構建檔案數據“智控中樞”推進檔案資源共建共享應用

金培中/嘉興市檔案局 嘉興市檔案館

數據是數字化改革的基本要素，建好用好省檔案數據共享中心是支撐“浙里數字檔案”應用的關鍵之舉。近年來，嘉興市檔案館搶抓機遇、主動作為，以構建集約集成的檔案數據“智控中樞”為目標，積極參與全省檔案工作數字化轉型示范區試點、檔案數據資源歸集共享試點創建，在機制建設、數據匯聚、共享利用、風險管控上大膽設想、小心求證，力爭為全省檔案數據資源歸集共享工作提供嘉興經驗。

1 加強組織領導，推進機制重塑

一是專班運作推進上下貫通。組建以市檔案館館長為組長，副館長為副組長，縣（市、區）檔案館、市館各處室主要負責人為成員的檔案工作數字化改革專班，把檔案數據資源歸集共享作為專班的重要內容，建立跨區域、跨層級、跨處室的協助聯動機制，整合市縣力量、打破處室界限、統籌資源調配，保障了各項工作的有序推進。二是協同協作推進橫向聯動。通過迭代升級區域數字檔案管理服務一體化平臺、館藏檔案長久保存系統建設和深化應用，推進“數據高鐵”建設，高效及時歸集檔案數據。啟動重大活動和突發事件檔案資源在線歸集系統建設，做到“全覆蓋、全收集、全掌控”，確保專項專題數據資源應收盡收、應歸盡歸。三是識變應變推進常態長效。健全完善檔案應用型專家、青年檔案業務骨干、檔案服務誠信機構等“三支隊伍”，探索實施電子檔案數據接收新業務，創新培育檔案數據資源建設增長點。強化實踐基礎上的理論研究，努力打造一批具有嘉興特色的檔案數字化改革“硬核”成果，為檔案數據資源匯集和檔案工作數字化轉型提供人才和智力支撐。

2 嚴把資源質量，打破數據孤島

一是摸清底數，確保數據完整性。對館藏檔案資源總庫的分類歸類、電子目錄、全文數據和存儲情況等進行全方位復查復核，對編研成果、檔案展覽等未建庫入庫資源進行全面收集，按照“先行先試、應歸盡歸”的原則，制定“2022年檔案數據資源歸集清單表”，將婚姻、知青、學籍、獨生子女、出生醫學證明5類民生檔案以及6種開放檔案納入歸集范圍。二是明確標準，確保數據準確性。深入研究各類檔案資源數據共享歸集標準，對本館執行情況進行排查，及時在館藏檔案資源總庫管理系統中優化修正庫結構、全文、條目、字段4個層級的貫標模型，確保標準先行、執行一致。三是邊試邊改，確保數據有效性。按照“先易后難，高頻利用為先”的歸集要求，掛出作戰圖、定出時間表，集全館精干力量開展數據質量整改攻堅工作，完成試點任務內所有數據的有效提取、35萬余件檔案的標準化核查和規整。

3 加大開放力度，深化數據共享

一是建立開放審核新機制。編制《嘉興市檔案館檔案開放鑒定工作辦法》，建立健全檔案開放件與限制件的劃分細則和鑒定標準，明確初審和復審程序。實施館藏檔案接收開放預審制、存量檔案開放聯審制，依法依規擴大檔案開放鑒定人員編隊規模，加快檔案開放工作進度。二是探索鑒定開放新途徑。積極探索智能鑒定和人工鑒別在檔案開放工作中的組合應用，聘用專業化服務團隊積極穩妥推進存量檔案開放審核工作，努力化解人少、量大、審核慢的“老大難”問題。三是豐富開發利用新形式。將實物檔案3D轉換和展示列入開放計劃，嘗試利用數字孿生技術，對館藏實物檔案進行數據采集、建模和數字化存檔利用，促進實物檔案數據化、可視化，進一步提升數字檔案利用率。

4 強化精準管控，堅守數據安全

一是壓實檔案安全責任。建立檔案資源總庫管理員、數據調用分發員、數據修正經辦員、數據匯交審核員，崗位安全責任制和脫機載體管理登記制，常態化開展安全教育和技能培訓工作，簽訂檔案數據安全管理保密承諾書，織密檔案數據資源梳理、提取、整理、匯交等環節的安全防護網，做到責任在肩、責任可溯。二是加大數據安防力度。持續加大對檔案數據管理要害場所的監督檢查，嚴格做到互聯網與局域網“兩分開”、辦公電腦與檔案數據運管電腦“兩分開”，細分國家秘密、工作秘密、商業秘密、個人隱私和個人信息，嚴守檔案數據安全工作邊界。三是提升安全管控能力。主動應對檔案數據資源省級歸集、異地保存利用的新情況，積極探索區塊鏈技術在維護檔案數據真實性上的創新應用，努力提升檔案數據資源在跨層次、跨地域、跨部門、跨系統、跨業務交互利用中的安全管控能力。

檔案數據資源歸集共享工作只有起點，沒有終點。助力推進省域檔案數據資源共享體系建設，源源不斷向省檔案數據共享中心歸集各類優質檔案數據資源，是實現檔案資源共享、開放的有益探索，也是實現檔案數據價值最大化、利用便捷化的有效路徑。下一步，嘉興市檔案館將進一步做深做細做實檔案數字化改革工程，助力推動省域數字檔案建設實現質量變革、效率變革、動力變革，為浙江省檔案數據共享中心建設作出應有貢獻。