新形勢下高校教務(wù)管理信息化探析

趙 玲

一、新形勢下推進(jìn)高校教務(wù)管理信息化的意義

（一）不斷提升高校人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要

當(dāng)今世界，以經(jīng)濟(jì)和科技實(shí)力為基礎(chǔ)的綜合國力的競爭日趨激烈，這種競爭實(shí)際上是人才的競爭。高等教育的目標(biāo)是培養(yǎng)高質(zhì)量、創(chuàng)新型人才，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須深化教育改革，更新教育理念，改革教育內(nèi)容和方法。高等教育信息化推動了高等教育的改革，保障了高質(zhì)量創(chuàng)新型人才的培養(yǎng)。高校教務(wù)管理是高校管理的重要組成部分，是各項(xiàng)教學(xué)活動正常進(jìn)行的樞紐，教務(wù)管理的成效直接影響到教學(xué)計劃的組織、實(shí)施和教學(xué)效果的評價，直接關(guān)系到教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量。教務(wù)管理信息化為教學(xué)計劃實(shí)施、教學(xué)資源有效利用、教學(xué)質(zhì)量提高、培養(yǎng)方案落實(shí)提供了保障，為提升高校人才培養(yǎng)質(zhì)量創(chuàng)造了有利條件。

（二）高等教育大眾化的需要

在高等教育大眾化的背景下，高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，專業(yè)不斷增加，教學(xué)模式不斷更新，由此產(chǎn)生的學(xué)籍管理、教學(xué)計劃管理、排課管理、選課管理、考務(wù)管理、成績管理等方面的數(shù)據(jù)也不斷增加。教務(wù)管理信息化改變了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)獲取、加工、處理、傳輸?shù)姆绞?，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教師和學(xué)生的信息以及教學(xué)評價、監(jiān)督和管理信息的一體化建設(shè)，提高了教務(wù)管理的效率和教學(xué)服務(wù)的水平。

（三）高等學(xué)校本科教學(xué)工作常態(tài)化監(jiān)控和自我評估的需要

《教育部關(guān)于普通高等學(xué)校本科教學(xué)評估工作的意見》 （教高〔2011〕9 號）提出開展本科教學(xué)工作常態(tài)化監(jiān)測，為高校教學(xué)質(zhì)量、院系評估、專業(yè)評估等提供重要依據(jù)。高校教務(wù)管理信息化，充分利用信息技術(shù)，采集反映教學(xué)狀態(tài)的基本數(shù)據(jù)，建立高等學(xué)校本科教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫。對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)要及時更新，及時分析本科教學(xué)狀況，這樣不僅可以為本科教學(xué)工作常態(tài)化監(jiān)測提供基本數(shù)據(jù)，同時還能保證數(shù)據(jù)的客觀真實(shí)性、準(zhǔn)確性和實(shí)時性。

高校本科教學(xué)自我評估制度是根據(jù)學(xué)校確定的人才培養(yǎng)目標(biāo)，圍繞教學(xué)條件、教學(xué)過程、教學(xué)效果進(jìn)行評估的，包括院系評估、學(xué)科專業(yè)評估、課程評估等多項(xiàng)內(nèi)容。教務(wù)管理系統(tǒng)信息化可以提供教師和學(xué)生對教學(xué)工作的評價信息、學(xué)生學(xué)習(xí)效果和教學(xué)資源使用效率信息，為建立校內(nèi)教學(xué)質(zhì)量監(jiān)測和調(diào)控機(jī)制，健全學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量提供了保障。

二、新形勢下高校教務(wù)管理信息化過程中存在的問題

第一，教師、學(xué)生對教務(wù)管理信息化認(rèn)識不足，參與教務(wù)管理活動的積極性不高。高校教務(wù)管理工作是高校教學(xué)的基礎(chǔ)，教務(wù)管理的數(shù)據(jù)與教師、學(xué)生密不可分，教務(wù)管理信息系統(tǒng)中各模塊的開發(fā)也是圍繞教學(xué)活動展開的。但在實(shí)際教學(xué)過程中，教師和學(xué)生對教學(xué)管理活動的參與度和積極性不高。比如學(xué)生端的教學(xué)評價功能，只有在限制學(xué)生必須對教師評價之后才能查看考試分?jǐn)?shù)的情況下，學(xué)生才會對任課教師進(jìn)行評價，而評價也僅限于對教師進(jìn)行評分，很少有描述性評價，致使學(xué)院缺乏評價教師課堂教學(xué)質(zhì)量的客觀依據(jù)。另外，雖然教師端設(shè)置了查看學(xué)生課堂評價的功能，但是教師很少查看或不看，這使得課堂教學(xué)問題得不到及時解決，直接影響了教學(xué)效果。

第二，教務(wù)管理信息系統(tǒng)缺乏個性化設(shè)置，與實(shí)際教務(wù)管理工作不能很好地融合。在教務(wù)管理信息化的過程中，學(xué)校在硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)的配置方面都投入了大量的人力、物力，其中，教務(wù)管理信息系統(tǒng)是必不可少的核心部分。基于成本和維護(hù)費(fèi)用的考慮，學(xué)校大多會購買通用的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，通用的教務(wù)管理信息系統(tǒng)的模塊設(shè)計缺乏對用戶需求的細(xì)致化分析，在系統(tǒng)設(shè)計中，無法體現(xiàn)學(xué)校最新教學(xué)管理思路、教學(xué)管理模式和各專業(yè)特點(diǎn)，存在部分教學(xué)事務(wù)不能通過系統(tǒng)完成的現(xiàn)象。比如：畢業(yè)設(shè)計管理中的學(xué)生選題模塊，缺乏個性化設(shè)置；不能方便快捷地完成教師與學(xué)生互選；論文指導(dǎo)和審核過程過于煩瑣，給學(xué)生和教師增加不必要的工作量。

第三，教務(wù)管理人員素質(zhì)參差不齊，教務(wù)管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)不高。高校教務(wù)管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)決定著高校教務(wù)管理工作的質(zhì)量和成效。面對日益增加的教務(wù)管理信息，教務(wù)管理人員應(yīng)在管理意識、管理策略、管理方法和管理手段等方面不斷創(chuàng)新，這樣才能滿足學(xué)校、教師和學(xué)生等不同主體的需要。由于歷史、環(huán)境等諸多因素的限制，高校教務(wù)管理隊(duì)伍的素質(zhì)與當(dāng)今高等教育改革和信息建設(shè)要求存在較大差距。教務(wù)管理人員日復(fù)一日地被煩瑣的教務(wù)管理事務(wù)所困擾，疲于完成日常工作。部分管理人員缺乏先進(jìn)的教育管理理念指導(dǎo)，不能很好地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)在教務(wù)管理工作中的科學(xué)應(yīng)用。

第四，教務(wù)管理信息缺乏規(guī)范性，不能有效共享。事務(wù)是具有特定目標(biāo)的若干工作的有序結(jié)合。教務(wù)管理是指運(yùn)用管理學(xué)知識和教育教學(xué)方法論的原理，充分發(fā)揮管理的計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制職能，將之融入教育教學(xué)的各環(huán)節(jié)，并在實(shí)踐中不斷地對教學(xué)過程各要素加以統(tǒng)籌規(guī)劃，再運(yùn)用管理職能使之有序運(yùn)行，以實(shí)現(xiàn)“提升教學(xué)質(zhì)量”的目標(biāo)。教務(wù)管理主要是面向師生和一線管理人員進(jìn)行學(xué)生事務(wù)、教師事務(wù)和教學(xué)事務(wù)處理[1]。教務(wù)管理從表面上看是事務(wù)管理，實(shí)則是對事務(wù)所產(chǎn)生的信息的管理，在各項(xiàng)事務(wù)流程沒有理順的情況下，有些數(shù)據(jù)會重復(fù)記錄，格式不統(tǒng)一，內(nèi)容不規(guī)范，造成了教務(wù)管理部門辦事效率低，服務(wù)效果差。因此，如何規(guī)范、科學(xué)地管理這些信息，如何高效地共享這些信息，成為當(dāng)前教務(wù)管理信息化亟待解決的問題。

三、新形勢下高校教務(wù)管理信息化的改進(jìn)措施

（一）提高教師、學(xué)生對教務(wù)管理信息化的認(rèn)識，共同推進(jìn)教務(wù)管理信息化

教務(wù)管理人員在強(qiáng)化自身對教務(wù)管理信息化認(rèn)識的同時，還要逐步引導(dǎo)教師和學(xué)生等不同主體加深對教務(wù)管理信息化的了解，使他們主動參與教務(wù)管理信息化活動。群體參與，構(gòu)建多元共治的教學(xué)管理組織結(jié)構(gòu)，是推進(jìn)高校教務(wù)管理信息化的重要舉措[2]。教學(xué)管理者是培養(yǎng)方案、教學(xué)計劃的設(shè)計者，是教學(xué)計劃實(shí)施的組織者，可以發(fā)揮積極的引導(dǎo)作用。教師和學(xué)生作為教學(xué)活動的主體，是教務(wù)管理活動服務(wù)的對象。教務(wù)管理人員要積極與教師、學(xué)生溝通，通過提供各類教學(xué)信息，解決各種教學(xué)困難，讓教師和學(xué)生時刻感受到教務(wù)管理信息化帶來的影響，激發(fā)他們參與教學(xué)管理活動的積極性，及時反映教育和學(xué)習(xí)中出現(xiàn)的問題。利用實(shí)名制、組織化的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)空間（或稱為網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺），學(xué)校不僅可以隨時查看課程建設(shè)情況，而且可以全面地觀察、記錄師生教與學(xué)的行為，從而實(shí)現(xiàn)對課程建設(shè)和教學(xué)過程的可管、可控，推動學(xué)校教學(xué)管理過程的精細(xì)化、教學(xué)分析的即時化與教學(xué)決策的科學(xué)化[3]?？梢?，高校教務(wù)管理信息化需要各方共同參與，這樣才能有序開展各項(xiàng)工作。

（二）不斷完善教務(wù)管理信息系統(tǒng)，滿足教務(wù)管理的各項(xiàng)需要

目前高校使用的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，雖然包含了系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)資源、培養(yǎng)方案、教務(wù)運(yùn)行、成績管理、學(xué)籍管理、教學(xué)考評、實(shí)踐教學(xué)、畢業(yè)生管理等通用模塊，但往往還不能滿足高校自身發(fā)展的需求。因此，在實(shí)際教務(wù)管理工作中，教務(wù)管理人員需要結(jié)合學(xué)校定位和專業(yè)特色，以實(shí)際教學(xué)為基礎(chǔ)，對教務(wù)管理工作的各流程進(jìn)行系統(tǒng)分析，不斷改進(jìn)和完善現(xiàn)有教務(wù)管理信息系統(tǒng)，使教務(wù)管理滲透到高校教學(xué)的各個環(huán)節(jié)，真正服務(wù)于高校教學(xué)。用戶在使用教務(wù)管理信息系統(tǒng)的過程中，逐項(xiàng)記錄現(xiàn)有系統(tǒng)的不足，對需要完善的功能定期匯總，并進(jìn)行軟件維護(hù)。在教務(wù)管理信息系統(tǒng)短時間內(nèi)滿足不了某項(xiàng)需求的情況下，也可以通過引入能夠滿足某一需求的其他管理系統(tǒng)來解決這一問題，例如引入一個獨(dú)立的大學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）管理系統(tǒng)，通過這個系統(tǒng)來彌補(bǔ)教務(wù)管理信息系統(tǒng)功能的不足，進(jìn)行師生互選管理、過程文檔管理、前中后期工作檢查、評審答辯和成績管理、信息統(tǒng)計等，部分大學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）管理系統(tǒng)還可以同時完成格式檢查和知網(wǎng)查重。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)兩系統(tǒng)數(shù)據(jù)的共享，使得以教務(wù)管理信息系統(tǒng)為核心的信息化平臺逐步滿足教務(wù)管理的各項(xiàng)需要。

（三）樹立服務(wù)意識，提高信息素養(yǎng)，建立高素質(zhì)的教務(wù)管理隊(duì)伍

建立一支高素質(zhì)的教務(wù)管理隊(duì)伍，教務(wù)管理人員要做到兩點(diǎn)。

第一，要樹立“以人為本”的服務(wù)意識。教務(wù)管理人員是學(xué)校、院系、教師和學(xué)生之間信息傳遞的紐帶，服務(wù)意識對教務(wù)管理人員來說尤為重要。教務(wù)管理人員既要將上級的指示和通知及時、準(zhǔn)確地下達(dá)給教師和學(xué)生，又要對教學(xué)運(yùn)行數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納處理，對教學(xué)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分類整理，以便及時反饋給各級管理部門，使問題得到及時解決?！耙匀藶楸尽钡姆?wù)意識體現(xiàn)在教務(wù)管理工作的方方面面，面向教師，教學(xué)管理者應(yīng)明確定位，管理者與教師并非領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，也非主角和配角關(guān)系，而是平等、和諧、互助的關(guān)系[4]。例如教師的課程安排，在教務(wù)管理信息系統(tǒng)自動排課之后，還應(yīng)根據(jù)教師的科研情況、身體狀況、家庭情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，以解決教師的后顧之憂，使其全身心地投入教學(xué)工作，提高教學(xué)質(zhì)量。在考慮教師具體情況的同時，還要根據(jù)學(xué)生的認(rèn)知規(guī)律和認(rèn)知水平，將不同的課程進(jìn)行合理的安排，比如大一第二學(xué)期的高等數(shù)學(xué)課程和線性代數(shù)課程不能連排，對于同一課程的上課時間也要間隔安排，以便于學(xué)生對知識進(jìn)行復(fù)習(xí)鞏固。

第二，要提高信息素養(yǎng)。教務(wù)管理人員自身要形成信息化管理意識，主動尋求發(fā)展與提升，在理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的指導(dǎo)下，努力學(xué)會利用信息化技術(shù)手段去獲取數(shù)據(jù)管理信息，發(fā)現(xiàn)問題并解決問題[5]。這要求教務(wù)管理人員既要掌握信息技術(shù)知識，熟練運(yùn)用教務(wù)管理信息系統(tǒng)、大學(xué)生論文檢測系統(tǒng)、實(shí)習(xí)實(shí)踐平臺等信息化技術(shù)平臺和常用辦公軟件，又要具備信息意識，具體表現(xiàn)為對所需信息擁有一種敏銳的觀察能力和較強(qiáng)的分析判斷能力。高校的教務(wù)管理人員需要有信息意識，及時對信息進(jìn)行篩選并進(jìn)行研判分析，制定應(yīng)對策略。只有這樣，才能及時、準(zhǔn)確地提供專業(yè)教學(xué)運(yùn)行的基本數(shù)據(jù)和課程實(shí)施狀況數(shù)據(jù)，以作為評估教學(xué)質(zhì)量、指導(dǎo)和調(diào)整教學(xué)運(yùn)行，以及專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)等的參考依據(jù)。

（四）優(yōu)化教務(wù)管理流程，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理數(shù)據(jù)的規(guī)范化、科學(xué)化

要使教務(wù)管理信息規(guī)范化，首先要理順教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程，其次對各部門內(nèi)部職能進(jìn)行劃分與整合，最后通過教務(wù)管理信息系統(tǒng)對教務(wù)管理數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化管理，以實(shí)現(xiàn)各部門、各級管理人員、教師和學(xué)生對數(shù)據(jù)的共享，減少傳統(tǒng)教務(wù)管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)重復(fù)存儲、數(shù)據(jù)傳輸速度緩慢的現(xiàn)象，從而節(jié)省大量的人力、物力，提高教務(wù)管理工作的效率和服務(wù)水平。例如學(xué)分制下的選課，學(xué)生依據(jù)專業(yè)培養(yǎng)方案，結(jié)合自身特點(diǎn)，通過教務(wù)管理信息系統(tǒng)學(xué)生端的選課功能，可以查看當(dāng)前學(xué)期的教學(xué)計劃、課程安排、課容量和課余量、選課結(jié)果等；繼而可以完成計劃內(nèi)選課、計劃外選課，選擇是否重修選課；還可以在規(guī)定時間內(nèi)試聽課程以決定是否退選；學(xué)習(xí)過程中可對教師的課堂教學(xué)進(jìn)行評價。教師可同步查看課程的選課名單，對學(xué)生進(jìn)行期中和期末學(xué)習(xí)效果評價。財務(wù)部門可根據(jù)每個學(xué)生的最終選課學(xué)分計算應(yīng)繳學(xué)費(fèi)。學(xué)院和學(xué)校督導(dǎo)可根據(jù)選課進(jìn)行聽課和教學(xué)評價。教務(wù)管理人員可根據(jù)最終選課人數(shù)，及時進(jìn)行停課、合并課堂、拆分課堂、調(diào)整上課地點(diǎn)等操作；還可以對所有選課數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和評價，為教學(xué)活動調(diào)整、專業(yè)評估、學(xué)科建設(shè)等提供參考數(shù)據(jù)?？梢园l(fā)現(xiàn)，規(guī)范化的選課數(shù)據(jù)可以被多個部門共享，有效提高工作效率。

綜上所述，高校教務(wù)管理的信息化是一個過程，在這個過程中，需要學(xué)校、院系、教師和學(xué)生的全面參與。應(yīng)制定教務(wù)管理制度，建立規(guī)范的教務(wù)管理體系，提高教務(wù)管理人員素質(zhì)，借助教務(wù)管理信息化平臺，從而實(shí)現(xiàn)管理資源的優(yōu)化配置和利用，推動學(xué)校管理質(zhì)量和管理效率的提升，加速推進(jìn)高校教育信息化進(jìn)程。