現(xiàn)代企業(yè)文秘工作芻議

文/福建漳州古雷石化碼頭有限公司 趙芳

企業(yè)文秘工作具有從屬性、服務(wù)性和綜合性，主要是以服務(wù)公司決策層為目的，所從事的一般都是輔助性、參謀性、事務(wù)性的工作。工作內(nèi)容包括公文管理、通知發(fā)布、會議紀(jì)要、擬稿等相關(guān)文字性工作和會議管理、會務(wù)組織及接待、安全保密、檔案管理等。

隨著企業(yè)管理現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，文秘工作開始面臨各種新挑戰(zhàn)。這就要求文秘工作需要改變原有的定位，不能再被動地做“傳聲筒”，而是要積極主動地轉(zhuǎn)變思維方式，提升工作能力，當(dāng)好企業(yè)管理層的智囊和上下、內(nèi)外溝通的橋梁。

企業(yè)管理現(xiàn)代化對文秘工作帶來新挑戰(zhàn)

（一）文秘人員需具備適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)代化的新要求

傳統(tǒng)意義上文秘人員通常只是作為領(lǐng)導(dǎo)者助理。隨著時代的發(fā)展，行政文秘工作崗位職能要求也發(fā)生了變化，主要體現(xiàn)在以下方面：

第一，輔助領(lǐng)導(dǎo)作決策。這要求其在工作上必須要從管理決策者及公司利益層面著手考慮問題，為管理層作決策提供參考。

第二，做好企業(yè)內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)。

（二）文秘人員需掌握適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)代化的新職能

傳統(tǒng)意義上的行政文秘主要以文職為主，沒有全方位展現(xiàn)出文秘的職能特點(diǎn)，行政管理作用發(fā)揮不顯著。

因此，在行政文秘職業(yè)能力提升方面，公司要把明確職能范圍放在首位。明確文秘工作者的崗位職責(zé)，賦予文秘管理權(quán)限，以便更好地開展工作。

（三）文秘人員需提升適應(yīng)公司管理現(xiàn)代化的新能力

在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)條件下，秘書猶如企業(yè)內(nèi)外部聯(lián)系的“紐帶”和“潤滑劑”,對外部溝通協(xié)調(diào)作用也更加凸顯。新形勢下，文秘工作要適應(yīng)公司及決策管理層的新要求，確保不斷拓展工作內(nèi)涵與外延，以更好地服務(wù)公司需要，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供助推力。

（四）文秘人員需完善適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)代化的綜合素質(zhì)

綜合素養(yǎng)顧名思義是具有綜合性的能力素養(yǎng)，包括知識能力水平、職業(yè)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、敬業(yè)精神等。文秘只有具備適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)代化的綜合素養(yǎng)，才能更好地勝任本職崗位，并在工作中獲得良好發(fā)展。

提升文秘工作的思路及建議

第一，要用新的思維模式、新的知識來武裝自己的頭腦。

無論在辦文、辦會、辦事這三個基本工作面，還是在文字秘書、行政秘書等具體工作崗位上，辦公室文秘要多從企業(yè)現(xiàn)代化管理的角度思考問題，審視自己正在做的工作。

可以說文秘的很多具體工作，都是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體化，實(shí)際上也是企業(yè)管理措施的具體化，只有抓住服務(wù)企業(yè)管理這個“牛鼻子”，與公司領(lǐng)導(dǎo)在一個思維頻率上，才能在實(shí)際工作中更加游刃有余。

第二，要更加重視綜合素質(zhì)的提高，塑造復(fù)合型人才。具體到化工企業(yè)，文科背景的文秘，需更多地了解化工背景知識，彌補(bǔ)專業(yè)知識的不足；理科背景的則要更多地提高文字能力和文學(xué)素養(yǎng)，只有這樣才能迅速成長為企業(yè)需要的復(fù)合型人才。

第三，加強(qiáng)個人修煉，提升職業(yè)素養(yǎng)。

首先，堅守良好的職業(yè)道德，耐得住寂寞和清冷。

其次，樹立做人做事“適度”的原則，在工作中堅持“適度”哲學(xué)。斯大林說過：“真理往往就在中間。”這個中間不是簡單的幾何中間，而是使事物保持張力的平衡點(diǎn)，亦即質(zhì)與量保持相對穩(wěn)定狀態(tài)的適度。

最后，相比較而言，辦公室文秘工作更多地體現(xiàn)在與“人”打交道上，是充滿藝術(shù)性的工作，碰到棘手的問題也能用平和的心態(tài)溝通交流，持續(xù)促進(jìn)問題的解決，只有不斷加強(qiáng)自身修煉，才能到達(dá)鮮花盛開的彼岸。