)；另一方面，基層行政人員應(yīng)通過自身努力尋找或創(chuàng)造機(jī)會(huì)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)工作能力，提高能力與工作的鍥合度。通過雙方共同努力，充分提升高職院校行政工作效能。