三甲醫院房產檔案規范化管理探索

王 京，張雯，杜茹伯，高峰

（中日友好醫院 保障部，北京 100029）

房產檔案，是記錄每一時期房改業務活動的重要史料[1]，也是中日友好醫院房改房交易上市需要參考、利用的重要資料，為中日友好醫院保障部房管科重要檔案之一。本文就如何更好地規范房產檔案管理使其得以有效利用做了初步探索。

1 規范房產檔案的重要意義

中日友好醫院1984 年建院到2022 年，先后經歷過近十次房屋分配，原始的基礎房屋檔案記錄了分房的全過程，不僅具有一般檔案的原始性、價值性，還具備其本身的真實性、專業性，在歷次的分房過程中發揮了重要作用。缺少了房產檔案信息，就缺少了后續我院房改房上市交易的歷史依據，準確的房產信息是保證后續房產上市交易順利完成的憑證、依據。例如曾經有一位80 多歲高齡的老房主因為年歲已高，急于將房屋上市交易，但由于交易過程中最初的原始購房協議丟失，導致房屋交易中斷，老人非常著急，這時房管科的房屋原始資料發揮了重要作用，解決了老人的燃眉之急，大大提高了效率。

2 我院房產檔案管理中存在的問題

2.1 歸檔流程不夠規范、系統

由于房管科部分檔案清理、分類等沒有明確標準，且經歷數次搬遷，導致房改檔案中有價值的與無價值的檔案混淆在一起，給后續利用房改檔案資料帶來了困難。

2.2 原始檔案的不完整性

一套房屋從竣工交付使用起，其壽命數十年甚至逾百年，在這期間不僅房屋的產權性質通過房改售房或其他方式有所變化，其房屋維修狀況等都會發生變化[2]，因此房產檔案應當具備成套性、完整性。但是隨著房管科人員變動、辦公場所數次變遷，有些原始檔案或多或少存在缺失，導致部分檔案不具備應有的完整性。

3 我院房產檔案規范管理探索

3.1 優化完善房產檔案管理制度

為保證房產檔案的完整性和后續可利用性，我科進一步優化了《房管科房屋檔案管理工作制度》，我科通過制定行之有效的制度來約束行動，強化流程管理，明確檔案收集范圍、內容等。建立檔案收集、分類、借閱、保管、保密等相關制度，確保房產檔案的真實性、完整性。

3.1.1 檔案收集：房產檔案收集整理關口前移，專人負責。確鑿真實的檔案材料，不僅與居民生活息息相關，還可以為單位提供最原始、最準確、最完整的依據和參考憑證[2]。為了避免檔案整理的不規范，我科嘗試將關口前移，制訂房產檔案收集清單，依據清單開始產生文件資料，在收集資料階段，盡量做到準確、及時、完整，不漏不丟。

3.1.2 檔案分類：參考中日友好醫院院辦檔案室歸檔原則，我們按照房產內容、時間順序、保管期限等方法進行分類整理，方便后期查找調閱。按照內容分類是把和房產相關的比較雜的問題歸類，適用于沒有準確時間節點以及無法界定清晰期限的資料，例如歷年分房過程中產生的各種上級文件以及分房委員會組成、房屋分配階段調研名單等資料，其內容相對集中和統一。內容分類的優點在于全面涵蓋特定時期內的業務范圍，但也有其弊端，如內容繁雜，精度不夠高。按時間順序分類顧名思義就是根據資料產生的時間，依照時間前后順序整理，其優點是時間脈絡清晰，一目了然，便于查找。按保管期限分類可以分為永久、長期（三十年）、短期（十年），例如年度計劃總結為永久，醫院產生的重要文書文件為長期，上級重要文件為短期等等，這樣可以使檔案排放更加有針對性，對于即將到期的檔案清理也帶來了便利。

3.1.3 檔案查借：根據借閱人需求提供查閱工具、協助進行查找，并及時進行登記。對于醫院內部人員查閱，要求就地查閱與本部門人員相關的內容，如需借閱或查閱其他部門人員的信息應當得到部門領導以及分管院領導的簽批后方可借閱或查閱。檔案一般不外借，如果確有需要外借，需要部門領導及分管院領導簽批，并做好登記，原則上三周返回，如需延期，需要辦理延期手續，借出期間不得在檔案上擅自抽頁、涂改、圈畫等。

3.1.4 檔案保存：檔案保存（含清理）在合適的場所和鐵皮柜來放置檔案，以保證檔案的安全。分期、分批、分步驟對超期無價值的檔案進行清理；對霉爛、潮濕的房產檔案進行挑選，看看有沒有修補的必要。

3.1.5 檔案保密：房產檔案涉及個人隱私信息，因此做好保密工作尤為重要。保密應內外有別，對如有需要，在遵守規定的前提下，提倡協作交流，便于提供利用，提高工作效率，嚴格履行審批手續，未經領導簽批，謝絕借閱，任何人不得將檔案帶出。檔案銷毀時，不能當廢紙私下處理，應當使用碎紙機一一銷毀。

3.2 加強檔案管理培訓，提高工作人員的專業水平

我科定期參加中日友好醫院院辦檔案室組織的各類線上、線下檔案培訓、問卷調查等學習，并且在培訓后通過院辦檔案室的問卷調查答題等形式，考察人員知識掌握情況，不斷提高工作人員檔案管理專業水平。

3.3 房產檔案的社會價值

隨著房改房進入二三級市場后產權人不斷變化[3]，房產檔案也隨之發生變化，因此檔案歸檔時我院的房產檔案是在整個業務過程中的真實信息記錄。通過原始檔案可以清晰地了解房屋的來龍去脈，檔案原件作為房產檔案的原始資料有著不可替代的作用[4]，加強和規范房產檔案具有極其重要的社會意義，其記載的內容具有法律效力，無法替代。

房產檔案科學化、規范化的歸檔，增加了后期使用者調閱的便捷性、準確性，同時讓借閱者可以更加快速找到所需要的關鍵性內容，提高工作效率。房產檔案的完整、真實可避免國有資產的流失，為國有資產保值增值提供了原始依據。房產檔案規范化可更好地為我院職工和廣大居民服務，房產檔案的社會性得以彰顯，體現了其重要的社會價值。

除對原始檔案進行科學化、規范化的管理外，我們下一步將推進房產檔案的數字化管理。進一步方便內部使用者調閱查詢檔案。隨著科技的不斷發展，配置或更新計算機、掃描儀等硬件設備，以購買服務的形式[5]將我科現有房屋檔案以數據的形式建立數字化信息庫，實現電子檔案與紙質檔案并軌管理，有利于加強對原件的保護[5]。這些想法目前還在探索階段，下一步會逐步推進，盡快推進信息化、數字化。