信息化背景下高校財務(wù)管理流程優(yōu)化探析*

文/程穎 陳炳元（.江西科技師范大學(xué)；.中鐵二十四局集團(tuán)南昌鐵路工程有限公司）

一、引言

隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成為我們工作和生活中重要的一部分。近年來大數(shù)據(jù)、云計算等概念的提出，使得互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個行業(yè)中得以應(yīng)用和普及，高校的財務(wù)管理工作進(jìn)入了信息化的時代，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，高校的財務(wù)管理流程趨于更加便捷、更加效率，許多高校提出“智慧校園”“數(shù)字校園”建設(shè)，但在信息化發(fā)展的進(jìn)程中，高校的財務(wù)管理工作也面臨著諸多問題與挑戰(zhàn)。

高校的財務(wù)管理工作要突破傳統(tǒng)的運作模式，從預(yù)算工作、核算工作、決算工作三方面著手，優(yōu)化各個業(yè)務(wù)流程，以適應(yīng)高校改革發(fā)展的需要。

二、財務(wù)信息化的內(nèi)涵

財務(wù)信息化在高校的財務(wù)管理工作中屬于基礎(chǔ)性工作，無論從預(yù)算管理、財務(wù)核算還是決算分析哪個環(huán)節(jié)來說，都需要信息化的支持。高校財務(wù)信息化的發(fā)展可以追溯到20世紀(jì)90年代初，起步于會計電算化，經(jīng)過了多年的發(fā)展和更新升級，大體可以歸納為四個階段：會計電算化階段、財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)階段、財務(wù)集成化建設(shè)階段、財務(wù)智能化建設(shè)階段，高校信息化的發(fā)展未來還將面臨更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和高校資金規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校財務(wù)工作對信息化的依賴程度也會越來越高，隨著信息化水平的提高，高校財務(wù)工作的效率、財務(wù)管理水平以及財務(wù)監(jiān)管能力都會愈來愈好。

三、信息化建設(shè)在高校財務(wù)管理工作中的重要性

在高校的發(fā)展過程中，財務(wù)工作至關(guān)重要。經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，財務(wù)工作做好了，為高校開源節(jié)流創(chuàng)造條件，推動高校的高質(zhì)量發(fā)展。在高校的財務(wù)管理工作中，推動信息化建設(shè)，一方面能提升財務(wù)管理工作的速度和效率，一定程度上減輕財務(wù)人員的工作強度，把財務(wù)人員從煩瑣的“做分錄”“錄數(shù)據(jù)”等工作中解脫出來，給財務(wù)人員留出更多的精力去學(xué)習(xí)和進(jìn)行管理化工作；另一方面信息化建設(shè)能推動財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計及收集更加效率便捷，為財務(wù)數(shù)據(jù)提供給其他部門作為決策依據(jù)提供了便利，進(jìn)一步推動了財務(wù)信息的共享。而高校財務(wù)人員，他們的素質(zhì)和能力也影響了高校財務(wù)管理工作質(zhì)量的好壞，因此在信息化的建設(shè)中，財務(wù)人員的專業(yè)技能和計算機(jī)水平以及信息化所需要的知識技能也要相應(yīng)的提升，這樣才能高質(zhì)量地推動高校財務(wù)管理工作的開展。

四、高校財務(wù)管理工作的現(xiàn)狀

高校的財務(wù)管理工作主要包括三大模塊：預(yù)算、核算、決算。三者之間既相互獨立、又相互反映、并相互促進(jìn)。預(yù)算工作引領(lǐng)著核算工作，是會計核算的依據(jù)；會計核算工作是預(yù)算管理工作的基礎(chǔ)。決算工作是對年度預(yù)算執(zhí)行情況和會計核算情況的總結(jié)，高校的決算報表綜合反映了高校財務(wù)狀況和年度預(yù)算收支執(zhí)行情況。在目前的高校財務(wù)管理工作中，預(yù)算工作、核算工作、決算工作三者之間的銜接存在著許多問題。

（一）預(yù)算工作方面

由于預(yù)算的編制前準(zhǔn)備不充分，高校的預(yù)算編制與業(yè)務(wù)部門的實際實施之間存在差異，預(yù)算的編制有一定的隨意性，而在預(yù)算的執(zhí)行過程中，由于缺乏監(jiān)督和考核機(jī)制，預(yù)算的執(zhí)行率低，再者由于預(yù)算管理制度缺失，出現(xiàn)預(yù)算與實際工作相脫節(jié)等情況，甚至有的高校在預(yù)算調(diào)整方面不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)。

（二）核算工作方面

目前高校普遍存在財務(wù)制度的更新和補充滯后問題，往往是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生，但是按要求卻不能辦理核算。目前許多高校報賬需要報銷人去財務(wù)部門現(xiàn)場排隊完成，加上高校不同于企業(yè)，存在寒暑假，報銷的月份往往集中在3、6、9、11、12月份，因為3月份是上年度票據(jù)報銷的截止時間，6月份是暑假放假前期，9月剛開學(xué)許多教師學(xué)生假期發(fā)生差旅費、培訓(xùn)費需報銷等，11月和12月因接近年底，許多資金如果未使用完要收回，加上年底涉及福利發(fā)放和各部門收入分配，以上時間段容易出現(xiàn)集中報銷的情況，這不僅使得財務(wù)人員工作量加大，也會使報銷人產(chǎn)生報賬難的抱怨。

（三）決算工作方面

決算工作需要預(yù)算數(shù)據(jù)和核算數(shù)據(jù)進(jìn)行財務(wù)分析，由于目前預(yù)算工作和核算工作缺乏有效的銜接，可能會產(chǎn)生信息數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確的情況，從而影響了決算工作的嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范性。

五、高校財務(wù)管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）高校財務(wù)管理觀念落后

高校的財務(wù)管理要緊跟國家財政政策的變化，具有很強的系統(tǒng)性和專業(yè)性，高校屬于事業(yè)單位，其特殊性使得其盈虧壓力遠(yuǎn)小于企業(yè)，這就導(dǎo)致高校容易輕視財務(wù)管理工作，高校的領(lǐng)導(dǎo)往往會不重視財務(wù)工作，甚至許多高校的基層財務(wù)人員也未能重視，簡單地認(rèn)為做好財務(wù)工作就是做好記賬工作和轉(zhuǎn)賬工作。落后的財務(wù)觀念，會導(dǎo)致高校財務(wù)管理工作的停滯不前，甚至在信息化的時代，高校的財務(wù)管理工作有時落后于企業(yè)。

（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

在高校的財務(wù)信息化建設(shè)中，需要軟硬件設(shè)施，以及完備的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和服務(wù)器等，以滿足信息化的基本條件，但許多高校財務(wù)部門的硬件設(shè)備落后，網(wǎng)絡(luò)信息化設(shè)備陳舊，不足以支撐信息化系統(tǒng)，如計算機(jī)軟硬件配置不高、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境差、電腦運行速度慢等問題，這些都不能滿足實際工作需要，另一方面也使得信息數(shù)據(jù)的安全性得不到保障。許多高校在信息化這一塊資金投入不足、相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，甚至認(rèn)為信息化的建設(shè)降低了財務(wù)人員的工作難度，沒有意識到信息化建設(shè)給教職工帶來的便利和對學(xué)校財務(wù)管理工作的意義。

（三）高校的財務(wù)信息化管理制度欠缺

由于高校領(lǐng)導(dǎo)的不重視，必然也會導(dǎo)致高校財務(wù)信息化管理制度的欠缺，許多高校沒有制定與信息化建設(shè)相匹配的財務(wù)制度，這就導(dǎo)致在實際的工作中很多業(yè)務(wù)沒有制度作為參照依據(jù)，就會出現(xiàn)在會計信息化管理的過程中，信息化的功能受限，不能發(fā)揮其作用。在傳統(tǒng)的財務(wù)管理工作中，往往只重視財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性，在信息化發(fā)展的趨勢下，財務(wù)管理工作還要確保財務(wù)數(shù)據(jù)的及時性和安全性。高校財務(wù)信息化工作的重點不只是事后的業(yè)務(wù)核算，還應(yīng)該將重心放在事前與事中的控制和監(jiān)督上，發(fā)揮財務(wù)控制和監(jiān)督的職能，肩負(fù)起對資金的監(jiān)管職責(zé)，依托完善的制度，管好錢、用好錢。

（四）高校財務(wù)管理效率落后

目前許多高校財務(wù)管理的效率落后，報賬流程比較煩瑣且工作量大。有些高校還在使用手工報賬，有些高校才剛剛跟上信息化的步伐使用信息化。在目前高校的報賬流程中，往往是先由報銷人根據(jù)相關(guān)管理辦法準(zhǔn)備報銷材料，請領(lǐng)導(dǎo)審簽，然后去財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)，接著由會計人員對票據(jù)金額等進(jìn)行審核并辦理報銷。如果沒有任何問題，則復(fù)核人員復(fù)核結(jié)束后交由出納轉(zhuǎn)賬；若出現(xiàn)問題在經(jīng)辦會計或是復(fù)核人員處進(jìn)行退回并反饋，請報銷人員進(jìn)行修正后擇日報銷。如在財務(wù)人員進(jìn)行報銷的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)經(jīng)費不足、預(yù)算不足等情況，這就需要退單給報銷人員。這類問題的出現(xiàn)往往會使得報銷人員對報銷充滿抱怨不滿情緒，報銷人員不理解甚至情緒激動，也會使得財務(wù)人員的工作陷入頻繁的解釋工作中，加上會計人員單據(jù)審核的業(yè)務(wù)量大，頻繁的退單和解釋工作也耗費了會計人員大量的時間和精力，導(dǎo)致會計人員疲于應(yīng)付，也容易激化會計人員和報銷人員的矛盾。另一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)的工作繁忙，由于出差、開會等原因不可能隨時在崗，這也導(dǎo)致了報銷人員出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)難找、字難簽的情況。從報銷人員的角度來說，受預(yù)算下?lián)軙r間、科研結(jié)題、預(yù)算計劃未完成等客觀因素的影響，報銷往往集中在年中或年尾的時間段，集中在這個時間段報賬，人多擁堵，也會導(dǎo)致報賬人的不滿情緒。

（五）財務(wù)系統(tǒng)封閉

高校財務(wù)管理的預(yù)算和核算工作面臨巨大壓力。相對于其他信息而言，財務(wù)信息對保密要求較高，導(dǎo)致高校的財務(wù)系統(tǒng)比較封閉，不能與其他部門之間實現(xiàn)共享，這也就導(dǎo)致了核算時不能準(zhǔn)確地將財務(wù)情況反映出來。比如資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門因為資料不共享、平臺使用不同，導(dǎo)致兩部門之間出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的情況。高校的各個部門之間既相互聯(lián)系，又各自獨立，由于各個部門有自己的信息系統(tǒng)，并且相互獨立，信息口徑的不一致導(dǎo)致高校內(nèi)各部門之間的信息不能有效互動，這些實際情況也導(dǎo)致工作效率和工作質(zhì)量受到影響。再加上財務(wù)工作的特殊性，也使得財務(wù)信息數(shù)據(jù)處于封閉不共享狀態(tài)。

（六）財務(wù)人員職業(yè)技能水平不足

高校財務(wù)人員的技能水平不足。一方面，會計的信息化進(jìn)程使得原手工做賬、對賬等工作逐漸被計算機(jī)取代，這就要求財務(wù)人員不僅要掌握財務(wù)知識，還要了解計算機(jī)信息化等技能；另一方面，由于高校一直以來都是實行預(yù)算會計制度，近年來隨著政府會計制度改革的推進(jìn)，高校也要進(jìn)行預(yù)算和財務(wù)相結(jié)合的改革，高校的會計核算要實行“雙分錄”，這就對財務(wù)人員的技能水平提出了更高的要求。

六、高校財務(wù)管理工作的優(yōu)化路徑

（一）轉(zhuǎn)變財務(wù)管理觀念

隨著高校財務(wù)管理內(nèi)外部的環(huán)境發(fā)生變化，高校領(lǐng)導(dǎo)人以及財務(wù)工作者必須轉(zhuǎn)變自己的觀念，重視高校的財務(wù)管理工作和信息化建設(shè)，最大限度提升高校的財務(wù)管理水平。在信息化的背景下，高校財務(wù)人員要將工作的重點轉(zhuǎn)變?yōu)槔秘攧?wù)數(shù)據(jù)分析學(xué)校的財務(wù)狀況，并及時作出管理決策，以有效利用學(xué)校資金。工作思路的轉(zhuǎn)變，需要財務(wù)人員有扎實的財務(wù)管理知識和對財務(wù)工作發(fā)展方向的高度敏感性。

（二）加大資金投入，提升硬件設(shè)備

高校財務(wù)信息化建設(shè)最重要的就是財務(wù)部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面要加強財務(wù)部門的硬軟件設(shè)施建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)，另一方面也要加強網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，最大程度保障服務(wù)器工作的安全、可靠、穩(wěn)定。高校財務(wù)部門的硬軟件設(shè)備及時更新升級，才能使信息化建設(shè)順利開展，更好地為高校財務(wù)管理的優(yōu)化服務(wù)。

（三）制定科學(xué)合理的管理制度，優(yōu)化管理流程

隨著社會的發(fā)展、科技的進(jìn)步，一成不變的管理制度和模式已經(jīng)不符合時代發(fā)展的需求，也不再適用于實際情況，許多矛盾就產(chǎn)生于實際情況的需要與制度流程的要求不匹配。因此，作為高校主體而言，在信息化的背景下，高校要結(jié)合相關(guān)文件的內(nèi)容，根據(jù)自身的發(fā)展以及師生實際操作的需要，在不違反法律法規(guī)及國家政策的情況下，制定符合本高校實際情況的財務(wù)信息化管理制度體系。高校必須對原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行更新重組，對崗位設(shè)置進(jìn)行調(diào)整，建立與信息化相匹配的激勵機(jī)制和管理制度。通過制度的建立和完善來明確職責(zé)的劃分，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行崗位監(jiān)督，確保高校的財務(wù)管理工作順利有效開展，從而避免一些因為制度缺失或者不清晰而引發(fā)的錯誤和矛盾。

（四）提升高校財務(wù)管理效率

高校要實現(xiàn)發(fā)展，就要緊跟信息時代的發(fā)展腳步，摒棄落后的財務(wù)管理觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式。在高校進(jìn)行財務(wù)管理的過程中，秉著“為師生服務(wù)”的原則，優(yōu)化管理流程，提升財務(wù)管理效率，讓師生少跑腿、不跑腿，解決簽字難、信息不對稱等難題。通過信息化手段，逐步實現(xiàn)網(wǎng)上流程審批、電子報賬影像系統(tǒng)，這樣報銷人可以在網(wǎng)上辦理審批流程，避免排隊難、簽字難，也能避免出現(xiàn)報賬單據(jù)不齊往返財務(wù)部門不停返工的問題。通過信息化系統(tǒng)的一站式處理，報銷人員可以足不出戶辦理報賬業(yè)務(wù)，同時，與其他部門之間的信息傳遞，也可以通過財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)實現(xiàn)直接授權(quán)提取數(shù)據(jù)。如通過信息化實現(xiàn)銀行和高校的信息互通，實現(xiàn)資產(chǎn)管理中的自動計提折舊等，以及通過信息化實現(xiàn)財務(wù)信息的自助查詢及共享。

（五）建立智慧校園，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化

在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的背景下，從高校的角度看，應(yīng)該以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)不斷推進(jìn)智慧校園的建立，將高校的財務(wù)、招標(biāo)、資產(chǎn)管理、科研以及其他管理部門的信息系統(tǒng)整合起來，建立一個統(tǒng)一的信息化平臺以實現(xiàn)數(shù)字化管理和信息的共享。在整個過程中，通過制度的建立，逐步規(guī)范信息收錄口徑，在互聯(lián)網(wǎng)的介入下，實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞和信息交流的線上傳遞，將傳統(tǒng)的信息傳遞方式徹底改變，這樣就能夠避免辦事人員等待過久，提升辦事效率。通過建立智慧校園，能夠?qū)崿F(xiàn)人事、資產(chǎn)、財務(wù)、招投標(biāo)、收費等信息的整合，使得各項信息能夠方便快捷地查詢和獲取，這樣既能避免辦事人員重復(fù)收集處理數(shù)據(jù)，也方便了辦事師生能夠通過平臺實現(xiàn)信息自助查詢，提升了辦事效率，也提升了服務(wù)質(zhì)量。通過智慧校園，能實現(xiàn)報銷系統(tǒng)和其他系統(tǒng)的無縫對接，壓縮了重復(fù)無效的管理環(huán)節(jié)，讓高校的財務(wù)工作和其他工作更加透明、更加有效率。當(dāng)然，在智慧校園建立的基礎(chǔ)上，高校還需要對記錄信息系統(tǒng)進(jìn)行定期的更換與升級，避免數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、信息不完整等問題出現(xiàn)。

（六）重視財務(wù)人員的培養(yǎng)

重視財務(wù)人員的培養(yǎng)，提升高校財務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)，建立一支綜合素質(zhì)強、水平高的信息化管理團(tuán)隊，是實現(xiàn)高校財務(wù)信息化的基本條件。高校的財務(wù)人員不僅要有過硬的會計財務(wù)管理知識，還需要在豐富實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，增強計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)知識的儲備，這樣才能更好地提升管理水平，才能跟上時代發(fā)展的需求。對高校來說，一方面要積極引進(jìn)多學(xué)科、跨學(xué)科人才，如財務(wù)知識和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識兼具的人才；另一方面也要提升現(xiàn)有財務(wù)職工的業(yè)務(wù)技能水平，創(chuàng)造再學(xué)習(xí)條件，開展繼續(xù)教育培訓(xùn)，組織會計信息化專題學(xué)習(xí)，引導(dǎo)提高財務(wù)人員對信息化的重視程度，推動財務(wù)人員會計信息化的應(yīng)用能力和處理能力。另外，高校在財務(wù)信息化的建設(shè)中，不能閉門造車，要同其他高校及上級部門溝通交流，遇到問題及時糾正。

七、結(jié)束語

本文梳理了在信息化發(fā)展的背景下，高校的財務(wù)管理的流程和現(xiàn)狀，通過對現(xiàn)狀的分析發(fā)現(xiàn)高校財務(wù)管理中存在的普遍問題，針對這些問題提出解決路徑。在信息時代，財務(wù)部門必將成為聯(lián)系高校其他管理部門的核心職能部門，通過信息化以資金運行的路徑作為脈絡(luò)，把高校其他各個職能部門緊密聯(lián)系在一起，高校的財務(wù)人員也必須樹立全局意識，成為搭建高校高水平、高效新型財務(wù)業(yè)務(wù)一體化平臺的主力軍，通過優(yōu)化財務(wù)管理流程，推動高校改革創(chuàng)新發(fā)展。