淺談企業(yè)檔案館資源的開發(fā)與利用

劉紅英

摘要：一定可以創(chuàng)連出相當(dāng)可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益、為我國的檔案事業(yè)和社會(huì)主義現(xiàn)代建設(shè)做出重要的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案館的編研工作才具有生命和活力

隨著中國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，許多企業(yè)都建立了自己的企業(yè)檔案館。可以說企業(yè)檔案館的快速發(fā)展是我國檔案事業(yè)快速發(fā)展的一個(gè)縮影。它客觀上說明了企業(yè)對檔案事業(yè)的重視。但是，現(xiàn)階段，我國大部分企業(yè)檔案館所保存的檔案資料還僅僅是為了本企業(yè)相關(guān)的部門服務(wù)，創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益較小。直接導(dǎo)致的后果就是，企業(yè)檔案館所保存的檔案資料不能充分的發(fā)揮其價(jià)值。

一、企業(yè)檔案館的概述

1.企業(yè)檔案館具有檔案館的一般屬性。企業(yè)檔案館做為檔案館的一種類型，應(yīng)該是保存企業(yè)檔案的基地，是企業(yè)利用檔案史料的中心。社會(huì)性、服務(wù)性、文化性、政治性、行政性、知識(shí)性、教育性和學(xué)術(shù)性是企業(yè)檔案館的一般屬性。

2.企業(yè)檔案館館藏和管理本企業(yè)的檔案。企業(yè)檔案館收集與歸檔的是本企業(yè)形成的檔案，與綜合檔案館、專業(yè)檔案館在收藏和保管檔案的范圍上存在一定的差異。

（一）企業(yè)檔案館的特點(diǎn)

1.綜合性。企業(yè)檔案館是保存本企業(yè)檔案的基地。在企業(yè)管理工作中形成的檔案種類繁多，既有黨政工團(tuán)文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案，又有經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案等，其館藏內(nèi)容具有綜合性。

2.專業(yè)性。企業(yè)檔案構(gòu)成中，科技檔案所占比重極大。企業(yè)檔案館主要圍繞專業(yè)性突出的科技檔案們開展工作。

（二）企業(yè)檔案館的職能

企業(yè)檔案館作為企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，它的主要職能包括以下幾個(gè)方面：

1.企業(yè)檔案館的內(nèi)部職能

（1）保管和移交本企業(yè)的檔案。企業(yè)檔案館作為全國檔案網(wǎng)絡(luò)體系中的一員，要存儲(chǔ)保存好企業(yè)檔案，作為企業(yè)檔案的信息利用中心，向本企業(yè)和社會(huì)提供各個(gè)方面的信息資源服務(wù)。

（2）負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。企業(yè)檔案館為了實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)于企業(yè)管理的目的，應(yīng)對檔案信息進(jìn)行管理，并建立完善的檔案檢索體系，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

2.企業(yè)檔案館的外職能即社會(huì)服務(wù)功能

（1）編研檔案信息開發(fā)檔案信息資源

（2）宣傳教育

通過舉辦檔案展覽宣傳企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和科學(xué)技術(shù)發(fā)展等方面的情況，從而增強(qiáng)企業(yè)管理者和社會(huì)的檔案意識(shí)。

（三）企業(yè)檔案館在發(fā)揮社會(huì)服務(wù)功能中存在的問題

1.社會(huì)檔案意思識(shí)不強(qiáng)

2.企業(yè)檔案館的館藏相對匱乏

3.企業(yè)檔案館的服務(wù)水平不高

4.編研工作水平較低

二、改變現(xiàn)狀發(fā)揮企業(yè)檔案館的社會(huì)服務(wù)功能的措施

要改變現(xiàn)有狀況，充分發(fā)揮企業(yè)檔案館的社會(huì)服務(wù)功能，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面下做起：

（一）加強(qiáng)宣傳向社會(huì)展示自己

1.重點(diǎn)抓好企業(yè)內(nèi)部的宣傳。進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部宣傳的時(shí)候，要利用企業(yè)內(nèi)部的各類媒體，大力宣傳檔案法律法規(guī)、規(guī)章制度，弘揚(yáng)檔案工作先進(jìn)人物的事跡，宣傳利用檔案為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所創(chuàng)造的效益，有關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)要在相關(guān)的場合多多提及檔案工作，企業(yè)的各級領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該重視檔案工作，對企業(yè)的檔案工作多提出建議和提供必要的人力、物力以及資金保證。

2.適時(shí)的利用社會(huì)公共媒體做好對外宣傳。電臺(tái)、電視臺(tái)、報(bào)紙、雜志等新聞媒體是宣傳企業(yè)檔案館的最佳場所，是溝通企業(yè)檔案館與社會(huì)公眾的橋梁與紐帶，企業(yè)檔案館應(yīng)該抓住每一次機(jī)會(huì)向社會(huì)展示自己。

（二）抓好基礎(chǔ)提升企業(yè)檔案館的社會(huì)服務(wù)功能

1.豐富館藏并注重質(zhì)量。在企業(yè)檔案館中，處理好質(zhì)量和數(shù)量的關(guān)系是十分重要的，科學(xué)合理的館藏體系應(yīng)該是二者的統(tǒng)一。豐富館藏必須要克服重視數(shù)量而不重視質(zhì)量的缺陷，在修改、完善有關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上將確實(shí)具有保存、利用價(jià)值的檔案資料收集進(jìn)館。

2.改變工作方式增加主動(dòng)性。企業(yè)檔案館雖然不是直接從事生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的職能部門，但是主動(dòng)介入生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，可以更好的發(fā)揮作用，因此企業(yè)檔案館要了解企業(yè)各個(gè)工作時(shí)期的主要工作內(nèi)容及其特點(diǎn)，明確檔案需求的主體，準(zhǔn)確及時(shí)地將檔案信息傳遞給需求部門，使檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值得以全方位、多層次的實(shí)現(xiàn)，獲取直接的或間接的經(jīng)濟(jì)效益。

3.作好檔案開放工作。檔案的開放就是在無損國家、企業(yè)和個(gè)人利益的前提下，將檔案向社會(huì)公眾開放以最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值。

（三）運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)參與企業(yè)檔案館的管理與利用工作

檔案工作計(jì)算機(jī)化，是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的核心。

1.實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)檢索提高效率

2.重點(diǎn)是建立信息聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

（四）進(jìn)一步提高企業(yè)檔案館工作人員的素質(zhì)

企業(yè)檔案館工作人員是否具有較高的素質(zhì)在發(fā)揮企業(yè)檔案館社會(huì)服務(wù)功能中起著決定的作用。

1.重新明確崗位職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)并引入競爭機(jī)制。檔案工作人員不僅要具有踏實(shí)的專業(yè)知識(shí)，更要具有開拓、進(jìn)取、創(chuàng)新的精神，因此，要在適當(dāng)時(shí)候引入業(yè)務(wù)知識(shí)熟練、實(shí)際操作能力強(qiáng)的專業(yè)人才，改善檔案隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)和專業(yè)結(jié)構(gòu)，提高檔案工作人員的隊(duì)伍質(zhì)量。

2.塑造新時(shí)期企業(yè)檔案工作人員的新形象。現(xiàn)在的檔案工作要求企業(yè)檔案工作者應(yīng)具有較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好風(fēng)范與氣質(zhì)，企業(yè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)不斷增加自己的學(xué)識(shí)，提高自身的修養(yǎng)，陶冶自身的情操。以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德，贏得社會(huì)公眾的尊重。

（五）提高編研的工作水平

1.加強(qiáng)編研力量。編研工作開展起來的周期長見效慢，檔案編研工作者應(yīng)該做到一專多能、通才化。

2.注重編研產(chǎn)品的質(zhì)量。企業(yè)檔案館應(yīng)該始終把編研的質(zhì)量放在編研工作的首要位置，只有編研出高質(zhì)量、深層次的編研成果，才能在社會(huì)上產(chǎn)生其應(yīng)有的效益，企業(yè)檔案館的編研工作才具有生命和活力。

隨著企業(yè)檔案館整體功能的不斷改進(jìn)，企業(yè)檔案館的社會(huì)服務(wù)功能也勢必得到加強(qiáng)。相信在不久的將來，企業(yè)檔案館一定會(huì)在推動(dòng)我國的檔案事業(yè)發(fā)展和社會(huì)主義建設(shè)方面發(fā)揮巨大的作用，讓企業(yè)檔案館的社會(huì)服務(wù)功能在全面建設(shè)小康社會(huì)的進(jìn)程中更好的發(fā)揮其獨(dú)特功能與作用。