基層單位檔案管理辦法探析

戴塔娜

摘要：基層單位作為社會穩定發展的機構，其改革內容牽動著社會各方的穩定發展，因此，做好基層單位的改革工作是社會各項工作的重中之重.檔案管理工作作為基層單位的日常工作，其工作效果會直接影響基層單位的發展水平和現代化步伐，提高檔案資源的使用效率是提高基層單位現代化水平的主要途徑.所以，我們一定要做好基層單位檔案管理的創新改革工作，為現代化發展保駕護航.

關鍵詞：基層單位;檔案管理;建設

基層單位應當加強檔案管理工作，著力構建科學化的檔案管理體系，明確檔案管理工作重難點，積極促進檔案管理方式方法的轉型，在大力引進技術設備的基礎上提高檔案運轉的效率，發揮檔案管理專業團隊的協作分工作用，切實推動檔案管理向信息化、專業化和智能化方向改革。

一、基層單位檔案管理的特點

檔案管理規范化是檔案工作的重要內容，同時也是基礎性工作。1979年召開的全國文獻檢索標準化工作會議上就提出檔案管理標準化的要求。其后，則提出制定檔案管理的標準，國家也先后頒布《檔案著錄規則》等制度，從而為檔案整理、管理提供了有效的依據。隨著時代的發展，新時期的檔案管理已經呈現出新的特點和發展趨勢，這就要求基層檔案工作者對新時期檔案管理的特點有清醒的認識。具體說，主要包含以下方面：一是規范性。規范性指的是事物發展過程需要制定相應的規章制度和工作流程，繼而形成相對穩定和統一的管理體系，并對該體系不斷完善，最后達到高效、協調的目的。檔案管理只有確保規范，才能夠滿足社會發展的需求和為本單位提供翔實、準確的依據。二是信息性。信息性指的是依靠現代化的信息技術，在不改動檔案原始內容的基礎之上，利用互聯網技術和大數據技術對檔案的存儲、表現形式進行轉化，從而實現檔案數據信息的電子化和網絡化。檔案的信息化不僅能夠延長檔案的存儲時間，還有利于擴大檔案存儲的空間，節約檔案管理的成本，確保檔案資源可以被最大限度地利用。

二、基層單位檔案管理工作創新的意義

在“雙創”的社會宏觀背景下，基層單位檔案管理工作創新最首要的意義乃是對傳統管理思想和模式的超越與突破。通過構建更加現代、科學的檔案管理架構，基層單位檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統的制約，使檔案管理不再只是對歷史資料的簡單收集與保管，而是能夠切實發揮出檔案潛在的價值再創造能力，從而彌補與修正過去管理手段的缺陷和不足，進而提高勞動生產率和管理工作整體水平。

三、基層單位人事檔案管理存在的問題

3.1人事檔案利用率低

人事檔案的建立從根本來說就是為了提供管理者對個人信息的了解，而目前檔案并沒有被很好的運用。具體表現為重視保密工作，注重個人的隱私，而忽視了對其利用，即便進行了利用也只是小范圍的，沒有在管理上依靠檔案的記錄。這種對檔案的管理卻不利用的方式有違檔案的目的，降低了檔案的價值。

3.2思想上不夠重視

人事檔案作為幕后工作，很少人會了解它的工作內容，所以造成人們對檔案工作的不夠重視。首先檔案擁有人不能接觸到自己檔案，使得他們忽視對檔案流動時的管理工作，造成檔案丟失。其次人事管理人員在進行考核時不注重利用檔案，認為檔案提供的資料少。在檔案的登記上面，相關人員也沒有認真對待，造成檔案登記錯誤或者虛假信息，在一定程度上使人事人員難以憑借檔案來進行人事管理工作。領導在管理時也是敷衍了事，沒有對下層管理人員嚴格要求，把不出差錯當成工作的目標。

3.3人事檔案管理信息化應用低

隨著信息技術的發展，電腦操作在辦公中應用越來越廣泛，而目前單位人事檔案管理在信息技術上的運用卻很少，使得人事檔案管理上效率低下，有的管理人員對新技術有排斥的心理，認為信息技術并沒有傳統紙質記載安全，這不利于單位人事檔案管理的進行。

四、基層單位文件檔案管理的現代化路徑探索

4.1引進高素質人才

憑借不斷創新和發展的活力，單位在激烈的市場競爭中取得了良好的市場地位。創新的關鍵是人才，鼓勵使用新系統，積極提高文件管理人員素質，積極引進國內外先進人才，努力實現現代化管理。當然，專業知識和技能只是實踐技能培訓的一部分，但它也是一個重要的環節，要求檔案工作者安排自己的時間，并有針對性地進行一些實踐培訓，必須熟悉掌握計算機的操作技能以及收集和處理數據的能力。

4.2豐富檔案管理的方式

為了進一步加強基層單位檔案管理工作的質量，提高工作效率，首先應該改變傳統、單一的管理方式，利用先進的科學技術實行多樣化管理，最終實現信息化、數字化、虛擬化的檔案管理模式。多樣化的管理方式可以擴大基層事業單位大男子與的儲存總量，還能大幅減輕單位的庫存空間，而且無紙化的檔案管理可以簡化查閱資料的流程，使得各單位間文件的傳遞、流通變得更加便捷，以便更好的開展各項聯合工作。

4.3完善檔案管理信息化系統建設、加強資源的共享

在建立完善的檔案管理信息化系統的同時，還要注重系統各方面的資源共享問題。首先，檔案管理工作的信息系統的建立不是一朝一夕的過程，而是需要長期的堅持，在這個過程中，還要確保信息化檔案管理工作的科學性和合理性，還要進一步的加強檔案管理信息化系統之間各種資源的共享，讓檔案管理工作的發展能夠全面展開。檔案管理信息化，通過系統化的建設和資源的共享，可以讓信息數據得到更好的管理和應用，因此，只有為檔案管理建立完善的數據庫，不斷加強信息數據之間資源共享，才能保證檔案管理工作的穩步發展。

結束語：

在基層事業單位中實現檔案信息化管理就要注重信息技術管理，更新信息技術管理形式，糾正傳統管理中的錯誤。在基層事業單位中采用信息化檔案管理的方式，可以提高信息服務質量，做好監督管理工作。根據單位的發展需求制定電子檔案管理方法，促進檔案管理信息化的落實。

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