職業(yè)教育改革背景下高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險控制思路探討

摘?要：近些年，國內(nèi)職業(yè)教育改革逐步推進(jìn)，高職院校有了不小的發(fā)展，師資隊伍建設(shè)取得穩(wěn)步發(fā)展，相關(guān)的教師業(yè)務(wù)工作檔案也日趨多樣，這給高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)帶來了不小的壓力。可以說，在職業(yè)教育改革背景下，探尋高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)中存在的風(fēng)險，并提出具體的應(yīng)對策略，就成為高職院校提升教師素質(zhì)所面臨的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：職業(yè)教育改革;高職院校;教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng);風(fēng)險控制

高職院校是我國教育體系中不可或缺的一部分，其在我國人才培養(yǎng)體系中扮演著至關(guān)重要的角色。高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理工作是院校教學(xué)、管理、人才培養(yǎng)等工作的重要記錄，在高職院校自身建設(shè)與發(fā)展中扮演著重要的角色。對于高職院校而言，克服教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險，積極做到教師業(yè)務(wù)檔案資料管理與師資隊伍建設(shè)的科學(xué)化、規(guī)范化，已經(jīng)成為高職院校在新時期面臨的重要工作要求。因此，深入分析高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險及其應(yīng)對思路，對于高職院校在師資隊伍的建設(shè)過程中起到至關(guān)重要的作用。

一、高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險應(yīng)對的重要意義

（一）為院校教師業(yè)務(wù)提供詳細(xì)記錄依據(jù)的內(nèi)在要求

檔案是企業(yè)在對內(nèi)部各項工作進(jìn)行信息收集、匯總、整理的基礎(chǔ)上形成的資料，是單位對自身各方面工作進(jìn)行的以文字、數(shù)據(jù)等為主要表現(xiàn)形式的記錄。對于高職院校師資隊伍建設(shè)的過程中，需要對教師自身業(yè)務(wù)工作進(jìn)行記錄，而對高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險進(jìn)行識別和應(yīng)對，能盡可能地實現(xiàn)檔案資料的完整性，幫助院校對教師業(yè)務(wù)歷程、結(jié)果進(jìn)行記錄，從而直接反映高職院校師資的管理以及建設(shè)等業(yè)務(wù)的具體情況，這能為院校人才管理及發(fā)展提供真實、詳細(xì)的反映和依據(jù)，反映真實的業(yè)務(wù)記錄，為學(xué)院對師資的培養(yǎng)提供重要參考依據(jù)。

（二）院校開展內(nèi)部監(jiān)督的必然要求

教師業(yè)務(wù)檔案在院校師資建設(shè)及管理中承擔(dān)著重要作用，這就要求高職院校要加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督與管理，保證自身的業(yè)務(wù)管理水平。加強(qiáng)高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險的應(yīng)對，能夠讓院校教師業(yè)務(wù)檔案資料真實、全面地反映院校教師的工作情況，從而幫助院校借助檔案資料對教師各項業(yè)務(wù)工作進(jìn)行檢查，全面了解教師業(yè)務(wù)進(jìn)展和具體內(nèi)容，根據(jù)反映的信息發(fā)現(xiàn)教師培養(yǎng)過程中所存在的不足，幫助院校更好地掌握教師個人發(fā)展方向，為院校專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)的發(fā)展提供助力。因此，高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險就成為高職院校內(nèi)部監(jiān)督和改進(jìn)的必然要求。

（三）院校提升內(nèi)部管理水平的必然趨勢

教師業(yè)務(wù)檔案管理是院校內(nèi)部管理不可或缺的一部分，高職院校加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險控制，能夠幫助院校將業(yè)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化、制度化，幫助單位更加客觀、全面、及時地記錄自身發(fā)展情況，從而針對自身需求建立適當(dāng)?shù)臋n案管理體系，為自身管理水平的提升提供更多支持。與此同時，教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的完善與風(fēng)險控制能夠幫助院校更好地彌補(bǔ)師資建設(shè)管理中的漏洞，從而對院校師資隊伍建設(shè)及教學(xué)單位對教師管理和培養(yǎng)過程提供幫助。可以說，教師業(yè)務(wù)檔案管理水平的提升逐漸成為高職院校提升內(nèi)部管理水平的必然趨勢。

二、職業(yè)教育改革背景下高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險分析

（一）技術(shù)風(fēng)險

目前來看，雖然職業(yè)教育改革如火如荼，但很多高職院校管理系統(tǒng)并未得到相應(yīng)的改進(jìn)，教師業(yè)務(wù)檔案管理也是如此。一些高職院校對云計算和信息化歸檔缺乏足夠的掌握，使得教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)面臨一定的技術(shù)風(fēng)險。一方面，很多高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)僅僅是一臺服務(wù)器掛接一個檔案信息管理系統(tǒng)，很多時候由于中心處理器、存儲設(shè)備等方面存在故障，導(dǎo)致院校檔案管理系統(tǒng)面臨一定的服務(wù)中斷的現(xiàn)象，數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、硬件設(shè)施等很難獲得先進(jìn)的技術(shù)支持和運(yùn)行管理，從而給數(shù)據(jù)信息的計算、存取和服務(wù)帶來了不小的阻礙;另一方面，很多高職院校并未針對教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)設(shè)置獨立、固定的存儲區(qū)域，現(xiàn)有檔案資料得不到有效的保障，有時會由于黑客、木馬等攻擊而出現(xiàn)檔案丟失或被竊取的情況，從而給教師業(yè)務(wù)檔案資料的有序歸檔與保管帶來一定的風(fēng)險。

（二）安全保密風(fēng)險

職業(yè)教育改革對高職院校的師資隊伍建設(shè)工作提出了新的要求，這就要求院校對教師業(yè)務(wù)檔案的管理逐步信息化。院校在利用信息化手段對檔案資料進(jìn)行歸納、形成數(shù)字化檔案資料時，往往會涉及相對復(fù)雜的環(huán)節(jié)，而檔案管理系統(tǒng)中各種信息化手段的安全壁壘不像物質(zhì)形式的保管條件那樣有實體的保障，因此，檔案資料數(shù)字化建設(shè)對安全保密和檔案歸檔、管理過程中的風(fēng)險監(jiān)控有極大的要求。在職業(yè)教育改革的背景下，高職院校在教研活動、人才培養(yǎng)、素質(zhì)提升等方面的工作日益繁雜，需要歸檔和管理的檔案資料及相關(guān)環(huán)節(jié)也越來越多，業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)大容量、高密度等特點也日趨明顯，這就容易給系統(tǒng)帶來更多的漏洞，能夠復(fù)制、竊取檔案的機(jī)會也隨之增多，這就為全過程、全方位的安全保密管理帶來了壓力。

（三）管理風(fēng)險

很多高職院校在教師業(yè)務(wù)檔案的管理細(xì)節(jié)方面存在諸多不足，使得教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)面臨一定的管理風(fēng)險。在職業(yè)教育改革的背景下，網(wǎng)絡(luò)逐漸成為教師業(yè)務(wù)檔案的承載體，但一些院校并未針對線上教師業(yè)務(wù)檔案管理平臺進(jìn)行針對性的建設(shè)和管理，現(xiàn)有的業(yè)務(wù)檔案歸檔與保管更多的是著眼于當(dāng)下，很少結(jié)合未來院校的發(fā)展對檔案空間、檔案歸檔制度、檔案審核、檔案利用等進(jìn)行針對性的規(guī)劃。一些高職院校并未結(jié)合不斷擴(kuò)大的教師業(yè)務(wù)檔案規(guī)模制定針對性的電子文檔歸檔制度、檔案數(shù)據(jù)維護(hù)制度、電子檔案保管制度、檔案資料審核制度以及電子檔案利用制度等制度條例，與教師業(yè)務(wù)檔案有關(guān)的制度規(guī)劃和管理落實還存在很大的不足。很多時候院校在對教師業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行歸檔時缺乏明確的加工和整理，檔案歸檔、保管、利用混亂的現(xiàn)象并不少見，信息化的管理系統(tǒng)與平臺并未真正落實到院校檔案管理工作體系中。

（四）資料完整性風(fēng)險

一般而言，高職院校在對教師業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行歸檔和管理時，往往需要經(jīng)歷相對復(fù)雜的環(huán)節(jié)，包括業(yè)務(wù)檔案的整理與歸類、資料掃描、納入電子檔、檔案檢查等，這些工作往往需要不同部門緊密合作才能完成。但是，在對各類文書檔案進(jìn)行錄入或數(shù)字化處理時，各類業(yè)務(wù)檔案資料往往由不同的院系或部門負(fù)責(zé)匯總上交，涉及的范圍相對較廣，不同部門、不同環(huán)節(jié)間可能存在較大差異，比如計算機(jī)掃描或設(shè)置拍照參數(shù)指標(biāo)不同，或為適應(yīng)新的計算機(jī)軟硬件平臺而實施數(shù)據(jù)的統(tǒng)一與轉(zhuǎn)移，從而導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息不能得到正確的處理和保存，處理后的檔案存在被生硬地錄入或修改的風(fēng)險，加之當(dāng)下各類數(shù)字檔案信息本身存在轉(zhuǎn)移方便的特點，使得院校業(yè)務(wù)檔案資料面臨錄入不完整的風(fēng)險。

三、職業(yè)教育改革背景下高職院校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險應(yīng)對策略

（一）革新教師業(yè)務(wù)檔案管理技術(shù)

隨著職業(yè)教育改革的逐步深入，各高職院校教師業(yè)務(wù)檔案資料管理系統(tǒng)面臨的壓力越來越大，技術(shù)方面的風(fēng)險也越來越多，因此，高職院校應(yīng)立足自身業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀，提升檔案管理系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性，保證系統(tǒng)的物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全和信息存儲安全。一方面，院校應(yīng)針對自身的教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)設(shè)置針對性的保護(hù)措施和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，定期對中心處理器、存儲系統(tǒng)進(jìn)行檢查，并積極推進(jìn)檔案資料系統(tǒng)與單位OA系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，并和同級數(shù)字檔案系統(tǒng)之間實現(xiàn)在線數(shù)據(jù)移交和查閱共享，并對業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行針對性的采集、顯示和監(jiān)控，同時在調(diào)取檔案、檔案拆裝卷、目錄審核、頁碼重新編號、錄入系統(tǒng)、信息校對與處理、數(shù)據(jù)資料備份、服務(wù)器掛接等環(huán)節(jié)做好檔案圖像數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)的比對和核查;另一方面，院校應(yīng)在對教師業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理的基礎(chǔ)上，合理規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案資料在線上、線下的存儲空間，針對檔案管理設(shè)置相應(yīng)的信息資源管理平臺與輸出、輸入機(jī)制，幫助院校自身對教師業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行針對性的保管、監(jiān)督和檢查，為高效、統(tǒng)一的外部風(fēng)險控制提供相應(yīng)的基礎(chǔ)。

（二）完善信息化風(fēng)險監(jiān)控體系

1.構(gòu)建教師業(yè)務(wù)檔案資源安全監(jiān)測平臺

在職業(yè)教育改革逐步推行的背景下，各類技術(shù)和系統(tǒng)逐漸在高職院校內(nèi)得到推廣和使用，院校的檔案管理系統(tǒng)往往容易受到其他軟件或系統(tǒng)的沖擊，導(dǎo)致教師業(yè)務(wù)檔案資料面臨安全保密風(fēng)險。因此，高職院校應(yīng)結(jié)合自身需求，及時構(gòu)建相應(yīng)的信息平臺來監(jiān)測教師業(yè)務(wù)檔案資源的管理活動，針對教師業(yè)務(wù)檔案資料管理需求確定安全檢測平臺的規(guī)劃，構(gòu)建教師業(yè)務(wù)檔案集成管理與監(jiān)測系統(tǒng)，以此作為電子檔案接收管理系統(tǒng)的核心部分，使教師業(yè)務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)與實體檔案同步接收進(jìn)系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)，隨時動態(tài)反饋系統(tǒng)接收的業(yè)務(wù)檔案及數(shù)據(jù)，幫助工作人員能夠隨時監(jiān)測業(yè)務(wù)檔案變動情況，并且隨時使用對院校業(yè)務(wù)檔案信息庫的存儲狀態(tài)進(jìn)行審核，依照具體的保存計劃和應(yīng)用要求，加強(qiáng)對各個環(huán)節(jié)的安全審核，從而為部門加強(qiáng)文書檔案安全管理提供相應(yīng)的支持。

2.完善教師業(yè)務(wù)檔案資源安全評估

教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項長期的任務(wù)，而在教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，各種程序、硬件、系統(tǒng)平臺往往會持續(xù)更新迭代，因此，高職院校應(yīng)結(jié)合教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)發(fā)展趨勢，完善檔案資管安全技術(shù)評估，從而為檔案資料的安全與保密提供更多支持。高職院校應(yīng)及時對教師業(yè)務(wù)檔案管理工作系統(tǒng)和相關(guān)程序進(jìn)行更新，并及時確定針對性的安全技術(shù)體系與工作標(biāo)準(zhǔn)，以此為基礎(chǔ)，對教師業(yè)務(wù)檔案資料的歸檔與管理過程進(jìn)行相應(yīng)的對比和評估，加強(qiáng)對信息化教師業(yè)務(wù)檔案工作平臺、工作環(huán)節(jié)要求和安全管理技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的審核，借此來為教師業(yè)務(wù)檔案的安全管理提供重要支持。

（三）優(yōu)化教師業(yè)務(wù)檔案管理模式

高職院校應(yīng)積極順應(yīng)職業(yè)教育改革下教師業(yè)務(wù)檔案資料規(guī)模日益擴(kuò)大的趨勢，加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案工作系統(tǒng)管理模式的改進(jìn)。除了要進(jìn)一步完善電子文檔歸檔制度、檔案數(shù)據(jù)維護(hù)制度、電子檔案保管制度、檔案資料審核制度以及電子檔案利用制度等制度條例外，院校還應(yīng)結(jié)合自身教師業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化的要求，積極推進(jìn)教會業(yè)務(wù)檔案匯總工作與檔案管理系統(tǒng)間的銜接，努力實現(xiàn)檔案提供和管理系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，從而為高效的教師業(yè)務(wù)檔案管理提供重要基礎(chǔ)。院校應(yīng)立足于教師業(yè)務(wù)檔案資料整理和歸檔的要求，對文書資料的書寫、整理提出相應(yīng)的要求，根據(jù)歸檔和后續(xù)利用的具體要求加強(qiáng)文書的整理和收集，從而針對文書檔案管理建立共享機(jī)制，加強(qiáng)院校內(nèi)檔案局域網(wǎng)與其他查詢終端的銜接，有效推進(jìn)檔案信息共享。

（四）拓展教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)覆蓋范圍

在進(jìn)行教師業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)時，院校應(yīng)立足于教師管理的實際，不斷拓展檔案資料的收集范圍，結(jié)合不同院系、不同部門、不同時期的業(yè)務(wù)開展情況，制定針對性的業(yè)務(wù)檔案資料整理范圍。職業(yè)教育改革背景下的高職院校處在擴(kuò)張和建設(shè)階段，院校教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容、文本結(jié)構(gòu)、背景信息等都相對繁雜，如科研檔案、教學(xué)檔案、培訓(xùn)培養(yǎng)檔案、人事關(guān)系檔案、工作要求等都應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并制定針對性的掃描、歸檔流程與要求，努力提升教師業(yè)務(wù)檔案歸檔與管理的完整性。教師業(yè)務(wù)檔案管理人員也應(yīng)努力保證文書資料書寫與整理的全面性和規(guī)范性，及時做好整理和登記，并對其中不合理或丟失的內(nèi)容進(jìn)行追查，做好整改或補(bǔ)充，從而形成正確的教師業(yè)務(wù)檔案分類整理規(guī)范，做好教師業(yè)務(wù)檔案資料的分類匯總和掃描入庫。

結(jié)語

隨著職業(yè)教育改革的逐步深入，高職院校各項業(yè)務(wù)及相關(guān)工作日益繁雜，教師業(yè)務(wù)檔案資料也越來越多，很多院校不可避免地面臨一定的檔案管理風(fēng)險。從目前來看，越來越多的高職院校結(jié)合職業(yè)教育改革的趨勢逐步加強(qiáng)了業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，但在風(fēng)險管理技術(shù)、風(fēng)險監(jiān)控體系等方面依然存在一定的問題，在這一背景下，高職院校必須對教師業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險控制，這樣才能幫助院校快速提升業(yè)務(wù)檔案資料管理水平，做好檔案資料的利用與服務(wù)，為院校的師資隊伍建設(shè)和發(fā)展提供持久的支持。

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項目：寧夏工業(yè)職業(yè)學(xué)院科研項目資助

作者簡介：周東奉（1982—?），女，漢族，寧夏鹽池人，本科，講師，研究方向：高職學(xué)院計算機(jī)基礎(chǔ)教學(xué)與科研。