關于新時期文書檔案管理工作的思考

摘 要：文書檔案管理是資料管理工作中最重要的一部分，文書檔案管理的效果不僅直接影響到單位檔案管理工作的質量，而且還關系著單位的整體管理水平。檔案資料為單位開展各項工作打下了堅實的基礎，是上級領導決策工作的重要依據(jù)。在我國文書檔案已經(jīng)逐步走向信息化、網(wǎng)絡化的大趨勢下，如何切實做好對文書檔案信息的管理，使其管理規(guī)范化、程式化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化，不斷適應辦公室信息管理工作變化的要求，是我國檔案管理人員值得深入探索的一個課題。

關鍵詞：新時期;文書檔案;管理工作

文書檔案管理工作對促進單位的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展，具有非常重要的指導意義，不僅能夠準確記錄企業(yè)的變遷和發(fā)展歷史，還能夠確保企業(yè)良好的發(fā)展趨勢。對于加強企業(yè)文書檔案管理工作的規(guī)范化，主要是從加強文書檔案管理工作的信息化和體系建設、注重文書檔案管理人才和隊伍建設以及構筑健全的文書檔案管理體系和制度等多個角度入手，確保了企業(yè)文書檔案管理工作的合理性、規(guī)范化，在此基礎上推動了企業(yè)的快速成長。

一、文書檔案管理的意義與主要特點

1.文書檔案管理的意義

文書檔案管理工作是一個單位在其發(fā)展中的重要工作記錄，單位的管理和發(fā)展都離不開對其文書檔案的保存和管理，這是確保單位健康發(fā)展的重大前提。目前，文書檔案管理開始在各類單位中發(fā)揮出愈發(fā)明顯的作用。文書檔案管理工作具有許多特點，如具有很強的服務性、技術性以及政治性較為復雜，其在日常工作開展階段有十分重要的指導作用。近年來，隨著我國企業(yè)規(guī)模和數(shù)量的不斷擴大，企業(yè)內部檔案記錄工作有了更加具體的目標，面臨著更為復雜的要求。在信息化時代，文書檔案管理工作的管理方式和管理內容發(fā)生了較大改變。相關檔案文書管理工作者必須認識到問題的嚴峻性，加強制度和方式創(chuàng)新，做到與時俱進，提升和改善文書檔案管理工作的有效性和科學性。

2.文書檔案管理的主要特點

（1）專業(yè)性

檔案文書管理涉及企事業(yè)單位日常工作的各項記錄。比如，單位工作計劃、年度總結等，這些內容的專業(yè)性都是非常強的，也就增加了管理工作的專業(yè)性要求。

（2）保密性

由于企事業(yè)單位內部運行生產(chǎn)記錄都關系著其發(fā)展的具體信息，具有極強的隱蔽性，因此文書檔案管理工作不是一項能夠隨意對人公布的隱秘性事業(yè)，它對于管理者具有較強的道德要求，要求管理者不隨意透露單位內部的各項生產(chǎn)記錄，保密性較強。

（3）階段性

除了以上兩點之外，文書檔案管理本身還具備較強的實踐階段性。現(xiàn)階段，大部分企事業(yè)單位都已經(jīng)配備檔案管理職能科室，為了能夠有效保證單位檔案文件資料具有相對連貫性、完整性，通常會以一年或半年時間作為一個管理周期，對該項目的文件資料進行歸檔管理。

二、文書檔案管理工作規(guī)范化的影響因素

1.技術因素

就目前情況來看，一些企事業(yè)單位對檔案管理還沒有引起足夠重視，沒有認識到文書檔案管理工作的意義和重要性，因此對于文書檔案管理仍然采取人工操作的管理模式，在對文件的查閱、儲存、整理以及檔案資料的搜集等多種操作上，手續(xù)都很繁雜，而且檔案的保管困難、差錯率較高、管理效果低。除此之外，在文書檔案管理工作中，由于管理人員信息化水平不高，所以大部分文書檔案材料無法實現(xiàn)有效共享，直接導致我國的文書管理水平下降。

2.人為因素

現(xiàn)階段，一些企事業(yè)單位中普遍缺乏專門負責文書檔案管理工作的人員，大多是由秘書或者行政人員兼職，這些人員未曾經(jīng)過相關專業(yè)技術培訓，大多不具備相關專業(yè)背景，不僅對文書檔案管理的操作基礎和理論知識認識較低，對文書檔案管理工作的意義和重要性更沒有明確的了解。同時，因為大多數(shù)文秘人員的主要任務就是對檔案資料進行管理，雖然在檔案資料的管理和工作之間存在著一定聯(lián)系，但是大多數(shù)單位只是把文書資料和檔案的管理工作單純停留在形式上，并沒有切實針對文書資料和檔案工作進行管理。

3.觀念因素

企事業(yè)單位的文書檔案管理工作，主要目的是對所有文書信息資源進行搜集、整理、歸納以及整合，便于其提取和應用。現(xiàn)階段，我國大多數(shù)中小型企業(yè)在推動文書檔案管理工作中的“重藏輕用”觀念十分嚴重，大多企事業(yè)單位的檔案管理者把工作重點放在對文書檔案的保管、整理上，沒有高度重視對文書檔案的內在價值進行合理發(fā)掘、利用。

三、文書檔案管理工作存在的問題

1.相關單位的配合力度不夠

文書檔案管理工作涉及企事業(yè)單位發(fā)展的方方面面，因此需要各級相關部門和領導做到積極配合和協(xié)調，但是目前我國大部分企事業(yè)單位對文書檔案管理工作認識不足，導致部分單位、部門為了保證自身利益，沒有做到切實配合工作。比如，當進行文書檔案歸檔工作時，按照我國相關法律法規(guī)規(guī)定，上交文檔必須做到格式統(tǒng)一，并有明確上交期限，但有些部門對檔案的上交存在拖延，甚至檔案規(guī)格不符合標準，這為企事業(yè)單位檔案管理工作帶來了非常大的難度和阻礙。同時， 也由于部分文書檔案管理工作者對自身職業(yè)缺乏專注和熱情，導致了他們對相關檔案的歸類和整理工作并不認真，甚至發(fā)生了丟失或錯誤歸檔的情況，即使沒有在短時間內帶來危害，但長期發(fā)展必然會為單位發(fā)展帶來一定阻礙。

2.文書檔案管理體制不完善

就目前我國對于文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，現(xiàn)在大多數(shù)單位的文書檔案管理工作制度依然深受傳統(tǒng)黨政機關檔案管理制度的影響，無法充分理解“藏”與 “用”的關系，往往是重藏輕用，使檔案工作喪失了它應具有的職能。同時，單位在開展文書檔案管理工作時通常是上級要求指示，下屬執(zhí)行，但是往往領導只抓大頭、框架，對細化部分沒有引起高度重視。比如，對于檔案規(guī)章制度的建設和完善這項工作就很少被人重視，很大程度上也會影響到對于文書檔案管理工作的規(guī)范性、時效性以及實用性。除此之外，工作制度的不健全也直接反映了文書檔案管理者的工作態(tài)度與側重點，一般都傾向于把工作重點集中到檔案信息的搜集、整理、保存等前期的業(yè)務上，忽略了對于文書檔案管理工作的服務性，降低了其工作的有效率。

3.文書檔案保存與管理工作人員專業(yè)技術素質欠缺

文書檔案管理者的綜合素質低下也是當前檔案管理工作的一個重大問題。首先，管理者的綜合素質直接決定其對文書檔案管理的認識和理念以及業(yè)務技巧是否完全符合規(guī)范。如果檔案管理者的綜合素質達不到規(guī)范的要求，那么必然會造成文書檔案的管理工作陷入混亂，使得他們不能夠更加有條理地進行文書檔案管理。其次，管理者的專業(yè)素質不高還主要體現(xiàn)在其對計算機的運用上。進入21世紀，社會經(jīng)濟和信息化建設進程越來越快，熟練掌握計算機相關技術已經(jīng)成為現(xiàn)階段對于人才的基本要求。如果檔案管理者不能夠熟練使用電腦，勢必會嚴重降低文書檔案管理的實際工作效率。

4.對文書檔案管理的思想認識不足

據(jù)有關調查研究表明，企事業(yè)單位許多職工都對于文書檔案管理非常陌生，只是大致聽說過。許多單位對于文書檔案管理工作還缺乏必要的認識，不了解具體的工作流程，因此并沒有將文書檔案管理工作完整納入信息化管理系統(tǒng)中。他們認為文書檔案管理工作不會對單位帶來經(jīng)濟效益，文書檔案工作隨便做做就好，在這種錯誤思想領導下，造成了文書檔案管理人員工資待遇低、工作熱情差、單位對軟硬件資金投入不足的情況，種種弊病為單位的長期生產(chǎn)環(huán)節(jié)的記錄帶來困難，必然會為其健康發(fā)展帶來阻礙。

5.歸檔制度不夠完善

對于基本的文書檔案管理工作來說，檔案的快速歸檔能夠有效提升工作效率，但是由于企事業(yè)單位的諸多原因，導致各類檔案文件并不能實現(xiàn)及時上交和保存，還有些企事業(yè)單位沒有創(chuàng)設專門的檔案管理室，造成沒有足夠空間存儲需要保存的文書檔案。還有一些文書檔案管理員面對煩瑣的文書檔案工作，產(chǎn)生了懈怠心理，工作不認真且缺乏系統(tǒng)和邏輯性，導致文書檔案出現(xiàn)歸檔錯誤或丟失現(xiàn)象。這些原因的產(chǎn)生，總體來說還是單位規(guī)章制度不夠健全和完善所造成的，沒有科學合理地規(guī)范檔案管理的流程和工作模式，對人員的分配管理也不明確。

四、新時期提高文書檔案管理水平的措施

1.需要創(chuàng)新文書檔案管理理念

作為一個企事業(yè)單位的領導者，其管理能力直接影響著整個企事業(yè)單位發(fā)展。所以，我國各級企事業(yè)單位管理層都應該充分認識到在信息化背景下進一步創(chuàng)新文書檔案管理工作的重大意義，樹立單位文書檔案管理信息化的工作觀念，并且應該積極地采取切實可行的措施，在文書檔案管理工作中進一步落實新的信息化工作觀點，自上而下帶動單位所有文書檔案管理人員認識和牢固樹立文書檔案管理信息化的工作觀念。

2.制訂完善的文書檔案信息化管理制度

建立健全文書檔案管理體系制度，是對企事業(yè)單位切實推行文書檔案信息化管理的一個重要制度保證。文書檔案的管理任務，不斷加大對文書檔案的信息化管理執(zhí)行力度。需要特別提醒的是，由于各企事業(yè)單位的實際發(fā)展狀況差異巨大，所以企事業(yè)單位制訂的文書檔案信息化管理制度應該與本單位的實際發(fā)展狀況相一致，這樣才能充分發(fā)揮文書檔案信息化管理的實效作用，更好地支持本單位其他工作的展開。其中主要包括兩個層次：一方面重點是單位內部制度的建立，以落實領導職責為依托而建立的相應體系，主要是為了實現(xiàn)對電子檔案的管理目標而提供支撐;另一方面針對我國檔案管理體系，為適應當前經(jīng)濟社會的發(fā)展和檔案在執(zhí)行過程中管理的需求，檔案管理人員要按照單位實際情況，對現(xiàn)有制度的橫向與縱向做出改善，保障制度行之有效，不斷對現(xiàn)有管理體系進行評審，針對存在的漏洞和缺陷做出改善，保障了該體系的完整性與效用。

3.提升文書檔案管理人員素養(yǎng)

無論是哪個環(huán)節(jié)的管理工作，都離不開人，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作亦是如此。與相關的培訓機構合作，定期組織文書檔案管理工作的專業(yè)性培訓，讓檔案管理人員對現(xiàn)階段的工作方式和崗位技能有更深刻的認識。隨著科技發(fā)展，文書檔案管理過程中使用的設備功能也越來越復雜，只有通過不斷培訓學習，才能確保檔案管理人員的綜合素養(yǎng)滿足當代的文書檔案管理需求。

4.開展技術創(chuàng)新，提高服務質量

隨著我國經(jīng)濟社會進步和發(fā)展腳步的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理思想已經(jīng)遠遠不能適應當前企事業(yè)單位的需求。所以，樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念，開展科學技術創(chuàng)新，提升服務質量是不可忽視的。單位的檔案管理者要將網(wǎng)絡信息技術的現(xiàn)代化管理充分利用起來，以計算機、互聯(lián)網(wǎng)作為傳播載體，逐步實現(xiàn)檔案信息管理工作的自動化、智能化。對于存在的問題一定要及時處理，把技術性接口和系統(tǒng)性接口問題都徹底解決。此外，為了更好滿足各部門文書檔案管理工作的根本需求，單位還必須要將檔案管理的軟硬件設備納入信息化建設的總體規(guī)劃中，從根本上保障和提高其管理服務質量。

5.強化部門間合作

各部門之間收集的具有一定經(jīng)濟利用價值的檔案資料都是檔案管理的主要資料來源，因而對于文書檔案的管理機構就應該盡快充當好各部門之間溝通的橋梁，妥善處理各部門之間的關系，不斷提升收集的檔案資料質量。在工作中做到積極主動，掌握單位內部產(chǎn)生的最新數(shù)據(jù)資料和相關信息，并認真思考對于檔案材料的搜集和管理如何圍繞中心工作的目標來開展。

6.文書檔案實現(xiàn)辦公自動化

信息化時代的來臨，促進了我國電子文件、現(xiàn)代化辦公等新技術的普及。檔案的管理活動就更加迫切需要實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化。在文書檔案管理的綜合運行中增強信息化服務，這是檔案管理各個領域適應時代變遷所做出的必然選擇。在完善文書檔案資料信息系統(tǒng)建設的基礎上，還應當積極將信息化管理應用引入到文書檔案管理中，實現(xiàn)對文書檔案的管理自動化。首先，應該嚴格規(guī)范各類文書檔案資料管理信息的錄入，保證檔案資料和信息的安全性，對文書檔案中的電子資料信息應當進行嚴格監(jiān)管，必要時應當實施內外部網(wǎng)絡隔離，確保文檔資料和信息的安全。其次，建立一套完善的檔案管理制度，推動文書檔案工作的辦公自動化。

五、結束語

總之，文書檔案管理工作是我國現(xiàn)代企事業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，不僅需要設置專人專管，還需要不斷更新服務設備，保證管理技術的科學和合理性。在今后的企事業(yè)單位文書檔案的管理工作中，單位各級人員都會根據(jù)自身的需要不斷學習更多新的有關管理知識，對于文書檔案的管理工作要有正確認識，不斷優(yōu)化文書檔案管理的工作體系和流程，提高文書檔案管理的有效性。

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（作者單位：湖南省煤田地質局第三勘探隊）

作者簡介：李美玲（1973-），女，漢族，湖南永州人，本科，副研究館員，研究方向：綜合檔案、機要、公文、資質印章管理，信訪接待工作等。