事業單位干部人事檔案管理的問題及對策

徐麗娟

(哈爾濱醫科大學附屬第二醫院，黑龍江 哈爾濱 150086)

1 做好事業單位干部人事檔案管理的意義

高質量的干部人事檔案是高水平的人事檔案管理的必然結果，能夠提高其在組織決策過程中的價值，提高決策的合理性和規范性。因此，在實際工作中，充分重視干部人事檔案管理，不斷適應新時期事業單位發展的需要，具有十分重要的意義。

1.1 是全面考察干部的重要參考

干部人事檔案是事業單位相關部門在干部日常工作中逐漸形成的系列檔案材料，對干部的德、能、勤、績、廉等情況進行了如實記載，是客觀、準確記錄干部情況的有效文字載體。事業單位依靠干部人事檔案，可以較為全面了解干部的工作履歷、道德品質、個人能力以及特長和業績等信息，結合對干部的現實表現考察，經過綜合分析，能夠給予干部較為全面的評價。

1.2 是維護干部合法權益的可靠保障

干部人事檔案作為干部工作的歷史記錄，對維護干部合法權益具有重要的保障作用，是法律角度可以確信的法律信證。干部人事檔案作為最原始的記錄，是由事業單位各部門按照實際工作情況形成的客觀材料，呈現了干部的工作狀態和結果。檔案中的部分材料是由干部本人提供并簽字認可，且取得了相關組織及檔案管理部門的確認，具體極高的可信度。

1.3 是各級組織選拔人才的信息庫

干部人事檔案材料對干部的各種信息進行了全鏈條的記錄，是干部信息的文字顯現。各級組織在選拔人才時通過充分分析干部的學歷、專業、特長、功績等信息，參照崗位要求和職責進行對比、遴選，有助于其合理使用人才，實現人盡其才、才盡其用。

1.4 是全面反映干部培養工作的重要資料

干部人事檔案經過多年的積累，數量非常巨大、內容十分豐富，能夠全景再現干部工作的歷史軌跡。將干部人事檔案材料作為科研數據進行深入研究，能夠總結出一些固定部門在培養干部過程中推行的一般做法，從而進一步挖掘出干部成長成才的一般特點和普遍規律，提出某一地區、某一部門改進干部培養工作的意見和建議。

2 事業單位干部人事檔案管理的現狀

改革開放以來，我國事業單位干部人事檔案管理工作取得了顯著的成效，干部人事檔案作為干部選拔任命的重要參考發揮了不可替代的作用。隨著形勢的發展和《干部人事檔案工作條例》的出臺，當前事業單位干部人事檔案管理工作還存在一些亟待解決的問題，具體表現為管理人員意識上不去、缺少專職工作人員、干部缺乏主動配合意識、管理尚未實現信息化等。

2.1 管理人員缺乏主動和擔當意識

干部人事檔案管理是一項默默無聞的工作，其管理業績很難在短時期內顯現成效，因此，在日常工作中，檔案管理工作經常被邊緣化。在許多事業單位，從事干部人事檔案管理工作的人員大多是兼職人員，他們還有其他的工作職責，當其他工作任務繁重時，人事檔案管理往往被輕視或遺忘。大多數工作人員沒有參加過相關工作培訓，主動意識淡薄，缺乏擔當精神，未能及時整理紙質材料。若干部人事檔案的紙質材料整理不及時，歸檔時不進行系統處理，加之干部人事變動頻繁等因素，會導致干部人事檔案缺乏系統性和完整性，進而使得檔案管理效率相對較低。

2.2 缺乏專職檔案管理人員

干部人事檔案管理的常規固定工作包括檔案建立、資料收集、分析鑒定、整理歸檔、保管移交等工作程序，工作量大，任務龐雜，具有一定的組織紀律性和機要保密性，因此需要專門的檔案管理人員來完成。然而，當前事業單位人事檔案管理嚴重缺乏專職崗位人員。干部人事檔案的管理屬于專業性工作，紙質材料在歸檔時要求管理人員熟悉打孔和裝訂等技術流程，專職人員的缺乏，極大地影響了人事檔案管理的效率。此外，由于缺乏對專職人員的專業培訓，現有的管理人員往往無法及時跟進最新的政策文件要求，整體工作水平有待進一步提高。

2.3 干部對檔案管理的主動配合意識不強

干部檔案管理與干部本人息息相關，檔案的完善工作必須要有干部的主動配合，否則，以檔案管理人員的一己之力無法達到滿意的效果。在日常管理工作中，部分干部忙于事務性工作，不重視對自己檔案的更新補充，不及時提供相關信息。例如，干部在取得學歷、晉升職稱、獲得榮譽后，未能及時將相關材料提交到管理部門存檔；此外，還有一些干部在填寫個人信息時，沒有在思想上充分重視，或者出于個人目的，出現信息不真實、誤差較大、信息重復等情況，以至于不能真實反映自己的情況，導致組織部門無法通過材料了解和掌握干部的準確信息。

2.4 干部人事檔案管理信息化程度有待提升

當今時代信息化高度發展，數字化程度顯著提升，大數據在新時代發揮了不可替代的巨大作用。我國事業單位的干部人事檔案管理現狀大大落后于時代發展，紙質檔案尚未轉化為數字化檔案，無法完全做到實時的信息檢索和電子文檔調閱。存在缺乏信息化管理手段、電子信息更新不及時、管理人員信息化技術掌握不足、缺乏檔案管理的信息化設備等關鍵問題。

3 新時期提升干部人事檔案管理質量的對策

針對以上問題，各級事業單位應該按照《干部人事檔案工作條例》的具體規定，落實工作職責，積極主動作為，創新工作流程，保質保量做好干部人事檔案管理工作。

3.1 提升管理人員的主動工作意識

首先，負責檔案管理的領導要充分重視干部個人檔案管理，不斷加強對具體工作人員的管理和培訓，明確工作職責，全面提高其業務能力和業務素質，持續強化主動工作意識。其次，必要時應增加投資，鞏固干部人事檔案管理基礎設施。再次，工作人員要更好地在業務中學習，正確認識干部人事檔案管理工作的重要性。

3.2 建立專業管理人員隊伍，強化制度建設和工作流程

做好干部人事檔案管理工作的基礎和關鍵在于要有一支專門從事管理工作的人員隊伍。專業管理隊伍能夠提高檔案管理人員的專業化水平，通過強化意識、技能培訓、政策研究等工作，打造一支肯干、能干的專業人才隊伍；要切實堅守檔案管理人員的政治性、保密性等紀律要求，打造一支有組織、有紀律的專業人才隊伍；提升干部人事檔案作為各級組織干部選拔、任命的重要參考價值，打造一支專業、善思的專業人才隊伍。能夠使工作流程更加規范，制度建設逐步健全，使干部人事檔案管理工作更加有章可循、有規可依。

3.3 積極開展宣傳，建立干部主動配合工作機制

干部人事檔案管理工作的最具基礎性、最為重要的工作是資料收集工作，這項工作做不好，其他后續工作將無法進行。但這一環節離不開干部本人的大力配合，因此，應積極宣傳干部人事檔案管理工作對干部個人發展、黨的建設、國家建設的重要性，讓各級干部充分重視該項工作，實事求是、扎扎實實地配合專業人員的工作，形成干部主動配合的工作機制。此外，隨著干部人事檔案相關材料越來越多，收集整理的難度也在逐漸加大。這就要求管理人員對不合格的文件材料及時返回本人修改，對程序缺乏完備的材料退回原檔案歸檔部門重新處理，從而切實提高檔案的準確性和權威性。

3.4 緊跟時代發展，加快建設干部人事檔案信息庫

干部人事檔案管理信息化、數字化是大勢所趨，做好干部人事檔案管理工作，必須以現有材料為基礎，建設信息資源庫。首先，建設干部人事檔案數據庫，實現高效收集、輕松查閱、有效利用，加強管理信息的動態化管理。其次，推動檔案數據管理的網絡化，實現隨時隨地通過網絡傳輸、查詢、調閱、動態補充干部人事檔案信息。

4 結語

做好事業單位干部人事檔案的管理工作任重而道遠，需要全社會長期不懈的努力。作為黨和國家教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，優秀的干部人事檔案能夠有效維護干部的合法權益。因此，營造規范、有序、專業、高效的干部人事檔案管理工作氛圍，充分調動一線檔案工作人員工作的積極性和主動性，夯實檔案管理的主體責任，功在當代、利在千秋。