互聯網時代的學校檔案管理的挑戰與應對策略

摘 要：當前我國科學技術發展迅速，互聯網、大數據等信息技術被廣泛應用于人們的生活和工作中。在教育體制深化改革的背景下，學校工作發生了較大變化，其中檔案管理是學校日常事務中的重點內容，由于檔案資料類型十分多樣，管理起來較為煩瑣，學校檔案管理人員可利用信息技術有效解決傳統工作中存在的問題。本文對互聯網時代學校檔案管理的挑戰以及應對策略進行了分析。

關鍵詞：互聯網;學校;檔案管理;挑戰;應對策略

信息技術的廣泛應用，為很多行業的發展帶來了新機遇，同時也讓其面臨著更為嚴峻的挑戰。對于學校檔案管理工作而言，其主要面對的問題包括學校對信息化建設的認識不充分、基礎建設不完善、沒有相應的規章制度、人才隊伍建設不足等。想要有效提升檔案管理工作效率，就要對當前存在的問題進行全面分析，在問題中尋找策略，在策略中謀求發展，讓檔案管理信息化建設工作順利開展，為學校發展而服務。因此，對互聯網時代學校檔案管理中存在的問題進行分析具有重要意義。

一、互聯網時代學校檔案管理概述

1.互聯網時代特點

首先，互聯網時代具有較強的互動性。當前我國科學技術發展迅速，在移動設備普及度越來越高的背景下，人們接觸信息、發布信息的渠道越來越多樣化，能夠實現人與人之間的實時交流溝通。其次，信息數據更加豐富，人們可以利用不同的平臺自主發言，信息傳遞十分簡便。最后，互聯網能夠為人們營造更加開放的社交環境，信息交流、傳遞基本無障礙、無邊界，人們發言更加自由，不會受到約束。

2.學校檔案的價值內涵

（1）教學文化的重要構成

學校檔案詳細記錄了學生的學習活動、成績、行為紀律等，也記載了教職工的個人信息、工作經歷，以及學校的發展歷史。學生檔案能夠從側面反映出該學校的教學質量和水平，教師可以此作為參考依據，分析自己在教學過程中存在的問題，從而不斷提升個人能力和專業素養。

（2）教學發展的重要工具

檔案資料詳細記錄了學校、教師等工作者的重要信息，是學校文化資源、科研、教學、管理等工作順利開展的重要保障。當前教育工作者能夠通過相關資料，推動教學水平的不斷發展，助推學校邁入新的發展階段。

（3）精神傳承的重要載體

學校檔案是學校和社會的寶貴財富，也是先輩智慧結晶和精神文化的重要體現，很多學校擁有悠久的發展歷史，涌現了一批又一批優秀的教育工作者以及歷史偉人，這些杰出工作者的成就會通過檔案的方式詳細記錄下來，為后代教育者提供參考和學習依據。

二、互聯網時代學校檔案管理面臨的挑戰和機遇

1.學校檔案管理面臨的挑戰

（1）電子檔案成為主流

以前很多學校的檔案資料都是以紙質為主，在互聯網時代背景下，紙質檔案已經逐漸發展成為電子檔案，能夠有效節省檔案資料的儲存空間，如何爭取建設、使用檔案信息化管理平臺，成為學校檔案管理需要面對和解決的問題。

（2）檔案集成化管理

隨著信息技術的不斷發展，對檔案信息化建設中的檢索功能要求越來越高，有關人員要合理利用先進技術，完成對紙質檔案的轉化，對其進行網絡集成化處理，提升信息查閱、使用效率。

（3）檔案信息網絡化

信息化建設最大的優勢就在于能夠有效提升檔案的交流和共享水平，可以加強學校內部各部門之間的聯系，在保證信息傳輸安全性的基礎上，提升檔案管理和利用水平。

2.互聯網時代學校檔案管理面臨的機遇

（1）檔案管理工作更加智能精確

學校檔案類型多樣、數量龐大，以往人工管理模式更容易出現失誤，檔案丟失、遺漏的風險大大增加。在互聯網時代背景下，能夠通過網絡信息技術，將紙質檔案轉化為音頻、視頻、圖片等資料，對檔案分類也更加細致，可有效提升管理水平。

（2）檔案管理工作更為高效

計算機擁有強大的計算、儲存、信息收集和處理功能，可有效簡化檔案管理工作流程，將檔案管理人員從重復、煩瑣的工作中解放出來，節省人力資源和成本投入，讓檔案管理工作更加高效開展，可有效提升學校內部運轉效率，為各項工作的順利開展提供必要保障。

三、互聯網時代學校檔案管理的應對策略

1.轉變傳統工作理念

在互聯網時代，學校檔案管理工作急需得到創新和優化，學校領導人員、檔案管理人員要轉變思想理念，以先進的思想指導實踐，積極主動學習管理新技術，在原有工作模式上進行升級，以便更好應對互聯網對傳統檔案管理工作帶來的挑戰。首先，要改變“重藏輕用”的理念。傳統的檔案管理工作多注重檔案管理，在檔案使用、借閱方面的管理十分嚴格，但資料使用率低下，各部門之間聯系不夠緊密，往往需要經過多項流程才能夠完成檔案資料的共享，十分煩瑣。為了有效解決這一問題，可以將信息化建設和檔案管理工作相結合，打造信息化管理系統，有關人員要轉變思想，要全面提升檔案資料的利用率，為檔案使用者提供更優質、更全面的服務。其次，學校可邀請專業技術人員，利用局域網和信息技術，豐富檔案管理平臺的功能，包括數據收集、信息檢索、分類、借閱、跟蹤化管理等，要突出“用”這一關鍵點，拓寬檔案應用范圍，為學校內各部門工作的順利開展提供必要保障，充分凸顯檔案管理信息化的應用價值。

2.加強信息化基礎建設

想要有效提升互聯網背景下學校檔案管理水平，僅依靠轉變從業人員思想意識是遠遠不夠的，還需要以完善的基礎設施建設作為硬件基礎，以更好地面對各種挑戰。學校管理層要加強規劃，在基礎建設上加大資金、人才、物資投入，為檔案管理工作的順利開展提供必要保障，為教職工、學生等提供社會保障和社會服務效能。當前我國科學技術發展十分迅速，信息化建設在很多領域和行業都得到了廣泛應用，在技術不斷更新換代，趨于完善的過程中，有關人員依然要加大技術研發力度。首先，學校要加大資金投入力度，大力開展信息化基礎建設，包括硬件、軟件等，確保能夠滿足當前學校檔案管理工作的實際需求。其次，在信息化背景下，要著眼于未來，規劃發展方向，以發展的眼光看待問題，確保檔案管理信息化建設與時俱進。再次，可以學習并借鑒其他學校的信息化建設經驗與思路，打造完善的信息技術服務模式以及網絡管理體系，在管理平臺中突出重點，能夠針對學生、教職工對信息化平臺的不同需求，提供差異化、個性化的服務。最后，在當前技術工作上進行不斷創新，為檔案管理工作的順利開展源源不斷注入新的活力。

3.完善管理制度體系

管理制度是各項工作順利開展的必要保障，也是約束檔案管理人員行為的有力標準，要以當前信息化發展模式作為主要參考依據，建設和檔案管理工作實際相符合的制度體系，確保各項工作有章可循。第一，檔案管理人員要深入了解國家的有關政策，加強傳統工作和新技術之間的聯系，建立健全網絡應用管理系統。第二，做好監督工作，完善監督機制，保證制度體系能夠有效落實。要針對檔案資料收集、信息整理、資料節約等各方面制訂完善的標準，對檔案管理人員的行為進行約束，在統一標準的作用下，能夠讓從業人員了解工作“底線”。第三，在信息化技術的應用下，檔案資料也不僅限于文字，其形式更為多樣化，包含了圖片、音頻、視頻等，要加強對不同類型檔案資料的管理力度，確保信息化系統具有較強的兼容性，對不同的檔案類型進行差異化管理，提升標準化管理水平。第四，還要優化當前資源管理模式，加強對資料收集、編目、檢索等各方面的管理，為后續工作提供便利。第五，當前網絡環境日益復雜，在學校檔案管理信息化建設的過程中，要盡可能避免網絡風險，降低數據丟失、被竊取的可能性。在制度建設中，一定要明確安全管理的規范標準，全面提升從業人員安全責任意識，在檔案資料傳輸、收集的過程中，做好監督和管控。

4.建立檔案管理數據庫

信息技術、大數據技術、云計算數據等都是可以應用的先進手段，將其和檔案管理相結合，能夠全面提升工作效率。其中，云計算技術的成本投入較小，具有很強的儲備功能，是防止信息丟失的有效技術。對于學校而言，要優化組織結構，成立專門的檔案管理部門，安排專職人員進行嚴格把關，利用云計算技術打造數據庫。在完善的硬件設備的支持下，學校檔案管理工作可以利用數據挖掘、高速掃描、數據壓縮等對檔案資料進行處理，根據音頻、視頻、圖片等不同的檔案類型，將其分類儲存在數據庫不同的檢索目錄中，方便查閱和管理。在對所有數據進行云備份之后，即便硬件設備發生故障，也能夠通過賬號密碼及時找回檔案資料信息，十分方便，有效解決了傳統工作中，檔案資料容易丟失、損壞等問題。不僅如此，由于檔案類型越來越多樣化，這就要求數據庫具備較強的信息處理能力，能夠對不同類型的資料進行保存，還要對軟件系統進行升級，加強各級數據庫的兼容性，打破學校內部各部門之間的限制，確保信息化管理系統具備自動化、安全化、管理科學化、服務人性化等一系列應用優勢。

5.提升檔案管理技術利用率

檔案管理信息化建設和傳統工作存在的最大區別就是，不管是技術還是檔案利用率都會大大提升，這也是提升技術應用水平的關鍵保障。首先，學校檔案管理人員要對檔案資料進行信息化管理，包括對目錄進行分類、對不同的資料進行編號保存、對編排不合理的文檔進行排序等，從而進一步提升檔案管理工作效率，充分發揮先進技術的應用優勢。其次，信息化技術的應用，可以有效降低檔案管理人員的工作負擔，利用計算機來代替人工進行工作，能夠將檔案人員從崗位上解放出來，將更多時間投入到其他工作中。最后，傳統檔案管理工作很容易出現數據丟失、遺漏等問題，而信息化技術就能夠解決這一問題，尤其是對機密文件的借閱環節，可以在信息化管理平臺中設置訪問權限，對訪問人的身份、訪問時間、借閱途徑等進行調查，一旦發現數據丟失或其他異常情況，能夠及時找到負責人員，十分方便。

6.打造高素質的檔案管理隊伍

想要推動檔案管理工作的高效開展，就離不開高素質人才的支持，學校檔案管理工作本身就較為煩瑣，日常事務較多，且檔案類型、種類十分多樣，在信息化建設下，對檔案管理人員綜合素質、專業能力也提出了更高要求。第一，學校領導要加大對人才培養的重視力度，根據檔案管理工作特點，合理安排人員，明確其職責和工作內容，確保在適合自己的崗位上實現個人價值。學?？梢约哟筚Y金投入力度，提升檔案管理人員薪酬待遇水平，利用互聯網廣泛發布招聘信息，從源頭上提升人才隊伍的綜合水平，以此為基礎，為信息化檔案管理團隊提供強大支撐。第二，可以參考其他學校的先進工作經驗，定期開展教育培訓活動，邀請專業人士前來舉辦講座或者座談會議，交流工作經驗和心得體會，為檔案管理的信息化建設出謀劃策，提升檔案人員的專業能力以及信息化素養，使其不僅具備檔案管理方面的專業能力，還要了解信息化平臺的使用技巧和方法。第三，要了解“互聯網+”模式下檔案人員培養的相關要求，制訂最符合信息化建設的人才隊伍建設模式，確保團隊與時俱進，具備創新意識。第四，學校檔案涉及很多機密文件，包括學校發展歷史、教職工個人信息、學生隱私等，檔案管理人員要全面提升其職業態度，要能夠在利益誘惑面前堅守職業道德底線。一方面要提升檔案資料的利用率，另一方面在借閱過程中，一定要全面掌握檔案使用人員的身份信息，做好保密工作。第五，為了提升其工作積極性，可以制訂獎懲制度和激勵機制，對表現優異的管理人員進行物質、精神激勵，對出現違規操作，或是因為個人失誤導致檔案丟失、遺漏的，進行處罰，如果存在違法行為，要追究其法律責任。

四、結語

總之，在互聯網時代背景下，學校檔案管理工作也發生了較大變化，作為學校的寶貴資源和社會財富，要正視新時代為其帶來的挑戰，在原有工作模式上，利用信息技術進行創新，提升工作效率的同時，強化工作質量。對于從業人員而言，要轉變思想理念，充分意識到先進技術的應用優勢，學校要加大資金投入、強化信息基礎建設、完善制度管理體系、建立檔案管理數據庫、提升技術利用率、充分發揮先進技術的應用優勢，還要全面提升檔案管理人員的綜合素質和專業能力，確保檔案人員與時俱進、勇于創新，以檔案管理的信息化建設，推動學校教育教學事業的整體發展。

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（作者單位：山東省臨沂衛生學校）

基金項目：本文是山東省衛生學校調研課題：互聯網下的學校檔案管理的挑戰與應對策略，項目編號：XTL1617。

作者簡介：金穎哲（1974-），女，漢族，江蘇濱海人，本科，館員，研究方向：檔案管理信息化建設。