農網工程檔案收集整理過程中存在的問題及對策

侯志光 季亞飛/國網諸暨市供電公司

自實施農村配電網升級改造工程以來，農村地區電網設施不斷優化，供電能力不斷增強，停電時間顯著降低。截至2020年底，全國農網供電可靠率達到99.843%，實現了從“有電用”到“用好電”的轉變，為實現鄉村振興戰略提供了堅實的保障。農網工程檔案是農網升級改造工程的重要印記，見證了農村用電水平逐步提高的過程，也為后續運維利用提供了依據。農網工程檔案包括工程項目依據性文件材料、管理性文件材料、招投標材料、工程勘察前期材料等數十項文件，具有極強的專業性，且數量繁多，大到變壓器、配電房，小到電線桿、絕緣瓷瓶等，都需要完整的采購材料、參數清單等。因此，需要構建科學的管理機制，制定統一的標準規范，確保資料收集完整齊全，整理規范有序。

1 農網工程檔案的特點

1.1 檔案收集周期長

農網工程項目由上級單位按批次逐年下達計劃，單個項目建設規模不大，但是涉及內容較多，時間跨度大，管理鏈條長，一個農網工程從項目立項、可研、設計、建設到竣工驗收往往要花費幾個月時間。有些涉及政策處理項目，甚至會持續一兩年，而檔案收集工作必須從立項階段就要開始，覆蓋工程管理全過程，漫長的收集周期極易造成資料丟失、損毀等情況發生。比如諸暨市草塔鎮上下文村高壓線路改造工程，因在征地政策方面存在糾紛，導致項目長期擱置，最終從立項到竣工花費2年多時間，一些前期的勘察材料因保管不當已經丟失。

1.2 檔案涉及單位多

農網工程檔案的收集整理不僅需要建設單位或施工單位的全程參與，還需要設計單位、監理單位等共同完成，有些情況下，施工單位或設計單位均不止一家，相互之間的配合尤為重要，缺少任何一方的資料都會影響檔案的完整性。在很多情況下，農網工程的實施還涉及屬地鎮街，比如一些項目占用農田、電線通道樹障清理等需要政策處理的項目，需要鎮街提供政策處理的相關資料，比如青苗賠償協議、占地補償協議等等，在收集農網工程檔案材料時往往會遺漏為部分信息。

1.3 檔案專業性強

農網工程項目中包含工程項目依據性材料、項目管理性文件材料、工程勘察前期材料、工程開工材料、過程材料、竣工材料、設備材料、財務審計材料、總結評價材料、工程聲像及電子文件等[1]，大多數都是技術方面資料，具有很強的專業性，工程技術人員缺乏檔案收集意識，檔案管理人員缺乏專業知識，如何配合做好農網工程檔案的收集工作，是檔案管理部門和農網工程主管部門首要考慮的問題。

2 農網工程檔案收集過程中存在的主要問題

2.1 材料歸檔不及時

按照規定，各單位在完成各自職責范圍內工作后，要在1個月之內將形成的文件材料整編后向檔案管理部門移交，工程項目檔案應該在竣工驗收后3個月內向檔案管理部門移交，并執行嚴格規范的交接手續。但由于農網工程參建人員、單位眾多，且流動性強，工程周期較長，多數情況下，檔案收集工作不能與工程項目同時開展，各參建單位、部門往往要檔案管理人員多次催促才能陸續把資料歸檔，甚至出現工程竣工一年多時間才移交相關檔案資料的情況。

2.2 材料歸檔不完整

在檔案整理過程中，我們發現，很多應該要歸檔的重要檔案資料缺失。比如各種原材料及構件出廠證明、質保書、出廠實驗報告等，由于沒有專人負責收集，很多被遺棄在施工現場，等檔案人員提醒去收集時，已經無法找到完整的材料或被嚴重損毀；水泥、鋼材等原材料的使用部位沒有編制跟蹤臺賬，導致在后續審計、利用時不能提供使用場合，位置等；“青苗賠償”相關材料收集較少，與地方政府或村、鎮產生的協議、手續、當事人身份信息及賠償金額的簽字材料缺失。比如2007年諸暨店口鎮10千伏牛皋線改造工程，因鐵塔、電桿占用農田，國網諸暨市供電公司與店口鎮政府簽訂了補償協議，由鎮政府負責將補償款分發到各村各戶，雖然與鎮政府簽訂的協議有歸檔，但具體款項明細及鎮政府與各村、村民之間的協議沒有副本保存，到工程后期仍然有村民就青苗補償問題進行信訪，施工單位無法第一時間拿出相關證明材料，拖慢了整體的施工進度。

2.3 檔案材料不規范

農網工程檔案大多保存在當地縣級供電企業，受人員配置影響，檔案力量薄弱，從事檔案管理工作的人員都是從業務或行政崗位人員中抽調。農網工程參建單位對材料收集方面不夠重視，一些檔案的形成不符合歸檔要求，比如，部分書寫材料使用圓珠筆、鉛筆，紙質簽名材料存在代簽現象，要求原件歸檔的文件用復印件代替，記錄表格形式不統一，存在涂改現象等，給后續檔案利用帶來了不利影響。

2.4 信息化建設水平不高

新修訂《檔案法》明確，企事業單位應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全[2]，電子檔案與傳統檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。《國家電網有限公司檔案管理辦法》規定，生成環境、制發流程、生效簽署、校驗措施、安全防護、參數要素等符合國家規定的原生電子文件，并通過真實性、完整性、可用性、安全性檢測的，可僅以電子形式歸檔，來源可靠、程序規范、要素合規的電子檔案與傳統檔案具有同等效力。從信息化建設方面看，農網工程檔案管理工作還有很多要提升改進的空間[3]。農網工程始于1998年，全社會信息化水平不高，檔案多采用實體形式，但在當前信息化已經成為主流的情況下，大多數縣級供電企業檔案管理方式還是以傳統的紙質檔案為主，已經不符合新時代信息化的要求。

3 對做好農網工程檔案收集整理工作的策略方法

針對農網工程檔案的特點和當前的管理現狀，各供電企業需要做好謀劃，高度重視農網工程項目檔案收集、整理工作，將檔案管理工作作為農村電網升級改造工程管理的重要組成部分，打造系統完備的檔案收集整理機制，從服務電網發展與依法治企、留存珍貴記憶、傳承企業優秀文化的高度，開展農網工程項目檔案收集與整理工作。

3.1 完善農網工程項目檔案管理體系

一是健全農網工程檔案歸檔全流程管理機制。按照“誰主管、誰負責”“誰形成、誰負責”的工作要求，將農網工程檔案的收集整理工作與農網工程的實施過程結合，讓檔案工作為工程管理服務。將國家檔案局關于工程項目管理“四同時”要求認真落實到位，國網諸暨市供電公司要求在項目申請立項時，就開始項目文件的形成、積累和整理工作，建立健全項目檔案管理組織機構，明確責任，統一要求按照項目文件形成的先后順序和項目建設階段性完成情況，進行項目文件材料收集、整理、歸檔，做到有序收集、有效管理、同步驗收。

二是明確農網工程檔案責任主體及考核制度。明確辦公室作為全局工作的中心樞紐，負責制定本單位檔案工作的相關制度標準，并負責落實；農網工程項目主管部門是工程的具體管理部門，要負責對農網工程項目檔案材料的牽頭管理和組織協調，并將農網工程項目檔案管理作為工程管理的重要組成部分進行落實；各參建單位、監理單位、物資供應單位要按照分工，完成各自業務范圍內產生的檔案材料的收集整理工作。制定農網工程檔案管理考核獎懲辦法，對農網工程檔案管理工作加強考核獎懲，倒逼各參建單位、部門重視檔案工作。對移交不及時，歸檔不完整的部門，提出考核意見，將檔案工作納入農網工程各參建單位負責人業績考核的重要內容，根據項目完成情況開展檔案工作考核評價，做到一項目一考核，并加強考核評價結果的應用。

三是統一農網工程檔案收集歸檔標準。國網諸暨市供電公司制定農網工程檔案管理指導手冊，實現統一的業務模式和歸檔標準，根據國家電網有限公司統一設計，做到組織模式、運作機制、業務標準的規范統一，確保農網工程項目檔案工作高效有序。將農網工程改造項目分為35千伏及以上工程項目、10千伏及以下農網工程項目，分別參照《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法》《20千伏及以下新增城鎮和農村電網改造升級工程文件材料歸檔整理指南》要求，做好文件材料的收集整理、歸檔驗收工作。采取“綜合卷+單項卷”方式，建立農網工程項目檔案“標準卷”模式，簡化分類整理，最大限度提高工作效率。綜合性文件包括依據性文件、管理性文件、招投標文件、財務審計文件、總體驗收、評價、創優文件、監理文件、聲像文件等，單項工程包括設計文件、施工文件、竣工驗收文件、設備文件、工程照片文件等，并對每種文件的保管期限按要求進行明確，進行清單式管控，確保檔案材料收集完整。

通過完善農網工程檔案管理體系，國網諸暨市供電公司農網工程檔案收集整理工作取得良好效果，2021年全年完成農網升級改造工程314個，形成檔案1247卷，歸檔及時率達到100%，完整率達到99.4%。

3.2 提升農網工程檔案信息化水平

信息化、數字化的時代已經到來，《國家電網有限公司檔案工作“十四五”發展規劃》提出，要深化檔案信息化建設，推動檔案工作數字化轉型。農網工程檔案信息化主要是將原來以實體保存的招投標文件、合同、會議紀要、審計意見、圖紙等材料變成以電子文檔等形式保存，節省存儲空間，方便調閱。

國網諸暨市供電公司以構建新型電力系統為契機，推動檔案工作數字化轉型。一是實行農網工程檔案收集電子化。農網改造工程自1998年開始，初始階段不具備數字化條件，只能以實體檔案形式保存，不僅不利于收集整理，在借閱和利用方面也帶來極大的不便。在當前數字化的浪潮下，公司持續推進存量檔案數字化，增量電子化，明確農網工程項目檔案在移交時同步移交電子版。二是要做好電子檔案安全工作。農網工程建設事關居民生活與農村經濟發展，涉及國家機密和安全，數據信息必須要在國家制定的信息安全整體框架進行。檔案信息化是農網工程檔案發展和應用的方向，在保證數據安全的基礎上實施。檔案管理人員需要對工程檔案材料進行定密，按照密級進行定向公開和共享，按照密級形成防護墻，確保農網工程檔案信息安全。三是制定電子檔案歸檔標準。結合《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《國家電網公司電子文件管理辦法》等制度要求，結合農網工程項目管理信息化實際，制定電子檔案歸檔標準，并嚴格落實。

3.3 加強農網工程檔案人才培養

農網工程檔案管理人員在農網工程檔案資料收集、整理、歸檔和使用方面起著關鍵作用，高標準檔案管理需要高素質人才。農網工程檔案管理人才培養要和全省其他行業檔案管理人才培養機制接軌。

一是建立專兼職檔案員隊伍。國網諸暨市供電公司直接從農網工程項目主管部門抽選優秀人才，專門從事農網工程檔案收集整理工作，在各個參建單位（部門）中選取對農網工程有一定了解，熟悉項目基本情況的人員作為兼職檔案員，負責收集整理本部門在農網改造過程中產生的檔案材料，并及時移交到農網工程項目主管部門檔案員，統一匯總后，移交檔案室存檔。比如，國網諸暨市供電公司在2020年農網改造的過程中，通過劃分網格，組建1+N檔案管理員隊伍，即1個農網改造項目配備1名專職檔案員和N名兼職檔案員，在實現農網工程檔案管理全流程覆蓋，確保檔案材料檔案完整、歸檔及時。

二是加強檔案人員培訓。電力企業檔案管理人員流動性強，新進檔案管理人員大多靠自己摸索，從而掌握檔案管理方式方法，這個過程需要較長的時間，往往剛剛上手檔案管理工作，就面臨崗位調動的情況。國網諸暨市供電公司加強檔案專業人員交流互動，建立“傳、幫、帶”工作模式，組織離退休人員參與宣傳活動，結合自身工作經歷，講解、交流檔案管理經驗，傳承優秀傳統，激發檔案人員工作熱情。邀請市檔案館專家為專（兼）職檔案員授課，學習新修訂《檔案法》和各種檔案管理規章制度，提升業務能力水平。在各個部門選取專門人員作為檔案管理后備人員，參與日常檔案管理工作與培訓，解決檔案管理人員青黃不接的問題，確保檔案管理工作能夠順利開展。同時，開展檔案管理人員“下工地”“下基層”活動，讓檔案管理人員了解各種檔案的形成過程，對檔案有更直觀的認識。2020年以來，公司累計邀請系統內外專家12人，組織開展檔案專業培訓17次，對42名專兼職檔案管理人員進行系統培訓，學習宣貫新修訂《檔案法》，將檔案收集意識傳遞到每個基層員工。

三是要建立檔案人員激勵機制。很多業務部門將檔案管理視為閑職，遠離核心業務，造成優秀年輕人不愿從事檔案工作。國網諸暨市供電公司建立健全項目檔案管理激勵約束機制，提高對檔案工作的重視程度，完善檔案人才評價機制，提高檔案管理在公司管理中的地位，激發檔案管理人才的創造力，落實檔案管理人員的職稱評審，讓檔案管理人員有崗位自豪感，榮譽感。目前，公司針對檔案工作出臺激勵措施15條，充分激發檔案崗位人員干事創業熱情，有效提升了檔案工作管理質效，為做好農網工程檔案管理打下良好的基礎。

4 結束語

黨的二十大報告提出，要全面推進鄉村振興，統籌鄉村基礎設施和公共服務布局，建設宜居宜業和美鄉村。農網改造升級工程是利國利民的民生工程，是農村地區重要的基礎設施工程，對改善農村生產生活條件、促進農村地區經濟發展具有十分重要的作用。做好農網工程檔案管理，是提升農網工程管理水平的重要抓手，我們要以高度的使命感和責任感，將農網工程項目檔案管理好、整理好，保障農網工程項目有序推進。