行政部門主體視角下高校科學數據管理共享機制研究

趙嘉文 楊 釗

（1.西北大學檔案館 陜西西安 710069）（2.西北大學科學技術處 陜西西安 710069）

1 引言

大數據和前沿技術融合應用推動數據科技時代的到來[1]。高校科學數據是一類重要的數據資源，其包含高校科研工作者在科研計劃項目、成果產出、技術轉移與科技成果轉化等多個過程的數據。高等院校特有的屬性使其在進行高校科學數據管理共享機制上要和其他科研機構（如研究院所、數據中心、科研資助機構）有所區別。

從行政管理部門的視角出發，通過對高校科學數據的有效管理，可以達到讓科學數據開放、流通、共享、優化的作用，能夠降低高校行政管理成本，提高科研人員效率，提升高校整體科學研究水平進步與發展。

2 相關研究回顧

高校科學數據開放共享一直以來是圖書情報檔案學界探討的熱門話題。自2013年開始，有多篇論文從國外先進政策、平臺建設、機制研究、基于用戶的需求分析等多方面進行學術探討。

其中，司莉和辛娟娟采用內容分析方法，對20所英美大學的科學數據政策進行深入分析，探尋英美兩國大學科學數據管理與共享政策的特點和差異，以及對我國大學制定數據管理與共享政策的啟示[2]。賴劍菲、洪正國調研國內外高校科學數據共享平臺的建設現狀，在重點介紹國內外十余個有代表性的數據共享平臺建設的基礎上，從需求、目標、經費保障和數據來源幾方面對平臺建設的特點進行分析，最后就高校科學數據管理平臺的建設目標、組織實施、系統架構、技術路線和平臺功能提出了若干有參考性的意見[3]。謝艷秋在碩士論文中結合東南大學和南京大學的部分利益相關者展開調研，最終構建了一套較為完整的“高校科學數據共建共享機制”[4]。胡永生、劉穎則從用戶角度出發，通過對武漢11所高校科研人員的問卷調查，從高校產生的科學數據的特征、用戶對科學數據的認知與觀念、管理科學數據的行為以及對科學數據管理服務的期望4個方面，對高校科學數據管理需求進行分析與研究[5]。在此基礎上，王琪的碩士論文對高校科學數據及高校科學數據管理做出了概念界定[6]。郭仕琳的碩士論文探討了政策視角下科學數據開放共享的利益平衡機制研究[7]。該文最后構建了基于國家科學數據政策、科研機構政策、數據中心政策、科研資助機構政策、圖書館政策和出版機構政策的六大政策機制。其余后續研究則多從科研工作者及圖書館的視角出發，對高校科學數據共享和管理作探討。目前學界尚無從行政部門主體出發，以完整的政策機制視角對科學數據開放共享管理作研究的。從現有研究成果看，高校科研工作者普遍對數據共享保持中立或規避態度。孫曉燕等人的研究表明，出于利益驅使和規避風險因素，多數科研人員對數據共享開放持避免或部分避免（原始數據及保密數據）態度[8]。

圖書館在學校的地位、科研工作者相對閉環的科研環境都注定圖書館作為科學數據共享管理的主體，需要行政部門的牽頭規劃，構建完備有效的管理機制，加以檔案館、圖書館等教輔單位的配合，形成完整的高校科學數據管理協同開放共享模式，僅僅依靠圖書館或檔案館的單一努力和呼吁，是比較困難的。下面我們從較為完整的立檔機制、共享機制和保障機制三個角度出發，三位一體模式共同管理，探討如何建立一個較為完備的高校科學數據管理機制，以期為高校科學數據提供良好的保管、開放、利用、共享保障，讓高校科學數據真正“活起來”，可以成為被學界、業界和社會廣泛利用的資源財富。

3 立檔機制

首先，行政部門應在課題立項時督促建立規范的數據管理方式，將其作為工作的一項常態化運行內容，并將科研檔案歸檔工作作為重要工作職責之一在課題結項時進行審查。

其次，在立檔人員和相關費用方面，應該響應國家相關政策，鼓勵課題組設立科研助理崗位，將立檔和歸檔工作作為科研助理的日常工作和職責范疇。根據國科發資〔2020〕132號文件，科技部、教育部、人力資源社會保障部、財政部、中科院、自然科學基金委鼓勵科研項目開發科研助理崗位吸納高校畢業生就業，在其文件中明確指出“科研助理是指從事科研項目輔助研究、實驗（工程）設施運行維護和實驗技術、科技成果轉移轉化以及學術助理和財務助理等工作的人員”。其崗位可以“深化科技管理體制改革，構建與國家科技計劃實施相匹配的專業科技支撐隊伍”，其崗位經費的來源可為“科研項目經費中，‘勞務費’科目及結余資金均可按照有關規定用于科研助理的勞務性報酬和社會保險補助等支出”。

此外，應由學校行政部門和檔案館共同出臺科研檔案管理辦法，明確規定科研人員在科研活動中從立項申報、項目研究與實施、結題鑒定、成果申報與轉化推廣應用等每一個環節的檔案編制規范、歸檔流程以及保管期限等要素。高校檔案館要在每一年進行定期集中指導，確保科研人員做到“有檔必歸，知檔可歸”，要將科學數據立檔作為項目的常態化，完善科學數據形成過程的管控機制，使科學數據明確存在，以供后期共享利用[9]。

4 共享機制

4.1 共享內容

高校科學數據的產出主要來自于科學研究項目，而橫向科研項目與縱向科研項目在共享上是有本質的區別的，橫向科研項目一般都是企事業單位為了解決工作中難題和技術難關而制定的項目，通過提供項目經費與研發酬勞而實現的項目委托方與受托方的直接合作，項目經費來源為非財政經費。而縱向科研項目是指從國家、部委和省市納入財政計劃的科研撥款中直接獲得經費的項目，如國家科技計劃、國家自然科學基金、國家社會科學基金等，它是由政府部門通過財政經費支持科研人員進行科研自由探索的科研活動[10]。二者從經費來源和目的上就有本質性區別，所以在科學數據共享上需要考慮的問題也不能一概而論，而是需要獨立討論和開展科學數據管理工作。

橫向科研項目科學數據的共享更為復雜，由于橫向科研項目相比之下更像是一種商業活動，牽扯到技術交易，所以橫向科研項目的科研過程與成果產出在共享時必須考慮到委托方的意愿。在合同擬定時要充分考慮到科學數據、成果等知識產權的歸屬權，并在合同中進行明確。倘若成果歸屬屬于甲方，那么學校則無權公開，若成果為雙方共有，需征得甲方同意后方可公開，若成果為學校所有，學校也應在不損害甲方利益的前提下進行甲方指定范圍內的公開。

縱向科研項目科學數據共享的重點則偏重于新成果的保護，由于縱向科研項目自由探索式的研究方向，很多科研人員的研究成果都較為新穎，在建立共享機制的時候就必須考慮到科研人員權益保護的問題，要充分考慮到數據共享的范圍、內容，同時做好保障措施，在做好科學數據共享的同時，保障好科研人員的合法權益。

除上述科研項目外，由中央宣傳部、中央文明辦、教育部、共青團中央、全國學聯共同主辦的全國大中專學生志愿者暑期“三下鄉”社會實踐活動（以下簡稱“三下鄉”）以及由共青團中央、中國科協、教育部和全國學聯共同主辦的挑戰杯全國大學生課外學術科技作品競賽、挑戰杯中國大學生創業計劃競賽（以下簡稱“挑戰杯”）中產出的科學數據，也應該被列入管理范疇。如果“三下鄉”和“挑戰杯”的課題來源為指導教師課題，和指導教師課題共用科學數據，則不再重復歸檔保存；如果“三下鄉”和“挑戰杯”的課題為自擬課題，具有獨立的科研產出數據，則需要單獨進行其科學數據的保存和管理。

4.2 共享范圍

統籌建立科學數據共享機制是推動科技創新的一個開創性的舉措，能夠大幅度減少科研人員重復性工作，為其他科研人員研究提供思路，但是也會帶來諸如技術秘密泄露等一些矛盾。本文根據共享范圍不同，將數據共享分為三大類情況進行討論分析。

4.2.1 校內共享

由科研管理部門牽頭，聯合學校相關部門如圖書館、檔案館、資產設備管理處等業務部門及處室，在校內建立科學數據共享服務平臺，共享范圍為校內公開。相關師生可在簽署保密協議并注冊認證后登錄查看，平臺對于師生的查閱記錄進行監管，確保信息共享安全。此平臺共享內容范圍最為寬泛，可包含實驗原始數據、科研成果、科研實時進展、研究展望、實驗操作流程、團隊管理、儀器設備采購、科研全過程環節經驗分享等，形式可為文字、圖片、音頻、視頻等。

4.2.2 高校聯盟內共享

由政府牽頭，各有關高校秉承平等互信與合作共贏的原則，在上級科研管理部門的統籌下，共同建立高校科學數據共享聯盟，共享范圍為聯盟內高校成員，聯盟成員單位科研人員在本單位審批備案后，向目標單位發起查詢申請，在目標單位科研管理部門工作人員的指導下完成查詢工作。共享內容范圍較校內共享次之，可共享科研成果、實驗操作流程及經驗分享等，對于原始數據等科研人員較為敏感的內容由科研人員自行決定是否公開和公開范疇。

4.2.3 社會共享

社會服務作為高校的基本職能之一，決定了高校有義務及時向社會發布相關科研成果，帶動經濟社會發展，所以科學數據面向社會共享是高校承擔其職責的體現。此項共享工作由各高校自行組織，科研管理部門協同科研人員梳理本校科技成果相關內容，形成可向社會發布公開的科學數據匯編，供全社會開放查詢。共享內容可根據查詢權限不同，分無償查詢和有償查詢兩類，有償定價機制可以參考技術轉移與科技成果轉化工作中的定價模式，或是雙方友好協商協議定價，或經相關權威部門及機構評估其價值進行定價策略等。

5 保障機制

在科學數據共享的過程中最為核心的難點在于科學數據的保密管理，這也是科研人員保持中立或規避態度的原因。為了解決這項難題，本文提出可以從共享延時保障機制和人員管理與查詢留痕機制兩方面開展管理工作。

5.1 共享延時保障機制

科學數據共享在不同的共享范圍內可以通過延時發布來實現保密管理。比如在某發展比較快速的科研領域，校內共享可延時一個月，高校聯盟共享可延時三個月至半年，社會共享可在形成成果并在成果得到保護后共享。這樣既能保證科研人員的現實利益，防止技術秘密的泄露，也能滿足其他不同性質的人員對于科學數據的利用需求。

5.2 人員管理與查詢留痕機制

對于科學數據共享過程中參與的所有人員均需簽訂保密協議，并要求查詢人員做出書面承諾和親筆簽名，堅決杜絕科學數據剽竊的行為。對于管理人員來說，查詢記錄要嚴格執行留痕管理原則。線上查詢和線下查詢均需在管理部門留存查詢記錄，該查詢記錄也要作為檔案數據進行留存歸檔。在出現科研成果糾紛與爭議時，此項工作可作為調查依據，情節嚴重的亦可作為呈堂證供，以法律武器堅決保障科研人員的合法權益。

6 結語

基于行政部門主體視角探討高校科學數據管理機制意義深遠，此前圖書情報檔案領域多從自身角度出發，呼吁科學數據開放共享，缺乏一定可行性和執行力度。在經費支持、人員保障和平臺建設方面也存在著掣肘。而從高等院校行政管理部門角度出發，可以確保在政策層面的完善及執行上的有效性，有助于提高高校科研人員的整理、保存、共享數據意識，進一步實現科學數據的利用和流通，為科學數據作為重要的科學戰略資源實現可持續發展提供保障。